Vos avantages
Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité pour gérer votre précieux contenu. Notre connecteur de middleware SharePoint Online synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés des documents et les autorisations vers Showpad et les optimise pour une utilisation Web et mobile. Distribuez le contenu de votre SharePoint dans un environnement de marque auquel vos commerciaux peuvent accéder à l'application Web de Showpad et chaque appareil mobile avec nos applications et les intégrations d'e-mail, en ligne et hors ligne.
Principales caractéristiques
- Comprendre comment et quand votre contenu de SharePoint est utilisé avec l'intégration de Showpad
- Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité
- Les URL de SharePoint se convertissent automatiquement en URL d'actifs Showpad
- Mapper certaines propriétés de l'actif sur Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
- Utilisez une URL de locataire Showpad pour configurer un lien OAuth 2 sécurisé entre Showpad et SharePoint
- Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités seront toujours disponibles dans Showpad
- Continuez à télécharger des éléments directement sur le Content library si nécessaire
- Le connecteur Showpad doit uniquement être installé par l'administrateur et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad ne devraient rien faire pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Vous avez besoin de ceci pour réussir
- L'intégration fonctionne avec Microsoft SharePoint Online
- Vous avez un sous-domaine sur SharePoint Online
- L'accès d'administrateur sur la plateforme en ligne de Showpad et SharePoint Online
- Contactez votre coach de réussite client pour activer l'intégration SharePoint
- Documents disponibles dans vos sites et sous-sites SharePoint
- Notre connecteur Showpad, disponible dans le Microsoft Office Store
Le moyen rapide vers l'excellence
- Dans les paramètres administrateur de Showpad, activez l'intégration SharePoint
- Copiez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton pour configurer les connexions de votre site
- Téléchargez et installez le connecteur SharePoint de Showpad à partir de l' Office Store pour les sites et sous-sites souhaités
- Remplissez l'URL du locataire Showpad (https://organizationname.showpad.biz)
- Collez l'identifiant de service généré, l'identifiant client, le jeton et une URL de webhook facultative
- Facultativement, ajoutez une URL de webhook où toutes les activités de synchronisation seront enregistrées
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et ce/ces sous-sites
- Configurer des colonnes pour faire correspondre les propriétés à Showpad
- Configurez et gérez votre contenu et vos canaux dans Showpad
- Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en vous assurant que les ventes ont toujours accès au contenu le plus récent de la marque
Remarque : Lorsque vous utilisez le contrôle de version sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1.0, 2.0,...) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad
Faites cela étape par étape
- dans les paramètres d'administration de Showpad, intégrations, activez l'intégration SharePoint.
- Copiez l'identifiant de service, l'identifiant de client et le Jeton pour configurer les connexions de votre site afin que nous puissions les utiliser plus tard pour configurer le lien dans le connecteur du middleware.
- Lorsque vous êtes connecté sur SharePoint Online, vous pouvez télécharger le connecteur dans la section des applications.
- Sélectionnez Ajouter et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en sélectionnant Continuer.
- Configurez le connecteur au niveau de la collection du site. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites dans un sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via Contenu du site et sélectionnez Y Faire Confiance.
- Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Remplissez l'URL du locataire Showpad (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton générés. Dans le champ Adresses électronique de l'administrateur, indiquez les adresses électroniques qui devraient recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit pendant la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous modifiez votre mot de passe administrateur SharePoint Online. Facultativement, vous pouvez entrer une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont publiées.
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et ces sous-sites en faisant glisser la bascule vers le vert.
- Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint afin de configurer la cartographie des propriétés vers Showpad. Depuis la bibliothèque de contenu dans SharePoint, vous verrez une liste de vos fichiers. Cliquez sur Ajouter une colonne pour commencer à configurer les colonnes. Vous pourrez désormais voir ces colonnes répertoriées dans la bibliothèque de contenu et vous pourrez les modifier ici.
- Les propriétés disponibles à cartographier à Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés de Showpad et leur type de colonne SharePoint correspondant sont :
Nom du fichier : une seule ligne de texte. S'il existe déjà une colonne avec « Nom » pendant l'installation, cette cartographie se produira automatiquement.
Publier : « Oui/Non » ou « Choix » (avec les options « Publier » et « Non publié »). La synchronisation avec Showpad se produit immédiatement lorsque la valeur est définie sur « Publier ». Nous vous recommandons de définir d'abord la valeur de colonne par défaut sur "Non publié". Lorsque vous aurez terminé de télécharger des fichiers, vous pourrez ensuite publier les fichiers en masse en modifiant la valeur sur "Publier".
Nous vous recommandons également de modifier les fichiers en masse pour qu'ils soient tous définis sur Publier en utilisant l'option d'édition rapide dans la bibliothèque de documents. Accédez à la colonne Publier de Showpad puis, définissez les champs de colonne sur Publier et faites glisser le coin du contenu de la cellule sur les autres cellules. Cliquez sur Terminé pour commencer la publication.
Division et balises : une seule ligne de texte, Choix ou Métadonnées gérées. Pour les divisions, vous ne pourrez faire une cartographie vers Showpad que si la division existe déjà. Si vous essayez de créer une division via l'intégration, une erreur s'affichera.
Description : Une seule ligne de texte ou plusieurs lignes de texte
Date d'expiration et date de publication : date et heure
Autorisations sur les actifs : oui/non
- Lorsque vous faites une cartographie des balises à Showpad, vous pouvez sélectionner Choix et ajouter plusieurs options en tant que types de colonnes SharePoint. Ainsi, chaque valeur deviendra une balise distincte. Afin de distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les balises, vous pouvez sélectionner une option pour inclure le nom de la colonne avec la balise (balises, incl. nom de colonne). Cela empêchera les balises de significations différentes d'être ajoutées aux fichiers incorrects. Lorsque cette option est sélectionnée, la valeur sera affichée comme < Nom de colonne >-< Valeur de colonne >.
Si vous souhaitez séparer les balises dans les champs de texte sur une seule ligne, faites-le en utilisant deux points : ou un point-virgule ; pour les distinguer en deux valeurs.
- En plus des détails de la propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichier sur Showpad. Lors de la création d'une colonne Oui/Non dans SharePoint, vous verrez plusieurs options d'autorisation dans le connecteur Showpad lorsque vous ferez un clic sur le menu déroulant.
- Une sélection de Publier en tant que propriété de mappage est obligatoire pour que le contenu soit synchronisé avec Showpad. Lorsqu'il n'est pas inclus dans votre configuration, une erreur sera affichée dans votre connecteur indiquant qu'il est nécessaire. Vous ne pourrez pas non plus cliquer sur Appliquer lorsqu'il manque des détails de configuration.
- Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version sera également reflétée dans Showpad dans le journal d'activité. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur apparaîtra indiquant où l'erreur se produit. Les propriétés de document, telles que les autorisations de ressources, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il disparaîtra également dans la bibliothèque de contenu de Showpad.
Vous pouvez voir une icône SharePoint dans la bibliothèque de contenu de Showpad pour afficher les documents SharePoint synchronisés. - Configurez et gérez votre contenu et vos chaînes dans Showpad. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en vous assurant que les ventes ont toujours accès au contenu le plus récent de la marque.
