Gérez et catégorisez vos balises existantes

Quels sont vos avantages

Lorsque vous créez votre structure de contenu dans Showpad, vous pouvez être amené à modifier vos balises. Il peut y avoir de nombreuses raisons, comme l'ajout de variantes orthographiques supplémentaires, l'introduction de nouvelles descriptions pour les ressources ou la suppression des balises qui ne sont plus nécessaires. Vous pouvez également organiser les balises par catégories avec plusieurs niveaux et les éditer en masse.

Cette structure organisationnelle est précieuse pour l'administrateur ou tout autre Promoted Member, car vous pouvez, en tant qu'équipe, décider de la structure organisationnelle de vos balises. Si vous n'utilisez pas ces catégories, les balises seront classées automatiquement par ordre alphabétique. En utilisant des catégories, vous permettrez à votre équipe de trouver le contenu pertinent plus rapidement et dans un système clair.

L'objectif est de vous permettre d'apporter rapidement les modifications nécessaires sans perturber l'expérience de l'utilisateur ni vous imposer une charge de travail supplémentaire à long terme.

Étant donné que ces balises peuvent être associées à des ressources actuelles, il est important que vous puissiez les modifier sans affecter votre structure de contenu existante. Vous pourrez voir, en cherchant et en faisant défiler, quelles balises sont actuellement utilisées et lesquelles ne le sont pas. En offrant plusieurs façons de gérer les balises, vous pouvez facilement modifier la configuration de votre contenu.

Si vous devez rendre les balises locales en les dissociant d'un système de gestion de contenu lié à l'extérieur, lisez plutôt cet article.

Caractéristiques principales

• Modifier les balises existantes sans casser la structure actuelle.
• Classer les balises dans des groupes à plusieurs niveaux en fonction des critères que vous définissez.
• Utiliser Excel pour générer une liste de balises à ajouter à la plateforme.
• Les balises modifiées seront reflétées dans les configurations actuelles des smart folders.

Réussir en quelques minutes

• Sur la plateforme en ligne, choisissez Bibliothèque, la Division de votre choix, puis Balises.
• Créez de nouvelles balises en les entrant dans la barre et en cliquant sur Créer.
• Affichez et catégorisez vos balises actuelles en les créant, en les sélectionnant ou en les faisant glisser.

Faire étape par étape

Gérer vos balises

1. Sur votre « Content library », choisissez la division dans laquelle vous voulez travailler, puis Balises. Vous verrez vos balises au milieu de l'écran. Vous pouvez en localiser certaines à l'aide de la barre de recherche en haut à droite, ou en créer de nouvelles en les tapant dans la barre du milieu. Assurez-vous d'ajouter une virgule ou d'appuyer sur Entrée entre les balises pour les séparer correctement.
   
   Vous avez la possibilité de classer vos balises par catégories afin de faciliter la recherche pour vos utilisateurs, et d'organiser votre contenu par niveaux. Nous verrons comment procéder à l'étape 6.
   
2. Créez de nouvelles balises dans la barre centrale, séparées par des virgules ou en appuyant sur Entrée, puis cliquez sur Créer. Modifiez ou supprimez les balises existantes en cliquant sur les icônes correspondantes.
   
3. Vous pouvez supprimer des balises en vrac en en sélectionnant plusieurs à la fois, puis en cliquant sur Supprimer en haut à droite.
   
4. Vous pouvez également supprimer et éditer des balises individuelles. Pour modifier, cliquez sur le bouton Modifier. Pour supprimer une balise, cliquez sur le menu à trois points puis sélectionnez Supprimer.

   Vous ne pouvez pas supprimer les balises en cours d'utilisation. La colonne État indiquera si elles sont en cours d'utilisation. Si vous souhaitez toujours supprimer la balise, supprimez-la d'abord de tous les Smart folders, blocs de ressources de page, recommandation CRM, filtre enregistré ou album photo si vous souhaitez les supprimer.

   
5. Lorsque vous modifiez le nom de la balise, les Smart folders continuent de fonctionner et utilisent la dernière balise modifiée pour sélectionner les ressources.
6. Certains administrateurs trouvent plus facile de regrouper les balises par catégories et vous pouvez le faire en créant de nouvelles catégories sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur le symbole plus à côté de Catégorie pour créer une nouvelle catégorie de premier niveau. Pour créer des sous-catégories, cliquez sur le symbole plus à côté de la catégorie sous laquelle vous voulez en créer une nouvelle.
7. Regroupez les balises dans les catégories que vous avez créées en les faisant glisser. Vous pouvez les tirer une par une ou en groupe en les sélectionnant d'abord. En cliquant sur les petits points à côté du nom de la balise, vous pourrez les faire glisser dans des catégories.
   
8. Par défaut, les catégories de balises sont publiées, ce qui signifie que la catégorie est accessible aux utilisateurs pour filtrer le contenu en fonction des balises, par exemple, dans la recherche avancée. Si vous ne voulez pas que la catégorie soit vue par les utilisateurs lors du filtrage, vous pouvez annuler la publication d'une catégorie. Pour dépublier une catégorie de balises, passez la souris sur la catégorie, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifiez. Décochez la case pour Publié, puis cliquez sur Mettre à jour.
9. Les administrateurs peut également contrôler les catégories de balises disponibles pour le filtrage par Expérience classique. Lorsque vous modifiez une Expérience classique, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez Catégories de balises. Cochez les catégories de balises qui doivent être visibles pour les utilisateurs lors du filtrage du contenu.

   Remarque : si aucune catégorie de balises n'est spécifiquement sélectionnée, toutes les catégories seront disponibles par défaut pour le filtrage.

   
10. Organisez vos balises en catégories, des plus générales englobant de nombreux éléments de contenu jusqu'aux plus spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée. Voici une liste de nos meilleures pratiques.
11. Vous pouvez également modifier les balises au niveau des ressources dans votre bibliothèque. Sélectionnez la section des balises. Si elles sont disponibles, les balises recommandées apparaîtront en premier. Cliquez pour les sélectionner. Faites défiler vers le bas pour afficher le reste de vos options de balises et cliquez sur Enregistrer.
    

Utiliser Excel pour copier et coller une liste de balises

1. Créez, organisez ou réorganisez les balises que vous souhaitez utiliser dans Excel.
   
2. Nous avons besoin d'une liste de balises, séparées par des virgules. Ajoutez des virgules en utilisant la formule =C1& ","&A2. Assurez-vous d'avoir copié la première balise dans le champ C1.
   Faites glisser la formule complètement vers le bas et toutes les balises seront ajoutées, séparées par une virgule.
   
3. Copiez les balises.
   
4. Sur votre « Content Library », sélectionnez la section cible, puis choisissez Balises. Collez les balises dans la barre centrale et sélectionnez Créer.
   
5. Si vous voulez les catégoriser, vous les verrez apparaître dans « Balises non catégorisées »une fois qu'elles sont créées, et vous pourrez répéter les étapes 6 à 8 de la section ci-dessus. Bonne organisation !