Lorsque vous avez configuré une instance Salesforce dans Showpad, vous pouvez gagner beaucoup de temps en créant automatiquement des utilisateurs et des groupes s'ils existent déjà dans Salesforce.
Vous pouvez sélectionner deux options pour configurer le provisionnement. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'approvisionnement automatique juste-à-temps pour créer automatiquement un compte Showpad pour les utilisateurs qui utilisent leurs informations d'identification Salesforce lors de la première connexion à Showpad. De même,utilisez un approvisionnement et un désapprovisionnement automatiques via la synchronisation nocturne pour que les comptes et les groupes d'utilisateurs Showpad soient créés ou supprimés chaque nuit.
- Si vous utilisez l'approvisionnement juste-à-temps, les modifications ou les mises à jour de l'utilisateur dans Salesforce ne mettront pas à jour l'utilisateur dans Showpad la prochaine fois qu'il se connectera. En outre, une suppression d'un utilisateur de Salesforce ne supprimera pas l'utilisateur dans Showpad. Si vous supprimez l'utilisateur de Showpad mais qu'il se reconnecte avec les informations d'identification Salesforce, l'utilisateur sera recréé dans Showpad.
- Si vous utilisez le provisionnement et le désapprovisionnement automatiques via la synchronisation nocturne, les utilisateurs et les groupes seront ajoutés ou supprimés chaque nuit pour qu'ils correspondent à votre enregistrement Salesforce, et vous ne pourrez plus modifier les utilisateurs dans Showpad. Vous pouvez toujours ajouter, modifier ou supprimer des groupes manuels sur les utilisateurs synchronisés. La synchronisation s'effectue chaque nuit à 3:00 du matin UTC, mais vous pouvez effectuer une synchronisation manuelle si nécessaire.
Remarque : Si les utilisateurs qui sont synchronisés via la synchronisation nocturne changent leur adresse électronique, un nouveau compte Showpad sera créé pour eux via la synchronisation, et le compte original sera désactivé. Pour éviter cela, veuillez contacter notre équipe d'assistance pour que leur adresse électronique soit mise à jour dans notre système. De cette façon, toutes les données historiques de leur compte seront conservées.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Privilèges d'Administrateur sur les plateformes Showpad et Salesforce
- Forfait Showpad Plus ou Ultimate
- Forfait Salesforce Enterprise ou Illimité
Sélectionnez votre expérience Salesforce
 Classic |
 Lightning |
- Créez un Champ de Devoir de Groupe dans Salesforce Classic
- Configurer l'approvisionnement automatique dans Showpad
- Tester l'auto-approvisionnement
Faire étape par étape
1. Créez un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Classic
Tout d'abord, nous devons créer un champ d'affectation de groupe pour affecter les utilisateurs auto-provisionnés à un groupe spécifique utilisateur dans Showpad.
- Cliquez sur Configuration.
- Cliquez sur Personnaliser, Utilisateurs, Champs dans le menu de gauche. Cela ouvrira la page Champs d'utilisateur où vous pourrez ajouter le champ personnalisé dont nous avons besoin pour le provisionnement automatique.
- Faites défiler vers le bas sur cette page et cliquez sur le bouton Nouveau.
- Sous Type de données, sélectionnez Formule et cliquez sur Suivant.
- Entrez une étiquette de champ pour le champ personnalisé et sélectionnez Texte comme type de retour. Cliquez sur Suivant.
- Ouvrez la liste déroulante Sélectionner le type de champ et sélectionnez $Profile.
- Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ et sélectionnez Nom. Si le groupe utilisateur n'existe pas encore dans Showpad, ce $Profile.Le nom est utilisé pour créer un nouveau groupe dans Showpad avec le même nom que celui dont l'utilisateur fait partie dans Salesforce.
- Vous pouvez ajouter une description et un texte d'aide pour le champ personnalisé au bas de la page, mais ce n'est pas obligatoire. Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur le bouton Suivant et enregistrez votre nouveau champ personnalisé.
- Faites défiler la liste des champs personnalisés de l'utilisateur et copiez le nom de l'API de votre champ personnalisé. Il s'agit de la valeur dont vous aurez besoin plus tard pour configurer le champ d'affectation de groupe de l'adresse instance Salesforce sur le site Showpad Online Platform. Le champ doit correspondre exactement et est sensible à la casse.
- Il est important de vérifier le profil de vos utilisateurs dans Salesforce. Comme nous l'avons mentionné précédemment, le $Profile.Le nom sera utilisé pour créer un groupe si ce nom n'existe pas encore dans Showpad.
Si cela est encore nécessaire, vous pouvez créer de nouveaux profils via Administrer, Gérer les utilisateurs, Profils.
- Enregistrez le profil et sélectionnez ce profil pour le(s) utilisateur(s).
2. Configurer le provisionnement automatique dans Showpad
Dans cet exemple, nous allons configurer le provisionnement automatique pour une instance Salesforce qui a déjà été connectée.
- Dans Online Platform, cliquez sur l'icône de l'engrenage et choisissez intégrations. Cliquez sur CRM dans le Menu intégrations.
- Cliquez sur l'instance pour laquelle vous voulez activer l'auto-provisionnement.
- Faites défiler l'écran jusqu'à la Section d'authentification et cliquez sur Modifier pour le champ authentification unique et Provisionnement des utilisateurs.
- Sélectionnez Aucun, Autoriser l'authentification unique avec Salesforce, Autoriser l'authentification unique et le provisionnement automatique juste-à-temps, ou Autoriser l'authentification unique et le provisionnement par synchronisation nocturne.
- Autoriser l'authentification unique avec Salesforce donnera aux utilisateurs la possibilité de se connecter à Showpad en utilisant leurs informations de connexion Salesforce.
- Le provisionnement automatique Just-in-time (juste-à-temps) signifie que les comptes Showpad utilisateur seront automatiquement créés lorsque les utilisateurs se connecteront à Showpad pour la première fois en utilisant l'option de connexion Salesforce.
- La synchronisation nocturne signifie que les comptes et les groupes d'utilisateurs Showpad seront créés ou supprimés par une synchronisation nocturne avec Salesforce.
- Si vous avez sélectionné le provisionnement automatique juste à temps, créez la liste par défaut du ou des groupes auxquels vous souhaitez que les nouveaux utilisateurs provisionnés automatiquement soient ajoutés dans Showpad. Ajoutez un Champ d'Affectation de Groupe pour Salesforce auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront ajoutés.
- Groupe par défaut pour les nouveaux utilisateurs : Entrez le groupe utilisateur auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront assignés par défaut.
- Champ d'affectation de groupe dans Salesforce : Lorsqu'un utilisateur est déjà affecté à un groupe dans Salesforce, Showpad peut fournir automatiquement ces utilisateurs et les ajouter à un groupe d'utilisateur spécifique dans Showpad, sur la base des informations de champ souhaitées de Salesforce. Showpad va maintenant créer automatiquement le groupe utilisateur, basé sur le $Profile.Nom que nous avons configuré dans Salesforce. Vous pouvez également utiliser la valeur ou la formule de recherche de votre choix, par exemple un combinaison du pays et du rôle. Les groupes multiples sont autorisés, et doivent être séparés par une virgule.
- Si vous avez sélectionné l'option de provisionnement nocturne, choisissez si vous souhaitez faire entrer les utilisateurs en fonction de leur ensemble de permissions Salesforce ou de leur profil Salesforce. Ensuite, utilisez le champ pour saisir le jeu d'autorisations ou le profil à partir duquel vous souhaitez synchroniser les utilisateurs. Si le champ "Salesforce Permission Set" est laissé vide, TOUS les utilisateurs de Salesforce seront synchronisés avec Showpad.
- Ensuite, saisissez les champs d'affectation de groupe pour lesquels vous souhaitez créer des groupes d'utilisateurs pertinents dans Showpad. Par exemple, si je sélectionne Division comme affectation de groupe Salesforce et qu'un représentant commercial est répertorié dans le champ de groupe Division Salesforce, il sera ajouté à un groupe Mid-market dans Showpad. Essentiellement, les valeurs du champ d'affectation de groupe sélectionné dans Salesforce seront créées en tant que groupes avec les utilisateurs correspondants dans Showpad.
- Si vous utilisez une option de synchronisation nocturne et que vous souhaitez la mettre à jour sans attendre l'heure de la synchronisation nocturne, vous pouvez la synchroniser comme une instance unique. Accédez à intégrations, puis sélectionnez CRM et ouvrez l'instance applicable. Dans la section d'Authentification, cliquez sur Synchroniser les utilisateurs.
Si vous avez configuré avec succès le provisionnement automatique de nuit, vous remarquerez des changements dans votre onglet utilisateur Showpad le matin suivant. Toutefois, si vous avez sélectionné le provisionnement Just-in-time (juste-à-temps), vous pouvez vérifier que l'intégration fonctionne immédiatement. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur Salesforce ou utilisez un utilisateur existant pour tester. L'utilisateur Salesforce se connecte à Showpad et sera créé automatiquement dans le groupe configuré que nous avons défini dans l'instance Salesforce sur Online platform.
- Créez un nouvel utilisateur ou demandez à un utilisateur de la liste des utilisateurs dans Salesforce de se connecter sur Showpad.
- Connectez-vous sur un appareil avec le nom d'utilisateur Salesforce.
- Sur Online platform, vous verrez que l'utilisateur est maintenant automatiquement créé dans Showpad, dans le groupe que nous avons configuré.
- Créer un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning
- Configurer le provisionnement automatique dans Showpad
- Tester l'auto-approvisionnement
Faire étape par étape
1. Créer un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning
Tout d'abord, nous devons créer un champ d'affectation de groupe pour affecter les utilisateurs auto-approvisionnés à un groupe spécifique Utilisateurs dans Showpad.
- Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran, puis sélectionnez Setup.
- Sous Outils de la plateforme, dans la colonne de gauche, développez Objets et champs et sélectionnez Objet Manager.
- Sélectionnez utilisateur dans la liste des étiquettes.
- Sélectionnez Champs & Relations. Cliquez ensuite sur Nouveau.
- Sous Type de données, sélectionnez Formule, puis faites défiler la liste et cliquez sur Suivant.
- Entrez une étiquette de champ pour le champ personnalisé et sélectionnez Texte comme type de retour. Cliquez sur Suivant.
- Ouvrez la liste déroulante sélectionner le type de champ et sélectionnez $Profile.
- Ouvrez la liste déroulante insérer un champ et sélectionnez Nom. Si le groupe utilisateur n'existe pas encore dans Showpad, ce $Profile.Le nom est utilisé pour créer un nouveau groupe dans Showpad avec le même nom que celui auquel l'utilisateur appartient dans Salesforce.
- Vous pouvez ajouter une description et un texte d'aide pour le champ personnalisé au bas de la page, mais ce n'est pas obligatoire. Cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez vos champs de sécurité comme vous le souhaitez, puis cliquez sur Enregistrer.
- Sélectionnez les mises en page qui doivent inclure ce nouveau champ. Cliquez sur le bouton Suivant et enregistrez votre nouveau champ personnalisé.
- De retour dans la liste des champs & relations, faites défiler la liste vers le bas et cliquez sur le nouveau champ que vous venez de créer. Copiez le nom d'API de votre champ personnalisé. Il s'agit de la valeur dont vous aurez besoin plus tard pour configurer le champ d'affectation de groupe de l'adresse instance Salesforce sur le site Showpad Online Platform.
- Il est important de vérifier le profil de vos utilisateurs dans Salesforce. Comme nous l'avons déjà mentionné, le $Profil.Le nom sera utilisé pour créer un groupe si ce nom n'existe pas encore dans Showpad.
Si cela est encore nécessaire, vous pouvez créer de nouveaux profils via Administrer, Gérer les utilisateurs, Profils. - Enregistrez le profil et sélectionnez ce profil pour le(s) utilisateur(s).
2. Configurer le provisionnement automatique dans Showpad
Vous pouvez activer et configurer le provisionnement automatique dans Showpad pendant le processus de configuration d'une instance Salesforce ou après la création d'une instance. Dans cet exemple, nous allons configurer le provisionnement automatique pour une instance Salesforce qui a déjà été configurée.
- Dans Online Platform, cliquez sur l'icône de l'engrenage et choisissez intégrations. Cliquez sur CRM dans le menu intégrations
- Cliquez sur l'instance pour laquelle vous voulez activer l'auto-provisionnement.
- Faites défiler l'écran jusqu'à la Section d'authentification et cliquez sur Modifier pour le champ Provisionnement authentification unique et utilisateur.
- Sélectionnez Aucun, Autoriser authentification unique avec Salesforce, Autoriser authentification unique et le provisionnement automatique juste-à-temps, ou Autoriser authentification unique et le provisionnement par synchronisation nocturne.
- Autoriser l'authentification unique avec Salesforce donnera aux utilisateurs la possibilité de se connecter à Showpad en utilisant leurs informations de connexion Salesforce.
- Le provisionnement automatique juste-à-temps signifie que les comptes utilisateurs Showpad seront automatiquement créés lorsque les utilisateurs se connecteront à Showpad pour la première fois en utilisant l'option de connexion Salesforce.
- La synchronisation nocturne signifie que les comptes et les groupes d'utilisateurs Showpad seront créés ou supprimés par une synchronisation nocturne avec Salesforce.
- Si vous avez sélectionné le provisionnement automatique Just-in-time (juste à temps), créez la liste par défaut du ou des groupes auxquels vous souhaitez que les nouveaux utilisateurs provisionnés automatiquement soient ajoutés dans Showpad. Ajoutez un champ d'affectation de groupe pour Salesforce auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront ajoutés.
- Groupe par défaut pour les nouveaux utilisateurs : Entrez le groupe utilisateur auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront assignés par défaut.
- Champ d'affectation de groupe dans Salesforce : lorsqu'un utilisateur est déjà affecté à un groupe dans Salesforce, Showpad peut provisionner automatiquement cet utilisateur et l'ajouter à un groupe d'utilisateurs spécifique dans Showpad, en fonction des informations fournies par Salesforce. Showpad va maintenant créer automatiquement le groupe utilisateurs, basé sur le $Profile.Nom que nous avons configuré dans Salesforce.
- Si vous avez sélectionné l'option de provisionnement nocturne, choisissez si vous souhaitez faire entrer les utilisateurs en fonction de leur ensemble de permissions Salesforce ou de leur profil Salesforce. Ensuite, utilisez le champ pour saisir le jeu d'autorisations ou le profil à partir duquel vous souhaitez synchroniser les utilisateurs.
- Ensuite, saisissez les champs d'affectation de groupe pour lesquels vous souhaitez créer des groupes pertinents pour utilisateurs dans Showpad. Par exemple, si je sélectionne Division comme affectation de groupe Salesforce et qu'un représentant commercial est répertorié dans le champ de groupe Division Salesforce, il sera ajouté à un groupe Mid-market dans Showpad. Essentiellement, les valeurs du champ d'affectation de groupe sélectionné dans Salesforce seront créées en tant que groupes avec les utilisateurs correspondants dans Showpad.
- Si vous utilisez l'option de synchronisation nocturne et que vous souhaitez la mettre à jour sans attendre l'heure de la synchronisation nocturne, vous pouvez la synchroniser comme une instance unique. Naviguez jusqu'à intégrations, puis sélectionnez CRM et ouvrez l'instance applicable. Dans la Section Authentification, cliquez sur Synchroniser les utilisateurs.
3. Tester l'auto-provisionnement juste à temps
Si vous avez configuré avec succès le provisionnement automatique de nuit, vous remarquerez des changements dans votre onglet utilisateur Showpad le matin suivant. Toutefois, si vous avez sélectionné le provisionnement juste-à-temps, vous pouvez vérifier que l'intégration fonctionne immédiatement. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur Salesforce ou utilisez un utilisateur existant pour tester. L'utilisateur Salesforce se connecte à Showpad et sera créé automatiquement dans le groupe configuré que nous avons défini dans l'instance Salesforce sur online platform.
- Créez un nouvel utilisateur ou demandez à un utilisateur de la liste des utilisateurs dans Salesforce de se connecter sur Showpad.
- Connectez-vous sur un appareil avec le nom d'utilisateur Salesforce.
- Sur online platform, vous verrez que l'utilisateur est maintenant automatiquement créé dans Showpad, dans le groupe que nous avons configuré.
