Les documents Microsoft Office offrent un moyen simple et rapide de créer vos documents. Comme les autres types de documents, vous pouvez importer ces fichiers sur Showpad. Nous convertissons tous les documents Microsoft Office en PDF afin de garantir une expérience utilisateur optimale lorsque vous utilisez l'application Showpad.
Lorsqu'un prospect ou un client télécharge ces fichiers, les fichiers Microsoft Office convertis seront téléchargés dans leur format d'origine, par exemple .xlsx, .docx, etc. Bien entendu, cela dépend de la façon dont vous avez configuré les autorisations pour ces fichiers en tant qu'administrateur.
Microsoft Office dispose d'options qui vous permettent d'intégrer des polices de caractères, pour, par exemple, assortir vos documents à l'image de marque de votre entreprise. En utilisant ces options, les polices, la mise en page et le style du document ne changeront pas, et les caractères spéciaux ne deviendront pas illisibles.
Remarque : pour intégrer des polices dans vos fichiers Microsoft Office, en fonction de la version que vous utilisez, veuillez consulter l'article sur le site d'assistance Microsoft.
Cet article couvre tous les documents Microsoft Office hormis les fichiers PowerPoint. Pour en savoir plus sur les fichiers PPTX et PPSX, consultez cet article.
Découvrez à quoi ça ressemble
Un PPTX avec un gif intégré :
Caractéristiques principales
- Les fichiers sont convertis au format PDF pour garantir une expérience utilisateur optimale
- Vous pouvez télécharger des documents Microsoft Office avec une taille de fichier allant jusqu'à 2 Go
- Les documents Microsoft Office dont la taille du fichier ne dépasse pas 500 Mo sont optimisés pour une utilisation sur mobile
- En tant que client, si l'option est activée, vous pouvez télécharger le fichier MS Office original
Remarque : Bien que les documents Microsoft Office dont la taille de fichier ne dépasse pas 2 Go puissent être téléchargés et distribués, ils ne peuvent pas être prévisualisés dans Expériences. Réduisez la taille du fichier à moins de 500 Mo pour bénéficier d'une meilleure expérience utilisateur.
Comment Showpad gère les documents Microsoft Office
Hyperliens & liens de ressources
Pour les hyperliens et les liens de ressources, nous vous conseillons de convertir votre fichier en PDF et d'ajouter ensuite les liens dans le fichier PDF. Ce faisant, tenez compte des meilleures pratiques pour les PDF.
Pour en savoir plus sur les liens de ressources, consultez cet article.
Si vous rencontrez des problèmes lors de l'importation de ces fichiers et que le traitement échoue, nous vous recommandons de contacter support@showpad.com avant de cliquer sur Continuer ou Annuler. Cela nous permettra d'identifier la cause des problèmes de traitement des fichiers concernés. Les ressources contenant des médias intégrés qui n'ont pas été traités avec succès ne seront pas présentées correctement aux utilisateurs.
Meilleures pratiques pour l'importation de documents Microsoft Office
Familiarisez-vous avec les possibilités d'exportation et les paramètres de vos applications Microsoft Office. Essayez de créer et de télécharger vos documents en tenant compte de ces consignes :
| Fonctionnalité | Meilleures pratiques | |
|---|---|---|
| Conversion de PDF |
Si la structure de votre document n'est pas correcte après l'importation, nous vous conseillons de le convertir en PDF avant de l'importer. En particulier pour les fichiers Excel, modifier la mise en page du document peut empêcher le fichier d'avoir un aspect différent. |
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| Conversion des types de fichiers | Certains types de fichiers intégrés dans une présentation Powerpoint ne seront pas pris en charge lorsque vous les visualiserez dans Showpad. Nous vous recommandons de convertir ce contenu en un type de contenu supportés. Tous les types de contenu supportés sont répertoriés ici. | |
| Macros dans les fichiers MS Office | La conversion en PDF signifie également que les macros ne pourront pas être visualisées dans Showpad puisqu'il s'agit d'un concept natif de Microsoft Office. Il est également possible que l'importation de votre document échoue à cause de cela. Supprimez si possible les macros existantes du fichier, ou exportez la feuille en tant que fichier PDF et importez ce document sur Showpad. | |
| Grand ensemble de données en fichiers Excel |
Lorsque vous travaillez avec des fichiers de données Excel complexes et de grande taille, il est possible que vous ne puissiez pas prévisualiser le fichier dans Showpad. Un message s'affiche indiquant « Ce document n'a pas pu être visualisé avec votre navigateur. Veuillez télécharger le fichier pour le visualiser.» Il est possible de contourner ce problème en enregistrant et en téléchargeant le fichier sous forme de fichier XLS (format 97-2004) au lieu d'un format de fichier XLSX plus complexe. Vous pouvez également masquer les onglets des grandes feuilles de données pour accélérer le traitement et optimiser l'affichage sur Showpad, ce qui résoudra la plupart des échecs de traitement des fichiers Excel. |
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| Utilisation de polices personnalisées dans les fichiers Microsoft Office |
Si vous avez des polices personnalisées dans vos documents Microsoft Word ou vos présentations Powerpoint, nous vous recommandons d'inclure les polices intégrées dans vos fichiers DOCX et PPTX. Cela empêchera la police d'avoir un rendu différent de celui prévu lorsque la police n'est pas une option standard.
Dans certains cas, certaines polices apparaîtront différentes dans Showpad, même si elles sont intégrées au document. Cela dépend de la prise en charge ou non de la police par notre outil de visualisation. |
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| Afficher des images correctement dans votre document |
Un document Office peut contenir de nombreux objets cachés. Ceux-ci peuvent résulter de manipulations antérieures, de copier/coller à partir de pages Web, de corruption de fichiers, etc. et ils peuvent être difficiles à tracer. Pour supprimer les objets cachés qui pourraient empêcher la bonne visualisation de vos images, vous pouvez suivre ces étapes dans l'éditeur Office : Dans le menu, allez sur « Éditer », « Aller à...» Cliquez sur le bouton « Spécial...» Sélectionnez « Objets » et cliquez sur « OK ». Tous les objets (le cas échéant) devraient maintenant être sélectionnés, même ceux qui sont habituellement invisibles. Maintenant que vous savez où ils se trouvent, il suffit de supprimer ceux qui ne sont pas pertinents pour avoir à nouveau un document vierge. | |
