Sécuriser vos actifs avec des autorisations

Pour éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains, il est important de sécuriser vos précieux actifs. Nous proposons plusieurs paramètres d'autorisations pour vous garantir que votre contenu est sécurisé.

Regardez comment ça marche

 

Caractéristiques principales

• Décidez si les actifs peuvent être partagés, téléchargés ou annotés
• Sélectionnez si les actifs peuvent être téléchargés au format PDF, séparément par les utilisateurs et les acheteurs
• Permettez de mélanger des pages d'un document
• Rendez le contenu disponible en Kiosk mode

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Un accès d'administrateur sur l'Online Platform de Showpad
• Des actifs dans votre bibliothèque
• Considérer ce que vous voulez garder en interne

Réussir en quelques minutes

Ouvrez les propriétés de votre actif et modifiez les autorisations en sélectionnant un fichier dans la bibliothèque. Cliquez sur l'icône en forme de crayon lorsque vous survolez la section Autorisations.

• Afficher en Kiosk mode : ce document sera affiché lorsqu'un appareil mobile est en Kiosk mode. Le Kiosk mode est très utile lors de salons professionnels où les clients ou prospects peuvent avoir besoin d'accéder à Showpad sans pouvoir voir toutes les expériences et tous les contenus. Ces actifs seront affichés avec une icône de verrouillage devant le nom du fichier.
  Découvrez comment les utilisateurs peuvent utiliser le Kiosk mode.
• Peut être partagé  : vos utilisateurs peuvent partager et leurs prospects peuvent repartager. Ils peuvent partager ce fichier par e-mail, plugin ou lien. Cependant, ils ne peuvent pas télécharger le contenu si seule cette case à cocher est activée.
  Lorsque vous utilisez Salesforce et les recommandations de contenu, ces fichiers seront également affichés dans la section « Partager ces fichiers ». Si un fichier ne peut pas être partagé, il apparaîtra dans la section « Apprendre à partir de ces fichiers ».
• Peut être téléchargé : sélectionnez ceci si ce fichier peut être téléchargé. Décocher cette case empêche les utilisateurs de télécharger ou de modifier ce contenu. Ils ne pourront pas ouvrir le document dans d'autres applications sur leur appareil. La visualisation est toujours possible, mais le téléchargement ou le partage de la copie originale sera désactivé.
  Vous pouvez spécifier si un actif peut être téléchargé en interne au sein de votre organisation, ou s'il peut être téléchargé en externe.
  • En interne : peut être téléchargé en interne par les utilisateurs de votre organisation.
  • En externe : peut être téléchargé en externe, par les acheteurs.

  
  Pour les fichiers Microsoft Office, vous pouvez également restreindre ces téléchargements pour qu'ils soient disponibles uniquement au format PDF.

  Remarque : Le comportement par défaut des actifs récemment téléchargés est qu'ils sont téléchargeables mais limités au format PDF pour les téléchargeurs externes.

  Si vous, en tant qu'administrateur, refusez le téléchargement d'un actif, vos utilisateurs ne pourront pas remplacer votre paramètre. En d'autres termes, lorsqu'ils autorisent le téléchargement de contenu et que vous ne l'autorisez pas, votre paramètre s'appliquera.
  
  Il est toujours possible d'ajouter le fichier à une Collection si le fichier ne peut pas être téléchargé. Cependant, lorsque vous essayez de partager une Collection avec un fichier qui ne peut pas être partagé, il ne sera pas inclus dans le partage.

  Remarque : Bien que ces paramètres d'autorisations rendent plus difficile le téléchargement de fichiers en supprimant le bouton de téléchargement, il n'est pas possible d'empêcher les visiteurs d'utiliser d'autres techniques pour capturer du contenu.

• Peut être personnalisé : les utilisateurs peuvent modifier des documents PowerPoint à l'aide du middleware Showpad Edit, de Microsoft PowerPoint et de la Web app. L'option de personnalisation n'est disponible que si les pages d'un actif peuvent également être séparées.
• Peut être annoté : les utilisateurs peuvent ajouter des notes et des dessins sur le document.
• Autoriser la séparation des pages  : les utilisateurs peuvent mélanger toutes les pages de ce document avec d'autres contenus. La désactivation de cette option signifie que les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner les pages à partager et le document sera toujours partagé dans son ensemble. Si vous activez l'option Appliquer les pages groupées, vous pouvez regrouper les pages qui seront verrouillées ensemble.
  Découvrez comment utiliser l'option de séparation de page.

Vous avez une option d'autorisation supplémentaire pour les actifs si vous utilisez desdivisions.. Les actifs globaux sont disponibles dans d'autres divisions et peuvent nécessiter ce paramètre de sécurité supplémentaire. Vous ne verrez pas cette option d'autorisation si vous n'utilisez pas de divisions.

• Global  : partagez ou non les actifs sélectionnés avec vos autres divisions.

Faire étape par étape

Vous pouvez modifier les autorisations d'un seul fichier en procédant comme suit :

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque et sélectionnez une division, le cas échéant.
2. Sélectionnez l'actif que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté des autorisations.
   
3. Sélectionnez les paramètres d'autorisation souhaités pour cet actif, comme décrit ci-dessus.
   

Si vous souhaitez modifier les autorisations en bloc, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les actifs que vous souhaitez configurer.
2. Sélectionnez une option et cliquez sur Modifier.
   
3. Faites défiler jusqu'au menu déroulant pour les autorisations.
   
4. Sélectionnez les autorisations souhaitées et cliquez sur Appliquer.