Partager des balises entre divisions et concepts de balises

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une « taxonomie partagée » en partageant les balises et les catégories de balises au sein de l'organisation. Cela permet aux entreprises de créer un système de catégorisation unifié dans toutes les divisions.

Pour rappel, les balises sont des métadonnées ajoutées aux actifs et aux cours, utilisées pour

• organiser (segmenter en utilisant des filtres dans les bibliothèques de contenu et de formateur)
• automatiser (distribuer du contenu dans des Smart folders (dossiers intelligents) et des conteneurs dynamiques)
• rechercher (filtres pour les utilisateurs, filtres pour les bibliothèques de contenu et de formateurs)
• analyser (recueillir des informations sur les utilisateurs et les destinataires)

Les divisions segmentent les régions, les unités commerciales et les marques. Cela vous permet, en tant que client de l’entreprise, de gérer le contenu et les utilisateurs indépendamment les uns des autres.

Lorsque vous utilisez des divisions, vous pouvez créer des actifs globaux partagés entre les divisions. Lorsque le partage des balises est activé, les balises associées sont transférées et peuvent être utilisées pour alimenter un contenu dynamique, tel que des filtres et des Smart folders (dossiers intelligents).

Cet article explique les concepts de balisage et le partage des balises entre les divisions dans un environnement d'entreprise plus vaste.

Remarque : nous vous recommandons vivement de définir des lignes directrices internes en matière de balisage et de définir les propriétaires des balises au sein de votre organisation.

Découvrez à quoi ça ressemble

Caractéristiques principales

• Créez une « taxonomie partagée » entre toutes les divisions
• Combinées avec les actifs globaux, les balises attachées aux actifs de la division source apparaissent sur les actifs de la division cible.
• Le partage des balises est activé au niveau de la division
• Toutes les balises de la division activée peuvent être utilisées dans toutes les autres divisions.
• Les noms de balises dupliqués sont pris en charge, ce qui peut entraîner la création de plusieurs balises portant le même nom si la division cible contient déjà une balise portant le même nom que la division source.

Ce qu'il vous faut pour réussir

• L'accès administrateur à votre environnement d'entreprise Showpad
• Définition de lignes directrices internes en matière de balisage et d'appropriation au sein de votre organisation
• Veillez à ce que votre cas d'utilisation corresponde aux scénarios mentionnés ci-dessous

Remarque : le partage des balises est une fonction puissante qui a un impact sur votre organisation. Avant de l'activer, consultez votre contact professionnel des services ou Customer Success Manager pour plus d'informations.

Réussir en quelques minutes

• Examinez les scénarios et les cas d'utilisation pour le partage des balises
• Activez le partage global des balises
• Remplacez les balises locales par des balises globales
• Bonnes pratiques pour l'utilisation des balises globales

Faire étape par étape

Examinez les scénarios et les cas d'utilisation pour le partage des balises

Le principal cas d'utilisation du partage des balises est la création d'une taxonomie de balises commune à plusieurs divisions.

Plusieurs divisions par région

• Votre instance Showpad est divisée en plusieurs divisions par région. Chaque région utilise le même ensemble de balises.
  Le partage des balises d'une division principale permet d'utiliser ces balises dans les autres divisions sans que les administrateurs régionaux aient à les recréer. Cela permet également à « l'administrateur global » de contrôler la cohérence entre toutes les divisions.
  Dans ce scénario, les administrateurs dans les divisions régionales devrait être des Promoted Members sans accès à la création de balises.

Plusieurs divisions par région avec un sous-ensemble de balises

• Votre instance Showpad est divisée en plusieurs divisions par région. Chaque région utilise le même ensemble de balises. La division principale contrôle un sous-ensemble de balises, par exemple la langue, le type d'actif, etc.
  Les administrateurs régionaux sont autorisés à créer et à contrôler des balises spécifiques à leur région.
  Dans ce cas, les administrateurs des divisions régionales devront rester administrateurs. Il est essentiel de disposer d'une structure de balises ou de lignes directrices définies pour l'ensemble des régions lorsque l'on suit ce cas d'utilisation.

Des expériences classiques similaires d'une division à l'autre

• Dans ce scénario, des Smart folders utilisent un ensemble commun de balises. Au lieu de devoir recréer les balises dans chaque division séparément, l'utilisation de balises partagées simplifie et accélère le processus de déploiement. Les administrateurs peuvent assurer la cohérence et l'efficacité en mettant en œuvre des balises partagées lorsqu'ils remplissent leurs Smart folders (dossiers intelligents) dans les expériences classiques de plusieurs divisions.

  Remarque : sachez que vous ne voyez pas balises qui sont utilisées pour remplir les Smart folders.

Pages similaires dans les divisions

• Dans ce contexte, les blocs de ressources intelligentes attribués aux pages auront des balises similaires.
  En s'assurant que les blocs d'actifs intelligents ont les mêmes balises, les administrateurs peuvent améliorer le flux de travail et la productivité lorsqu'ils travaillent avec des pages.
  Un balisage cohérent facilite la gestion et la recherche des ressources, ce qui permet de rationaliser les processus d'enrichissement du contenu des pages.

Besoin d'analyses dans toutes les divisions

• Le fait de disposer d'une taxonomie commune facilite l'obtention d'informations par le biais d'analyses dans toutes les divisions. Sans taxonomie commune, des filtres complexes sont nécessaires pour obtenir les informations souhaitées.

Ces scénarios sont particulièrement pertinents si vous avez une approche marketing centralisée avec une équipe marketing mondiale.

Remarque : si votre stratégie de marketing est décentralisée et que les régions opèrent de manière indépendante, il se peut que vous ne tiriez pas autant d'avantages d'une taxonomie commune.

Activer le partage global des balises

1. Allez sur Paramètres administrateur, et cliquez sur Divisions dans le menu latéral.
2. Sélectionnez la division à partir de laquelle vous souhaitez partager des balises, puis cliquez sur Modifier.
3. Sélectionnez le scénario qui s'applique aux lignes directrices et au cas d'utilisation de votre organisation.
4. Cliquez sur Mettre à jour

Remplacer les balises locales par des balises globales

Si vous avez une division avec des balises locales, vous pouvez les remplacer par des balises globales afin de respecter les directives de votre entreprise en matière de « taxonomie partagée ».

1. Accédez à la division locale cible.
2. Sélectionnez la balise locale.
3. Cliquez sur Remplacer.
4. Sélectionnez la balise partagée indiquée par une icône en forme de globe.
5. Cliquez sur Remplacer.
6. Confirmez que vous allez supprimer la balise d'origine. Elle sera remplacée dans tous les actifs et toutes les instances.

Bonnes pratiques pour l'utilisation des balises globales

• Définir et documenter en interne un ensemble de lignes directrices en matière de balisage.
  Fixez des limites et des règles internes concernant les personnes habilitées à créer et à modifier des balises en suivant des lignes directrices spécifiques. Respectez les conventions de dénomination que vous avez convenues. Faites attention à la grammaire et au formatage lorsque vous créez ou modifiez vos balises.
• Ne partagez que les balises d'une seule division.
  C'est la meilleure façon d'établir et de maintenir une taxonomie cohérente qui peut évoluer en fonction de vos besoins.
• Évitez la redondance des balises globales et des catégories de balises.
  Les balises et les catégories de balises de la division source doivent être les balises principales. Une balise portant le même nom dans une division cible doit être remplacée par la balise partagée de la division source.
• Faites attention aux balises avec des noms dupliqués.
  Bien que Showpad prenne en charge les balises avec des noms dupliqués, chaque balise fonctionnera indépendamment des autres car chaque balise a un numéro d'identification unique.
  Si vous n'éliminez pas la redondance des balises, vous risquez d'obtenir des résultats inattendus en matière de rapports, de contenu et de gestion des cours.
• Utilisez les balises globales existantes dans la mesure du possible.
  Évitez de créer de nouvelles balises lorsqu'il existe déjà une balise qui répond à vos besoins.
• Supprimez périodiquement les balises globales inutilisées.
  Évitez l'encombrement en supprimant les balises inutilisées.