Vos avantages
Lorsque vous créez votre structure de contenu dans Showpad, vous pourriez être amené à modifier vos balises. Il peut exister de nombreuses raisons, telles que l'ajout de variantes orthographiques, l'introduction de nouvelles descriptions dans les éléments ou la suppression d'étiquettes devenues inutiles. Vous pouvez également organiser les balises par catégories avec plusieurs niveaux et les éditer en masse.
Cette structure organisationnelle est précieuse pour l'administrateur ou pour tout membre promu car vous pouvez, en tant qu'équipe, décider de la structure organisationnelle de vos balises. Sans utiliser ces catégories, les balises seront automatiquement classées par ordre alphabétique. En utilisant des catégories, vous permettrez à votre équipe de trouver du contenu pertinent plus rapidement et dans un système clair.
L'objectif est de vous permettre d'apporter rapidement les changements dont vous avez besoin sans perturber l'expérience de l'utilisateur ni créer plus de travail pour vous-même à long terme.
Étant donné que ces balises peuvent être associées aux ressources actuelles, il est important que vous puissiez les modifier sans affecter votre structure de contenu existante. Vous pourrez voir, en faisant défiler, quelles balises sont actuellement utilisées et lesquelles ne le sont pas. En offrant plusieurs façons de gérer les balises, vous pouvez facilement modifier la configuration de votre contenu.
Les fonctionnalités principales
- Editer les balises existantes sans briser la structure actuelle
- Classer les balises en groupes à multi-niveaux en fonction des critères que vous avez définis
- Utiliser Excel pour générer une liste de balises à ajouter à la plate-forme
- Les balises modifiées seront reflétées dans les paramétrages Smart folder actuels
Le moyen le plus rapide pour être impressionnant
- Sur la Platforme en ligne, choisissez Bibliothèque, la Division de votre choix, puis les balises
- Créez de nouvelles balises en tapant dans la barre et en appuyant sur Créer
- Affichez et catégorisez vos balises actuelles en les créant, en les sélectionnant ou en les faisant glisser.
Procédez étape par étape.
Gérer vos balises
- Dans votre Content library, choisissez la division dans laquelle vous souhaitez travailler, puis Balises. Vous verrez vos balises au milieu de votre écran où vous pourrez localiser des balises spécifiques avec la barre de recherche en haut à droite ou en créer de nouvelles en les tapant dans la barre du milieu. Assurez-vous d’ajouter une virgule ou d'appuyer sur Entrée entre les balises pour les séparer correctement.
Vous avez la possibilité de catégoriser vos balises pour faciliter la recherche à vos utilisateurs et pour que votre contenu soit organisé en niveaux. Dans l'étape 6, nous expliquerons comment procéder.
- Créez de nouvelles balises dans la barre centrale, séparés par des virgules ou en appuyant sur Entrer, puis, appuyez sur Créer. Modifiez ou supprimez les balises existantes en appuyant sur les icônes correspondantes.
- Vous pouvez supprimer des étiquettes en masse en sélectionnant plusieurs en même temps suivi de Supprimer en haut à droite.
- Vous pouvez également supprimer et éditer des balises individuelles. Cliquez sur une balise et survolez Détails, puis appuyez sur le bouton Modifier qui apparaîtra. Vous pouvez également utiliser l'icône de la corbeille pour supprimer cette balise.
Vous ne pouvez pas supprimer les balises en cours d'utilisation. La colonne Statut indiquera si elles le sont. Si vous voulez toujours supprimer les balises, supprimez-les d'abord de n'importe quel Smart folder, block d'actifs de page, CRM, recommandation, filtre enregistré et/ou album photo si vous souhaitez les supprimer.
- Lorsque vous modifiez le nom de la balise, Smart folders fonctionnera toujours et utilisera la dernière balise modifiée pour sélectionner des ressources.
- Certains administrateurs trouvent plus facile de regrouper les balises par catégories et vous pouvez le faire en créant de nouvelles catégories sur le côté gauche de l'écran. Cliquez sur le symbole Plus en regard de Catégorie pour créer une nouvelle catégorie de niveau supérieur. Pour créer des sous-catégories, appuyez sur le symbole Plus en regard de la catégorie sous laquelle vous souhaitez en créer une.
- Regroupez les étiquettes dans les catégories que vous avez créées en les faisant glisser. Vous pouvez les extraire un à la fois ou par groupes en les sélectionnant d'abord. En appuyant sur les petits points à côté du nom de la balise, vous pourrez les faire glisser dans les catégories.
- Organisez vos balises en catégories, des plus générales englobant de nombreux éléments de contenu jusqu'aux spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée. Voici une liste de nos meilleures pratiques
Utiliser Excel pour copier et coller une liste de balises
- Créez, organisez ou réorganisez les balises que vous souhaitez utiliser dans Excel.
- Nous avons besoin d'une liste de balises, séparées par des virgules. Ajoutez des virgules en utilisant la formule =C1&","&A2 . Assurez-vous d'avoir copié la première balise dans le champ C1.
Faites glisser la formule complètement vers le bas et toutes les balises seront ajoutées, séparées par une virgule.
- Copier les balises.
- Dans votre Content library, sélectionnez la division cible et choisissez Tags. Collez les balises dans la barre centrale et sélectionnez Créer.
- Si vous souhaitez les classer par catégorie, vous les verrez apparaître dans les balises non catégorisées après leur création et vous pourrez répéter les étapes 6 à 8 de la Section ci-dessus. Bonne organisation !
Meilleures pratiques pour la gestion des balises
L'organisation est un art et planifier une structure avant de créer des catégories de balises contribuera grandement à rendre votre contenu aussi facile à trouver que possible. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que nous utilisons à Showpad pour vous aider à atteindre la meilleure bibliothèque de contenu du pays :
- Organisez vos balises en catégories, en allant des plus générales qui englobent de nombreux éléments de contenu jusqu'aux spécifiques pour que votre bibliothèque reste organisée.
- Trois niveaux par catégorie devraient constituer le maximum, répartis entre les catégories générales et les balises spécifiques. Par exemple, une balise parent de « Type de contenu » pourrait avoir en dessous « Document » et en dessous, des balises telles que « pdf » ou « doc ».
- Si vous ne savez pas où placer une balise, nous vous recommandons de créer une catégorie 'divers' ou similaire. De cette façon, vous pourrez voir ce qui a été trié et ce qui reste dans la Section Balises non catégorisées sous celles qui ont été attribuées à des emplacements.
- Certaines organisations exigent un ensemble spécifique de balises pour chaque actif téléchargé (par exemple, au moins une balise de produit, une balise de type de garantie, une balise de secteur, etc.). Ces catégories doivent être placées en haut de la liste des catégories et les balises pertinentes regroupées sous celles-ci. L’ordre de l'arborescence des catégories sera toujours le même que celui défini par le manager de balise. Si vous sélectionnez cette itinéraire, le chargement de nouveau contenu et la sélection de balises dans la liste des catégories seront extrêmement faciles.
