Synchronisez le contenu Cloud avec Showpad

Quels sont vos avantages

Lorsque votre entreprise stocke ses documents dans le stockage en nuage de Dropboxou de Box, il est important que le matériel reste la source unique de vérité lorsqu'il est distribué à votre équipe de vente. En synchronisant le contenu directement à partir de Dropbox et de Box, vous pouvez être sûr que tout le contenu dans Showpad est le plus récent et le plus à jour sans avoir à mettre à jour manuellement des actifs individuels à la fois. Cela vous évite des pertes administratives et vous donne plus de temps pour créer un contenu parfait.

Les mises à jour du contenu de votre espace de stockage Cloud de Dropbox ou de Box seront reflétées dans la section content library de Online Platform. Par exemple, si vous supprimez un dossier ou une ressource synchronisée dans votre système de gestion de contenu, il sera également supprimé de Showpad, à moins que vous ne supprimiez la connexion et choisissiez d'abord de conserver les fichiers dans Showpad. Utilisez l'outil de suivi de Showpad pour vérifier les données de chaque ressource afin d'obtenir un meilleur aperçu de l'activité liée à votre support, y compris l'historique de toutes les modifications apportées au fichier. Vous pouvez choisir de supprimer ou de conserver les fichiers lorsque vous supprimez la connexion, généralement si vous avez changé de système de stockage. Cela vous donne la possibilité de mettre à jour les connexions au fil du temps sans perdre les actifs historiques.

Remarque : cet article traite de la synchronisation de votre espace de stockage sur le cloud de Dropbox ou de Box. Pour plus d'informations sur la synchronisation avec Google Drive, consultez cet article.

Caractéristiques principales

• Rationalise la gestion de vos actifs dans Showpad
• garantit l'existence d'une source unique de vérité pour vos garanties.
• Fournit une mise à jour et un aperçu de l'activité des actifs
• Les mises à jour de contenu sur Dropbox et Box se synchronisent automatiquement avec Showpad
• Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Abonnement Ultimate pour Showpad
• Contenu du site Dropbox et/ou de la boîte
• En tant qu'utilisateur de l'intégration, vous devez avoir un accès en lecture et en écriture à tous les dossiers Box qui seront synchronisés.
• Activez les applications tierces dans Dropbox et Box pour que la connexion soit autorisée.
• Vous pouvez télécharger des documents dans votre stockage en nuage jusqu'à 500 Mo chacun.
• Pour modifier les dossiers synchronisés sélectionnés, vous devez être le propriétaire de l'intégration.

Remarque : vous ne pouvez pas modifier, renommer, supprimer ou mettre à jour les actifs dans le site Online Platform qui ont été synchronisés depuis Dropbox et Box. La création et la gestion des balises liées à tous les actifs doivent être effectuées dans le site Online Platform. Ils ne sont pas transférables à partir de la solution en nuage.

Réussir en quelques minutes

• Configurer une connexion entre Dropbox ou Box et Showpad.
• Vérifier vos informations d'identification pour Dropbox ou Box.
• Choisissez les dossiers à synchroniser avec Showpad.
• Confirmez la synchronisation des fichiers avec la section Content library.
• Au besoin, vérifiez l'outil de surveillance pour voir l'activité des actifs.

Faire étape par étape.

Remarque : Dans notre exemple, nous utilisons Dropbox comme stockage Cloud. Les étapes à suivre sont exactement les mêmes pour un compte Box.

1. Cliquez sur l'icône des paramètres de l'engrenage et sélectionnez intégrations sur la Plateforme en ligne.
2. Si le stockage cloud est activé, vous le verrez sur le côté gauche sous intégrations.
   
3. Si vous configurez un cloud storage sync pour la première fois, cliquez sur Get Started. Pour ajouter une autre connexion, cliquez sur Nouvelle connexion.
   
4. Choisissez la division dans laquelle vous souhaitez synchroniser le contenu. Vous ne pouvez avoir qu'une seule connexion de synchronisation de contenu par division.
   
5. Il vous sera demandé à partir de quelle plateforme de stockage cloud disponible vous souhaitez synchroniser votre contenu. Sélectionnez Dropbox ou Box.

   Remarque : Vous pouvez ajouter une connexion par option de stockage cloud. Si vous ajoutez à partir de Google Drive, consultez cet article.

6. Saisissez une description de votre connexion dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur Suivant.
7. De là, vous serez amené à un écran pour authentifier vos informations d'identification de stockage en nuage. Vous devrez peut-être aussi autoriser Showpad en tant qu'application de confiance. L'apparence sera légèrement différente selon la plateforme que vous utilisez mais, en général, elle sera similaire à l'écran de connexion de la plateforme.
8. Autoriser la connexion.
   
9. Vous êtes ramené à l'adresse Online Platform et vous voyez les dossiers de votre plateforme de stockage en nuage répertoriés sous l'onglet Synchronisation des dossiers de la fenêtre de configuration. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser dans Showpad. Vous ne pouvez pas sélectionner des sous-dossiers individuellement. Une fois que vous avez sélectionné un dossier parent, vous ne pouvez désélectionner aucun de ses sous-dossiers.
   
10. Vous devriez maintenant voir la connexion sur la page de stockage en nuage. Pour modifier la connexion existante, cliquez sur Configurer.
    
11. En cliquant sur Moniteur, vous pouvez visualiser un journal d'activité des actifs. Cela inclut le moment où la ressource a été synchronisée avec Showpad et toutes les modifications apportées à la ressource dans le stockage cloud. Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur Forcer la re-synchronisation pour déclencher manuellement une autre synchronisation du contenu.
    Le moniteur affiche les événements des 14 jours précédents. Les événements plus anciens sont supprimés et ne peuvent être récupérés. Vous pouvez également forcer une re-synchronisation au cas où ils auraient besoin d'une synchronisation accélérée qui ne peut pas attendre la prochaine synchronisation automatique.
    Nous prenons en charge les documents jusqu'à 500 Mo. Si la synchronisation échoue pour un document, vérifiez la taille du fichier. Vous pouvez exporter le document au format PDF et synchroniser le PDF à partir du stockage en nuage comme solution de rechange.
    

    Remarque : La vérification automatique des mises à jour du contenu s'effectue toutes les heures. Le contenu nouveau et mis à jour devient disponible pour vos utilisateurs quelques minutes plus tard, lorsque le traitement est terminé.

12. Lorsque vous consultez le site content library pour cette division, vous verrez les actifs listés qui ont été synchronisés à partir de votre référentiel en nuage. Les ressources synchronisées à partir de Google Drive, Dropbox, et Box seront indiquées par une petite icône de nuage à gauche du nom du fichier. Vous ne pourrez modifier que certains détails de ces fichiers. Vous ne verrez pas l'option Déplacer vers la corbeille comme c'est le cas pour les biens ajoutés directement à Online Platform. Ils doivent être supprimés dans Google Drive ou de Box pour conserver une seule source de vérité.
    
    

    Remarque : Lorsque vous utilisez Google Drive, les fichiers natifs sont convertis en fichiers MS Office lors de la synchronisation avec Showpad. Les Gslides deviennent des fichiers PPTX, les Gsheets des fichiers XLSX, les Gdocs des fichiers DOCX.