Gérez et catégorisez vos balises existantes

Au fur et à mesure que vous développez votre contenu et la structure de votre cours dans Showpad, vous pouvez avoir besoin de modifier vos balises dans certaines situations. Il peut y avoir de nombreuses raisons, comme par exemple :

• ajouter des variantes orthographiques supplémentaires,
• introduire de nouvelles descriptions pour les actifs,
• supprimer les balises qui ne sont plus nécessaires.

Vous pouvez également organiser les balises en catégories comportant plusieurs niveaux et les modifier en masse. L'objectif est de rendre plus accessible un moyen rapide d'apporter les changements nécessaires sans perturber l'expérience de l'utilisateur ou générer plus de travail pour vous à long terme.

Comme ces balises peuvent être associées à des cours et des ressources actuels, il est essentiel que vous puissiez modifier les balises sans affecter la structure de votre contenu existant.
Vous pouvez voir quelles balises sont actuellement utilisées en effectuant une recherche et en faisant défiler l'écran. Vous pouvez facilement modifier la configuration de votre contenu en proposant plusieurs façons de gérer les balises.

Les balises sont précieuses pour l’administrateur ou tout autre Promoted Member (membre promu) car vous pouvez, en tant qu'équipe, décider de la structure organisationnelle de vos balises. Si vous n'utilisez pas ces catégories, les balises seront classées automatiquement par ordre alphabétique.
Trouver plus rapidement un contenu pertinent dans le cadre d'un système clair est également précieux pour les utilisateurs. Les balises peuvent également être utilisées pour pousser automatiquement des actifs dans des Smart folders (dossiers intelligents) et dans des Showpad Experiences (expériences Showpad) interactif, et elles jouent un rôle clé dans l'utilisation des recommandations de contenu dans Salesforce (force de vente).

Remarque : Si votre entreprise utilise des divisions, nous vous recommandons de consulter cet article. Il explique comment les balises partagées peuvent vous aider à créer une « taxonomie partagée » dans l'environnement de votre entreprise.

Caractéristiques principales

• Modifiez des balises existantes sans rompre la structure actuelle
• Categorisez des balises dans des groupes multi-niveaux sur la base de critères que vous définissez
• Utilisez Excel pour générer une liste de balises à ajouter à la plateforme
• Les balises modifiées seront reflétées dans les configurations actuelles de Smart folder.

Réussir en quelques minutes

• Dans l'Online Platform, choisissez Bibliothèque, la Division de votre choix, puis Balises.
• Créez de nouvelles balises en tapant dans la barre et en cliquant sur Créer.
• Affichez et catégorisez vos balises actuelles en les créant, en les sélectionnant ou en les faisant glisser.

Faire étape par étape

• Gérer vos balises
• Utilisez Excel pour copier et coller une liste de balises.
• Meilleures pratiques pour la gestion des balises

Gérer vos balises

1. Sur votre Content library, choisissez la Division dans laquelle vous souhaitez travailler, puis Balises. Vous verrez vos balises au milieu de votre écran, où vous pourrez en trouver certaines à l'aide de la barre de recherche en haut à droite, ou en créer de nouvelles en tapant dans la barre du milieu.
   Ajoutez une virgule ou appuyez sur la touche Entrée entre les balises pour les séparer correctement.
   
   Vous pouvez catégoriser vos balises pour faciliter la recherche de vos utilisateurs et organiser votre contenu en plusieurs niveaux. Nous verrons comment procéder à l'étape 6.
   
2. Créez de nouvelles balises dans la barre centrale, séparées par des virgules ou en appuyant sur Entrée, puis cliquez sur Créer. Modifiez ou supprimez les balises existantes en cliquant sur les icônes correspondantes.
   
3. Vous pouvez supprimer des balises en masse en sélectionnant plusieurs balises à la fois, puis en cliquant sur « Supprimer » en haut à droite.
   
4. Vous pouvez également supprimer et modifier des balises individuelles. Pour modifier, cliquez sur le bouton « Modifier ». Pour supprimer une balise, cliquez sur le menu à trois points, puis sélectionnez « Supprimer ».

   Vous ne pouvez pas supprimer les balises en cours d'utilisation. La colonne Statut indiquera si elles le sont. Si vous souhaitez toujours supprimer une balise, supprimez-la d'abord de tout dossier intelligent, bloc de ressources de page, recommandation CRM, filtre enregistré et/ou album photos si vous souhaitez la supprimer.

   
5. Lorsque vous modifiez le nom de la balise, les Smart folders (dossiers intelligents) continuent de fonctionner et utilisent la dernière balise modifiée pour sélectionner les ressources.
6. Vous pouvez remplacer une balise par une autre en cliquant sur les trois points situés à côté du bouton « Modifier ». Utilisez la barre de recherche pour trouver une balise existante et sélectionnez « Remplacer ».
   
7. Certains administrateurs trouvent plus facile de regrouper les balises par catégories et vous pouvez le faire en créant de nouvelles catégories sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur le symbole plus à côté de Catégorie pour créer une nouvelle catégorie de niveau supérieur. Pour créer des sous-catégories, cliquez sur le symbole plus à côté de la catégorie sous laquelle vous souhaitez en créer une nouvelle.
8. Regroupez les balises dans les catégories que vous avez créées en les faisant glisser. Vous pouvez les tirer une par une ou en groupe en les sélectionnant d'abord. En cliquant sur les petits points situés à côté du nom de la balise, vous pourrez la faire glisser dans les catégories.
   
9. Par défaut, les catégories de balises sont publiées, ce qui signifie qu'elles sont accessibles aux utilisateurs pour filtrer le contenu en fonction des balises, par exemple dans le cadre d'une recherche avancée. Si vous ne voulez pas que la catégorie soit vue par les utilisateurs lors du filtrage, vous pouvez annuler la publication d'une catégorie. Pour dépublier une catégorie de balises,  survolez la catégorie, cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier. Décochez la case Publier, puis cliquez sur Mettre à jour.
10. Les administrateurs peuvent également contrôler les catégories de balises disponibles pour le filtrage par expérience classique. Lorsque vous modifiez une expérience classique, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez « Catégories de balises ». Sélectionnez les catégories de balises qui doivent être visibles par les utilisateurs lors du filtrage du contenu.

    Remarque : Si aucune catégorie de balises n'est spécifiquement sélectionnée, toutes les catégories seront disponibles par défaut pour le filtrage.

    
11. Organisez vos balises en catégories, des plus générales englobant de nombreux éléments de contenu jusqu'aux spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée. Voici une liste de nos meilleures pratiques.
12. Vous pouvez également modifier les balises au niveau de l'actif dans votre bibliothèque. Sélectionnez la section des balises, et les balises recommandées apparaîtront en premier si elles sont disponibles. Cliquez pour les sélectionner. Faites défiler vers le bas pour afficher le reste de vos options de balises et cliquez sur Sauvegarder.
    

Utilisez Excel pour copier et coller une liste de balises.

1. Créez, organisez ou réorganisez les balises que vous souhaitez utiliser sur Excel.
   
2. Nous avons besoin d'une liste de balises, séparées par des virgules. Ajoutez des virgules en utilisant la formule =C1& ","&A2. Veillez à copier la première balise dans le champ C1.
   Faites glisser la formule vers le bas et toutes les balises seront ajoutées, séparées par une virgule.
   
3. Copiez les balises.
   
4. Dans votre Content library (bibliothèque de contenus), sélectionnez la Division cible et choisissez Balises. Collez les balises dans la barre centrale et sélectionnez Créer.
   
5. Si vous souhaitez les classer par catégorie, vous les verrez apparaître dans Balises non catégorisées après les avoir créées, et vous pourrez répéter les étapes 6 à 8 de la section ci-dessus. Bonne organisation !