Installez le connecteur SharePoint de nouvelle génération

L'application SharePoint de Showpad synchronise les actifs de SharePoint vers Showpad. Une fois l'intégration mise en place et configurée dans Showpad, SharePoint agit comme la seule source de vérité pour les actifs synchronisés et les métadonnées mappées. La configuration comprend :

• authentification et autorisation au système source
• critères de filtre pour déterminer quels actifs doivent être synchronisés avec Showpad
• une cartographie pour indiquer quelles propriétés dans Showpad doivent être définies en fonction des valeurs dans SharePoint.

L'application effectue une synchronisation unidirectionnelle de SharePoint à Showpad et écrase toutes les modifications manuelles des propriétés mappées dans Showpad. Showpad facilite la gouvernance du contenu à chaque étape du cycle de vie du contenu. Une fois configuré, il réduit l'effort manuel de gestion du contenu de manière conforme et sécurisée.

L'application SharePoint de Showpad vous permet de distribuer votre contenu SharePoint dans un environnement de marque que vos représentants commerciaux peuvent accéder sur l'application Web de Showpad et chaque appareil mobile avec nos applications et intégrations de courrier électronique, en ligne et hors ligne.

Caractéristiques principales

• Utilisez SharePoint comme votre seule source de vérité
• Comprenez comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec Showpad
• Définir les propriétés de l'actif Showpad en fonction des métadonnées SharePoint (colonne)
• Fiabilité. Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad.
• L'application SharePoint ne doit être installée qu'une seule fois par l'administrateur et ajoutée à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad n'ont pas besoin de faire quoi que ce soit pour utiliser cette fonctionnalité.

Vous avez besoin de cela pour réussir

• Au moins une instance SharePoint Online
• Administrateur accès sur Showpad's Online Platform et SharePoint en ligne
• Documents disponibles dans SharePoint
• Forfait Showpad Plus avec add-on SharePoint ou forfait Showpad Ultimate
• Accès à Showpad Apps

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

• Installez l'application SharePoint et autorisez l'intégration
• Configurez l'intégration
  • Connectez-vous à SharePoint
  • Sélectionnez « Ressources »
  • Attributs de Cartographie
  • Confirmer la Configuration
• Trouvez les détails dans le dashboard
• Table de Référence des Propriétés

Procédez étape par étape

Installez l'application SharePoint

Vous pouvez installer l'application SharePoint depuis la Online Platform :

1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Paramètres administrateur.
2. Dans la section Applications Showpad, sélectionnez Gérer les applications.
3. Cliquez sur Installer l'application.
4. Sélectionnez l'application SharePoint à installer. Assurez-vous que la case à cocher Installer automatiquement la nouvelle version lorsqu'elle est disponible est activée (par défaut).
5. Cliquez sur Installer.
6. Une fois l'application installée, vous devrez autoriser l'intégration.

Autoriser l'intégration

La première fois que vous ouvrez l'application SharePoint, on vous demandera d'autoriser l'intégration avec SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Autoriser.

Configurer l'intégration

Connectez-vous à SharePoint

1. Sur la Online Platform, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Paramètres administrateur.
2. Dans la section Applications Showpad, sélectionnez SharePoint.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle connexion.
4. Sélectionnez la Division à laquelle vous souhaitez vous connecter et cliquez sur le bouton Connect to SharePoint. Cela garantit que votre connexion sait à quelle Division synchroniser les actifs. Si vous n'avez pas plusieurs Divisions, la liste déroulante n'est pas affichée.
5. Sélectionnez comment connecter :
   • Connecter avec les autorisations de l'application - Cette option fournit des autorisations au niveau de l'application. Elle autorise un accès complet pour que l'application Showpad fonctionne au sein de SharePoint. Cette connexion n'est pas liée à un utilisateur spécifique.
   • Se connecter avec des autorisations déléguées - Cette option fournit des autorisations au niveau de l'utilisateur. Elle autorise un accès limité en tant qu'utilisateur individuel. Seuls le contenu et les fonctionnalités accessibles à l'utilisateur autorisé sont disponibles.
6. Cela ouvrira une fenêtre externe, vous permettant de vous connecter à Microsoft et d'activer l'application Showpad pour pouvoir lire et créer des assets. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Accepter.
   
7. Cliquez sur Suivant.

Sélectionnez « Ressources »

Cette étape est utilisée pour spécifier quels actifs doivent être synchronisés avec Showpad.

1. Saisissez ou sélectionnez le site ou le sous-site SharePoint à utiliser.
   Lorsque sélectionné, vous pourrez spécifier la bibliothèque de documents à utiliser :
   
   Si la bibliothèque de documents sélectionnée contient des colonnes Oui/Non, Texte ou Choix, vous pouvez définir les colonnes et leurs valeurs pour le filtre de ressource. Seules les ressources répondant aux critères du filtre seront synchronisées avec Showpad.
   Cliquez sur le bouton Ajouter colonne/valeur pour définir des colonnes et des valeurs supplémentaires. Vous pouvez supprimer des colonnes et des valeurs en cliquant sur l'icône moins.
2. Facultativement, la section Exclusions vous permet de définir des types de fichiers spécifiques et des balises à exclure.
   • Types de fichiers ignorés - Il s'agit d'une liste des types de fichiers qui ne seront jamais synchronisés (même si Showpad les prend en charge). Dans la liste déroulante, sélectionnez les types de fichiers que vous ne souhaitez pas synchroniser.
   • Tags ignorés - Il s'agit d'une liste de balises qui ne seront jamais synchronisées (même si elles existent dans Showpad). Entrez les balises qui ne devraient pas être créées ou assignées.
3. Cliquez sur le bouton Suivant.
4. Cliquez sur Oui, continuer pour confirmer la synchronisation.

Attributs de Cartographie

La cartographie des attributs détermine quelles propriétés de Showpad correspondent aux colonnes de la Source (SharePoint).

Il est important de noter que les propriétés spécifiées dans la correspondance sont contrôlées depuis la Source (SharePoint) et ne doivent pas être modifiées dans Showpad. Cela signifie que chaque fois qu'un actif est synchronisé, sa valeur dans Showpad sera recalculée et écrasée par SharePoint. Toutes les modifications apportées à une propriété dans Showpad seront perdues. Si vous souhaitez conserver le contrôle d'une certaine propriété dans la bibliothèque Showpad, ne la mappez pas ici.

1. Sélectionnez la colonne dans SharePoint qui correspond à la propriété Nom dans Showpad. Cette correspondance est obligatoire. Toutes les autres correspondances sont facultatives. Vous pouvez trouver une description des propriétés de Showpad qui peuvent être mappées ici.Vous pouvez définir des mappages supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter une propriété Showpad. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un mappage.
   
   Selon la propriété, vous pouvez ajouter des options de mappage avancées en cliquant sur la flèche à côté de la liste déroulante :
   Cela ouvre plus d'options que vous pouvez configurer :
   En cliquant sur Ajouter un mappage de réponse, vous pouvez traduire des valeurs spécifiques de SharePoint en leur équivalent dans Showpad. Consultez le Tableau de référence des propriétés pour tous les détails.
2. Lorsque vous avez terminé la cartographie, cliquez sur le bouton Suivant.

Confirmer la Configuration

La dernière étape vous permet de revoir votre configuration et de spécifier la fréquence de synchronisation.

1. Dans la liste déroulante de la fréquence de synchronisation, sélectionnez la fréquence à laquelle les données sont synchronisées entre Showpad et SharePoint. La fréquence par défaut est de 15 minutes, ce qui signifie que les systèmes se synchroniseront toutes les 15 minutes. Les fréquences suivantes sont prises en charge :

   	Fréquence	Description
   	15 mins	(par défaut) Les données sont synchronisées toutes les 15 minutes.
   	30 minutes	Les données sont synchronisées toutes les 30 minutes.
   	1 heure	Les données sont synchronisées toutes les heures.
   	2 heures	Les données sont synchronisées toutes les 2 heures.
   	3 heures	Les données sont synchronisées toutes les 3 heures.
   	4 heures	Les données sont synchronisées toutes les 4 heures.
   	6 heures	Les données sont synchronisées toutes les 6 heures.
   	8 heures	Les données sont synchronisées toutes les 8 heures.
   	12 heures	Les données sont synchronisées toutes les 12 heures.
   	24 heures	Les données sont synchronisées toutes les 24 heures.

2. Sélectionnez l'option Activé pour activer immédiatement la synchronisation. Si vous laissez cette option non sélectionnée, la synchronisation sera enregistrée dans un état désactivé, prête à être activée à un moment ultérieur.
3. Cliquez sur le bouton de connexion Enregistrez.

Une fois enregistrée, un aperçu de la configuration est affiché :

Des icônes sont disponibles pour vous permettre d'effectuer les actions suivantes :

• Activé - Vous pouvez activer ou désactiver la synchronisation en basculant l'interrupteur.
• Actualiser - Vous pouvez déclencher une resynchronisation immédiate de tous les actifs. Cette action n'affecte pas le calendrier de fréquence configuré.
• Doublon - Vous pouvez créer une nouvelle connexion pour une Division différente ou réutiliser la connexion avec des paramètres différents.
• Modifier - Vous pouvez modifier les paramètres de configuration.
• Supprimer - Vous pouvez supprimer la connexion.

Vous pouvez accéder à vos paramètres de configuration à tout moment via le tableau de bord. Veuillez vous référer au Tableau de bord pour plus d'informations.

Dashboard

Le tableau de bord SharePoint vous donnera un aperçu des actions en cours avec vos actifs.

Au premier coup d'œil, l'onglet Metrics affiche des statistiques sur le nombre total de fichiers actuellement synchronisés avec SharePoint, la dernière synchronisation réussie et la dernière synchronisation échouée.

Le graphique ci-dessous montre combien d'actifs ont été créés, mis à jour et supprimés par la synchronisation dans un certain laps de temps. Modifiez les plages de dates pour comparer les données et regroupez par mois, semaine, jour ou heure.

Dans l'onglet Événements, vous trouverez un aperçu des actifs synchronisés avec SharePoint avec des détails plus granulaires liés à la synchronisation, tels que le statut, l'opération, les horodatages, l'ID externe et la raison de l'échec. Vous pouvez rechercher un actif spécifique, filtrer par plage de dates, ou trier les résultats comme nécessaire. Vous pouvez également rechercher des événements échoués avec une raison particulière d'échec. Veuillez vérifier le menu déroulant pour voir tous les scénarios d'échec possibles qui pourraient se produire au sein de votre intégration.

Table de Référence des Propriétés

Voici une liste de toutes les propriétés disponibles et des types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à consulter si nécessaire :