Configuration des domaines d'envoi pour Showpad

Quels sont vos avantages ?

Lorsque vos utilisateurs partagent des fichiers à partir de Showpad Platform, l'e-mail au prospect est envoyé à partir de share@showpad.com (partages réguliers) ou noreply@showpad.com (pour Shared Spaces). Si leurs prospects répondent sur cet e-mail, il est redirigé vers l'adresse e-mail de votre utilisateur.

Cependant, pour rendre l'email initial plus personnel et pour éviter qu'il soit marqué comme spam, il est possible de l'envoyer à partir de l'adresse e-mail de la société de votre utilisateur au lieu d'utiliser les adresses par défaut de Showpad. Pour ce faire, vous pouvez configurer des domaines d'envoi pour votre organisation.

Pour configurer les domaines d'envoi, vous devez avoir accès au domaine et aux paramètres de messagerie de votre entreprise.

Remarque : coopérez avec votre service informatique si des termes comme DNS, SPF, DKIM et MX ne vous sont pas familiers. Vous devez accéder à ces paramètres de domaine lors de la configuration du côté plus technique de cette fonctionnalité utile.

Caractéristiques principales

• Permettre aux utilisateurs d'envoyer des e-mails de partage à l'aide de l'adresse e-mail de leur entreprise
• Personnaliser les e-mails de partage pour les prospects
• Les e-mails de partage sont moins classés comme spam

Ce qu'il vous faut pour réussir

• Accès administrateur sur la Online Platform de Showpad pour vérifier les paramètres de configuration du domaine d'envoi.
• Coopérez avec votre service informatique pour ajouter les configurations des domaine d'envoi à vos paramètres de domaine.

Le moyen rapide d'accéder à la génialité

• Collecte des détails du domaine d'envoi
• Vérification des paramètres DNS
• Passage des points rouges aux points verts

Collecte des détails du domaine d'envoi

Tout d'abord, nous devons trouver les paramètres de configuration dans Online Platform. Ces informations sont nécessaires à votre service informatique pour configurer les domaines d'envoi.

1. Allez à Online Platform, Paramètres administrateur et Domaines d'envoi.
   
2. Ici, vous avez la possibilité de choisir entre l'envoi à partir du domaine Showpad ou à partir des adresses e-mail de l'entreprise de vos utilisateurs. Si vous sélectionnez la première option, tous les e-mails sont envoyés via les adresses Showpad par défaut. Si vous sélectionnez la deuxième option, seuls les utilisateurs dont les domaines d'envoi sont configurés peuvent envoyer des e-mails à partir de leur propre adresse. D'autres utiliseront toujours le mode de partage par défaut. Pour configurer l'envoi à partir de l'adresse e-mail de l'utilisateur, sélectionnez la deuxième option et cliquez sur Enregistrer.
   
3. Vous verrez probablement déjà une liste des différents domaines d'envoi que vous pouvez configurer. Les domaines que vous voyez ici sont automatiquement ajoutés, en fonction des adresses e-mail des utilisateurs que vous avez ajoutés à la Online Platform. Par exemple, lorsque vous créez un utilisateur avec test.user@sp-organization.com comme adresse e-mail, il ajoute automatiquement sp-organization.com comme nom de domaine dans cette liste. Les domaines dans la capture d'écran ont été ajoutés à titre d'exemple.
4. DKIM est une clé de signature du message qui prouve que le contenu n'a été modifié par aucun serveur en cours de route.
   SPF et SenderID permettent à un propriétaire de domaine d'ajouter un fichier ou un enregistrement sur le serveur que le serveur destinataire recoupe. "Sender Policy Framework" (SPF) est un protocole de validation de courrier électronique conçu pour détecter et bloquer l'usurpation de courrier électronique et vérifie que le courrier entrant d'un domaine provient d'une adresse IP autorisée par l'administrateur du domaine.
   Un enregistrement d'autorisation supplémentaire (TXT) supplémentaire est nécessaire pour la vérification. l'enregistrement TXT est unique pour chaque instance de Showpad et garantit qu'aucune autre instance de Showpad ne pourra envoyer depuis votre domaine. L'implémentation de SPF, DKIM et de la vérification sont nécessaires pour faire fonctionner les domaines d'envoi.

   Remarque : L'ajout de l'enregistrement MX est fortement encouragé pour éviter les problèmes de partage interne et constitue une sécurité supplémentaire contre le marquage comme spam.

5. Si vous voyez que tous les points d'un domaine d'envoi spécifique sont rouges, cela signifie que les configurations n'ont pas (encore) été mises en place pour ce domaine d'envoi. Si vous souhaitez le configurer, contactez votre équipe informatique et fournissez-lui les paramètres de configuration. Vous pouvez trouver ces paramètres en cliquant sur le bouton Configuration DNS.
   
6. Voyons en détail à quoi cela ressemble et comment vous pouvez fournir ces détails à votre équipe informatique.
   
   DKIM
   Hôte :
   m1._domainkey.{HOSTNAME}
   Exemple :
   m1._domainkey.Showpad.com
   Valeurs :
   k=rsa;t=s;p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfbU4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   Si votre fournisseur DNS utilise « escaping », ce qui signifie que vous ne pouvez pas utiliser de point-virgule, utilisez plutôt une barre oblique inverse et un point-virgule :
   
   k=rsa\; t=s\; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfbU4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   SPF
   Hôte :
   Showpad.{HOSTNAME}
   Exemple :
   showpad.myorganization.com
   Values :
   v=spf1 comprend : sendgrid.net ~all
   
   MX
   Host :
   showpad.{HOSTNAME}
   Exemple :
   Showpad.myorganization.com
   Values :
   mx.sendgrid.net.
   
   SMS
   Host :
   showpad.{HOSTNAME}
   Exemple :
   Showpad.myorganization.com
   Values :
   showpad-verification=1234567asdfghjll (fictif)
   
   
7. Fournissez ces détails à votre équipe informatique et laissez-les implémenter les modifications apportées aux paramètres de domaine de votre entreprise.

   Remarque : Selon la configuration du domaine, il peut falloir attendre jusqu'à 24 heures avant que les modifications DNS soient visibles.

Vérification des paramètres DNS

Une fois les modifications de domaine mises en œuvre, vous pouvez activer les paramètres du domaine d'envoi dans le Online Platform. Si tous les boutons sont verts, tout est correctement configuré.

1. Vérifiez que les domaines d'envoi sont activés.
2. Les boutons de la ligne pour ce domaine doivent être verts.
   
3. Si certains points sont rouges, cela signifie très probablement que certains paramètres n'ont pas été configurés correctement sur le domaine de votre entreprise ou qu'il faut plus de temps pour implémenter les modifications DNS. Si tel est le cas, il est temps de boucler votre équipe informatique pour vérifier toutes les configurations nécessaires.

Passer des points rouges aux points verts

Nous fournissons cette liste de contrôle utile au cas où les indicateurs seraient rouges.

• Vérifiez auprès de votre équipe informatique que les domaines d'envoi ont été configurés côté domaine de l'entreprise.
• Les modifications apportées aux paramètres DNS peuvent prendre jusqu'à 24h pour être entièrement remplies. C'est le temps maximum nécessaire à tous les serveurs pour connaître les enregistrements modifiés. Nous vous conseillons d'attendre et d'essayer de vérifier à nouveau les paramètres le lendemain.
• Assurez-vous que vous n'avez pas oublié d'ajouter Showpad aux clés de vos paramètres. Par exemple, il peut arriver que la configuration ait été définie pour myorganization.com au lieu de Showpad.myorganization.com
• Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires ou de lettres manquantes dans les paramètres. Nous vous conseillons de copier-coller les clés et les valeurs pour vous assurer que tout est correct.
• DMARC doit être initialisé sur Relaxed.
• Si vous avez atteint votre seuil pour les enregistrements SPF ou DKIM, veuillez contacter l'assistance.