Ce que vous y gagnez
Lorsque vos utilisateurs partagent des fichiers à partir de la Showpad Platform, le courrier électronique est envoyé au prospect à partir de share@showpad.com (partages normaux) ou de noreply@showpad.com (pour Shared Spaces). Si leurs prospects répondent à cet e-mail, il est redirigé vers l'adresse e-mail de votre utilisateur.
Toutefois, pour rendre cela plus personnel et éviter d'être signalé comme spam, il est possible d'envoyer le courrier électronique initial à partir de l'adresse de l'entreprise de l'utilisateur, au lieu d'utiliser les adresses par défaut de Showpad. Pour ce faire, vous pouvez configurer des domaines d'envoi pour votre organisation.
Pour configurer les domaines d'envoi, vous devez avoir accès au domaine de votre société et aux paramètres de messagerie.
Remarque : coopérez avec votre service informatique si des termes comme paramètres DNS, SPF, DKIM et MX ne vous semblent pas familiers. Vous devez accéder à ces paramètres de domaine lors de la configuration du côté plus technique de cette fonctionnalité utile.
Fonctionnalités principales
- Laisser les utilisateurs envoyer des courriels de partage en utilisant l'adresse électronique de leur entreprise.
- Rendre les e-mails de partage pour les prospects plus personnels.
- Les courriels de partage sont moins souvent classés comme spam.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- Un accès d'administrateur sur l'Online Platform de Showpad pour vérifier les paramètres de configuration du domaine d'envoi.
- Coopérez avec votre service informatique pour ajouter les configurations de domaine d'envoi à vos paramètres de domaine.
Collecte des détails du domaine d'envoi
Premièrement, nous devons trouver les paramètres de configuration dans l'Online Platform de Showpad. Ces informations sont nécessaires à votre service informatique pour configurer les domaines d'envoi.
- Accédez à l'Online Platform, aux Paramètres d'administrateur et aux Domaines d'envoi.
- Ici, vous avez la possibilité de choisir entre l'envoi à partir du domaine Showpad ou des adresses électroniques de l'entreprise de vos utilisateurs. Si vous sélectionnez la première option, tous les courriels sont envoyés via les adresses de Showpad par défaut. Si vous sélectionnez la deuxième option, seuls les utilisateurs dont les domaines d'envoi sont configurés peuvent envoyer des courriers électroniques à partir de leurs propres adresses. Les autres utiliseront toujours la méthode de partage par défaut. Pour configurer l'envoi à partir de l'adresse de messagerie de l'utilisateur, sélectionnez la deuxième option, puis cliquez sur Enregistrer.
- Très probablement, vous verrez déjà une liste de différents domaines d'envoi que vous pouvez configurer. Les domaines que vous voyez ici sont automatiquement ajoutés, en fonction des adresses électroniques des utilisateurs que vous avez ajoutés à l'Online Platform. Par exemple, lorsque vous créez un utilisateur avec comme adresse électronique nettie.pierce@myorganization.com, cela ajoutera automatiquement myorganization.com en tant que nom de domaine dans cette liste. Les domaines de la capture d'écran ont été ajoutés à titre d'exemple.
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DKIM est une clé de signature pour le message qui prouve que le contenu n'a été modifié par aucun serveur en chemin.
SPF et SenderID permettent à un propriétaire de domaine d'ajouter un fichier ou un enregistrement sur le serveur sur lequel le serveur destinataire effectue un contrôle croisé. Ce qui est appelé Sender Policy Framework (SPF) est un protocole de validation de courrier électronique conçu pour détecter et bloquer l’usurpation de courrier électronique. Il vérifie que le courrier entrant provenant d’un domaine provient d’une adresse IP autorisée par l’administrateur du domaine.
Un enregistrement d'autorisation obligatoire supplémentaire (TXT) sert à la vérification. L'enregistrement TXT est unique pour chaque instance de Showpad et garantit qu'aucune autre instance de Showpad ne pourra envoyer à partir de votre domaine. L'implémentation de SPF, DKIM et la vérification sont nécessaires pour que les domaines d'envoi fonctionnent.Remarque : l'ajout de l'enregistrement MX est fortement recommandé pour éviter les problèmes de partage internes et constitue une sécurité supplémentaire contre le marquage comme courrier indésirable.
- Si vous voyez que tous les points d'un domaine d'envoi spécifique sont rouges, cela signifie que les configurations n'ont pas encore été définies pour ce domaine d'envoi. Si vous souhaitez le configurer, contactez votre équipe informatique et fournissez-lui les paramètres de configuration. Vous pouvez trouver ces paramètres en cliquant sur le bouton Configuration DNS.
- Voyons en détail à quoi cela ressemble et comment vous pouvez fournir ces détails à votre équipe informatique.
DKIM
Hôte :
m1._domainkey.{HOSTNAME}
Exemple :
m1._domainkey.showpad.com
Valeurs :
k=rsa; t=s; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
Si votre fournisseur de DNS utilise l'escaping, ce qui signifie que vous ne pouvez pas utiliser de points-virgules, utilisez plutôt une barre oblique inversée et un point-virgule :
k=rsa\; t=s\; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
SPF
Hôte :
showpad.{HOSTNAME}
Exemple :
showpad.myorganization.com
Valeurs :
v=spf1 include:sendgrid.net ~all
MX
Hôte :
showpad.(HOSTNAME}
Exemple :
showpad.myorganization.com
Valeurs :
mx.sendgrid.net.
TXT
Hôte :
showpad.{HOSTNAME}
Exemple :
showpad.myorganization.com
Valeurs :
showpad-verification=1234567asdfghjll (fictif)
- Fournissez ces informations à votre équipe informatique et laissez-les implémenter les modifications dans les paramètres de domaine de votre entreprise.
Remarque : En fonction de la configuration du domaine, la modification des DNS peut prendre jusqu'à 24 heures.
Vérification des paramètres DNS
Une fois les modifications de domaine mises en œuvre, vous pouvez activer et tester les paramètres de domaine d'envoi dans l'Online Platform. Si tous les boutons sont verts, tout est configuré correctement.- Vérifiez que les domaines d'envoi sont activés.
- Cliquez sur Vérifier les paramètres DNS pour le domaine configuré. Les boutons de la rangée de ce domaine devraient être verts.
- Si certains points sont rouges, cela signifie très probablement que certains paramètres n'ont pas été configurés correctement sur le domaine de votre entreprise ou que plus de temps est nécessaire pour mettre en œuvre les modifications DNS. Si tel est le cas, il est temps que votre équipe informatique vérifie toutes les configurations nécessaires.
Nous fournissons cette liste de contrôle utile au cas où les indicateurs sont rouges.
- Confirmez avec votre équipe informatique que les domaines d'envoi ont été configurés du côté du domaine de l'entreprise.
- La durée des modifications apportées aux paramètres DNS peut prendre jusqu'à 24h pour qu'ils soient complètement remplis. C'est le temps maximum nécessaire à tous les serveurs pour connaître les enregistrements modifiés. Nous vous conseillons d'attendre et d'essayer de vérifier à nouveau les paramètres le lendemain.
- Assurez-vous de ne pas avoir oublié d'ajouter Showpad aux clés de vos paramètres. Par exemple, il peut arriver que la configuration ait été mise en place pour myorganization.com au lieu de showpad.myorganization.com
- Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces en trop ou de lettres manquantes dans les paramètres. Nous vous conseillons de copier les clés et les valeurs pour vous assurer que tout est correct.
- Si vous avez atteint le seuil des enregistrements SPF ou DKIM, contactez le support technique.
