Importer des fichiers dans la Content library

L'importation de contenu est l'une des premières étapes à effectuer en tant qu'administrateur. Tous les fichiers, également appelés ressources, doivent être importés dans la bibliothèque Showpad. Cette bibliothèque sert de répertoire central où vous pouvez gérer votre contenu, modifier ses propriétés, ajouter des balises, etc. Lorsque vous avez configuré une structure de contenu avec des Expériences, des dossiers et des Smart folders, vous pouvez rapidement organiser votre contenu et le distribuer à vos utilisateurs. Le contenu de la bibliothèque peut également être utilisé dans les cours Showpad Coach. Chaque fichier peut être utilisé dans plusieurs cours, ce qui facilite le stockage de tout le contenu d'apprentissage dans un emplacement centralisé.

Regardez comment ça marche

Caractéristiques principales

• Importez du contenu à utiliser dans les Expériences
• Importez depuis un lecteur local ou depuis un stockage cloud
• Importez les types de fichiers compatibles
• La possibilité de restreindre les téléchargements au format PDF
• Ajoutez des URL, y compris des vidéos, en tant que ressources

Réussir en quelques minutes

1. Cliquez sur Ajouter et choisissez le type de fichiers que vous souhaitez importer.
2. Sélectionnez le contenu local depuis votre ordinateur, votre solution cloud ou ajoutez une URL.
3. Vous pouvez également créer une nouvelle page à laquelle ajouter du contenu.
4. Attendez que le traitement soit terminé.
5. Ajoutez des ressources aux Expériences et aux cours

Faire étape par étape

Il y a trois façons d'ajouter des ressources dans la content library :

• Localement depuis votre ordinateur
• Import depuis des solutions cloud
• Ajout d'une URL

Une fois votre contenu importé, il esttraité pour s'assurer qu'il s'affiche correctement sur tous les appareils. Une fois le traitement terminé, le contenu apparaîtra dans la bibliothèque.

Importez du contenu depuis votre ordinateur local

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu du haut.
2. Si votre entreprise utilise des divisions, cliquez sur la Division appropriée.
3. Sous l'onglet Ressources et Expériences, cliquez sur Ajouter et choisissez l'option appropriée.
   
4. Cliquez sur Importer des fichiers pour ajouter du contenu depuis votre appareil local.
5. Cliquez sur le lien Parcourir pour choisir les ressources stockées sur votre ordinateur, ou faites glisser et déposez le contenu dans la section Importer.
6. Si vous souhaitez ajouter des balises, cliquez dans le champ Ajouter des balises.
7. Sélectionnez une balise existante dans la liste ou saisissez une balise de votre choix et appuyez sur Entrée. Répétez ces étapes pour ajouter d'autres balises.
8. Si vous utilisez des Divisions, vous pouvez choisir de partager la ressource sur toutes les Divisions ou non en cochant la case Global.
9. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Importer.
10. Après l'importation, vous pouvez modifier les Autorisations, les Balises, la Localisation, les Auteurs, l'Optimisation et la Disponibilité en sélectionnant la ressource et en cliquant sur l'icône représentant un crayon à côté de la section que vous souhaitez modifier. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez cet article.

Importer du contenu depuis une solution cloud

Vous pouvez importer votre contenu depuis différentes sources. Gardez à l'esprit que les ressources seront importées et qu'elles ne changeront pas lorsque vous mettrez la source à jour. Le dossier ou l'arborescence de votre solution cloud ne seront pas importés non plus. Si un fichier est supprimé ou remplacé par une nouvelle version sur, par exemple, Dropbox, il ne sera pas modifié automatiquement dans Showpad, à moins que vous ne l'importiez à nouveau.

Remarque : Lorsque vous importez des documents Google natifs depuis votre Google Drive (Gdocs, Gsheets, et Gslides), Showpad les convertira dans le fichier Microsoft Office correspondant.

1. Cliquez sur Contenu dans le menu du haut.
2. Si votre entreprise utilise des Divisions, cliquez sur la Division appropriée.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter du contenu.
4. Cliquez sur Importer depuis...
   
5. Cliquez sur la solution cloud depuis laquelle vous souhaitez importer du contenu. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu depuis Box. Vous devrez connecter ce compte à l'aide des identifiants de votre solution cloud. Dans cet exemple, nous allons importer le contenu depuis Box.
6. Cliquez sur le bouton Autoriser Showpad à accéder à mon compte Box et suivez la procédure de connexion à l'écran. Cliquez sur Accorder l'accès à Box (ou autre).
7. Sélectionnez les ressources que vous souhaitez importer.
   • Si vous n'avez pas encore ajouté de ressource à Showpad, il sera nommé "Nouveau".
   • Si la version actuelle est déjà synchronisée, elle sera nommée comme telle.
   • Si une nouvelle version d'une ressource précédemment synchronisée se trouve dans votre lecteur de contenu, elle sera nommée "Mise à jour".
   Gardez à l'esprit que lorsque les fichiers sont mis à jour dans le lecteur de contenu, vous devez les synchroniser à nouveau avec Showpad pour disposer de la version la plus récente.
   
8. Vous pouvez maintenant ajouter des balises existantes aux ressources que vous êtes sur le point d'importer. Vous pouvez également définir leur disponibilité sur toutes vos Divisions si vous les utilisez.
   
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Importer du contenu.
   
9. Les fichiers seront ajoutés à la file d'attente de traitement et seront disponibles sous peu.

Ajouter et suivre une URL

Vous pouvez ajouter des URL, tels qu'un site web, une vidéo en ligne ou même un Cours, à vos Expériences, collections et smart folders (dossiers intelligents). Cela permet la même capacité de suivi que tous les autres types de ressources compatibles. De plus, vous pouvez attribuer des images de miniatures personnalisées aux URL dans Showpad ou faire apparaître une icône par défaut à la place d'une image d'aperçu.

En tant qu'administrateurs, vous pouvez contrôler les autorisations de toutes les URL ajoutées à Showpad. Vos commerciaux peuvent alors communiquer les URL autorisées à leurs clients potentiels et vérifier s'ils y accèdent. Le suivi de ces ressources est visible en tant que vue interne à l’application dans les analyses de l'utilisateur. Contrairement aux autres types de ressources, les URL assets ne peuvent pas être aimées ou commentées. Vous ne pouvez pas non plus ajouter en masse des actifs d'URL dans la bibliothèque de contenu. Les URL assets ne peuvent pas être ajoutées aux cours, mais peuvent être créées à l'aide de l'outil auteur dans un cours et en utilisant l'option de lien.

Le partage de sites contenant des vidéos signifie qu'il est possible que les vidéos se lancent automatiquement lorsqu'elles sont visionnées en tant qu'URL asset.

Remarque : Lorsque vous créez des liens vers des sites web externes, il est possible qu'ils ne s'ouvrent pas parce qu'ils n'autorisent pas l'ouverture dans une iFrame.

1. Cliquez sur l'onglet Bibliothèque. Si votre entreprise utilise des Divisions, cliquez sur la Division appropriée.
   
2. Cliquez sur Ajouter puis sur Ajouter une URL.
   
3. Vous aurez la possibilité d'importer une icône .png personnalisée (d'au moins 500x500 pixels) qui s'affichera sur l'URL asset comme une miniature pour d'autres types de ressources.
   Sinon, une icône par défaut est utilisée, illustrée ci-dessus.
4. Saisissez l'URL que vous souhaitez ajouter à la content library. Saisissez le nom que vous souhaitez afficher pour l'URL asset. Ajoutez une description facultative si vous le souhaitez, puis collez ou tapez l'URL dans la zone. Cette description sera visible par les utilisateurs dans les résultats de la recherche et sur l'écran d'accueil, si elle est autorisée à être affichée dans Showpad, ainsi que dans le volet Détails des ressources lorsqu'il est ouvert.

   Remarque : Showpad ne valide pas l'URL, vérifiez donc qu'elle est correctement saisie. Cela signifie également que vous pouvez ajouter n'importe quel type d'URL que vous souhaitez et que cela ne se limite pas à http:// ou https://.
   Cependant, cela ne vous permettra pas d'entrer une URL qui n'est pas dans un format d'URL valide. Certains types d'URL peuvent être bloqués par la sécurité du navigateur, comme les URL de fichiers locaux.

5. Si vous ajoutez une URL asset qui renvoie à une vidéo sur un site web tel que YouTube, utilisez le lien intégré comme indiqué ci-dessous pour vous assurer que la vidéo est lue correctement lorsqu'elle est partagée.
   
   
   
6. Vous pouvez ajouter des balises aux actifs d'URL, comme pour d'autres ressources, qui vous aideront à filtrer le contenu et à l'ajouter aux smart folders (dossiers intelligents). En tant qu’administrateur, vous pouvez également déterminer les autorisations liées à cet actif d'URL.
   
   Sélectionnez « Voir » dans Showpad pour que le site Web externe s'ouvre dans Showpad, mais sachez que  certains navigateurs ne prennent pas en charge cette fonction et l’ouvriront dans un nouvel onglet. Pour les sites web tels qu’Apple, il peut être préférable de ne pas sélectionner Ouvrir dans Showpad, car ils ne peuvent pas être contenus dans une iFrame. Sur mobile, les ressources dont l'autorisation d'affichage dans Showpad est définie sur « Non » inviteront les utilisateurs à les afficher dans leur navigateur mobile.
   
   Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'URL soit affiché, cochez la case Masquer le nom dans Expérience. Une fois que vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, cliquez sur Ajouter.
   
7. Lorsque vous consultez votre bibliothèque de contenus, les actifs d'URL seront identifiables par l'extension de fichier .url. Comme pour les autres contenus de la bibliothèque, vous pourrez modifier les informations de l’actif d'URL dans le volet de droite lorsque la ressource est sélectionné.
   

Remarque : Pour les entreprises qui utilisent les divisions Showpad, il est important de noter que les URL assets ne sont pas transférées lorsque vous dupliquez une Expérience dans une autre division, à moins qu'elles ne soient dans une Smart folder. La duplication des Expériences au sein d'une même division n'affecte pas les URL assets.