Configuration des domaines d'envoi pour Showpad

De plus en plus, les organisations mettent en place des protocoles de sécurité plus stricts afin de protéger les données confidentielles. Dans de nombreux cas, il est préférable que les actions proviennent d'un domaine propre à la personne qui envoie le message plutôt que de l'adresse par défaut share@showpad.com. Si les acheteurs répondent à l'e-mail de partage, vous souhaitez également qu'il soit redirigé vers l'adresse e-mail de l'entreprise de l'utilisateur.

Dans la Plateforme en ligne de Showpad, vous pouvez configurer ceci en utilisant

• Domaines par défaut
• Un domaine d'envoi global personnalisé

Lorsque vous utilisez les domaines par défaut, coopérez avec votre service informatique si des termes comme CNAME, DNS, SPF, DKIM et MX ne vous sont pas familiers. Cela nécessite des modifications des paramètres de domaine de messagerie existants.

Un domaine d'envoi personnalisé est utilisé lorsque les paramètres de sécurité informatique empêchent une entreprise de configurer des partages à envoyer à partir des adresses e-mail des utilisateurs, car cela nécessite de modifier les paramètres DNS de l'entreprise. Dans ces cas, Showpad vous permet de configurer manuellement un domaine d'envoi personnalisé et de le valider à des fins de partage externe.

Cet article décrit comment vous pouvez configurer des domaines par défaut et un domaine d'envoi personnalisé pour votre organisation.

Remarque : Coopérez avec votre service informatique pour ajouter les configurations du domaine d'envoi à vos paramètres de domaine.

Caractéristiques principales

• Permettez aux utilisateurs d'envoyer des courriels de partage en utilisant l'adresse électronique de leur entreprise.
• Rendez les e-mails de partage pour les prospects plus personnels
• Les courriels de partage sont moins classés comme spam
• Autoriser un domaine d'envoi personnalisé

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Disponible sur tous les forfaits Showpad
• Accès administrateur Showpad
• Un domaine qui sera affiché en taque l'expéditeur des partages

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

• Validez votre domaine pour éviter les abus.
• La validation nécessite la mise en place d'enregistrements DNS. Cela dépend de la méthode de vérification choisie. Il peut s'agir d'enregistrements TXT, MX, SPF, DKIM, ou TXT, CNAME.
• Dans la Section Domaine d'envoi global personnalisé, définissez la configuration pour un domaine personnalisé.
• Ajoutez les domaines manuellement et validez, tout comme la validation de domaine ordinaire
• Ces domaines personnalisés peuvent être utilisés en remplacement du domaine des adresses électroniques existantes, et l'adresse de réponse sera toujours la véritable adresse électronique de l'utilisateur.

Procédez étape par étape

• Sélection de vos paramètres de domaine d'envoi
• Utilisation d'un domaine d'envoi global personnalisé
• Utilisation des détails du domaine par défaut
• Assurer qu'un enregistrement DMARC est défini
• Problèmes les plus courants

Paramètres

Accédez à l'Online Platform, paramètres d'administrateur, et domaines d'envoi.

Ici, vous avez la possibilité de choisir entre l'envoi depuis le domaine Showpad ou depuis les adresses e-mail de l'entreprise de vos utilisateurs.

Si vous sélectionnez Toujours utiliser Showpad, tous les e-mails sont envoyés via l'adresse par défaut de Showpad share@showpad.com.

Si vous sélectionnez Utiliser un domaine vérifié (personnalisé), seuls les utilisateurs dont les domaines d'envoi sont configurés sont en mesure d'envoyer des e-mails à partir de leurs propres adresses. Les autres utilisateurs utiliseront share@showpad.com, ou, si elle est configurée, une adresse électronique de domaine d'envoi personnalisé.

Domaine d'envoi global personnalisé

1. Cliquez sur Ajouter une configuration sous Domaine d'envoi global personnalisé.
2. Saisissez le domaine à partir duquel vous souhaitez que les actions soient envoyées. Vous devrez choisir de vérifier ou non les paramètres à l'aide des enregistrements SPF/DKIM ou CNAME.
3. Une fois que la configuration a été définie sur le serveur de messagerie, appuyez sur Vérifier maintenant.
4. Lorsque le bouton d'état de vérification est vert, le domaine d'envoi personnalisé sera utilisé. Sinon, il enverra par défaut à partir de share@showpad.com. Lorsqu'il y a des erreurs, passez la souris sur l'erreur pour obtenir plus d'informations.

Note : Si vous avez plusieurs organisations Showpad autorisées dans vos enregistrements DNS à utiliser le même domaine d'envoi, la configuration et le statut de vérification du domaine d'envoi seront propagés dans toutes les organisations autorisées.

Utilisation des coordonnées du domaine par défaut

1. Pour configurer le domaine par défaut, nous devons trouver les paramètres de configuration dans Plateforme en ligne de Showpad. Ces informations sont nécessaires à votre service informatique pour configurer les domaines d'envoi, car il faut modifier les paramètres DNS de l'entreprise.
2. Vous verrez probablement déjà une liste des différents domaines d'envoi que vous pouvez configurer. Les domaines que vous voyez ici sont automatiquement ajoutés, sur la base des adresses e-mail des utilisateurs que vous avez ajoutés sur Online Platform.
   Par exemple, lorsque vous créez un utilisateur avec test.user@myorganization.com comme adresse e-mail, il ajoutera automatiquement myorganization.com comme nom de domaine dans cette liste. Les domaines de la capture d'écran ont été ajoutés à titre d'exemple. Sélectionnez le bouton Configuration pour voir les touches et les valeurs actuelles.
   

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  • Un enregistrement d'autorisation obligatoire supplémentaire (TXT) sert à la vérification. L'enregistrement TXT est unique pour chaque instance de Showpad et garantit qu'aucune autre instance de Showpad ne sera en mesure d'envoyer des messages depuis votre domaine. La vérification si la valeur TXT est ajoutée aux enregistrements DNS de votre entreprise est la première étape du processus de vérification. Et elle constitue l'autorisation nécessaire pour vérifier un domaine d'envoi dans votre organisation.
  • DKIM est une clé de signature pour le message qui prouve que le contenu n'a pas été modifié par un serveur en cours de route.
  • SPF et SenderID permettent au propriétaire d'un domaine d'ajouter un fichier ou un enregistrement sur le serveur, que le serveur destinataire vérifie par recoupement. Ce que l'on appelle le Sender Policy Framework (SPF) est un protocole de validation des e-mails conçu pour détecter et bloquer l'usurpation d'identité et vérifier que le courrier entrant d'un domaine provient d'une adresse IP autorisée par l'administrateur du domaine.

  • Remarque : L' ajout de l'enregistrement MX est fortement encouragé pour éviter les problèmes de partage interne et constitue une sécurité supplémentaire contre le marquage comme spam.

    

La vérification pour SPF, DKIM, et MX (pour la configuration SPF) ou CNAME (pour la configuration CNAME) est nécessaire pour faire fonctionner les domaines d'envoi.

4. Sélectionnez le bouton Vérifier maintenant pour vérifier votre domaine.
5. Fournissez ces informations à votre équipe informatique et laissez-les implémenter les modifications dans les paramètres de domaine de votre entreprise. Vous pouvez télécharger un fichier Zone qui contient la configuration dans un seul fichier.

Remarque : Selon la configuration du domaine, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que les changements DNS soient visibles.

Assurez-vous qu'une politique DMARC est définie

À partir du 1er février 2024, pour que le courrier soit livré comme prévu, une politique DMARC doit être définie pour chaque domaine qui envoie du courrier. Une politique DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) permet à l'expéditeur d'indiquer que ses messages sont protégés par DKIM et/ou SPF, ou CNAME, et indique au destinataire quoi faire si aucune de ces méthodes d'authentification ne passe.

Validez votre domaine ici https://domain-checker.valimail.com/dmarc/ en entrant

showpad.votre-domaine.com

Si votre domaine ne dispose pas d'un enregistrement DMARC, contactez votre équipe informatique.

Votre équipe informatique doit publier une politique DMARC valide avec au moins p=none - DMARC doit passer

• Inclure une étiquette "rua", qui est correctement configurée pour recevoir des rapports, est fortement recommandé pour permettre la surveillance lors de la configuration initiale
• Un alignement détendu est acceptable
• Assurez-vous que le domaine dans l'en-tête De : est aligné avec le domaine SPF ou le domaine DKIM. Ceci est nécessaire pour l'alignement DMARC.

Exemple

_dmarc.votre-domaine.com TXT "v=DMARC1; p=aucun; rua=mailto:destinataire_pour_recevoir_les_rapports@votre-domaine.com"

Problèmes les plus courants

Nous fournissons cette liste de contrôle utile au cas où les indicateurs seraient rouges.

• Confirmez avec votre équipe informatique que les domaines d'envoi ont été configurés du côté des domaines de l'entreprise.
• Selon votre registraire de domaine, il n'est pas nécessaire d'ajouter votre propre domaine aux enregistrements DNS, car cela ne crée pas d'enregistrements valides pour que les domaines d'envoi fonctionnent.
  • Parfois, le fait de copier la valeur ajoutera automatiquement votre propre domaine à l'enregistrement DNS, ce qui entraînera un double collage du domaine, comme dans cet exemple :
    •  entrée : "showpad-verification.example.com"
      résultat : "showpad-verification.example.com.example.com"
    • Si vous remarquez un double domaine, supprimez simplement le doublon et le paramètre DNS fonctionnera correctement.
• La durée des modifications apportées aux paramètres DNS peut prendre jusqu'à 24 heures pour être entièrement remplie. C'est le temps maximum nécessaire à tous les serveurs pour connaître les enregistrements modifiés. Nous vous conseillons d'attendre et d'essayer de vérifier à nouveau les paramètres le lendemain.
• Assurez-vous que vous n'avez pas oublié d'ajouter Showpad aux clés de vos paramètres. Par exemple, il peut arriver que la configuration ait été mise en place pour myorganization.com au lieu de showpad.myorganization.com.
• Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires ou de lettres manquantes dans les paramètres. Nous vous conseillons de copier-coller les clés et les valeurs pour vous assurer que tout est correct.
• DMARC doit être réglé sur Relaxé. Si les enregistrements DKIM et SPF sont corrects, le DMARC peut également être réglé sur Reject.
• Dans les cas où SPF/DKIM ou le m1 selector ne peuvent être utilisés, vous pouvez choisir un selectorpersonnalisé. Cela ne fonctionne que pour le type de configuration CNAME. Si vous tapez sp1 dans le champ Selector, par exemple, les paires clé/valeur devraient se mettre à jour et afficher les nouveaux enregistrements CNAME.