Télécharger des fichiers dans la bibliothèque de Contenu

Quels sont vos avantages

Le téléchargement de contenu est l'une des premières étapes à effectuer en tant qu'administrateur. Tous les fichiers, également appelés actifs, doivent être téléchargés dans la bibliothèque Showpad. Cette bibliothèque sert de référentiel central où vous pouvez gérer votre contenu, modifier ses propriétés, ajouter des étiquettes (tags), etc. Lorsque vous avez configuré une structure de contenu avec des expériences, des dossiers et des Smart folders, vous pouvez rapidement organiser votre contenu et le distribuer à vos utilisateurs. Le contenu de la bibliothèque peut également être utilisé dans les cours Showpad Coach. Chaque fichier peut être utilisé dans plusieurs cours, ce qui facilite le stockage de tout le contenu d'apprentissage dans un emplacement centralisé.

Comment ça marche

 

Caractéristiques principales

• Importer du contenu à utiliser dans les expériences
• Importer depuis un disque local ou depuis un stockage cloud
• Téléchargez des fichiers d'une taille allant jusqu'à 2 Go
• Les fichiers Microsoft Office d'une taille allant jusqu'à 500 Mo sont convertis en PDF
• La possibilité de restreindre les téléchargements au format PDF
• Ajouter des adresses URL, et même des vidéos, en tant qu'éléments

Réussir en quelques minutes

1. Cliquez sur Ajouter et choisissez le type de fichiers que vous souhaitez télécharger
2. Sélectionnez du contenu local sur votre ordinateur, votre cloud ou ajoutez une adresse URL.
3. Vous pouvez également créer une nouvelle page à laquelle ajouter du contenu.
4. Attendez que le traitement soit terminé.
5. Ajouter des éléments aux expériences et aux cours. 

Procédez étape par étape

Il existe trois façons d'ajouter des actifs à la bibliothèque de Contenu:

• Localement depuis votre ordinateur
• Importer à partir d'un cloud
• Ajouter une adresse URL

Une fois votre contenu téléchargé, il est traité pour s'assurer qu'il s'affiche correctement sur tous les appareils. Lorsque le traitement est terminé, le contenu apparaîtra dans la bibliothèque.

Téléchargez du contenu depuis votre ordinateur local 

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu supérieur.
2. Si vous utilisez des divisions dans votre organisation, cliquez sur la division appropriée.
3. Dans l'onglet Actifs & expériences, cliquez sur Ajouter et choisissez l'option appropriée.
   
4. Cliquez sur Télécharger des fichiers pour ajouter du contenu à partir de votre appareil local.
5. Cliquez sur le lien Parcourir pour choisir les ressources stockées sur votre ordinateur ou faites glisser et déposez le contenu dans la Section Télécharger.
6. Si vous souhaitez ajouter des balises, cliquez à l'intérieur du champ Ajouter des balises.
7. Sélectionnez une balise existante dans la liste ou entrez votre propre balise et appuyez sur Entrée. Répétez ces étapes pour ajouter d'autres balises.
8. Si vous utilisez des divisions, vous pouvez choisir de partager l'actif sur toutes les divisions ou non en cochant la case Global.
9. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton " Télécharger ".
10. Après le téléchargement, vous pouvez modifier les autorisations, les étiquettes (tags), les paramètres régionaux, les auteurs, l'optimisation et la disponibilité de l'élément en sélectionnant l'actif et en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté de la Section que vous souhaitez modifier. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez cet article.

Importer du contenu depuis un cloud

Vous pouvez importer votre contenu à partir de différentes sources. Gardez à l'esprit que les actifs seront importés et qu'ils ne changeront pas lorsque vous mettrez à jour la source. Les dossiers ou l'arborescence de votre cloud ne seront pas non plus importés. Si un fichier est supprimé ou écrasé par une nouvelle version, par exemple, Dropbox, il ne changera pas automatiquement dans Showpad, sauf si vous le réimportez.

Remarque : lors de l'importation de documents provenant de Google depuis votre propre Google Drive (Gdocs, Gsheets et Gslides), Showpad les convertit en fichier Microsoft Office correspondant.

1. Cliquez sur Contenu dans le menu supérieur.
2. Si vous utilisez des divisions dans votre organisation, cliquez sur la division appropriée.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Importer depuis...
   
5. Cliquer sur le cloud à partir duquel vous souhaitez importer du contenu. Dans cet exemple, nous importerons le contenu de Box. Vous devrez connecter ce compte à l'aide des informations d'identification de votre solution cloud. Dans cet exemple, nous importerons le contenu de Box.
6. Cliquez sur le bouton " Autoriser Showpad " à accéder à mon compte Box et suivez la procédure de connexion à l'écran. Cliquez sur " Accorder l'accès à Box " (ou autre).
   
7. Sélectionnez les éléments que vous souhaitez télécharger.
   
8. Vous pouvez désormais ajouter des étiquettes (tags) existantes aux éléments que vous êtes sur le point d'importer. Vous pouvez également définir qu'ils sont disponibles sur toutes vos divisions si vous les utilisez.
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Importer du contenu.
   
9. Les fichiers seront ajoutés à la file d'attente de traitement et seront disponibles sous peu.

Ajouter et suivre une adresse URL.

Vous pouvez ajouter des adresses URLs, tels qu'un site Web ou une vidéo en ligne à vos expériences, collections et Smart folders. Cela permet la même capacité de suivi que tous les autres types d'actifs compatibles. En outre, vous pouvez attribuer des images miniatures personnalisées aux adresses URL que vous ajoutez dans Showpad ou faire apparaître une icône par défaut à la place d'une image d'aperçu. En tant qu'administrateurs, vous pouvez contrôler les autorisations de toutes les adresses URL ajoutées à Showpad. Vos représentants commerciaux peuvent ensuite partager les adresses URL autorisées avec les prospects et savoir si elles sont consultées. Le suivi de ces actifs est visible en tant que vue intégrée à l'application dans l'analyse des utilisateurs. Contrairement aux autres types d'actifs, les actifs d'adresse URL ne peuvent pas être aimé ou commenté. Vous ne pouvez pas non plus ajouter d''adresse URL en bloc dans votre bibliothèque de contenu. Les actifs d'adresses URL ne peuvent pas être ajoutées aux cours, mais peuvent être créées à l'aide de l'outil auteur dans un cours et en utilisant l'option lien.

Remarque : lors de la création de liens vers des sites Web externes, il est possible qu'ils ne s'ouvrent pas car ils ne permettent pas l'ouverture dans une iframe. 

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque. Si vous utilisez des divisions dans votre organisation, cliquez sur la division appropriée.
   
2. Cliquez sur Ajouter puis sur Ajouter une adresse URL.
   
3. Vous aurez la possibilité de télécharger une icône.png personnalisée (d'au moins 500x500 pixels) à afficher pour les actifs de l'adresse URL similaire à une vignette pour d'autres types d'actifs.
   Sinon, une icône par défaut est utilisée, tel qu'illustré ci-dessus.
4. Saisissez l'adresse URL que vous souhaitez ajouter à votre bibliothèque de Contenu. Tapez le nom que vous souhaitez donner à votre actif d'adresse URL. Ajoutez une description facultative si vous le souhaitez, puis collez ou saisissez l'adresse URL dans la boîte. Cette description sera vue par les utilisateurs dans les résultats de la recherche et sur la page d'accueil, si elle a l'autorisation d'être affichée dans Showpad, et également dans le volet de détails de l'actif lorsqu'il est ouvert. 

   Remarque : Showpad ne valide pas les adresses URL de lui-même, prenez donc soin de vérifier qu'elle est correctement saisie. Cela signifie également que vous pouvez ajouter n'importe quel type d'adresse URL que vous souhaitez et qu'elles ne sont donc pas limitées à http: // ou https: //. Cependant, Showpad ne vous permettra pas d'entrer une adresse URL qui ne rentre pas dans un format d'adresse URL valide. Certains types d'adresse URL peuvent être bloqués par la sécurité du navigateur, telles que des adresses URL de fichiers locaux.

5. Si vous ajoutez un actif d'adresse URL qui mène à une vidéo sur un site Web tel que YouTube, utilisez le lien intégré comme indiqué ci-dessous pour vous assurer que la vidéo est lue correctement lorsqu'elle est partagée.
   
   
   
6. Vous pouvez ajouter des balises à un actif URL, similaires à d'autres actifs, qui vous aideront lors du filtrage du contenu et de l'ajout à des Smart folders. En tant qu'administrateur, vous pouvez également déterminer les autorisations liées à cet actif URL. Sélectionnez Afficher dans Showpad pour ouvrir le site Web externe dans Showpad, mais sachez que certains navigateurs ne le permettent pas et s'ouvriront dans un nouvel onglet. Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'URL s'affiche, cochez Masquer le nom dans Expérience. Une fois que vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, cliquez sur Ajouter.
   
7. Lorsque vous affichez votre bibliothèque de contenu, l'actif URL sera identifiable par l'extension de fichier.url. Comme tout autre contenu de la bibliothèque, vous pourrez modifier les détails de l'actif URL dans le volet situé à droite lorsque l'actif est sélectionné.
   

Remarque : pour les organisations qui utilisent des divisions Showpad, il est important de noter que les actifs URL ne sont pas transférés lorsque vous dupliquez une expérience vers une autre division, sauf s'ils se trouvent dans un smart folder. La duplication d'expériences dans la même division n'affecte pas les actifs URL.