Télécharger des fichiers sur la Content Library (bibliothèque de contenu)

Quels sont vos avantages

Le téléchargement de contenu est l'une des premières démarches à effectuer en tant qu'administrateur. Tous les fichiers, également appelés actifs, doivent être téléchargés sur la bibliothèque Showpad. Cette bibliothèque sert de dépôt référentiel central où vous pouvez gérer votre contenu, modifier ses propriétés/caractéristiques, ajouter des balises, etc. Lorsque vous avez configuré une structure de contenu avec Experiences, des dossiers et des Smart Folders, vous pouvez rapidement et efficacement organiser votre contenu et le distribuer à vos utilisateurs. Le contenu dans la bibliothèque est également disponible et peut être utilisé dans les cours de Showpad Coach. Chaque fichier peut être utilisé dans plusieurs cours, ce qui facilite le stockage de tout contenu d'apprentissage dans un endroit centralisé.

Voir comment ça marche

 

Caractéristiques principales

• Télécharger du contenu à utiliser dans Experiences.
• Importer depuis un disque local ou depuis un cloud de stockage.
• Télécharger des fichiers jusqu'à 2 Go.
• Les fichiers Microsoft Office jusqu'à 500 Mo sont convertis en PDF
• La possibilité de restreindre les téléchargements au format PDF
• Ajouter des URLs (y compris des vidéos) en tant qu'actifs

Réussir en quelques minutes

1. Cliquez sur Ajouter et choisissez le type de fichiers que vous souhaitez télécharger.
2. Sélectionnez du contenu à partir de votre ordinateur, de votre solution cloud ou ajoutez une URL.
3. Sinon, vous pouvez créer une nouvelle page à laquelle ajouter du contenu.
4. Attendez que le traitement se termine.
5. Ajouter des actifs à Experiences et aux cours. 

Procédez étape par étape

Il existe trois façons d'ajouter des actifs à la Content Library:

• "Localement" depuis votre ordinateur
• Importer à partir de solutions cloud
• Ajouter une URL

Une fois votre contenu chargé, il passe par une phase de traitement qui permet d'assurer un bon affichage sur tous les appareils. Une fois le traitement terminé, le contenu apparaîtra dans la bibliothèque.

Télécharger du contenu depuis votre ordinateur. 

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la division concernée.
3. Sous l'onglet Actifs et Expériences, cliquez sur Ajouter et sélectionnez l'option qui convient.
   
4. Cliquez sur Télécharger des fichiers pour ajouter du contenu depuis votre appareil local (ordinateur).
5. Cliquez sur le lien Parcourir pour choisir les actifs stockés sur votre ordinateur ou faites glisser et déposez le contenu dans la section Télécharger.
6. Si vous souhaitez ajouter des balises, cliquez dans le champ Ajouter des balises.
7. Sélectionnez une balise de la liste ou saisissez votre propre balise et appuyez sur Entrée. Répétez ces opérations pour rajouter des balises.
8. Si vous utilisez des divisions, vous pouvez ou non choisir de partager l'actif sur toutes les divisions en cochant ou décochant la case "Global".
9. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Télécharger.
10. Après le téléchargement, vous pouvez modifier les autorisations, balises, localisations, l'autorat, l'optimisation et la disponibilité de l'actif en le sélectionnant et en cliquant sur l'icône crayon à côté de la section que vous souhaitez modifier. Pour plus d'informations sur les autorisations, vous pouvez consulter cet article.

Importer du contenu depuis une solution cloud

Vous pouvez importer votre contenu depuis différentes sources. N'oubliez pas que les actifs seront importés et qu'ils ne changeront pas lorsque vous modifiez/mettez à jour la source. Le dossier et/ou l'arborescence de votre solution cloud ne seront pas non plus importés. Si un fichier est supprimé ou remplacé par une nouvelle version sur Dropbox (par exemple), il ne changera pas automatiquement dans Showpad, à moins que vous ne l'importiez à nouveau.

Remarque : Lorsque vous importez des documents Google natifs depuis votre Google Drive (Gdocs, Gsheets et Gslides), Showpad les convertit dans le fichier Microsoft Office correspondant.

1. Cliquez sur Contenu dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la division concernée.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Importer depuis...
   
5. Cliquez sur la solution cloud à partir de laquelle vous souhaitez importer du contenu. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu depuis Box. Vous devrez connecter ce compte à l'aide des informations d'identification de votre solution cloud. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu depuis Box.
6. Cliquez sur le bouton Autoriser Showpad à accéder à mon compte Box et suivez la procédure de connexion à l'écran. Cliquez sur Accorder l'accès à Box (ou autre).
7. Sélectionnez les actifs que vous souhaitez télécharger.
   Si vous n'avez pas encore ajouté d'actif sur Showpad, il sera étiqueté/marqué Nouveau.
   Si la version actuelle est déjà synchronisée, elle sera étiquetée/marquée comme telle.
   S'il existe une nouvelle version d'un actif précédemment synchronisé dans votre disque de contenu, il sera étiqueté/marqué Mise à jour. N'oubliez pas que lorsque les fichiers sont mis à jour dans le disque de contenu, vous devez les resynchroniser avec Showpad pour avoir la version la plus à jour.
   
8. Ensuite, vous pouvez ajouter des balises aux actifs que vous êtes sur le point d'importer. Vous pouvez également définir leur disponibilité sur toutes vos Divisions si vous les utilisez.
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Importer du contenu.
   
9. Les fichiers seront ajoutés à la file d'attente de traitement et seront disponibles peu de temps après.

Ajouter et suivre une URL

Vous pouvez ajouter des URLs, (site Web ou vidéo en ligne), à vos Experiences, vos collections et smart folders. Cela permet la même capacité de suivi que tous les autres types d'actifs compatibles. Par ailleurs, vous pouvez attribuer des images de vignettes personnalisées aux URLs dans Showpad ou faire apparaître une icône par défaut à la place d'une image d'aperçu. En tant qu'administrateurs, vous pouvez contrôler les autorisations de toutes les URLs ajoutées à Showpad. Vos "sales reps" (commerciaux) pourront ensuite partager les URLs autorisées avec les prospects et suivre leurs visualisations. Le suivi de ces actifs est visible sous forme d'aperçu In-App (dans l'application) dans les "analytics" de l'utilisateur. Contrairement aux autres types d'actifs, URL assets (les actifs URL) ne peuvent pas être "likés" ou commentés. Vous ne pouvez pas non plus ajouter en bloc des URL assets dans la Content library. Les URL assets ne peuvent pas être ajoutés aux cours, mais peuvent être créés à l'aide de l'outil auteur dans un cours et en utilisant l'option de lien.

Remarque : Lors de la création de liens vers des sites Web externes, il est possible qu'ils ne s'ouvrent pas car ils n'autorisent pas l'ouverture dans un "iframe". 

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la division concernée.
   
2. Cliquez sur Ajouter puis sur Ajouter une URL.
   
3. Vous aurez la possibilité de télécharger une icône .png personnalisée (au moins 500x500 pixels) qui s'affichera pour l'URL asset, similaire à une vignette pour d'autres types d'actifs.
   Sinon, une icône par défaut sera utilisée, voir l'illustration ci-dessus.
4. Saisissez l'URL que vous souhaitez ajouter à la content library. Saisissez le Nom que vous souhaitez afficher pour l'URL asset. Ajoutez une description si vous le souhaitez (facultatif), puis collez ou saisissez l'URL dans la zone. Cette description sera vue par les utilisateurs dans les résultats de la recherche et sur l'écran d'accueil (Home Screen), si elle a l'autorisation d'être affichée dans Showpad, et également dans le volet d'informations de l'actif lorsqu'il est ouvert. 

   Remarque : Showpad ne valide pas l'URL. Veuillez donc vérifier qu'elle est correctement saisie. Cela signifie également que vous pouvez ajouter n'importe quel type d'URL que vous souhaitez et que cela ne se limite pas à http:// ou https://. Cependant, vous ne pourrez pas saisir une URL qui n'est pas dans un format URL valide. Certains types d'adresses URL peuvent être bloquées par la sécurité du navigateur, comme les URL de fichiers locaux.

5. Si vous ajoutez un URL asset qui dirige vers une vidéo sur un site Web comme YouTube, utilisez le lien intégré (voir ci-dessous) pour vous assurer que la vidéo se lit correctement lorsqu'elle est partagée.
   
   
   
6. Vous pouvez ajouter des balises à l'URL asset, comme pour d'autres actifs, qui vous aideront lors du filtrage du contenu et de l'ajout aux smart folders. En tant que administrateur, vous pouvez également déterminer les autorisations liées à cet URL asset. Sélectionnez Afficher dans Showpad pour ouvrir le site Web externe dans Showpad. Sachez néanmoins que certains navigateurs ne le permettent pas et s'ouvriront dans un nouvel onglet. Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'URL s'affiche, cochez Masquer le nom dans Experience. Une fois que vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, cliquez sur Ajouter.
   
7. Lorsque vous visualisez votre content library, les URL assets seront identifiables grâce à l'extension de fichier.url. Comme pour les autres contenus de la bibliothèque, vous pourrez modifier les informations de l'URL asset dans le volet droit lorsque l'actif est sélectionné.
   

Remarque : Pour les organisations qui utilisent des divisions Showpad, il est important de noter que les URL assets ne sont pas transférés lorsque vous dupliquez une Expérience vers une autre division, à moins qu'ils se trouvent dans un smart folder. La duplication d'Expériences dans la même division n'affecte pas les URL assets.