Gérez et classez vos balises existantes

Quels sont vos avantages ?

Lorsque vous créez votre structure de contenu dans Showpad, vous pouvez être amené à modifier vos balises. Les raisons à cela peuvent être nombreuses : l’ajout de variantes orthographiques supplémentaires, l’introduction de nouvelles descriptions aux actifs, ou la suppression de balises qui ne sont plus nécessaires. Vous pouvez également classer les balises en catégories multi-niveaux et en modifier plusieurs simultanément.

Cette structure organisationnelle est précieuse pour l'administrateur ou pour tout promoted member, car vous pouvez, en tant qu'équipe, décider de la structure organisationnelle de vos balises. Si vous n'utilisez pas ces catégories, les balises seront automatiquement classées par ordre alphabétique. En utilisant des catégories, vous permettrez à votre équipe de trouver du contenu pertinent plus rapidement et selon un système clair.

L'objectif est de vous proposer un moyen rapide d'apporter les modifications dont vous avez besoin sans perturber l'expérience utilisateur et sans vous créer plus de travail à long terme.

Étant donné que ces balises peuvent être associées à des actifs actuels, il est important que vous puissiez les modifier sans affecter votre structure de contenu existante. Vous pourrez voir cela en recherchant et en faisant défiler les balises actuellement utilisées et celles qui ne le sont pas. En proposant plusieurs façons de gérer les balises, vous pouvez facilement modifier la configuration de votre contenu.

Caractéristiques principales

• Modifiez les balises existantes sans perturber la structure actuelle
• Classez les balises en groupes multi-niveaux en fonction des critères que vous définissez
• Utilisez Excel pour générer une liste de balises à ajouter à la plateforme
• Les balises modifiées sont reflétées dans les configurations actuelles de smart folders 

Réussir en quelques minutes

• Sur la online platform, choisissez « Bibliothèque », la division de votre choix, puis « Balises »
• Créez de nouvelles balises en les entrant dans la barre et en cliquant sur « Créer »
• Affichez et classez vos balises actuelles en les créant, en les sélectionnant ou en les glissant/déposant.

Procédez étape par étape

Gérez vos balises 

1. Dans votre content library, choisissez la division dans laquelle vous souhaitez travailler, puis « Balises ». Vous verrez vos balises au milieu de votre écran et vous pourrez en trouver des spécifiques grâce à la barre de recherche en haut à droite, ou bien en créer de nouvelles en écrivant dans la barre du milieu. Assurez-vous soit de séparer les noms de balises par des virgules, soit d'appuyer sur « Entrée » entre les balises pour les séparer correctement.
   
   Vous avez la possibilité de classer vos balises afin de faciliter la recherche pour vos utilisateurs et de garder votre contenu organisé en niveaux. Nous aborderons cela à l'étape 6.
   
2. Créez de nouvelles balises dans la barre centrale, séparées par des virgules, ou en appuyant sur « Entrée » entre les balises, puis cliquez sur « Créer ». Modifiez ou supprimez les balises existantes en cliquant sur les icônes correspondantes.
   
3. Vous pouvez supprimer plusieurs balises simultanément en en sélectionnant plusieurs à la fois, puis en cliquant sur « Supprimer » en haut à droite.
   
4. Vous pouvez également supprimer et modifier des balises individuelles. Cliquez sur une balise et passez le curseur sur « Détails », puis cliquez sur le bouton « Modifier » qui apparaît. Vous pouvez également utiliser l'icône de la corbeille pour supprimer cette balise.

   Vous ne pouvez pas supprimer les balises en cours d'utilisation. La colonne « Statut » indique si elles le sont. Si vous souhaitez toujours supprimer une balise, supprimez-la d'abord de tout smart folder, bloc de pages d'actifs, recommandation CRM, filtre enregistré et/ou album photo.

   
5. Lorsque vous modifiez le nom de la balise, les smart folders fonctionneront toujours et utiliseront la dernière balise modifiée pour sélectionner des actifs.
6. Certains administrateurs trouvent plus facile de regrouper les balises par catégories. Vous pouvez le faire en créant de nouvelles catégories sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur le symbole « Plus » à côté de « Catégorie » pour créer une nouvelle catégorie de niveau supérieur. Pour créer une sous-catégorie, cliquez sur le symbole « Plus » à côté de la catégorie sous laquelle vous souhaitez créer une sous-catégorie.
7. Regroupez les balises dans les catégories que vous avez créées en les glissant/déposant. Vous pouvez les faire glisser et les déposer une par une ou en groupes en les sélectionnant d'abord. En cliquant sur les petits points à côté du nom de la balise, vous pourrez la glisser/déposer dans des catégories.
   
8. Par défaut, les catégories de balises sont publiées, ce qui signifie que les utilisateurs ont accès à la catégorie pour filtrer le contenu en fonction des balises, par exemple, dans la recherche avancée. Si vous ne souhaitez pas que la catégorie soit vue par les utilisateurs lors du filtrage, vous pouvez annuler la publication d'une catégorie. Pour annuler la publication d'une catégorie de balises, passez le curseur sur la catégorie, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez « Modifier ». Décochez la case « Publié », puis cliquez sur « Mettre à jour ».
9. Les administrateurs peuvent également contrôler quelles catégories de balises sont disponibles pour un filtrage par expérience classique. Lors de la modification d'une expérience classique, cliquez sur l'icône d'engrenage et sélectionnez « Catégories de balises ». Vérifiez que les catégories de balises sont visibles pour les utilisateurs lors du filtrage du contenu.

   Remarque : si aucune catégorie de balises n'est spécifiquement sélectionnée, toutes les catégories seront disponibles pour un filtrage par défaut.

   
10. Classez vos balises en catégories, des plus générales englobant de nombreux éléments de contenu jusqu'aux spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée. Voici une liste de nos meilleures pratiques. 
11. Vous pouvez également modifier les balises au niveau des actifs dans votre bibliothèque. Sélectionnez la section des balises et si elles sont disponibles, les balises recommandées apparaîtront en premier. Cliquez pour les sélectionner. Faites défiler vers le bas pour afficher les autres options de vos balises et cliquez sur « Enregistrer ».
    

Utilisez Excel pour copier et coller une liste de balises

1. Créez, organisez ou réorganisez les balises que vous souhaitez utiliser dans Excel.
   
2. Nous avons besoin d'une liste de balises, séparées par des virgules. Ajoutez des virgules en utilisant la formule =C1&","&A2; . Assurez-vous d'avoir copié la première balise dans le champ C1.
   Faites glisser la formule jusqu'en bas et toutes les balises seront ajoutées, séparées par une virgule.
   
3. Copiez les balises.
   
4. Dans votre content library, sélectionnez la division cible et choisissez « Balises ». Collez les balises dans la barre centrale et sélectionnez « Créer ».
   
5. Si vous souhaitez les classer, vous les verrez apparaître dans « Balises non classées » après les avoir créées et vous pourrez répéter les étapes 6 à 8 de la section ci-dessus. Bonne organisation !