Ajoutez des balises pour étiqueter et classer votre contenu Mise à jour 26 septembre 2023 15:52 Les organisations téléchargent et gèrent les cours et les ressources en utilisant la bibliothèque Showpad. En tant qu'administrateur, vous devez être en mesure de trouver rapidement des contenus pertinents et connexes. Cela peut se faire à l'aide de filtres et, plus spécifiquement, de balises. Les balises sont des étiquettes que vous pouvez ajouter à vos actifs et à vos cours. Ces balises sont utilisées pour classer, gérer et trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Vous pouvez même utiliser des balises pour pousser automatiquement des actifs dans les Smart folders (dossiers intelligents), les pages et les experiences Showpad interactives. Vos utilisateurs peuvent également filtrer par étiquettes dans leur bibliothèque de coaching pour remonter rapidement à la surface de Coursework. En bref, les étiquettes sont des métadonnées ajoutées aux actifs et aux cours, utilisées pour organiser (segmenter en utilisant des filtres dans les bibliothèques Contenu et Coach) automatiser (distribuer du contenu à des dossiers intelligents et à des conteneurs dynamiques) recherche (filtres pour les utilisateurs, filtres pour les bibliothèques de contenu et de coach) analyser (recueillir des informations sur utilisateur et sur les destinataires) Showpad utilise des catégories de balises qui peuvent être placées dans une structure arborescente. Les étiquettes sont toujours au niveau le plus bas, ce qui signifie qu'une catégorie parentale de balises ne peut pas avoir à la fois des balises et des sous-catégories. Cette structure arborescente n'est utilisée que pour la catégorisation et n'a pas d'incidence sur les étiquettes proprement dites. Cela signifie qu'une balise a toujours la même valeur, peu importe où elle est placée dans l'arbre des catégories. Vous pouvez utiliser des balises pour catégoriser votre contenu en sections allant du plus large au plus spécifique, ce qui influence vos recherches et content analytics. Elles jouent également un rôle clé dans l'utilisation des recommandations de contenu dans Salesforce. Remarque : si vous utilisez des divisions, vous pouvez partager des balises entre elles. En combinaison avec le partage global de fichiers, les balises attachées aux actifs de la division source apparaîtront sur les actifs des divisions cibles. Voir comment cela fonctionne Caractéristiques principales Les balises sont utilisées pour étiqueter et catégoriser vos actifs et vos cours. Utilisez des balises pour intégrer des actifs dans des dossiers intelligents, des pages et des expériences dynamiques. Les utilisateurs peuvent utiliser des étiquettes pour effectuer des recherches avancées de contenu et de cours. Les balises sont importantes pour l'utilisation de recommandations de contenu dans Salesforce. Créez des filtres dans les rapports pour vous donner des Content Analytics. Lors de la création de filtres, nous permettons d'utiliser jusqu'à 25 balises. Les balises locales sont des balises que vous avez créées vous-même. Les balises externes sont des balises créées automatiquement par une intégration (par exemple, SharePoint). Exemples de balises : Type de document (par exemple : feuille de calcul) Langue (ex. anglais) Gamme de produits (p. ex. comprimés) Étapes de vente (par ex. prospect) Curriculum (c.-à-d. intégration) Réussir en quelques minutes Ajouter des balises lors du téléchargement de nouveaux contenus Ajouter une balise à un actif existant dans votre Content library Modification en bloc de plusieurs fichiers pour ajouter une balise à plusieurs actifs Ajouter des tags aux cours Remplacer une balise par une autre Bonnes pratiques d'utilisation des balises Faire étape par étape Ajout de balises lors du téléchargement d'éléments Dans votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Ajouter du contenu. Choisissez comment vous souhaitez télécharger le contenu. Télécharger des fichiers : cliquez sur cette option pour télécharger des ressources locales stockées sur votre ordinateur. Ajouter une URL : cliquez sur cette option pour ajouter des URL à vos Expériences, collections, et smart folders. Importer de... : cliquez sur cette option pour importer du contenu stocké dans d'autres applications comme Box, Google Drive ou Dropbox. Créer une page : cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle page et y ajouter des balises. Lorsque vous avez sélectionné les ressources que vous souhaitez importer, cliquez dans le champ Ajouter des balises et choisissez une balise existante dans la liste déroulante ou tapez une nouvelle balise et appuyez sur Entrée pour l'ajouter. Vous pouvez ajouter autant de balises que vous le souhaitez. Pour supprimer une étiquette, cliquez sur la croix devant son nom. Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger vos ressources. Retour en haut de la page Ajout de balises à un seul élément de votre bibliothèque Cliquez sur l'élément que vous souhaitez marquer dans votre bibliothèque. Le panneau des actifs à droite comporte une section Balises. Passez la souris sur le type de balise que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône du crayon. Choisissez d'ajouter des balises existantes en cliquant sur celles-ci dans le menu.Les balises recommandées apparaissent en premier, suivies des catégories de balises.Les balises recommandées sont basées sur le titre du fichier afin de présenter des balises pertinentes et connexes tout en organisant les actifs. S'ils ne sont pas catégorisés, vous les verrez par ordre alphabétique. Vous pouvez également ajouter des balises nouvelles ou existantes en tapant dans la case située sous le menu. Cliquez sur « Enregistrer ». Pour supprimer une balise, cliquez sur le petit x à droite du nom de la balise dans le panneau. Retour en haut de la page Ajout de balises à plusieurs ressources de votre bibliothèque Sélectionnez les actifs auxquels vous souhaitez ajouter une balise. Cliquez sur Modifier. Cliquez sur le champ « Ajouter des balises » et choisissez une balise existante dans la liste déroulante ou tapez une nouvelle balise et appuyez sur « Entrer » pour l'ajouter. Vous pouvez ajouter autant de balises que vous le souhaitez. Pour supprimer une balise, cliquez sur la croix après le nom de la balise. Pour en savoir plus sur la gestion des tags ou sur l'ajout de tags existants à partir d'Excel, consultez cet article. Retour en haut de la page Ajouter des tags aux cours Ajoutez des tags aux cours lors de la création du cours ou aux cours déjà présents dans votre bibliothèque Coach. Pour ajouter une balise à un cours lors de sa création, commencez à taper une balise dans le champ pour rechercher une balise existante, ou sélectionnez-en une dans le menu déroulant. Pour ajouter une nouvelle balise ici, saisissez la balise souhaitée, puis cliquez sur Ajouter une balise. Poursuivez la création du cours. Pour ajouter une balise à un cours dans votre bibliothèque de Coach, sélectionnez le cours. Dans le panneau de détail du cours, cliquez sur l'onglet Propriétés. Survolez la section des balises et cliquez sur Modifier. Commencez à taper une balise à rechercher ou sélectionnez-en une dans le menu déroulant. Pour ajouter une nouvelle balise ici, saisissez la balise souhaitée, puis cliquez sur Ajouter une balise. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Retour en haut de la page Remplacer une balise par une autre Sous Balises, cliquez sur celle que vous souhaitez remplacer. Cliquez sur les trois points à côté du bouton Modifier. Recherchez une balise existante avec laquelle vous souhaitez remplacer toutes les utilisations de la balise actuelle. Vous ne pouvez pas créer une nouvelle balise ici, vous pouvez choisir parmi celles qui existent actuellement dans votre instance. Sélectionnez la nouvelle balise et cliquez sur Remplacer. Pour en savoir plus sur la gestion de vos balises ou sur l'ajout de balises existantes à partir d'Excel, consultezcet article à l'adresse. Retour en haut de la page Bonnes pratiques pour l'utilisation des balises Définir et documenter en interne un ensemble de lignes directrices en matière de marquage.Fixez des limites et des règles internes concernant les personnes habilitées à créer et à modifier des balises en suivant des lignes directrices spécifiques. Respectez les conventions de dénomination que vous avez convenues. Faites attention à la grammaire et au formatage lorsque vous créez ou modifiez vos balises. Faites attention aux balises avec des noms en double.Bien que Showpad prenne en charge les balises avec des noms dupliqués, chaque balise fonctionnera indépendamment des autres car chaque balise a un numéro d'identification unique.Si vous n'éliminez pas la redondance des balises, vous risquez d'obtenir des résultats inattendus en matière de rapports, de contenu et de gestion des cours. Utilisez les étiquettes existantes dans la mesure du possible.Évitez de créer de nouvelles balises lorsqu'il existe déjà une balise qui répond à vos besoins. Supprimez périodiquement les étiquettes globales inutilisées.Évitez l'encombrement en supprimant les étiquettes inutilisées. Envisagez d'ajouter des balises supplémentaires afin d'améliorer la convivialité pour les administrateurs et les utilisateurs. Exemples Vous pouvez organiser vos étiquettes de la manière suivante : Région Applicable aux organisations qui doivent filtrer le contenu en fonction de la région Garantit l'exactitude des données grâce à la logique Smart folder Peut être utilisé en conjonction avec les profils de contenu Exemples d'étiquettes : NA, EMEA, APAC, LATAM, USA, Canada, UK, France, etc. La langue Bénéfique pour les rapports d'analyse, les profils de contenu et la logique des dossiers. Exemples d'étiquettes : anglais (NA), anglais (UK), français, espagnol, allemand, etc. Interne L'étiquetage des ressources à usage interne vous permettra de filtrer rapidement votre bibliothèque afin de vérifier les autorisations pour les fichiers qui ne doivent pas être partagés en dehors de votre organisation. Exemple de balise : utiliser IUO (Internal Usage Only) pour vérifier les autorisations Type d'actif Exemple de balises : PDF, XLS, PPT, DOC,... Retour en haut de la page Articles associés Gérez et catégorisez vos balises existantes Création de profils de contenu pour le filtrage dynamique du contenu Configuration du provisionnement automatique pour les utilisateurs de Salesforce Connexion à la Web app en tant qu'administrateur Configurer les rapports Coach dans Salesforce