Télécharger des fichiers sur la Content library

Quels sont vos avantages

Le téléchargement de contenu est l'une des premières étapes à effectuer en tant qu'administrateur. Tous les fichiers, également appelés ressources, doivent être téléchargés dans la Bibliothèque Showpad. Cette bibliothèque sert de référentiel central où vous pouvez gérer votre contenu, modifier ses propriétés, ajouter des balises, etc. Lorsque vous avez configuré une structure de contenu avec des Expériences, des dossiers et des Smart folders, vous pouvez rapidement organiser votre contenu et le distribuer à vos utilisateurs. Le contenu de la Bibliothèque est également disponible pour être utilisé dans les cours de Showpad Coach. Chaque fichier peut être utilisé dans plusieurs cours, ce qui facilite davantage le stockage de tout le contenu d'apprentissage en un seul emplacement centralisé.

Regardez comment ça marche

 

Caractéristiques principales

• Télécharger du contenu à utiliser dans les Expériences
• Importer à partir d'un lecteur local ou d'un stockage cloud
• Télécharger des fichiers d'une taille maximale de 2,9 Go
• Les fichiers Microsoft Office d'une taille maximale de 500 Mo sont convertis en PDF
• L'option permettant de restreindre les téléchargements au format PDF
• Ajouter des URL, y compris des vidéos, en tant que ressources

Réussir en quelques minutes

1. Cliquez sur Ajouter et choisissez le type de fichiers que vous souhaitez télécharger.
2. Sélectionnez le contenu local à partir de votre ordinateur, de votre solution cloud ou ajoutez une URL.
3. Sinon, vous pouvez créer une nouvelle page pour y ajouter du contenu.
4. Attendez que le traitement soit terminé.
5. Ajouter des ressources aux Expériences et aux cours

Faire étape par étape

Il existe trois moyens d'ajouter des ressources à la Content library :

• Localement à partir de votre ordinateur
• Importer à partir de solutions cloud
• Ajout d'une URL

Dès que votre contenu est téléchargé, il est traité pour s'assurer qu'il s'affiche correctement sur tous les appareils. Une fois le traitement terminé, le contenu apparaîtra dans la bibliothèque.

Télécharger du contenu à partir de votre ordinateur local.

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des Divisions, cliquez sur la Division appropriée.
3. Sous l'onglet Ressources et Expériences, cliquez sur Ajouter et choisissez l'option appropriée.
   
4. Cliquez sur Télécharger des fichiers pour ajouter du contenu à partir de votre appareil local.
5. Cliquez sur le lien Parcourir pour choisir les ressources stockées sur votre ordinateur, ou faites glisser et déposez le contenu dans la section Télécharger.
6. Si vous souhaitez ajouter des balises, cliquez dans le champ Ajouter des balises.
7. Sélectionnez une balise existante dans la liste ou saisissez votre propre balise et appuyez sur Entrée. Répétez ces étapes pour ajouter plus de balises.
8. Si vous utilisez des Divisions, vous pouvez choisir de partager la ressource sur toutes les Divisions ou non, en cochant la case Global.
9. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Télécharger.
10. Après le téléchargement, vous pouvez modifier les Autorisations, les Balises, les Paramètres régionaux, les Auteurs, l'Optimisation et la Disponibilité de la ressource en sélectionnant la ressource et en cliquant sur l'icône en forme de crayon située à côté de la section que vous souhaitez modifier. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez cet article.

Importer du contenu à partir d'une solution cloud

Vous pouvez importer votre contenu à partir de différentes sources. N'oubliez pas que les ressources seront importées et qu'elles ne changeront pas lorsque vous mettrez à jour la source. Le dossier ou l'arborescence de votre solution cloud ne sera pas non plus importé(e). Si un fichier est supprimé ou remplacé par une nouvelle version sur, par exemple, Dropbox, il ne changera pas automatiquement dans Showpad, sauf si vous l'importez à nouveau.

Remarque : Lors de l'importation de documents Google natifs à partir de votre Google Drive (Gdocs, Gsheets et Gslides), Showpad les convertit en un fichier Microsoft Office correspondant.

1. Cliquez sur Contenu dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des Divisions, cliquez sur la Division appropriée.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Importer à partir de…
   
5. Cliquez sur la solution cloud à partir de laquelle vous souhaitez importer du contenu. Dans cet exemple, nous importerons du contenu à partir de Box. Vous devrez connecter ce compte à l'aide des identifiants de votre solution cloud. Dans cet exemple, nous importerons du contenu à partir de Box.
6. Cliquez sur le bouton Autoriser Showpad à accéder à mon compte Box et suivez la procédure de connexion à l'écran. Cliquez sur Accorder l'accès à Box (ou autre).
7. Sélectionnez les ressources que vous souhaitez télécharger.
   Si vous n'avez pas encore ajouté des ressources à Showpad, elle sera étiquetée comme Nouvelle.
   Si la version actuelle est déjà synchronisée, elle sera étiquetée comme telle.
   S'il existe une nouvelle version dans votre lecteur de contenu d'une ressource précédemment synchronisée, elle sera étiquetée « Mise à jour ». Gardez à l'esprit que lorsque les fichiers sont mis à jour dans le lecteur de contenu, vous devez les synchroniser à nouveau avec Showpad pour disposer de la version la plus récente.
   
8. Vous pouvez maintenant ajouter des balises existantes aux ressources que vous êtes sur le point d'importer. Vous pouvez également définir leur disponibilité sur toutes vos Divisions si vous les utilisez.
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Importer du contenu.
   
9. Les fichiers seront ajoutés à la file d'attente de traitement et seront disponibles sous peu.

Ajouter et suivre une URL

Vous pouvez ajouter des URL, telles qu'un site Web ou une vidéo en ligne, à vos Expériences, Collections et Smart folders. Cela permet la même capacité de suivi que tous les autres types de ressources compatibles. En outre, vous pouvez attribuer des vignettes personnalisées aux URL dans Showpad ou faire apparaître une icône par défaut au lieu d'une image d'aperçu. En tant qu'administrateurs, vous pouvez contrôler les autorisations de toutes les URL ajoutées à Showpad. Vos agents commerciaux pourront alors envoyer les URL autorisées aux prospects et vérifier si ces derniers y accèdent. Le suivi de ces ressources est visible en tant que Vue intégrée à l'application dans les analyses de l'utilisateur. Contrairement aux autres types de ressources, il n'est pas possible d'aimer ou de commenter les assets URL. Vous ne pouvez pas non plus ajouter en bloc les URL assets dans la Content library. Les URL assets ne peuvent pas être ajoutées aux cours, mais peuvent être créées à l'aide de l'outil auteur dans un cours et en utilisant l'option de lien.

Remarque : Lors de la création de liens vers des sites web externes, il est possible que ceux-ci ne s'ouvrent pas parce qu'ils ne permettent pas l'ouverture dans un iframe.

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque. Si votre organisation utilise Divisions, cliquez sur la Division appropriée.
   
2. Cliquez sur Ajouter, puis sur Ajouter une URL.
   
3. Vous aurez l'option permettant de télécharger une icône .png personnalisée (au moins 500 x 500 pixels) qui s'affichera pour l'URL asset similaire à une vignette pour d'autres types de ressources.
   Sinon, une icône par défaut est utilisée, illustrée ci-dessus.
4. Saisissez l'URL que vous souhaitez ajouter à la Content library. Saisissez le Nom que vous souhaitez afficher pour l'URL Asset. Ajoutez une description facultative si vous le souhaitez, puis collez ou saisissez l'URL dans la zone. Les utilisateurs verront cette description dans les résultats de la recherche et sur l'écran d'accueil, si elle a la permission d'être visualisée dans Showpad, et également dans le volet Détails de la ressource lorsqu'elle sera ouverte.

   Remarque : Showpad ne valide pas l'URL, alors vérifiez qu'elle est saisie correctement. Cela signifie également que vous pouvez ajouter n'importe quel type d'URL que vous souhaitez et que cela ne se limite pas à http:// ou https://. Cependant, cela ne vous permettra pas de saisir une URL qui n'est pas dans un format d'URL valide. Certains types d'URL peuvent être bloqués par la sécurité du navigateur, comme les URL de fichiers locaux.

5. Si vous ajoutez un URL asset qui pointe vers une vidéo sur un site Web comme YouTube, utilisez le lien intégré comme indiqué ci-dessous pour vous assurer que la vidéo est lue correctement lorsqu'elle est partagée.
   
   
   
6. Vous pouvez ajouter des balises à l'URL asset, comme pour les autres ressources, qui vous aideront lorsque vous voudrez filtrer le contenu et l'ajouter aux Smart folders. En tant qu'administrateur, vous pouvez également déterminer les autorisations liées à cette URL asset. Sélectionnez Afficher dans Showpad pour que le site Web externe soit ouvert dans Showpad, mais sachez que certains navigateurs ne le permettent pas et s'ouvriront dans un nouvel onglet. Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'URL s'affiche, cochez Masquer le nom dans Expérience. Une fois que vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, cliquez sur Ajouter.
   
7. Lorsque vous visualisez votre Content library, les URL assets sont identifiables par l'extension de fichier .url. Comme pour les autres contenus de la bibliothèque, vous pourrez modifier les détails de l'URL asset dans le volet de droite lorsque la ressource est sélectionnée.
   

Remarque : Pour les organisations qui utilisent les Divisions Showpad, il est important de noter que les URL assets ne se transfèrent pas lorsque vous dupliquez une Expérience dans une autre Division, à moins qu'elles ne se trouvent dans un Smart folder. La duplication d'Expériences au sein d'une même division n'affecte pas les URL assets.