Gestion et catégorisation de vos étiquettes existantes

Quels sont vos avantages

Lorsque vous créez la structure de votre contenu dans Showpad, il se peut vous deviez modifier vos étiquettes. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, comme l'ajout de variantes orthographiques supplémentaires, l'introduction de nouvelles descriptions pour les actifs ou la suppression d'étiquettes qui ne sont plus nécessaires. Vous pouvez également organiser les étiquettes selon des catégories à plusieurs niveaux et les modifier en bloc.

Cette structure organisationnelle est précieuse pour l'administrateur comme pour chaque Promoted Member, car en tant qu'équipe, vous pouvez décider de la structure organisationnelle de vos étiquettes. Si vous n'utilisez pas ces catégories, les étiquettes seront classées par défaut par ordre alphabétique. En utilisant des catégories, vous permettrez à votre équipe de trouver le contenu pertinent plus rapidement et dans un système clair.

L'objectif est de vous permettre d'apporter rapidement les modifications nécessaires sans perturber l'expérience de l'utilisateur et sans vous imposer une charge de travail supplémentaire à long terme.

Comme ces étiquettes peuvent être associées à des actifs actuels, il est important que vous puissiez les modifier sans affecter la structure du contenu existant. Vous verrez en cherchant et en les faisant défiler quels tags sont actuellement utilisés et lesquels ne le sont pas. Grâce à ces différentes façons de gérer les étiquettes, vous pouvez facilement modifier la configuration de votre contenu.

Si vous devez localiser les étiquettes en les dissociant d'un système de gestion de contenu extérieur, lisez plutôt cet article.

Caractéristiques principales

• Modifiez les étiquettes existantes sans briser la structure actuelle
• Classez les étiquettes dans des groupes à plusieurs niveaux en fonction des critères que vous définissez
• Utilisez Excel pour générer une liste d'étiquettes à ajouter à la plate-forme
• Les étiquettes modifiées apparaîtront dans les configurations actuelles du Smart folder

Réussir en quelques minutes

• Dans la Online Platform, choisissez Bibliothèque, la Division de votre choix, puis Etiquettes
• Créez de nouvelles étiquettes en écrivant le nom souhaité dans la barre et en cliquant sur Créer
• Affichez et classez vos étiquettes actuelles en les créant, en les sélectionnant ou en cliquant dessus pour les faire glisser et les déposer

Faire étape par étape

Gestion de vos étiquettes

1. Dans votre Content library, choisissez la Division dans laquelle vous voulez travailler, puis les étiquettes. Vous verrez vos étiquettes au milieu de l'écran. Vous pouvez en localiser certaines à l'aide de la barre de recherche en haut à droite ou en créer de nouvelles en tapant leur nom dans la barre du milieu. Assurez-vous d'ajouter une virgule ou d'appuyer sur la touche Entrée entre chaque étiquette afin de les séparer correctement.
   
   Vous avez la possibilité de classer vos tags par catégories afin de faciliter la recherche pour vos utilisateurs et d'organiser votre contenu par niveaux. Nous verrons comment ce faire à l'étape 6.
   
2. Créez de nouvelles étiquettes dans la barre centrale en les séparant par des virgules ou en appuyant sur la touche Entrée, puis en cliquant sur Créer lorsque vous avez terminé. Vous pouvez modifier ou supprimer les étiquettes existantes en cliquant sur les icônes correspondantes.
   
3. Vous pouvez supprimer plusieurs étiquettes en en sélectionnant plusieurs à la fois, puis en cliquant sur Supprimer en haut à droite de l'écran.
   
4. Vous pouvez également supprimer et modifier des étiquettes de manière individuelle. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Modifier. Pour supprimer une étiquette, cliquez sur le menu à trois points puis sélectionnez Supprimer.

   Vous ne pouvez pas supprimer les étiquettes qui sont en cours d'utilisation. La colonne Statut vous indiquera si elles le sont. Si vous souhaitez toujours supprimer l'étiquette, supprimez-la d'abord de tout smart folder, bloc de page d'actif, recommandation CRM, filtre enregistré et/ou album photo si vous souhaitez les supprimer.

   
5. Après modification du nom de l'étiquette, les Smart folders continueront à fonctionner et utiliseront la dernière étiquette modifiée pour sélectionner les actifs.
6. Certains administrateurs préfèrent regrouper les étiquettes par catégories. Vous pouvez le faire en créant de nouvelles catégories sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur le symbole Plus à côté de Catégorie pour créer une nouvelle catégorie de niveau supérieur. Pour créer des sous-catégories, cliquez sur le symbole Plus à côté de la catégorie sous laquelle vous souhaitez en créer une nouvelle.
7. Regroupez les étiquettes dans les catégories que vous avez créées en les y faisant glisser. Vous pouvez les faire glisser une par une ou bien toutes ensemble en les sélectionnant d'abord. En cliquant sur les petits points à côté du nom de l'étiquette, vous pourrez les faire glisser dans des catégories.
   
8. Les catégories d'étiquette sont rendues publiques par défaut, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent utiliser la catégorie pour filtrer le contenu en fonction de ses étiquettes, dans la recherche avancée par exemple. Si vous ne voulez pas que la catégorie soit visible par les utilisateurs lors du filtrage, vous pouvez annuler la publication d'une catégorie. Pour annuler la publication d'une catégorie d'étiquette, passez la souris sur la catégorie, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier. Décochez la case Publier, puis cliquez sur Mettre à jour.
9. Les administrateurs peuvent également contrôler quels catégories d'étiquette sont disponibles pour le filtrage dans l'expérience classique. Lorsque vous modifiez une expérience classique, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Catégories d'étiquettes. Sélectionnez les catégories d'étiquette que vous souhaitez rendre visibles pour les utilisateurs lors du filtrage du contenu.

   Remarque : Si aucune catégorie d'étiquette n'est spécifiquement sélectionnée, toutes les catégories seront disponibles par défaut pour le filtrage.

   
10. Organisez vos étiquettes par catégories, des plus générales englobant de nombreux éléments de contenu jusqu'aux plus spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée. Voici une liste de nos meilleurs conseils.
11. Vous pouvez également modifier les étiquettes au niveau des actifs dans votre Bibliothèque. Sélectionnez la Section Etiquettes. Si elles sont disponibles, les étiquettes recommandées apparaîtront en premier. Cliquez pour les sélectionner. Faites défiler vers le bas pour afficher le reste des étiquettes disponibles et cliquez sur Enregistrer.
    

Utiliser Excel pour copier et coller une liste d'étiquettes

1. Créez, organisez ou réorganisez les étiquettes que vous souhaitez utiliser dans Excel.
   
2. Nous avons besoin d'une liste d'étiquettes, séparées par des virgules. Ajoutez des virgules en utilisant la formule =C1&","&A2. Assurez-vous d'avoir copié la première étiquette dans le champ C1.
   Faites glisser la formule tout en bas et toutes les étiquettes seront ajoutées, séparées par une virgule.
   
3. Copiez les étiquettes.
   
4. Dans votre Content library, sélectionnez la division souhaitée, puis sélectionnez Etiquettes. Collez les étiquettes dans la barre centrale et cliquez sur Créer.
   
5. Si vous voulez les catégoriser, vous les verrez apparaître dans Etiquettes non catégorisées après les avoir créées, et vous pourrez répéter les étapes 6-8 de la Section ci-dessus. Nous vous souhaitons un bon rangement !