Les avantages pour vous
À mesure que votre organisation évolue, votre contenu évolue de même. Avec Showpad, vous pouvez facilement télécharger, organiser et supprimer des ressources dans votre bibliothèque Showpad. Vous pouvez mettre à jour les ressources avec une version plus récente si vous disposez d'un document mis à jour. Assurez-vous d'utiliser le même type de fichier que le fichier d'origine.
Les ressources ne peuvent être mises à jour qu'avec des fichiers du même type. Par exemple, un document .xls doit être remplacé par un autre document .xls pour le mettre à jour. Vous pouvez télécharger un fichier .xlsx mais uniquement comme nouvelle ressource, et non comme nouvelle version d'un document .xls antérieur portant le même nom. De plus, vous ne pouvez pas mettre à jour une ressource avec une version PDF si le type de fichier d'origine était, par exemple, un document Powerpoint.
Lors de la mise à jour d'une ressource, toutes les propriétés et données relatives à cet élément, telles que les balises attribuées, les autorisations et les partages, restent intactes.
Si vos utilisateurs ont utilisé ce fichier ou certaines de ses pages dans une Collection ou un Shared Space, le fichier sera automatiquement mis à jour vers la version la plus récente lorsqu'ils actualiseront le contenu sur leur appareil.
Caractéristiques principales
- Organiser et mettre à jour vos ressources facilement
- Mettre à jour les ressources MS Office avec des versions .xls, .xlsx,.doc, .docx, .ppt, .pptx
- Choisir de conserver les statistiques des ressources précédentes
- Les utilisateurs reçoivent les ressources mises à jour sur leurs appareils
- Mettre à jour des ressources URL
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Accès administrateur à la plateforme en ligne de Showpad
- Les nouvelles versions des ressources téléchargées
Réussir en quelques minutes
- Cliquez sur l'élément que vous souhaitez remplacer
- Sélectionnez l'icône de mise à jour du fichier
- Sélectionnez le contenu et téléchargez la nouvelle version
- Choisissez de remplacer les statistiques ou non
- Téléchargez le fichier
Procédez étape par étape
- Accédez à votre bibliothèque et cliquez sur l'élément que vous souhaitez remplacer.
- Dans le volet des détails de la ressource, cliquez sur les trois points. Sélectionnez Télécharger une nouvelle version.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez la nouvelle version de la ressource sur votre ordinateur, ou faites-la glisser et déposez-la dans la section Télécharger.
Si le type de fichier est différent, vous recevrez un message d'erreur. Assurez-vous d'utiliser le même type de fichier lors du téléchargement de nouvelles versions.
- Cochez les cases suivantes si nécessaire :
- Réinitialiser les évaluations : cochez cette case si vous souhaitez réinitialiser le nombre de mentions J'aime du fichier. Cette option est utile si la nouvelle version de la ressource contient des mises à jour importantes.
- Conserver le nom de fichier actuel : cochez cette case si vous souhaitez conserver le nom de fichier de la ressource qui sera remplacée par une version mise à jour. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de conventions de nomenclature lors de la création de nouvelles versions de ressources existantes.
- Cliquez sur le bouton Télécharger. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Terminé.
- Pour voir l'historique de mise à jour des fichiers, cliquez sur l'onglet Info dans le volet des détails de la ressources. Vous verrez trois dates différentes :
- Ajouté : la première date à laquelle le fichier a été initialement ajouté à la Content library
- Téléchargé : la date à laquelle la version la plus récente du fichier a été téléchargée
- Dernière mise à jour : date à laquelle la dernière modification a été apportée au fichier depuis Showpad (par exemple autorisations, balises, etc.)
- La nouvelle version sera désormais accessible aux utilisateurs dans Collections, Experiences et Shared Spaces, selon le cas, et ceux-ci ne seront pas informés de la modification.
