Configuration du provisionnement automatique pour les utilisateurs de Salesforce

Découvrez comment cela fonctionne sur Salesforce Lightning

1. Créer un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning
2. Configurer le provisionnement automatique dans Showpad
3. Tester l'auto-approvisionnement

Procédez étape par étape

1. Créer un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning

Tout d'abord, nous devons créer un champ d'affectation de groupe pour affecter les utilisateurs provisionnés automatiquement à un groupe spécifique d'utilisateurs dans Showpad.

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran, puis sélectionnez Configuration.
   
2. Dans les outils de la plateforme, dans la colonne de gauche, développez Objets et champs et sélectionnez Gestionnaire d'objets.
   
3. Sélectionnez Utilisateur dans la liste des étiquettes.
4. Sélectionnez Champs et relations. Cliquez ensuite sur Nouveau.
5. Sous Type de données, sélectionnez Formule, puis faites défiler vers le bas et cliquez sur Suivant.
6. Saisissez une étiquette de champ pour le champ personnalisé et sélectionnez Texte comme type de retour. Cliquez sur Suivant.
   
7. Ouvrez la liste déroulante Sélectionner le type de champ et sélectionnez $Profil.
8. Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ et sélectionnez Nom. Si le groupe d'utilisateurs n'existe pas encore dans Showpad, ce $Profil.Nomest utilisé pour créer un nouveau groupe dans Showpad avec le même nom que celui dont l'utilisateur fait partie dans Salesforce.
9. Vous pouvez ajouter une description et un texte d'aide pour le champ personnalisé au bas de la page, mais ce n'est pas obligatoire. Cliquez sur Suivant.
   
10. Sélectionnez vos champs de sécurité comme vous le souhaitez, puis cliquez sur Enregistrer.
11. Sélectionnez les mises en page qui doivent inclure ce nouveau champ. Cliquez sur le bouton Suivant et enregistrez votre nouveau champ personnalisé.
12. De retour dans la liste des champs et relations, faites défiler la liste vers le bas et cliquez sur le nouveau champ que vous venez de créer.  Copiez le nom d'API de votre champ personnalisé. Il s'agit de la valeur dont vous aurez besoin plus tard pour configurer le champ d'affectation de groupe de l'instance Salesforce sur l'Online Platform Showpad.
    
13. Il est important de vérifier le profil de vos utilisateurs dans Salesforce. Comme nous l'avons mentionné précédemment, le $Profil.Nomsera utilisé pour créer un groupe si ce nom n'existe pas encore dans Showpad.
    Si cela est encore nécessaire, vous pouvez créer de nouveaux profils via Administrer, Gérer les utilisateurs, Profils.
14. Enregistrez le profil et sélectionnez ce profil pour le ou les utilisateurs.

2. Configurer le provisionnement automatique dans Showpad

Vous pouvez activer et configurer le provisionnement automatique dans Showpad pendant le processus de configuration d'une instance Salesforce ou après la création d'une instance. Dans cet exemple, nous allons configurer le provisionnement automatique pour une instance Salesforce qui a déjà été configurée.

1. Dans l'Online Platform, cliquez sur l'icône de l'engrenage et choisissez Intégrations. Cliquez sur CRM dans le menu des intégrations.
2. Cliquez sur l'instance pour laquelle vous voulez activer le provisionnement automatique.
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section d'authentification et cliquez sur Modifier pour le champ de provisionnement d'authentification unique et d'utilisateur.
4. Choisissez d'abord si vous souhaitez autoriser l'authentification unique pour les utilisateurs en cochant la case. Lorsqu'elle est activée, les utilisateurs verront l'option pour se connecter avec Salesforce en utilisant leurs identifiants Salesforce sur leur écran de connexion. Lorsqu'il est désactivé, le bouton de connexion Salesforce sera supprimé de l'écran de connexion. Les utilisateurs qui se sont connectés à Salesforce avant la suppression du bouton resteront connectés jusqu'à ce que leur session expire ou que leur compte soit désactivé/supprimé.
5. Ensuite, choisissez le type de provisionnement des utilisateurs que vous souhaitez. Vous pouvez sélectionner Aucun, le provisionnement automatique juste à temps ou le provisionnement par synchronisation nocturne.
   
   • Le provisionnement automatique juste à temps signifie que les comptes d'utilisateurs Showpad seront automatiquement créés lorsque les utilisateurs se connecteront à Showpad pour la première fois en utilisant l'option de connexion via Salesforce.
   • La synchronisation nocturne signifie que les comptes et les groupes d'utilisateurs de Showpad seront créés ou supprimés par une synchronisation nocturne avec Salesforce.
   
6. Si vous avez sélectionné le provisionnement juste à temps, créez la liste par défaut du ou des groupes auxquels vous souhaitez que les nouveaux utilisateurs provisionnés automatiquement soient ajoutés dans Showpad. Ajoutez un champ d'affectation de groupe pour Salesforce auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront ajoutés.
   
   • Groupe par défaut pour les nouveaux utilisateurs : entrez le groupe d'utilisateurs auquel les nouveaux utilisateurs provisionnés seront assignés par défaut.
   • Champ d'affectation de groupe dans Salesforce : lorsqu'un utilisateur est déjà affecté à un groupe dans Salesforce, Showpad peut fournir automatiquement ces utilisateurs et les ajouter à un groupe d'utilisateur spécifique dans Showpad, sur la base des informations de champ souhaitées de Salesforce. Showpad va maintenant créer automatiquement le groupe utilisateur, basé sur le $Profil.Nomque nous avons configuré dans Salesforce. Vous pouvez également utiliser la valeur ou la formule de recherche de votre choix, par exemple un combinaison du pays et du rôle. Plusieurs groupes sont autorisés et doivent être séparés par une virgule.
   
   
7. Si vous avez sélectionné l'option de provisionnement nocturne, choisissez si vous souhaitez ajouter les utilisateurs en fonction de leur ensemble de permissions Salesforce ou de leur profil Salesforce. Sélectionnez l'ensemble d'autorisations ou le profil correspondant dans le menu déroulant.
   Ensuite, utilisez l'option des champs d'utilisateur Salesforce pour ajouter une liste, séparée par des virgules, de champs d'utilisateur de Salesforce pour lesquels vous souhaitez créer des groupes d'utilisateurs pertinents. Par exemple, si j'ajoute Division comme champ d'utilisateur Salesforce et qu'un représentant commercial a Mid-market dans son champ d'utilisateur Salesforce Division, il sera ajouté à un groupe Mid-market dans Showpad. Essentiellement, les valeurs des champs d'utilisateur de Salesforce sélectionnés seront créées en tant que groupes avec les utilisateurs correspondants dans Showpad. Utilisez le nom API du champ.
   
8. Si vous utilisez une option de synchronisation nocturne et que vous souhaitez la mettre à jour sans attendre l'heure de la synchronisation nocturne, vous pouvez la synchroniser comme une instance unique. Accédez à Intégrations, puis sélectionnez CRM et ouvrez l'instance applicable. Dans la section Authentification, cliquez sur Synchroniser les utilisateurs.

3. Tester l'auto-provisionnement juste à temps

Si vous avez configuré avec succès le provisionnement automatique nocturne, vous remarquerez des changements dans votre onglet des utilisateurs Showpad le matin suivant. Toutefois, si vous avez sélectionné le provisionnement juste à temps, vous pouvez vérifier que l'intégration fonctionne immédiatement. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur Salesforce ou utilisez un utilisateur existant pour tester. L'utilisateur Salesforce se connecte à Showpad et sera créé automatiquement dans le groupe configuré que nous avons défini dans l'instance Salesforce sur l'Online platform.

1. Créez un nouvel utilisateur ou demandez à un utilisateur de la liste des utilisateurs dans Salesforce de se connecter sur Showpad.
   
2. Connectez-vous sur un appareil avec le nom d'utilisateur Salesforce.
3. Sur l'Online platform, vous verrez que l'utilisateur est maintenant créé automatiquement dans Showpad, dans le groupe que nous avons configuré.