Utilisez SharePoint comme source de contenu dans Showpad

Utilisez SharePoint Online comme source fiable et unique d'informations pour gérer votre précieux contenu. Notre connecteur middleware SharePoint Online synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés de document et les autorisations pour Showpad et les optimise pour une utilisation web et mobile.

Distribuez votre contenu SharePoint dans un environnement de marque auquel vos commerciaux peuvent accéder sur la Web app de Showpad et tout appareil mobile avec nos intégrations d'applications et d'e-mail, en ligne et hors ligne.

Note : Les changements apportés aux actifs par l'utilisateur du système dans SharePoint ne seront pas reflétés dans Showpad, seulement les changements effectués par les utilisateurs réels.

Caractéristiques principales

• Comprendre comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec l'intégration de Showpad
• Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité
• Les URL de SharePoint sont automatiquement converties en URL assets de Showpad
• Mapper certaines propriétés d'actifs à Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
• Utilisez une URL de locataire Showpad pour établir un lien sécurisé OAuth 2 entre Showpad et SharePoint.
• Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad.
• Continuez à télécharger les actifs directement sur le site Content Library selon les besoins.
• Le connecteur Showpad doit uniquement être installé par l'administrateur et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad ne devraient rien faire pour utiliser cette fonctionnalité.
• Pour modifier les actifs synchronisés, vous pouvez les dissocier dans la bibliothèque de Showpad. En savoir plus ici

Ce qu'il vous faut pour réussir

• L'intégration fonctionne avec Microsoft SharePoint Online
• Vous avez un sous-domaine sur SharePoint Online
• Administrateur accès sur Showpad's Online Platform et SharePoint en ligne
• Contactez votre coach de réussite client pour activer l'intégration SharePoint
• Documents disponibles dans vos sites et sous-sites SharePoint
• Les utilisateurs doivent avoir au moins un accès en lecture dans la racine SharePoint pour déclencher les synchronisations.
• Notre connecteur Showpad, disponible dans le Microsoft Office Store

Réussir en quelques minutes

1. Dans les Paramètres de Showpad administrateur, activez la SharePoint intégration
2. Copiez l'ID de service, l'ID de client et le jeton pour configurer les connexions de votre site.
3. Téléchargez et installez le connecteur Showpad SharePoint depuis le site Office Store pour les sites et sous-sites souhaités.
4. Remplissez l'URL Showpad locataire (https://organizationname.showpad.biz)
5. Collez l'ID de service, l'ID de client, le token et l'URL de webhook facultatif générés.
6. Facultativement, ajoutez une URL de webhook où toutes les activités de synchronisation seront enregistrées
7. Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et les sous-sites.
8. Configurer les colonnes pour mapper les propriétés sur Showpad
9. Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad
10. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, afin que les ventes aient toujours accès au contenu le plus récent et le plus adapté à la marque.

Remarque : Lorsque vous utilisez la version sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1,0, 2,0,...) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad.

Faire étape par étape

1. Dans les paramètres de Showpad administrateur, allez dans le menu des intégrations et cliquez sur SharePoint. Activez l'intégration SharePoint en cliquant sur Commencer, puis donnez un nom à l'intégration.
   
2. Copiez l'ID de service, l'ID de client et le token pour configurer les connexions de votre site afin que nous puissions les utiliser plus tard pour configurer le lien dans le connecteur middleware.
   
3. Lorsque vous êtes connecté sur SharePoint Online, vous pouvez télécharger le connecteur dans la section des applications.
   
   
4. Sélectionnez Ajouter et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en sélectionnant Continuer. Suivez les instructions d'installation. Naviguez vers SharePoint que vous souhaitez connecter, puis cliquez sur l'icône Paramètres. Cliquez sur Ajouter l'application et sélectionnez le connecteur Showpad.
   
5. En choisissant de lui faire confiance pour l'installation, Showpad n'écrira ou ne supprimera rien de l'instance SharePoint.
   
6. Configurez le connecteur au niveau de la collection de sites. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites sur un seul sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via Site Contents et sélectionnez Trust It.
   
7. Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Remplissez l'URL Showpad Tenant (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'ID de service, l'ID client et le jeton générés. Dans le champ Adresses e-mail de l'administrateur, indiquez les adresses e-mail qui doivent recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit pendant la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous changez votre mot de passe d'administrateur SharePoint Online. En option, vous pouvez entrer une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont affichées.
   
8. Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et ce(s) sous-site(s) en faisant glisser le bouton button.
   
9. Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint afin de configurer le mappage des propriétés vers Showpad. Depuis le site content library dans SharePoint, vous verrez une liste de vos fichiers. Cliquez sur Ajouter une colonne pour commencer à configurer les colonnes. Vous pourrez voir ces colonnes listées dans le content library à l'avenir et vous pourrez les modifier ici. Un tableau détaillé des champs Showpad, des types de colonnes et de leur signification est disponible au bas de cet article.
   

   Remarque : si les valeurs des colonnes sont manquantes pour un fichier Office qui a été mis à jour dans SharePoint, cela signifie probablement que la nouvelle version du fichier est dépourvue de métadonnées. Pour éviter que cela ne se produise, nous vous recommandons de télécharger la ressource directement depuis la bibliothèque SharePoint avant d'apporter des modifications à la ressource. Cela garantit que les métadonnées de la ressource mise à jour sont à jour par rapport à celles de la bibliothèque et qu'il n'y aura pas d'incompatibilité ou de conflit lorsque l'ancienne version sera remplacée.

10. Les propriétés disponibles pour mapper vers Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés de Showpad et leur type de colonne SharePoint correspondant sont les suivants :
    • Nom du fichier : ligne de texte unique. S'il existe déjà une colonne avec un nom lors de l'installation, ce mappage se fera automatiquement.
    • Publier : Oui/Non ou Choix (avec les options "Publié" et "Non publié"). La synchronisation avec Showpad se fait immédiatement lorsque la valeur est réglée sur "Publier".

      Remarque : Nous vous recommandons de commencer par définir la valeur par défaut de la colonne sur "Non publié". Lorsque vous avez terminé le téléchargement des fichiers, vous pouvez alors publier en masse les fichiers en changeant la valeur en "Publier".

      Nous vous recommandons également d'éditer en masse les fichiers pour qu'ils soient tous prêts à être publiés en utilisant l'option d'édition rapide dans la bibliothèque de documents. Allez dans la colonne Showpad Publish, définissez les champs de la colonne sur Publish, et faites glisser le coin du contenu de la cellule sur les autres cellules. Cliquez sur Terminé pour commencer la publication.

      Remarque : pour déclencher la mise à jour après le téléchargement des actifs vers SharePoint, définissez les champs Publier sur Oui et sélectionnez Enregistrer

    • Division et balises : une seule ligne de texte, Choix, ou Métadonnées gérées. Pour les divisions, vous ne pouvez établir une correspondance avec Showpad que si la ou les divisions existent déjà. Si vous essayez de créer une division via l'intégration, une erreur sera affichée. Vous pouvez envoyer la ressource à plusieurs divisions en vrac et cette action créera une copie de la ressource SPO dans chaque division sélectionnée.
    • Description : Une seule ligne de texte ou plusieurs lignes de texte
    • Date d'expiration et date de publication : Date et heure
    • Autorisations d'actifs : Oui/Non
    • Auteur : Personne ou groupe
    
11. Lors du mappage des balises vers Showpad, vous pouvez sélectionner Choix et ajouter plusieurs options comme types de colonnes SharePoint. Ainsi, chaque valeur deviendra une balise distincte. Afin de distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les balises, vous pouvez sélectionner une option pour inclure le nom de la colonne avec la balise (balises, incl. nom de colonne). Cela évitera que des balises ayant des significations différentes ne soient ajoutées aux mauvais fichiers. Lorsque cette option est sélectionnée, la valeur sera affichée comme 《Nom de colonne 》-《Valeur de colonne》.
    
    Si vous souhaitez séparer les balises dans les champs de texte à ligne unique, faites-le en utilisant soit deux-points : soit un point-virgule; pour les distinguer en deux valeurs.
    
12. En plus des détails de la propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichiers à Showpad. Lors de la création d'une colonne Oui / Non dans SharePoint, vous verrez plusieurs options de permission dans le connecteur Showpad lorsque vous cliquez sur la liste déroulante.
    
13. La sélection de Publier comme propriété de mappage est obligatoire pour que le contenu soit synchronisé avec Showpad. Lorsqu'il n'est pas inclus dans votre configuration, une erreur s'affichera dans votre connecteur, indiquant qu'il est nécessaire. Vous ne pourrez pas non plus cliquer sur Appliquer si les détails de la configuration sont manquants.
    
14. Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version se reflètent également dans Showpad dans le journal des activités. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur apparaîtra, indiquant l'endroit où l'erreur se produit. Les propriétés de document, telles que les autorisations de ressources, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il disparaît également du Content Library de Showpad.
    Vous pouvez voir une icône SharePoint dans le Content Library de Showpad pour montrer les documents synchronisés SharePoint.
15. Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en veillant à ce que les ventes aient toujours accès au contenu le plus récent et le plus adapté à la marque.
16. Voici la liste de tous les champs et types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à laquelle vous pouvez vous référer si nécessaire :
    
    

    	Champ Showpad	Description	Type de colonne
    	Nom du fichier	C'est le nom du fichier visible dans Showpad. Showpad ajoutera automatiquement l'extension du type de fichier.	Fichier, Ligne de texte unique, Calculé
    	Description	Il s'agit du champ de description dans Showpad, affiché à l'utilisateur de Showpad lorsqu'il visualise un fichier.	Fichier, Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Calculé
    	Division	Si votre instance Showpad a été configurée avec plusieurs divisions, ce champ vous permet de définir la ou les divisions cibles. Veuillez vous référer au marqueur "est global" ci-dessous si vous souhaitez que le fichier soit disponible pour les autres divisions en lecture seule au lieu de versions indépendantes.	Fichier, Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées, Calculées
    	Balises	Les balises de mots-clés attribuées au document dans Showpad. Le nom de la colonne sera ajouté devant la balise, séparé par un tiret lorsque vous sélectionnez "inclure le nom de la colonne". Ces balises apparaissent comme "Balises externes" dans les propriétés ressource dans Showpad.	Fichier, Choix, Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Métadonnées gérées, Calculées
    	Publié le	Ce n'est pas un champ visible dans Showpad, mais ce champ gère la visibilité d'un fichier dans Showpad en fonction de la valeur sélectionnée.	Oui/Non, Choix (Publier, non publié)
    	Date de publication	La date à laquelle un fichier devrait être disponible dans Showpad pour les utilisateurs	Date et l'heure
    	Date d'expiration	Le fichier de données devrait devenir indisponible pour les utilisateurs de Showpad. Le fichier ne sera pas supprimé dans Showpad afin de conserver des informations à des fins de rapport.	Date et heure
    	Peut être partagé	Permission pour le fichier de contrôler si les utilisateurs de Showpad peuvent partager un fichier avec des destinataires externes	Oui / Non
    	Peut être téléchargé	Contrôlez si les fichiers peuvent être téléchargés ou non. Elle ne peut pas être utilisée en même temps que les colonnes à téléchargement interne et externe.	Oui / Non
    	Peut-être annoté	Permet aux utilisateurs de mettre en évidence du texte ou des commentaires avec la fonction Annotation dans Showpad	Oui / Non
    	Peut-être personnalisé	Permet aux utilisateurs de créer une copie personnalisée d'un fichier existant dans Showpad. Les fichiers seront stockés dans la Section Mes Fichiers de l'utilisateur.	Oui/Non
    	Montrer dans Kiosk mode	Gérer la visibilité des fichiers pendant Kiosk Mode, un mode d'affichage protégé, pour cacher les fichiers internes ou confidentiels.	Oui/Non
    	est global.	Rend le fichier disponible en lecture seule dans d'autres divisions.	Oui/Non
    	Téléchargement interne	Contrôle si le fichier peut être téléchargé en interne ou non. Cela doit être utilisé en conjonction avec la colonne téléchargeable de l'extérieur.	Oui/Non
    	Téléchargement externe	Contrôle si le fichier peut être téléchargé en externe ou non. Ceci doit être utilisé en conjonction avec la colonne téléchargeable en interne	Oui/Non
    	ID externe	L'ID est utilisé pour le mappage des assets entre SharePoint et Showpad. L'ID de l'asset s'affiche comme l'ID externe dans Showpad.	Une seule ligne de texte
    	Auteur	L'auteur est utilisé pour mettre en correspondance la propriété Auteur sur les documents dans SharePoint avec la propriété Auteur dans la bibliothèque Showpad. La propriété Auteur se trouve dans les coordonnées du poste Showpad.	Personne ou groupe
    	Langue	Ceci est utilisé pour mettre en correspondance la langue de l'actif avec les propriétés de la langue dans le panneau de détail de l'actif de Showpad et utilisé pour la locale. Les valeurs attendues sont les abréviations de la langue (par exemple, "EN" pour l'anglais ou "NL" pour le néerlandais).	Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées
    	Pays	Ceci est utilisé pour mapper le pays pertinent dans le panneau de détail des biens de Showpad et utilisé à des fins de localisation.	Ligne de texte unique, Lignes de texte multiples, Choix, Métadonnées gérées