Au fur et à mesure que votre organisation évolue, votre contenu évolue également. Dans Showpad, vous pouvez facilement importer, organiser et supprimer des ressources de votre bibliothèque Showpad. Vous pouvez mettre à jour les ressources vers une version plus récente si vous disposez d'un document mis à jour. Assurez-vous d'utiliser le même type de fichier que le fichier d'origine.
Les ressources ne peuvent être mises à jour qu'avec des fichiers du même type. Par exemple, un document .xls doit être remplacé par un autre document .xls pour être mis à jour. Un fichier .xlsx peut être importé, mais uniquement en tant que nouvelle ressource, et non en tant que mise à jour d'un document .xls antérieur portant le même nom. De plus, vous ne pouvez pas mettre à jour une ressource avec une version PDF si le type de fichier d'origine était, par exemple, un document Powerpoint.
Lors de la mise à jour d'une ressource, toutes les propriétés et données relatives à cette ressource, telles que les balises attribuées, les autorisations et les partages, restent intactes.
Si vos utilisateurs ont utilisé ce fichier ou certaines de ses pages dans une Collection ou un Shared Space, le fichier sera automatiquement mis à jour vers la version la plus récente lorsqu'ils actualiseront le contenu sur leur appareil.
Caractéristiques principales
- Organiser et mettre à jour facilement les ressources
- Mettre à jour les ressources de MS Office avec les versions .xls, .xlsx, .doc, .docx, .ppt et .pptx
- Choisir conserver les statistiques précédentes sur les ressources
- Les utilisateurs reçoivent des ressources mises à jour sur leurs appareils
- Mettre à jour les URL des ressources
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Accès en tant qu'Administrateur sur la plateforme en ligne de Showpad
- Mise à jour des versions de fichiers des ressources téléchargées
Réussir en quelques minutes
- Cliquez sur la ressource que vous souhaitez remplacer
- Sélectionnez la ressource et cliquez sur importer la nouvelle version
- Choisissez de remplacer les statistiques ou non
- Téléchargez le fichier
Faire étape par étape
- Allez dans votre bibliothèque et cliquez sur la ressource dont vous voulez importer une nouvelle version.
- Sur le panneau Informations de la ressource, cliquez sur Importer une nouvelle version.
- Faites glisser et déposez le nouveau fichier ou cliquez sur Parcourir et sélectionnez la nouvelle version de la ressource depuis votre ordinateur.
Si votre type de fichier est différent, vous recevrez un message d'erreur. Veillez à utiliser le même type de fichier lors de l'importation de nouvelles versions.
- Sélectionnez les cases à cocher suivantes si nécessaire :
- Réinitialiser les likes : cochez cette case si vous souhaitez réinitialiser le nombre de likes du fichier. Ceci est utile si la ressource mise à jour contient des changements importants.
- Conserver le nom de fichier actuel : cochez cette case si vous souhaitez conserver le nom de fichier de la ressource qui sera remplacée par une version actualisée. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier des conventions de nommage lorsque vous créez des versions actualisées de ressources existantes.
- Cliquez sur le bouton Télécharger. Une fois l'importation terminée, cliquez sur Terminé.
- Pour voir l'historique des mises à jour du fichier, cliquez sur l'onglet Info dans le panneau d'information de la ressource. Vous verrez trois dates différentes :
- Ajout : La date initiale à laquelle le fichier a été ajouté pour la première fois à la Content library
- Dernière importation : La date à laquelle la version la plus récente du fichier a été importée
- Dernière mise à jour : La date à laquelle la dernière modification a été apportée au fichier depuis Showpad (par exemple : autorisations, nouvelle version, changement d'auteur, etc.)
- La nouvelle version sera désormais disponible dans les collections, les expériences et les Shared Spaces des utilisateurs, le cas échéant. Ils ne seront pas informés du changement.
