Quels sont vos avantages
Au fur et à mesure que votre organisation évolue, votre contenu évolue également. Dans Showpad, vous pouvez facilement télécharger, organiser et supprimer des ressources de votre bibliothèque Showpad. Vous pouvez mettre à jour les ressources avec une version plus récente si vous disposez d'un document mis à jour. Assurez-vous d'utiliser le même type de fichier que le fichier d'origine.
Les ressources ne peuvent être mises à jour qu'avec des fichiers du même type. Par exemple, un document .xls doit être remplacé par un autre document .xls pour la mise à jour. Un fichier .xlsx peut être téléchargé mais uniquement en tant que nouvelle ressource, et non en tant que mise à jour d'un document .xls antérieur portant le même nom. De plus, vous ne pouvez pas mettre à jour une ressource avec une version PDF si le type de fichier d'origine était, par exemple, un document Powerpoint.
Lors de la mise à jour d'une ressource, toutes les propriétés et données relatives à cette ressource, telles que les balises attribuées, les autorisations et les partages, restent intactes.
Si vos utilisateurs ont utilisé ce fichier ou certaines de ses pages dans une Collection ou un Shared Space, le fichier sera automatiquement mis à jour à la version la plus récente lorsqu'ils actualiseront le contenu sur leur appareil.
Caractéristiques principales
- Facilement organiser et mettre à jour les ressources
- Mettre à jour les ressources MS Office avec des versions .xls, .xlsx, .doc, .docx, .ppt, .pptx
- Choisissez de conserver les statistiques précédentes des ressources
- Les utilisateurs reçoivent des ressources mises à jour sur leurs appareils
- Mettre à jour les URL assets
Ce qu'il vous faut pour réussir
- L'accès administrateur sur l'Online Platform de Showpad
- Versions de fichier mises à jour d'éléments téléchargés
Réussir en quelques minutes
- Cliquez sur la ressource que vous souhaitez remplacer.
- Sélectionnez l'icône Mise à jour de fichier.
- Sélectionnez Contenu et téléchargez la nouvelle version.
- Choisissez de remplacer les statistiques ou non.
- Téléchargez le fichier.
Procédez étape par étape
- Accédez à votre bibliothèque et cliquez sur l'élément que vous souhaitez remplacer.
- Dans le volet de détails de la ressource, cliquez sur les trois points. Sélectionnez Télécharger une nouvelle version.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez la nouvelle version de la ressource sur votre ordinateur, ou faites-la glisser et déposez-la dans la section Télécharger.
Si votre type de fichier est différent, vous recevrez un message d'erreur. Veillez à utiliser le même type de fichier lors du téléchargement de nouvelles versions.
- Cochez les cases suivantes si nécessaire :
- Réinitialiser les évaluations: cochez cette case si vous souhaitez réinitialiser le nombre de mentions J'aime du fichier. Ceci est utile si la ressource mise à jour contient des mises à jour importantes.
- Conserver le nom de fichier actuel: cochez cette case si vous souhaitez conserver le nom de fichier de la ressource qui sera remplacée par une version mise à jour. Ainsi, vous n'avez pas à vous préoccuper des conventions de dénomination lors de la création de versions mises à jour de ressources existantes.
- Cliquez sur le bouton Télécharger. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Terminé.
- Pour voir l'historique de mise à jour d'un fichier, cliquez sur l'onglet Info dans le volet de détails de la ressource. Vous verrez trois dates différentes :
- Ajouté : la date initiale à laquelle le fichier a été initialement ajouté à la Content library.
- Téléchargé : la date à laquelle la version la plus récente du fichier a été téléchargée.
- Dernière mise à jour : la date à laquelle la dernière modification a été apportée au fichier depuis Showpad (par exemple : autorisations, nouvelle version, changement d'auteur, etc.).
- La nouvelle version sera désormais disponible dans les Collections, Experiences et Shared Spaces des utilisateurs, selon le cas, et ils ne seront pas informés du changement.
