Importer des fichiers dans la Content library

Importer du contenu est l'une des premières étapes à effectuer en tant qu'administrateur. Tous les fichiers, également appelés ressources, doivent être importés dans la bibliothèque Showpad. Cette bibliothèque sert de référentiel central où vous pouvez gérer votre contenu, modifier ses propriétés, ajouter des balises, etc. Lorsque vous avez configuré une structure de contenu avec des expériences, des dossiers et des smart folders, vous pouvez rapidement organiser votre contenu et le distribuer à vos utilisateurs. Le contenu de la Bibliothèque peut également être utilisé dans les cours Showpad Coach. Chaque fichier peut être utilisé dans plusieurs cours, ce qui facilite le stockage de tout le contenu d'apprentissage dans un emplacement centralisé.

Voir comment ça marche

Caractéristiques principales

• Importer du contenu à utiliser dans les expériences.
• Importer depuis un lecteur local ou depuis un stockage cloud.
• Importer des fichiers d'une taille allant jusqu'à 4 Go.
  • Les fichiers Microsoft Office d'une taille maximale de 500 Mo sont convertis en PDF.
  • Fichiers Google d'une taille maximale de 2 Go.
• La possibilité de restreindre les téléchargements au format PDF.
• Ajouter des URLs, y compris des vidéos, en tant que ressources.

Réussir en quelques minutes

1. Cliquer sur Ajouter et choisir le type de fichiers que vous souhaitez importer.
2. Sélectionner le contenu local à partir de votre ordinateur, de votre stockage cloud ou ajouter une URL.
3. Vous pouvez également créer une nouvelle page à laquelle ajouter du contenu.
4. Attendez que le traitement soit terminé.
5. Ajouter des ressources aux expériences et aux cours.

Faire cela étape par étape

Il existe trois façons d'ajouter des ressources à votre Content library :

• Localement depuis votre ordinateur
• Importer à partir de votre stockage cloud
• Ajouter une URL

Une fois votre contenu importé, il est traité pour s'assurer qu'il s'affiche correctement sur tous les appareils. Une fois le traitement terminé, le contenu apparaîtra dans la bibliothèque.

Importer du contenu depuis votre ordinateur local.

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la division appropriée.
3. Sous l'onglet Ressources et Expériences, cliquez sur Ajouter et choisissez l'option appropriée.
   
4. Cliquez sur Importer des fichiers pour ajouter du contenu à partir de votre appareil local.
5. Cliquez sur le lien Parcourir pour choisir les ressources stockées sur votre ordinateur ou faites glisser et déposez le contenu dans la section Importer.
6. Si vous souhaitez ajouter des balises, cliquez dans le champ Ajouter des balises.
7. Sélectionnez une balise existante dans la liste ou saisissez votre propre balise et appuyez sur « Entrée ». Répétez ces étapes pour ajouter d'autres balises.
8. Si vous utilisez des divisions, vous pouvez choisir de partager la ressource avec toutes les divisions ou non en cochant la case Global.
9. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Importer.
10. Après avoir importé le contenu, vous pouvez modifier les autorisations, les balises, la localisation, les auteurs, l'optimisation et la disponibilité de la ressource en sélectionnant la ressource et en cliquant sur l'icône du crayon à côté de la section que vous souhaitez modifier. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez cet article.

Importer du contenu à partir d'un stockage cloud.

Vous pouvez importer votre contenu à partir de différentes sources. N'oubliez pas que le contenu sera importé et qu'il ne sera pas modifié lorsque vous mettrez à jour la source. Le dossier ou l'arborescence de votre stockage cloud ne seront pas importés non plus. Si un fichier est supprimé ou remplacé par une nouvelle version sur Dropbox, par exemple, il ne changera pas automatiquement dans Showpad, sauf si vous l'importez de nouveau.

Remarque : lorsque vous importez des documents Google natifs depuis votre Google Drive (Gdocs, Gsheets et Gslides), Showpad les convertira dans le fichier Microsoft Office correspondant.

1. Cliquez sur Contenu dans le menu du haut.
2. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la division appropriée.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Importer depuis...
   
5. Cliquez sur le stockage cloud à partir duquel vous souhaitez importer le contenu. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu de Box. Vous devrez connecter ce compte en utilisant les informations d'identification de votre stockage cloud. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu de Box.
6. Cliquez sur le bouton Autoriser Showpad à accéder à mon compte Box et suivez la procédure de connexion à l'écran. Cliquez sur Accorder l'accès à Box (ou autre).
7. Sélectionnez les ressources que vous souhaitez importer.
   Si vous n'avez pas encore ajouté la ressource à Showpad, elle sera indiquée comme Nouvelle.
   Si la version actuelle est déjà synchronisée, elle sera étiquetée comme telle.
   S'il existe une nouvelle version d'une ressource précédemment synchronisée, elle sera étiquetée Mettre à jour. N'oubliez pas que lorsque les fichiers sont mis à jour sur votre contenu cloud, vous devrez les synchroniser de nouveau avec Showpad pour disposer de la version la plus récente.
   
8. Maintenant, vous pouvez ajouter des balises existantes aux ressources que vous êtes sur le point d'importer. Vous pouvez également définir leur disponibilité à « toutes les divisions » si vous en utilisez.
   Une fois terminé, cliquez sur le bouton Importer le contenu.
   
9. Les fichiers seront ajoutés à la file d'attente de traitement et seront disponibles sous peu.

Ajouter et suivre une URL

Vous pouvez ajouter des URLs, comme un site Web, une vidéo en ligne ou même un cours, à vos expériences, collections et smart folders. Vous aurez le même suivi que tous les autres types de ressources compatibles. En outre, vous pouvez attribuer des images miniatures personnalisées aux URLs dans Showpad ou faire apparaître une icône par défaut à la place d'une image d'aperçu.

En tant qu'administrateurs, vous pouvez contrôler les autorisations de toutes les URLs ajoutées à Showpad. Vos commerciaux seront ensuite en mesure de partager les URLs autorisées avec les prospects et suivre s'ils ont accédé à ces ressources. Le suivi de ces ressources est visible sous « Vue dans l'application » dans les analyses de l'utilisateur. Contrairement aux autres types de ressources, les URL assets ne peuvent pas être aimées ou commentées. Vous ne pouvez pas non plus ajouter en masse des URL assets dans la Content library. Les URL assets ne peuvent pas être ajoutées aux cours, mais peuvent être créées à l'aide de « l'outil auteur » dans un cours, en utilisant l'option de lien.

Le partage de sites comprenant des vidéos signifie qu'il est possible que les vidéos démarrent automatiquement lorsqu'elles sont consultées sur le site URL asset.

Remarque : lorsque vous établissez un lien vers des sites Web externes, il est possible que ceux-ci ne s'ouvrent pas, car ils ne peuvent pas être ouverts dans un iframe.

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque. Si votre organisation utilise des divisions, cliquez sur la bonne division.
   
2. Cliquez sur Ajouter puis sur Ajouter une URL.
   
3. Vous aurez la possibilité d'importer une icône .png personnalisée (au moins 500x500 pixels), qui sera affichée pour représenter l'URL asset, similaire à une vignette comme pour les autres types de ressources.
   Sinon, une icône par défaut est utilisée, comme illustré ci-dessus.
4. Saisissez l'URL que vous souhaitez ajouter à la Content library. Saisissez le nom que vous souhaitez afficher pour l'URL asset. Ajoutez une description facultative si vous le souhaitez, puis collez ou entrez l'URL dans la case. Cette description sera visible par les utilisateurs dans les résultats de recherche et sur l'écran d'accueil, si elle est autorisée à être visualisée dans Showpad, ainsi que dans le panneau des détails de la ressource lorsqu'il est ouvert.

   Note : Showpad ne valide pas l'URL, vérifiez si elle a été correctement entrée. Cela signifie également que vous pouvez ajouter n'importe quel type d'URL que vous souhaitez et que cela ne se limite pas à http:// ou https://. Cependant, cela ne vous permettra pas d'entrer une URL qui n'est pas dans un format d'URL valide. Certains types d'URL peuvent être bloqués par la sécurité du navigateur, comme les URLs de fichiers locaux.

5. Si vous ajoutez une adresse URL asset qui pointe vers une vidéo sur un site Web tel que YouTube, utilisez le lien intégré comme indiqué ci-dessous pour vous assurer que la vidéo est lue correctement lorsqu'elle est partagée.
   
   
   
6. Vous pouvez ajouter des balises à l'adresse URL asset, comme pour les autres actifs, ce qui vous aidera à filtrer le contenu et à l'ajouter aux smart folders. En tant qu'administrateur, vous pouvez également déterminer les autorisations liées à cette ressource URL asset.
   Sélectionnez Visualiser dans Showpad pour que le site Web externe s'ouvre dans Showpad, mais sachez que certains navigateurs ne prennent pas en charge cette fonction et l'ouvriront dans un nouvel onglet. Pour les sites Web comme celui d'Apple, il peut être préférable de ne pas choisir de l'ouvrir dans Showpad, car ils ne peuvent pas être intégrés via iFrame. Sur mobile, les ressources dont l'autorisation d'affichage dans Showpad est définie sur « Non » inviteront les utilisateurs à les afficher dans leur navigateur mobile.
   Si vous ne voulez pas que le nom de l'URL soit affichée, cochez la case « Masquer le nom » dans l'expérience. Une fois toutes les options pertinentes sélectionnées, cliquez sur Ajouter.
   
7. Lorsque vous consulterez votre bibliothèque de contenu, les URL assets seront identifiables par l'extension de fichier .url. Comme pour les autres contenus de la bibliothèque, vous pourrez modifier les informations du site URL asset dans le panneau de droite lorsque la ressource est sélectionnée.
   

Remarque : pour les organisations qui utilisent les divisions Showpad, il est important de noter que les URL assets ne sont pas transférées lorsque vous dupliquez une expérience à une autre division, à moins qu'elles ne soient dans un smart folder. La duplication d'expériences au sein d'une même section n'affecte pas les URL assets.