Synchronisez le contenu Cloud avec Showpad (ancien)

Remarque : À partir du 6 novembre 2024, les nouvelles connexions ne devraient pas utiliser l'approche décrite dans cet article. Les connexions existantes continueront de fonctionner normalement jusqu'à ce que nous les mettions à jour pour utiliser notre connecteur amélioré. Pour vous connecter à partir du 6 novembre 2024, vous devrez suivre les instructions dans cet article pour Box et cet article pour Dropbox.

Lorsque votre entreprise stocke ses documents dans le stockage en nuage de Dropboxou de Box, il est important que le matériel reste la source unique de vérité lorsqu'il est distribué à votre équipe de vente. En synchronisant le contenu directement à partir de Dropbox et de Box, vous pouvez être sûr que tout le contenu dans Showpad est le plus récent et le plus à jour sans avoir à mettre à jour manuellement des actifs individuels à la fois. Cela vous évite des pertes administratives et vous donne plus de temps pour créer un contenu parfait.
Les organisations et les autorisations changent, vous pouvez donc modifier la propriété de la synchronisation si nécessaire.

Les mises à jour du contenu dans votre stockage cloud Dropbox ou Box seront reflétées dans la bibliothèque de contenu de l'Online Platform. Cependant, si vous supprimez un dossier ou un élément synchronisé dans votre système de gestion de contenu, il sera archivé dans la corbeille de Showpad au lieu d'être supprimé définitivement.

Utilisez l'outil de surveillance dans Showpad pour vérifier les détails de chaque actif, afin d'avoir une meilleure compréhension de l'activité liée à vos supports, y compris un journal de toutes les modifications apportées aux fichiers.

Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver les fichiers lorsque vous supprimez la connexion, généralement si vous êtes passé à un autre système de stockage. Cela vous permet de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les ressources historiques.

Remarque : cet article traite de la synchronisation de votre espace de stockage sur le cloud de Dropbox ou de Box. Pour plus d'informations sur la synchronisation avec Google Drive, consultez cet article.

Caractéristiques principales

• Rationalise la gestion de vos actifs dans Showpad
• garantit l'existence d'une source unique de vérité pour vos garanties.
• Changement de propriété de la synchronisation
• Fournit une mise à jour et un aperçu de l'activité des actifs
• Les mises à jour de contenu sur Dropbox et Box se synchronisent automatiquement avec Showpad
• Les ressources supprimées dans le stockage cloud sont archivées dans Showpad
• Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Abonnement Ultimate pour Showpad
• Contenu du site Dropbox et/ou de la boîte
• En tant qu'utilisateur de l'intégration, vous devez avoir un accès en lecture et en écriture à tous les dossiers Box qui seront synchronisés.
• Activez les applications tierces dans Dropbox et Box pour que la connexion soit autorisée.
• Vous pouvez importer les types de fichiers compatibles dans votre stockage cloud
• Pour modifier les dossiers synchronisés sélectionnés, vous devez être le propriétaire de l'intégration.

Remarque : vous ne pouvez pas modifier, renommer, supprimer ou mettre à jour les actifs dans le site Online Platform qui ont été synchronisés depuis Dropbox et Box. La création et la gestion des balises liées à tous les actifs doivent être effectuées dans le site Online Platform. Ils ne sont pas transférables à partir de la solution en nuage.

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

• Configurer une connexion entre Dropbox ou Box et Showpad.
• Vérifier vos informations d'identification pour Dropbox ou Box.
• Choisissez les dossiers à synchroniser avec Showpad.
• Au besoin, vérifiez l'outil de surveillance pour voir l'activité des actifs.
• Changer la propriété de la synchronisation
• Dépannage des ressources supprimées de Showpad

Procédez étape par étape

Remarque : Dans notre exemple, nous utilisons Dropbox comme stockage Cloud. Les étapes à suivre sont exactement les mêmes pour un compte Box.

Configuration de la connexion

1. Cliquez sur l'icône des paramètres de l'engrenage et sélectionnez intégrations sur la Plateforme en ligne.
2. Si le stockage cloud est activé, vous le verrez sur le côté gauche sous intégrations.
   
3. Si vous configurez un cloud storage sync pour la première fois, cliquez sur Get Started. Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur Nouvelle connexion.
   
4. Choisissez la division dans laquelle vous souhaitez synchroniser le contenu. Vous ne pouvez avoir qu'une seule connexion de synchronisation de contenu par division.
   
5. Il vous sera demandé à partir de quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez Dropbox ou Box.

   Remarque : Vous pouvez ajouter une connexion par option de stockage cloud. Si vous ajoutez à partir de Google Drive, consultez cet article.

6. Saisissez une description de votre connexion dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur Suivant.

Vérification de vos identifiants

1. De là, vous serez amené à un écran pour authentifier vos informations d'identification de stockage en nuage. Vous devrez peut-être aussi autoriser Showpad en tant qu'application de confiance. L'apparence sera légèrement différente selon la plateforme que vous utilisez mais, en général, elle sera similaire à l'écran de connexion de la plateforme.
2. Autoriser la connexion.
   

Sélection des dossiers à synchroniser

1. Vous êtes ramené à l'adresse Online Platform et vous voyez les dossiers de votre plateforme de stockage en nuage répertoriés sous l'onglet Synchronisation des dossiers de la fenêtre de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner des sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier parent, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
   
2. Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage en nuage. Pour modifier la connexion existante, cliquez sur Configurer.
   

Contrôler l'activité des actifs

En cliquant sur Moniteur, vous pouvez visualiser un journal d'activité des actifs. Cela inclut le moment où la ressource a été synchronisée avec Showpad et toutes les modifications apportées à la ressource dans le stockage cloud. Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur Forcer la re-synchronisation pour déclencher manuellement une autre synchronisation du contenu.
 
Le moniteur affiche les événements des 14 jours précédents. Les événements plus anciens sont supprimés et ne peuvent être récupérés. Vous pouvez également forcer une re-synchronisation au cas où ils auraient besoin d'une synchronisation accélérée qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
Si la synchronisation échoue pour un document, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document en PDF et synchroniser le PDF depuis le stockage cloud comme solution de contournement.

Remarque : La vérification automatique des mises à jour du contenu s'effectue toutes les heures. Le contenu nouveau et mis à jour devient disponible pour vos utilisateurs quelques minutes plus tard, lorsque le traitement est terminé.

1. Lorsque vous consultez le site content library pour cette division, vous verrez les actifs listés qui ont été synchronisés à partir de votre référentiel en nuage. Les ressources synchronisées à partir de Google Drive, Dropbox, et Box seront indiquées par une petite icône de nuage à gauche du nom du fichier. Vous ne pourrez modifier que certains détails de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option Déplacer vers la corbeille comme c'est le cas pour les biens ajoutés directement à Online Platform. Ils doivent être supprimés dans Google Drive ou de Box pour conserver une seule source de vérité.
   
   

   Remarque : Lorsque vous utilisez Google Drive, les fichiers natifs sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Les Gslides deviennent des fichiers PPTX, les Gsheets des fichiers XLSX, les Gdocs des fichiers DOCX.

Changement de la propriété de l'intégration

Vous pouvez changer l'utilisateur qui gère l'intégration avec votre stockage en nuage. Si vous n'êtes pas le créateur initial de la synchronisation du stockage en nuage, vous verrez alors l'option pour changer de propriétaire.

Note : Si vous êtes le propriétaire de l'organisation Showpad, vous pouvez modifier et également supprimer l'intégration. Si vous êtes un administrateur Showpad, vous pouvez uniquement modifier l'utilisateur de l'intégration.

1. Assurez-vous que le nouvel utilisateur puisse accéder aux mêmes dossiers dans votre stockage cloud que l'utilisateur précédent.
2. Cliquez sur le bouton Changer de propriétaire.
3. Vous serez invité à vérifier votre compte Google et à voir une liste de dossiers qui ne sont pas accessibles lorsque vous décidez d'utiliser ce nouvel utilisateur d'intégration. Cela vous permet de corriger les autorisations dans votre stockage cloud. Vous recevrez une confirmation si tous les dossiers sont accessibles.

Dépannage des actifs supprimés

Lorsqu'il y a un changement dans la plateforme de stockage cloud, cela peut entraîner un comportement inattendu dans Showpad. Par exemple, lorsqu'un dossier est supprimé ou déplacé dans votre stockage cloud, et qu'il était configuré pour se synchroniser avec Showpad, les ressources semblent être supprimées de manière inattendue de Showpad.

Si cela se produit, vous pouvez vérifier la corbeille pour ces fichiers. Showpad ne supprime pas définitivement ces fichiers mais les archive afin que vous puissiez les restaurer si nécessaire. Vous pouvez suivre ces étapes pour résoudre le problème :

1. Vérifiez le Moniteur de la configuration de stockage cloud affectée pour déterminer quels actifs ont été archivés et leur emplacement d'origine.
2. Réparez l'état de votre système de stockage dans le cloud en vous assurant que l'accès aux dossiers est rétabli.
3. Retournez à la library dans Showpad d'où les fichiers ont été supprimés et ouvrez la corbeille.
4. Restaurer tous les fichiers impactés.

En restaurant les fichiers, le stockage cloud reconnaîtra les fichiers lors de la première synchronisation, après la restauration de l'accès, et ils continueront à se synchroniser à nouveau.

La synchronisation se fait automatiquement toutes les heures. Si la synchronisation commence pendant que vous réparez l'état de votre stockage en nuage, les événements suivants se produiront :

• Tous les fichiers de l'emplacement restauré dans le stockage cloud seront synchronisés comme nouveaux dans Showpad tandis que les ressources précédemment supprimées sont toujours dans la corbeille.
• Les nouvelles ressources et les ressources dans la corbeille auront la même référence à la ressource originale dans le stockage cloud. Vous devez supprimer les nouvelles ressources de la Content Library de Showpad et restaurer les ressources archivées depuis la corbeille.