Utilisez SharePoint comme source de contenu dans Showpad (ancienne version)

Note : À partir du 1er juillet 2024, Microsoft ne prend plus en charge les nouvelles connexions en utilisant l'approche décrite dans cet article. Les connexions existantes continueront de fonctionner normalement jusqu'à un moment en 2026. Pour vous connecter à SharePoint le 1er juillet 2024 ou après, vous devrez suivre les instructions dans cet article.

Utilisez SharePoint Online comme source fiable et unique d'informations pour gérer votre précieux contenu. Notre connecteur middleware SharePoint Online synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés de document et les autorisations pour Showpad et les optimise pour une utilisation web et mobile.

Distribuez votre contenu SharePoint dans un environnement de marque auquel vos commerciaux peuvent accéder sur la Web app de Showpad et tout appareil mobile avec nos intégrations d'applications et d'e-mail, en ligne et hors ligne.

Note : Les changements apportés aux actifs par l'utilisateur du système dans SharePoint ne seront pas reflétés dans Showpad, seulement les changements effectués par les utilisateurs réels.

Caractéristiques principales

• Comprendre comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec l'intégration de Showpad
• Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité
• Les URL de SharePoint sont automatiquement converties en URL assets de Showpad
• Mapper certaines propriétés d'actifs à Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
• Utilisez une URL de locataire Showpad pour établir un lien sécurisé OAuth 2 entre Showpad et SharePoint.
• Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad.
• Continuez à télécharger les actifs directement sur le site Content Library selon les besoins.
• Le connecteur Showpad doit uniquement être installé par l'administrateur et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad ne devraient rien faire pour utiliser cette fonctionnalité.
• Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici 

Vous avez besoin de cela pour réussir

• L'intégration fonctionne avec Microsoft SharePoint Online
• Vous avez un sous-domaine sur SharePoint Online
• Administrateur accès sur Showpad's Online Platform et SharePoint en ligne
• Contactez votre coach de réussite client pour activer l'intégration SharePoint
• Documents disponibles dans vos sites et sous-sites SharePoint
• Les utilisateurs ont besoin d'au moins un accès en lecture dans le site racine de Sharepoint pour déclencher des synchronisations
• Notre Connecteur Showpad, disponible dans le Microsoft AppSource

Le chemin rapide vers l'extraordinaire

1. Dans les Paramètres de Showpad administrateur, activez la SharePoint intégration
2. Copiez l'ID de service, l'ID de client et le jeton pour configurer les connexions de votre site.
3. Téléchargez et installez le connecteur Showpad SharePoint depuis le site Office Store pour les sites et sous-sites souhaités.
4. Remplissez l'URL Showpad locataire (https://organizationname.showpad.biz)
5. Collez l'ID de service, l'ID de client, le token et l'URL de webhook facultatif générés.
6. Facultativement, ajoutez une URL de webhook où toutes les activités de synchronisation seront enregistrées
7. Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et les sous-sites.
8. Configurer les colonnes pour mapper les propriétés sur Showpad
9. Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad
10. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, afin que les ventes aient toujours accès au contenu le plus récent et le plus adapté à la marque.

Remarque : Lorsque vous utilisez la version sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1,0, 2,0,...) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad.

Procédez étape par étape

1. Dans les paramètres de Showpad administrateur, allez dans le menu des intégrations et cliquez sur SharePoint. Activez l'intégration SharePoint en cliquant sur Commencer, puis donnez un nom à l'intégration.
2. Copiez l'ID de service, l'ID de client et le token pour configurer les connexions de votre site afin que nous puissions les utiliser plus tard pour configurer le lien dans le connecteur middleware.
3. Dans le centre d'administration SharePoint, cliquez sur Plus de fonctionnalités, ouvrez la section Applications, puis sélectionnez SharePoint Store.
   
4. Entrez Showpad dans la barre de recherche et sélectionnez le Connecteur Showpad.
   
   
   
5. Passez à la boutique SharePoint classique, sélectionnez Ajouter, et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en sélectionnant Continuer. Suivez les instructions d'installation. Naviguez vers le site SharePoint que vous souhaitez connecter, puis cliquez sur l'icône Paramètres. Cliquez sur Ajouter une application et sélectionnez le Connecteur Showpad.
   
6. Lors de la sélection de Trust It pour l'installation, Showpad n'écrira ni ne supprimera rien de l'instance Sharepoint.
7. Configurez le connecteur au niveau de la collection de sites. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites sur un seul sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via Site Contents et sélectionnez Trust It.
8. Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Remplissez l'URL Showpad Tenant (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'ID de service, l'ID client et le jeton générés. Dans le champ Adresses e-mail de l'administrateur, indiquez les adresses e-mail qui doivent recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit pendant la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous changez votre mot de passe d'administrateur SharePoint Online. En option, vous pouvez entrer une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont affichées.
9. Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et ce(s) sous-site(s) en faisant glisser le bouton button.
10. Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint afin de configurer le mappage des propriétés vers Showpad. Depuis le site content library dans SharePoint, vous verrez une liste de vos fichiers. Cliquez sur Ajouter une colonne pour commencer à configurer les colonnes. Vous pourrez voir ces colonnes listées dans le content library à l'avenir et vous pourrez les modifier ici. Un tableau détaillé des champs Showpad, des types de colonnes et de leur signification est disponible au bas de cet article.

    Remarque : si les valeurs des colonnes sont manquantes pour un fichier Office qui a été mis à jour dans SharePoint, cela signifie probablement que la nouvelle version du fichier est dépourvue de métadonnées. Pour éviter que cela ne se produise, nous vous recommandons de télécharger la ressource directement depuis la bibliothèque SharePoint avant d'apporter des modifications à la ressource. Cela garantit que les métadonnées de la ressource mise à jour sont à jour par rapport à celles de la bibliothèque et qu'il n'y aura pas d'incompatibilité ou de conflit lorsque l'ancienne version sera remplacée.

11. Les propriétés disponibles à mapper sur Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés Showpad et leur type de colonne SharePoint correspondant sont :
    • Nom du fichier: Une seule ligne de texte. Si une colonne avec le nom existe déjà lors de l'installation, cette correspondance se produira automatiquement.
    • Publier: Oui/Non ou Choix (avec les options de "Publier" et "Non publié").

      Remarque : Nous vous recommandons de commencer par définir la valeur par défaut de la colonne sur "Non publié". Lorsque vous avez terminé le téléchargement des fichiers, vous pouvez alors publier en masse les fichiers en changeant la valeur en "Publier".

      Nous recommandons également vivement l'édition en masse des fichiers pour les configurer tous sur Publier en utilisant l'option Édition rapide dans la bibliothèque de documents. Allez à la colonne Publier de Showpad, réglez les champs de la colonne sur Publier, et faites glisser le coin du contenu de la cellule sur les autres cellules. Cliquez sur Terminé pour commencer la publication.

      Remarque : pour déclencher la mise à jour après le téléchargement des actifs vers SharePoint, définissez les champs Publier sur Oui et sélectionnez Enregistrer

    • Division et tags: Texte sur une seule ligne, Choix, ou Métadonnées gérées. Pour les divisions, vous ne pouvez les mapper à Showpad que lorsque la ou les divisions existent déjà. Si vous essayez de créer une division via l'intégration, une erreur sera affichée. Vous pouvez envoyer l'actif à plusieurs divisions en vrac et cette action créera une copie de l'actif SPO dans chaque division sélectionnée.
    • Description: Ligne de texte unique ou Plusieurs lignes de texte
    • Date d'expiration et date de sortie: Date et heure
    • Autorisations d'actif: Oui/Non
    • Auteur : Personne ou Groupe

      Notes :
      - L'adresse e-mail de l'auteur sélectionné dans SharePoint doit correspondre à l'adresse e-mail d'un utilisateur Showpad existant.
      - Si le champ Auteur n'est pas mappé, la valeur de l'auteur sera par défaut le nom de l'utilisateur qui a configuré votre intégration Sharepoint.

      
12. Lors du mappage des balises vers Showpad, vous pouvez sélectionner Choix et ajouter plusieurs options comme types de colonnes SharePoint. Ainsi, chaque valeur deviendra une balise distincte. Afin de distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les balises, vous pouvez sélectionner une option pour inclure le nom de la colonne avec la balise (balises, incl. nom de colonne). Cela évitera que des balises ayant des significations différentes ne soient ajoutées aux mauvais fichiers. Lorsque cette option est sélectionnée, la valeur sera affichée comme 《Nom de colonne 》-《Valeur de colonne》.
    
    Si vous souhaitez séparer les balises dans les champs de texte à ligne unique, faites-le en utilisant soit deux-points : soit un point-virgule; pour les distinguer en deux valeurs.
    
13. En plus des détails de la propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichiers à Showpad. Lors de la création d'une colonne Oui / Non dans SharePoint, vous verrez plusieurs options de permission dans le connecteur Showpad lorsque vous cliquez sur la liste déroulante.
    
14. La sélection de Publier comme propriété de mappage est obligatoire pour que le contenu soit synchronisé avec Showpad. Lorsqu'il n'est pas inclus dans votre configuration, une erreur s'affichera dans votre connecteur, indiquant qu'il est nécessaire. Vous ne pourrez pas non plus cliquer sur Appliquer si les détails de la configuration sont manquants.
    
15. Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version se reflètent également dans Showpad dans le journal des activités. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur apparaîtra, indiquant l'endroit où l'erreur se produit. Les propriétés de document, telles que les autorisations de ressources, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il disparaît également du Content Library de Showpad.
    Vous pouvez voir une icône SharePoint dans le Content Library de Showpad pour montrer les documents synchronisés SharePoint.
16. Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en veillant à ce que les ventes aient toujours accès au contenu le plus récent et le plus adapté à la marque.

Voici la liste de tous les champs et types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à laquelle vous pouvez vous référer si nécessaire :

	Showpad Field	Description	Type de colonne
	Nom du fichier	C'est le nom du fichier visible dans Showpad. Showpad ajoutera automatiquement l'extension du type de fichier.	Fichier, Ligne de texte unique, Calculé
	Description	Il s'agit du champ de description dans Showpad, affiché à l'utilisateur de Showpad lorsqu'il visualise un fichier.	Fichier, Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Calculé
	Division	Si votre instance Showpad a été configurée avec plusieurs divisions, ce champ vous permet de définir la ou les divisions cibles. Veuillez vous référer au marqueur "est global" ci-dessous si vous souhaitez que le fichier soit disponible pour les autres divisions en lecture seule au lieu de versions indépendantes.	Fichier, Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées, Calculées
	Étiquettes	Les balises de mots-clés attribuées au document dans Showpad. Le nom de la colonne sera ajouté devant la balise, séparé par un tiret lorsque vous sélectionnez "inclure le nom de la colonne". Ces balises apparaissent comme "Balises externes" dans les propriétés ressource dans Showpad.	Fichier, Choix, Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Métadonnées gérées, Calculées
	Publié le	Ce n'est pas un champ visible dans Showpad, mais ce champ gère la visibilité d'un fichier dans Showpad en fonction de la valeur sélectionnée.	Oui/Non, Choix (Publier, non publié)
	Date de publication	La date à laquelle un fichier devrait être disponible dans Showpad pour les utilisateurs	Date et l'heure
	Date d'expiration	Le fichier de données devrait devenir indisponible pour les utilisateurs de Showpad. Le fichier ne sera pas supprimé dans Showpad afin de conserver des informations à des fins de rapport.	Date et heure
	Peut être partagé	Permission pour le fichier de contrôler si les utilisateurs de Showpad peuvent partager un fichier avec des destinataires externes	Oui / Non
	Peut être téléchargé	Contrôlez si les fichiers peuvent être téléchargés ou non. Elle ne peut pas être utilisée en même temps que les colonnes à téléchargement interne et externe.	Oui / Non
	Peut être annoté	Permet aux utilisateurs de mettre en évidence du texte ou des commentaires avec la fonction Annotation dans Showpad	Oui / Non
	Peut être personnalisé	Permet aux utilisateurs de créer une copie personnalisée d'un fichier existant dans Showpad. Les fichiers seront stockés dans la Section Mes Fichiers de l'utilisateur.	Oui/Non
	Afficher dans Kiosk mode	Gérer la visibilité des fichiers pendant Kiosk Mode, un mode d'affichage protégé, pour cacher les fichiers internes ou confidentiels.	Oui/Non
	est global.	Rend le fichier disponible en lecture seule dans d'autres divisions.	Oui/Non
	Téléchargement interne	Contrôle si le fichier peut être téléchargé en interne ou non. Cela doit être utilisé en conjonction avec la colonne téléchargeable de l'extérieur.	Oui/Non
	Téléchargement externe	Contrôle si le fichier peut être téléchargé en externe ou non. Ceci doit être utilisé en conjonction avec la colonne téléchargeable en interne	Oui/Non
	ID externe	L'ID est utilisé pour le mappage des assets entre SharePoint et Showpad. L'ID de l'asset s'affiche comme l'ID externe dans Showpad.	Une seule ligne de texte
	Auteur	L'auteur est utilisé pour mettre en correspondance la propriété Auteur sur les documents dans SharePoint avec la propriété Auteur dans la bibliothèque Showpad. La propriété Auteur se trouve dans les coordonnées du poste Showpad.	Personne ou groupe
	Langue	Ceci est utilisé pour mettre en correspondance la langue de l'actif avec les propriétés de la langue dans le panneau de détail de l'actif de Showpad et utilisé pour la locale. Les valeurs attendues sont les abréviations de la langue (par exemple, "EN" pour l'anglais ou "NL" pour le néerlandais).	Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées
	Pays	Ceci est utilisé pour mapper le pays pertinent dans le panneau de détail des biens de Showpad et utilisé à des fins de localisation.	Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées
	Vignette	Ceci est utilisé pour ajouter automatiquement une image (vignette) pour les URL qui apparaissent comme des actifs de contenu.	Image