Microsoft Office vous permet de créer facilement et rapidement vos documents. Vous pouvez télécharger ces fichiers vers Showpad comme tout type de document. Nous convertissons tous les documents Microsoft Office en PDF pour garantir à l'utilisateur une expérience optimale lorsqu'il utilise l'application Showpad.
Lorsqu'un prospect ou un client télécharge ces fichiers, les fichiers Microsoft Office convertis seront téléchargés dans leur format d'origine (.xlsx, .docx... etc). Bien entendu, cela dépend de la façon dont vous, en tant qu'administrateur, avez configuré les autorisations pour ces fichiers.
Microsoft Office propose des options qui vous permettent d'intégrer des polices, si par exemple vous souhaitez que vos documents correspondent à la marque de votre entreprise. Avec ces options, les polices, la mise en page et le style du document ne changent pas et les caractères spéciaux ne deviennent pas illisibles.
Remarque : pour en savoir plus sur l'intégration des polices dans vos fichiers Microsoft Office, selon la version que vous utilisez, consultez l'article sur le site de support de Microsoft.
Cet article concerne tous les documents Microsoft Office qui ne sont pas PowerPoint. Pour en savoir plus sur les fichiers PPTX et PPSX, consultez cet article.
Découvrez à quoi ça ressemble
Un PPTX avec un gif intégré :
Caractéristiques principales
- Les fichiers sont convertis en PDF pour une expérience utilisateur optimale
- Vous pouvez télécharger des documents Microsoft Office avec une taille de fichier allant jusqu'à 2 Go
- Les documents Microsoft Office d'une taille de fichier allant jusqu'à 500 Mo sont optimisés pour une utilisation mobile
- En tant que client, si l'option est activée, vous pouvez télécharger le fichier MS Office d'origine
Remarque : bien que les documents Microsoft Office avec une taille de fichier allant jusqu'à 2 Go puissent être téléchargés et distribués, ils ne peuvent pas être prévisualisés dans les expériences. Réduisez la taille du fichier à moins de 500 MB pour une meilleure expérience utilisateur.
Comment Showpad gère les documents Microsoft Office
Liens hypertexte et liens d'actifs
Pour les liens hypertexte et les liens d'actifs, nous vous conseillons de convertir votre fichier en PDF, puis d'ajouter les liens dans le fichier PDF. Tenez compte du mode d'emploi PDF au moment de procéder.
Apprenez-en plus sur les liens d'actifs dans cet article.
Si vous rencontrez des problèmes lors du téléchargement de ces fichiers et que le traitement échoue, nous vous recommandons de contacter support@showpad.com avant de cliquer sur « Continuer » ou « Annuler ». Cela nous permettra d'enquêter sur la cause des problèmes de traitement des fichiers concernés. Les actifs contenant des médias intégrés qui n'ont pas été correctement traités s'afficheront de manière incorrecte pour les utilisateurs.
Bonnes pratiques pour le téléchargement de documents Microsoft Office
Familiarisez-vous avec les possibilités d'exportation et les paramètres de vos applications Microsoft Office. Essayez de créer et de télécharger vos documents en tenant compte de ces instructions :
| Fonctionnalité | Bonnes pratiques | |
|---|---|---|
| Conversion PDF |
Si la structure de votre document n'est pas correcte après le téléchargement, nous vous conseillons de convertir en PDF avant le téléchargement. Concernant en particulier les fichiers Excel, la modification de la mise en page du document peut empêcher le fichier de changer d'apparence. |
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| Conversion des types de fichiers | Certains types de fichiers intégrés dans une présentation Powerpoint ne seront pas pris en charge lors de l'affichage dans Showpad. Nous vous recommandons de convertir ce contenu en un type de fichier pris en charge. Tous les types de contenu pris en charge sont répertoriés ici. | |
| Macros dans les fichiers MS Office | La conversion en PDF signifie également que les macros ne seront pas visibles dans Showpad car il s'agit d'un concept natif de Microsoft Office. Le téléchargement de votre document peut également échouer à cause de cela. Si possible, supprimez les macros existantes du fichier, ou bien exportez le document en tant que fichier PDF et téléchargez-le sur Showpad. | |
| Fichiers Excel avec des ensembles de données volumineux |
Lorsque vous travaillez avec des fichiers Excel complexes et volumineux, il est possible que vous ne puissiez pas les prévisualiser dans Showpad. Un message s'affiche indiquant « Ce document n'a pas pu être prévisualisé dans votre navigateur. Veuillez télécharger le fichier pour l'afficher. » Il existe une solution alternative consistant à enregistrer et télécharger le fichier en tant que fichier XLS (format 97-2004) plutôt qu'au format XLSX plus complexe. |
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| Utilisation de polices personnalisées dans des fichiers Microsoft Office |
Si vous avez des polices personnalisées dans vos documents Microsoft Word ou présentations Powerpoint, nous vous recommandons d'inclure les polices intégrées dans vos fichiers DOCX et PPTX. Cela évitera que la police s'affiche autrement que prévu lorsqu'elle ne fait pas partie des options standard.
Dans certains cas, certaines polices continuent de s'afficher différemment dans Showpad, même si elles sont intégrées dans le document. Cela dépend de la prise en charge ou non de la police par notre outil de visualisation. |
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| Afficher correctement des images dans votre document |
Un document Office peut contenir de nombreux objets masqués. Ceux-ci peuvent être le résultat de manipulations antérieures, d'actions de copier/coller depuis des pages Web, de corruption de fichiers, etc., et ils peuvent être difficilement repérables. Pour supprimer tous les objets cachés qui pourraient empêcher vos images de s'afficher correctement, vous pouvez suivre ces étapes dans l'éditeur Office : dans le menu, allez dans « Modifier » > « Aller à... » Cliquez sur le bouton « Spécial... ». Sélectionnez « Objets » et cliquez sur « OK ». Tous les objets (s'il y en a) devraient maintenant être sélectionnés, même ceux qui sont généralement invisibles. Maintenant que vous savez où ils se trouvent, il vous suffit de supprimer ceux qui ne sont pas pertinents pour avoir à nouveau un document vierge. | |
