Les avantages pour vous
Les documents Microsoft Office constituent un moyen simple et rapide de créer vos documents. Comme d'autres types de documents, vous pouvez télécharger ces fichiers dans Showpad. Nous convertissons tous les documents Microsoft Office en fichiers PDF pour garantir une expérience utilisateur exceptionnelle lors de l'utilisation de l'application Showpad.
Quand un prospect ou un client télécharge ces fichiers, les fichiers Microsoft Office convertis seront téléchargés dans leur format d' origine, par exemple .xlsx, .docx., etc. Bien sûr, cela dépend de la façon dont vous, en tant qu'administrateur, avez configuré les autorisations pour ces fichiers.
Microsoft Office propose des options vous permettant d'incorporer des polices, par exemple, pour faire correspondre vos documents à l'image de marque de votre entreprise. En utilisant ces options, les polices, la mise en page et le style du document ne changent pas et les caractères spéciaux ne deviennent pas illisibles.
Remarque : pour incorporer des polices dans vos fichiers Microsoft Office, en fonction de la version que vous utilisez, consultez l' article sur le site du support technique de Microsoft.
Les fichiers PowerPoint PPTX et PPSX peuvent lire les médias incorporés sur la Web app, l'application iOS, et l'application Windows après la conversion par Showpad. Dans cet article, vous pouvez en savoir plus sur comment cela fonctionne.
Remarque : Seuls les fichiers PPTX et PPSX téléchargés après le 14 novembre 2018 auront la capacité de lecture. Il n'y aura pas de migration des présentations existantes dans Showpad. Si des effets non pris en charge sont utilisés sur des vidéos, le rendu de la vidéo peut être empêché.
Découvrir
Un PPTX avec un gif intégré :
Fonctionnalités principales
- Les fichiers sont convertis au format PDF pour une expérience utilisateur exceptionnelle
- Vous pouvez transférer des documents Microsoft Office dont la taille de fichier ne dépasse pas 2 Go.
- Les documents Microsoft Office dont la taille de fichier ne dépasse pas 500 Mo sont optimisés pour une utilisation mobile
- Pour les fichiers Powerpoint PPTX et PPSX, les médias intégrés peuvent être lus dans le document converti.
- En tant que client, si cela est activé, vous pouvez télécharger le fichier MS Office d'origine.
Remarque : Bien que les documents Microsoft Office avec une taille de fichier allant jusqu'à 2 Go puissent être téléchargés et distribués, ils ne peuvent pas être prévisualisés dans les canaux. Réduisez la taille du fichier à moins de 500 Mo pour une meilleure expérience utilisateur.
Comment Showpad gère les documents Microsoft Office
Hyperliens & liens d'actifs
Pour les hyperliens et les liens d'actifs, nous vous conseillons de convertir votre fichier en PDF, puis d'ajouter les liens dans le fichier PDF. Tenez compte des meilleures pratiques en matière de PDF.
Les liens d'actif sont également un excellent moyen d'obtenir le même effet qu'une vidéo incorporée dans une présentation PowerPoint.
Nous vous conseillons de convertir la présentation PowerPoint en un fichier PDF, de télécharger la vidéo séparément dans Powerpoint, puis d'ajouter un lien d'actif derrière l'aperçu de la vidéo.
En savoir plus sur les liens d'actifs dans cet article.
Fichiers Powerpoint avec média intégré
Pour les présentations Powerpoint, sachez que certaines fonctions sont des concepts Powerpoint natifs et ne seront donc pas disponibles dans Showpad car le fichier est optimisé au format PDF.
Si votre présentation comprend des vidéos ou des fichiers GIF incorporés dans vos fichiers PowerPoint PPTX et PPSX, ceux-ci seront lus dans Showpad avec les paramètres de lecture que vous avez définis dans Powerpoint sur tous les périphériques. La capacité de lecture n'est compatible que pour ces deux types de fichiers.
Bien que l'actif puisse être téléchargeable, le média intégré lui-même n'est ni téléchargeable ni partageable.
Bonnes pratiques d'utilisation de médias intégrés dans les fichiers PPTX/PPTS
Nous vous recommandons de consulter ces conseils et recommandations lors du transfert de fichiers PPTX/PPTS contenant des fichiers multimédias intégrés :
| Caractéristique/Fonction | Bonnes pratiques d'utilisation | |
|---|---|---|
| Compatibilité |
La prise en charge des médias incorporés dans les ressources Powerpoint dans Showpad est spécifiquement prise en charge par les types de fichiers PPTX et PPTS. Les fichiers PDF, Google slides, etc. ne sont pas compatibles pour le moment. |
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| Spécifications vidéo | Les fichiers vidéo sont mieux restitués avec un débit binaire raisonnable. Nous vous recommandons de convertir en MP4 pour des performances optimales. Les vidéos provenant de services de diffusion tels que Vimeo ou Youtube ne seront pas lues dans Showpad. Les effets ajoutés à la vidéo peuvent empêcher le rendu de la vidéo au sein du fichier PPTX/PPTS. Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de téléchargement de fichiers vidéo, consultez cette documentation. | |
| Paramètres de personnalisation PPTX disponibles | Pour les médias incorporés dans un fichier PPTX sur l'application web, les paramètres suivants fonctionneront : rogner/ajuster (dans l’espace et dans le temps), faire pivoter, retourner, activer/désactiver le son. Pour les médias incorporés dans un fichier PPTX sur les applications mobiles, les paramètres suivants fonctionneront : faire pivoter, basculer. | |
| Mode plein écran | Appuyez deux fois sur la vidéo intégrée sur le mobile pour afficher la vidéo en plein écran. Ce n'est pas la même chose pour le Web app. | |
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Lecture automatique des vidéos |
La distinction entre le fait qu'une vidéo dans un fichier PPTX soit configurée pour une lecture automatique ou qu'elle soit effectuée manuellement est héritée des paramètres Powerpoint. L'exception à cette règle est lorsque plusieurs vidéos sont orchestrées sur une diapositive, comprenant au moins une lecture automatique. Dans ces cas, toutes les vidéos deviennent en lecture manuelle. |
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| Codecs pris en charge | Des échecs de traitement pourraient survenir lorsque la vidéo utilise un codec non pris en charge. Les codecs pris en charge par cette fonctionnalité sont disponibles ici. | |
| Partage de médias incorporés dans des actifs |
Bien que le partage des actifs contenant un média incorporé soit pris en charge, il n’est pas possible de partager spécifiquement un média incorporé faisant partie d'une présentation. Il n'est également pas possible de télécharger un fichier multimédia à partir d'une seule diapositive. |
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| Analytiques |
Les actifs contenant des médias incorporés feront l’objet d'un suivi, tout comme les autres actifs. Il n'existe pas d'analytiques spécifiques, d'informations partagées ou d'informations Shared Spaces pour les fichiers multimédias incorporés individuellement. |
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Si vous rencontrez des problèmes lors du téléchargement de ces fichiers et que le traitement échoue, nous vous recommandons de nous contacter par support@showpad.com avant de cliquer sur Continuer ou sur Annuler. Cela nous permettra d'enquêter sur la cause des problèmes de traitement des fichiers affectés. Les actifs contenant des médias incorporés qui n'ont pas été traités correctement seront restitués de manière incorrecte aux utilisateurs.
Meilleures pratiques pour le téléchargement d'autres documents Microsoft Office
Familiarisez-vous avec les possibilités d'exportation et les paramètres de vos applications Microsoft Office. Essayez de créer et de télécharger vos documents en tenant compte de ces instructions :
| Fonctionnalité | Les meilleures pratiques | |
|---|---|---|
| Conversion de PDF |
Si la structure de votre document n'est pas correcte après le téléchargement, nous vous conseillons de convertir au format PDF avant de le télécharger. En particulier pour les fichiers Excel, la modification de la mise en page du document peut empêcher le fichier d'avoir un aspect différent. |
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| Ajout de vidéos à des fichiers PPT ou PPTS | Pour les fichiers PowerPoint PPT ou PPTS, la lecture de vidéos et de fichiers GIF n'est pas compatible. Vous pouvez utiliser des liens d'actifs pour utiliser des vidéos avec des présentations. Si les vidéos existent également séparément dans Showpad, vous pouvez créer un lien entre la présentation et la vidéo. Ces liens d'actif fonctionnent hors connexion dans l'application Showpad. Les analytiques pour la vidéo sont suivies séparément de la présentation. | |
| Conversion de types de fichiers | Certains types de fichiers incorporés dans une présentation Powerpoint ne seront pas pris en charge lors de l'affichage dans Showpad. Nous vous recommandons de convertir ce contenu en un type pris en charge. Tous les types de contenu pris en charge sont répertoriés ici. | |
| Fichiers PowerPoint avec transparence. | La mise en page et la conception peuvent être altérées après le traitement de fichiers PowerPoint utilisant des images transparentes. En changeant cela en remplissage uni, le problème peut être résolu. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image dans PowerPoint, mettre en forme, remplissage, remplissage uni.) | |
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Fichiers PowerPoint avec |
La qualité de l'image peut être réduite lors du transfert de fichiers PowerPoint et de fichiers PowerPoint exportés au format PDF. Cela peut se produire lorsque vous utilisez des diapositives PowerPoint plus petites avec des images plus grandes que les diapositives PowerPoint. La qualité de l'image s'améliore lorsque la diapositive originale est au moins aussi grande que l'image. |
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| Macros dans les fichiers MS Office | La conversion au format PDF signifie également que les macros ne seront pas visibles dans Showpad puisqu'il s'agit d'un concept Microsoft Office natif. Il est également possible que le téléchargement de votre document échoue à cause de cela. Supprimez les macros existantes du fichier, le cas échéant, ou exportez la feuille au format PDF et téléchargez ce document dans Showpad. | |
| Fichiers Excel volumineux |
Lorsque vous travaillez avec des fichiers Excel complexes et volumineux, il est possible que vous ne puissiez pas prévisualiser le fichier dans Showpad. Un message apparaît : " Ce document ne peut pas être prévisualisé avec votre navigateur. Veuillez télécharger le fichier pour le voir. " Une solution de contournement consiste à enregistrer et à télécharger le fichier sous forme de fichier XLS (format 97-2004) au lieu d'un format de fichier XLSX plus complexe. |
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| Utilisation de polices personnalisées dans les fichiers Microsoft Office |
Si vous avez des polices personnalisées dans vos documents Microsoft Word ou vos présentations PowerPoint, nous vous recommandons d'inclure les polices intégrées dans vos fichiers DOCX et PPTX. Cela empêchera la police de s'afficher d'une autre manière que prévue si celle-ci ne fait pas partie des options standard.
Dans certains cas, certaines polices s'afficheront toujours différemment dans Showpad, même si elles sont incorporées dans le document. Cela dépend si la police est prise en charge par notre outil de visualisation. |
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| Hyperlinks et liens d'actifs |
Pour les liens hypertexte et les liens d'actifs, nous vous conseillons de convertir votre fichier en PDF, puis d'ajouter les liens dans le fichier PDF. Tenez compte des meilleures pratiques en matière de PDF. Les liens d'actif sont également un excellent moyen d'obtenir le même effet qu'une vidéo incorporée dans une présentation PowerPoint. Nous vous conseillons de convertir la présentation PowerPoint en un fichier PDF, de télécharger la vidéo séparément dans Powerpoint, puis d'ajouter un lien d'actif derrière l'aperçu de la vidéo. En savoir plus sur les liens d'actifs dans cet article. |
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| Afficher des images correctement dans votre document |
Un document Office peut contenir de nombreux objets cachés. Ceux-ci peuvent être le résultat de manipulations antérieures, d'actions de copier/coller à partir de pages Web, de la corruption de fichiers, etc., et peuvent être difficiles à suivre. Pour supprimer tout objet masqué susceptible d'empêcher l'affichage correct de vos images, procédez comme suit dans l'éditeur Office : Dans le menu, choisissez "Edition" > "Aller à ...". Cliquez sur le bouton "Spécial ...". Sélectionnez "Objets" et cliquez sur "OK". Tous les objets (le cas échéant) doivent maintenant être sélectionnés, même ceux qui sont généralement invisibles. Maintenant que vous savez où ils se trouvent, il suffit simplement de supprimer les objets non pertinents pour obtenir à nouveau un document vierge. | |
