Quels sont les avantages pour vous ?
Lorsque vous avez configuré une instance Salesforce dans Showpad, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps pour créer automatiquement des utilisateurs et des groupes s'ils existent déjà dans Salesforce.
Vous pouvez choisir entre deux options pour configurer le provisionnement. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de provisionnement automatique « juste à temps » pour créer automatiquement un compte Showpad pour les utilisateurs qui utilisent leurs identifiants Salesforce lorsqu'ils se connectent à Showpad pour la première fois. De même, utilisez leprovisionnement et le dé-provisionnement via une synchronisation nocturne pour que des comptes d'utilisateurs et des groupes Showpad soient créés ou supprimés tous les soirs.
- Si vous utilisez le provisionnement « juste à temps », la suppression d'un utilisateur de Salesforce ne le supprimera pas dans Showpad. De même, si vous supprimez l'utilisateur de Showpad mais qu'il se reconnecte avec ses identifiants Salesforce, il sera recréé dans Showpad.
- Si vous utilisez le provisionnement et le dé-provisionnement automatiques via Nightly Sync, des utilisateurs et des groupes seront ajoutés ou supprimés tous les soirs pour rester en accord avec votre enregistrement Salesforce et vous ne pourrez plus modifier les utilisateurs dans Showpad.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Privilèges d'administrateur sur les plateformes Showpad et Salesforce
- Forfait Showpad Plus ou Ultimate
- Forfait Salesforce Enterprise ou Illimité
Sélectionnez votre expérience Salesforce
 Classic |
 Lightning |
Découvrez comment cela fonctionne dans Salesforce Classic
- Créez un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Classic
- Configurez le provisionnement automatique dans Showpad
- Testez le provisionnement automatique
Procédez étape par étape.
1. Créez un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Classic
Tout d'abord, nous devons créer un champ d'affectation de groupe pour affecter les utilisateurs auto-provisionnés à un groupe d'utilisateurs spécifique dans Showpad.
- Cliquez sur « Configurer ».
- Cliquez sur « Personnaliser », « Utilisateurs », « Champs » dans le menu à gauche. Cela ouvrira la page « Champs utilisateurs » où vous pourrez ajouter le champ personnalisé dont nous avons besoin pour le provisionnement automatique.
- Faites défiler cette page et cliquez sur le bouton « Nouveau ».
- Sous « Type de données », sélectionnez « Formule » puis cliquez sur « Suivant ».
- Entrez un nom de champ pour le champ personnalisé et sélectionnez « Texte » comme type de retour. Cliquez sur « Suivant ».
- Ouvrez la liste déroulante « Sélectionner type de champ » et sélectionnez « $ Profile ».
- Ouvrez la liste déroulante « Insérer un champ » et sélectionnez « Nom ». Si le groupe d'utilisateurs n'existe pas encore dans Showpad, ce $ Profile.Name (nom de profil) sera utilisé pour créer un nouveau groupe dans Showpad avec le même nom que l'utilisateur utilise dans Salesforce.
- Vous pouvez ajouter une description et un texte d'aide pour le champ personnalisé au bas de la page, mais cela n'est pas obligatoire. Cliquez sur « Suivant ».
- Cliquez sur le bouton « Suivant » et enregistrez votre nouveau champ personnalisé.
- Faites défiler jusqu'à la liste « Champs personnalisés utilisateur » et copiez le nom de l'API de votre champ personnalisé. C'est la valeur dont vous aurez besoin ultérieurement pour configurer le champ d'affectation de groupe de l'instance Salesforce sur la online platform de Showpad.
- Il est important de vérifier le profil de vos utilisateurs dans Salesforce. Comme mentionné précédemment, $ Profile.Name sera utilisé pour créer un groupe si ce nom n'existe pas encore dans Showpad.
Si nécessaire, vous pouvez créer de nouveaux profils via « Administrer », « Gérer les utilisateurs », « Profils ».
- Enregistrez le profil et sélectionnez-le pour le(s) utilisateur(s).
2. Configurez le provisionnement automatique dans Showpad
Vous pouvez activer et configurer le provisionnement automatique dans Showpad lors du processus de configuration d'une instance Salesforce ou après la création d'une instance. Dans cet exemple, nous allons configurer le provisionnement automatique pour une instance Salesforce déjà configurée.
- Cliquez sur « Paramètres », « Intégrations », « CRM ».
- Cliquez sur le bouton « Paramètres » de l'instance pour laquelle vous souhaitez activer le provisionnement automatique.
- Cliquez sur « Modifier l'instance ».
-
Dans l'onglet « Détails » de la configuration, sélectionnez « Provisionnement automatique juste à temps » ou « Provisionnement et dé-provisionnement automatiques via synchronisation nocturne ».
« Provisionnement automatique juste à temps » signifie que des comptes d'utilisateurs Showpad seront automatiquement créés lorsque les utilisateurs se connecteront à Showpad pour la première fois à l'aide de l'option de connexion à Salesforce.
« Provisionnement et dé-provisionnement automatiques via synchronisation nocturne » signifie que des comptes d'utilisateurs et des groupes Showpad seront créés ou supprimés via une synchronisation nocturne avec Salesforce.
- Après avoir fait votre choix, vous serez invité à authentifier le compte Salesforce. Une fois le compte authentifié, vous retournerez à la configuration d'installation dans Showpad.
- Si vous avez sélectionné « Provisionnement automatique juste à temps », créez la liste par défaut des groupes auxquels vous souhaitez ajouter les nouveaux utilisateurs auto-provisionnés dans Showpad. Ajoutez un champ d’affectation de groupe à Salesforce auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront ajoutés.
- Groupe par défaut pour les nouveaux utilisateurs : entrez le groupe d'utilisateurs auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront affectés par défaut.
- Champ d'affectation de groupe dans Salesforce : lorsqu'un utilisateur est déjà affecté à un groupe dans Salesforce, Showpad peut provisionner automatiquement cet utilisateur et l'ajouter à un groupe d'utilisateurs spécifique dans Showpad, en fonction des informations fournies par Salesforce. Showpad va maintenant créer automatiquement le groupe d'utilisateurs, en fonction du $Profile.Name que nous avons configuré dans Salesforce.
Si vous avez correctement configuré le provisionnement automatique le soir, vous remarquerez des modifications dans votre onglet utilisateur Showpad le lendemain matin. Toutefois, si vous avez sélectionné le provisionnement juste-à-temps, vous pouvez vérifier si l'intégration fonctionne immédiatement. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur Salesforce ou utilisez un utilisateur existant pour faire le test. L'utilisateur Salesforce se connecte à Showpad et sera créé automatiquement dans le groupe configuré que nous avons défini dans l'instance Salesforce sur la online platform.
- Créez un nouvel utilisateur ou demandez à un utilisateur figurant sur la liste des utilisateurs de Salesforce de se connecter à Showpad.
- Connectez-vous à partir d'un appareil avec le nom d'utilisateur Salesforce.
- Sur la online platform, vous verrez que l'utilisateur est maintenant automatiquement créé dans Showpad, dans le groupe que nous avons configuré.
Découvrez comment cela fonctionne dans Salesforce Lightning
- Créez un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning
- Configurez le provisionnement automatique dans Showpad
- Testez le provisionnement automatique
Procédez étape par étape.
1. Créez un champ d'affectation de groupe dans Salesforce Lightning
Tout d'abord, nous devons créer un champ d'affectation de groupe pour affecter les utilisateurs auto-provisionnés à un groupe d'utilisateurs spécifique dans Showpad.
- Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée dans le coin supérieur droit de votre écran, puis sélectionnez « Configuration ».
- Sous « Outils de la plateforme » dans la colonne de gauche, développez « Objets et champs » et sélectionnez « Gestionnaire d'objets »
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Créer », puis sélectionnez « Objet personnalisé » dans le menu.
- Entrez votre identifiant et sa version plurielle sous « Informations objet personnalisé ». Cochez la case si votre identifiant commence par une voyelle.
- Vous pouvez ajouter une description facultative et choisir des paramètres d'aide contextuelle juste en dessous de vos identifiants.
- Vérifiez que le nom d'enregistrement est correct et que le type de données soit défini sur « Texte ». Vous pouvez également activer des fonctionnalités facultatives ici, telles que « Autoriser des rapports », « Autoriser des activités », « Suivre l'historique des champs » et « Autoriser dans les groupes de discussion ». Les cases de classification des objets (« Autoriser le partage », « Autoriser l'accès API en bloc », « Autoriser l'accès API à la diffusion en continu ») doivent rester cochées.
- Indiquez si vous souhaitez autoriser la recherche de ce type d'objet en sélectionnant « Autoriser la recherche ». Pour les champs plus avancés, vous pouvez également sélectionner l'une des deux options de création d'objet (« Ajouter des notes et des pièces jointes... » et « Lancer l'assistant nouvel onglet personnalisé... »), qui sont uniquement disponibles au moment de la création du champ d'objet. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau champ personnalisé.
- La page « Détails » fournit un instantané du nouveau champ. Apportez des modifications en cliquant sur « Modifier » dans le coin supérieur droit. Ensuite, copiez le nom de l'API de votre champ personnalisé. C'est la valeur dont vous aurez besoin ultérieurement pour configurer le champ d'affectation de groupe de l'instance Salesforce sur la online platform de Showpad.
- Il est important de vérifier le profil de vos utilisateurs. Dans Salesforce, $ Profile.Name sera utilisé pour créer un groupe si ce nom n'existe pas encore dans Showpad.
Si nécessaire, vous pouvez créer de nouveaux profils en sélectionnant « Utilisateurs » dans la colonne « Configuration » sur la gauche, puis en sélectionnant « Profils ».
- Enregistrez le profil et sélectionnez le profil du ou des utilisateurs. Vous pouvez le faire en bloc via « Profils » ou un par un dans la section « Modifier utilisateur ». Vous trouverez les deux dans la colonne de navigation à gauche.
2. Configurez le provisionnement automatique dans Showpad
Vous pouvez activer et configurer le provisionnement automatique dans Showpad lors du processus de configuration d'une instance Salesforce ou après la création d'une instance. Dans cet exemple, nous allons configurer le provisionnement automatique pour une instance Salesforce déjà configurée.
- Cliquez sur « Paramètres », « Intégrations », « CRM ».
- Cliquez sur le bouton « Paramètres » de l'instance pour laquelle vous souhaitez activer le provisionnement automatique.
- Cliquez sur « Modifier l'instance ».
-
Dans l'onglet « Détails » de la configuration, sélectionnez « Provisionnement automatique juste à temps » ou « Provisionnement et dé-provisionnement automatiques via synchronisation nocturne ».
Le provisionnement automatique « juste à temps » signifie que des comptes d'utilisateurs Showpad seront automatiquement créés lorsque les utilisateurs se connecteront à Showpad pour la première fois à l'aide de l'option de connexion à Salesforce.
Provisionnement et dé-provisionnement automatiques via synchronisation nocturne signifie que des comptes d'utilisateurs et des groupes Showpad seront créés ou supprimés via une synchronisation nocturne avec Salesforce.
- Après avoir fait votre choix, vous serez invité à authentifier le compte Salesforce. Une fois le compte authentifié, vous retournerez à la configuration d'installation dans Showpad.
- Si vous avez sélectionné « Provisionnement automatique juste à temps », créez la liste par défaut des groupes auxquels vous souhaitez ajouter les nouveaux utilisateurs auto-provisionnés dans Showpad. Ajoutez un champ d’affectation de groupe à Salesforce auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront ajoutés.
- Groupe par défaut pour les nouveaux utilisateurs : entrez le groupe d'utilisateurs auquel les utilisateurs nouvellement provisionnés seront affectés par défaut.
- Champ d'affectation de groupe dans Salesforce : lorsqu'un utilisateur est déjà affecté à un groupe dans Salesforce, Showpad peut provisionner automatiquement cet utilisateur et l'ajouter à un groupe d'utilisateurs spécifique dans Showpad, en fonction des informations fournies par Salesforce. Showpad va maintenant créer automatiquement le groupe d'utilisateurs, en fonction du $Profile.Name que nous avons configuré dans Salesforce.
3 Testez le provisionnement automatique « juste à temps »
Si vous avez correctement configuré le provisionnement automatique le soir, vous remarquerez des modifications dans votre onglet utilisateur Showpad le lendemain matin. Toutefois, si vous avez sélectionné le provisionnement juste-à-temps, vous pouvez vérifier si l'intégration fonctionne immédiatement. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur Salesforce ou utilisez un utilisateur existant pour faire le test. L'utilisateur Salesforce se connecte à Showpad et sera créé automatiquement dans le groupe configuré que nous avons défini dans l'instance Salesforce sur la online platform.
- Créez un nouvel utilisateur ou demandez à un utilisateur figurant sur la liste des utilisateurs de Salesforce de se connecter à Showpad.
- Connectez-vous à partir d'un appareil avec le nom d'utilisateur Salesforce.
- Sur la online platform, vous verrez que l'utilisateur est maintenant automatiquement créé dans Showpad, dans le groupe que nous avons configuré.
