Quels sont vos avantages
Utilisez SharePoint en ligne comme source unique pour gérer votre contenu précieux. Notre connecteur de middleware SharePoint en ligne, synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés des documents et les autorisations vers Showpad et les optimise pour une utilisation Web et mobile. Distribuez votre SharePoint contenu dans un environnement de marque auquel vos commerciaux peuvent accéder sur la Web app Showpad et chaque appareil mobile avec notre application et intégration e-mail, en ligne et hors ligne.
Caractéristiques principales
- Comprendre comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec l'intégration Showpad
- Utilisez SharePoint Online comme source unique de vérité
- Les URL SharePoint se convertissent automatiquement en URL assets Showpad
- Mapper certaines propriétés de l'actif au Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
- Utiliser une URL de locataire Showpad pour configurer un lien OAuth 2 sécurisé entre Showpad et SharePoint
- Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités sont toujours disponibles dans Showpad
- Continuez à télécharger des éléments directement dans la bibliothèque de contenu, au besoin
- Le connecteur Showpad doit uniquement être installé par l'administrateur et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs du Showpad ne devraient rien faire pour utiliser cette fonctionnalité.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- L'intégration fonctionne avec Microsoft SharePoint Online
- Vous avez un sous-domaine sur SharePoint Online
- accès d'Administrateur sur l' Online Platform Showpad et SharePoint en ligne
- Contactez votre coach de réussite client pour activer l'intégration SharePoint
- Documents disponibles dans vos sites et sous-sites SharePoint
- Notre connecteur Showpad, disponible dans le Microsoft Office Store
Le moyen rapide d'accéder à la génialité
- Dans les paramètres administrateur Showpad, activez SharePoint intégration
- Veuillez copier l' ID de service, l' ID client et le jeton pour configurer les connexions de votre site.
- Veuillez télécharger et veuillez installer le connecteur Showpad SharePoint à partir de l' Office Store pour les sites et sous-sites souhaités.
- Veuillez remplir l' URL Showpad locataire (https://organizationname.showpad.biz).
- Veuillez coller l' ID de service généré, l' ID client, le jeton et une URL de webhook facultative.
- Facultativement, ajoutez une URL de webhook où toutes les activités de synchronisation seront enregistrées
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et ces sous-sites
- Configurer les colonnes pour mapper les propriétés au Showpad
- Configurez et gérez votre contenu et vos chaînes dans Showpad
- Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, en vous assurant que les ventes ont toujours accès au contenu le plus récent de la marque
Remarque : Lorsque vous utilisez le contrôle de version sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1.0, 2.0,) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad
Faites cette étape par étape
- Dans les paramètres d' administrateur Showpad, intégrations, activez SharePoint intégration.
- Copiez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton pour configurer les connexions de votre site afin que nous puissions les utiliser plus tard pour configurer le lien dans le connecteur du middleware.
- Lorsque vous êtes connecté sur SharePoint Online, vous pouvez télécharger le connecteur dans la section des applications.
- Sélectionnez Ajouter et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en sélectionnant Continuer.
- Configurez le connecteur au niveau de la Collection de sites. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites sur un sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via l'onglet Contenu du site et sélectionnez Trust It.
- Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Remplissez l'URL Showpad locataire (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'ID de service, l'ID client et le jeton générés. Dans le champ Adresses e-mail de l'administrateur, indiquez les adresses e-mail qui devraient recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit lors de la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous modifiez votre mot de passe administrateur SharePoint en ligne. Facultativement, vous pouvez entrer une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont publiées.
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site ou ces sous-sites en faisant glisser la bascule vers le vert.
- Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint afin de configurer le mappage des propriétés vers Showpad. Depuis la bibliothèque de contenu dans SharePoint, vous verrez une liste de vos fichiers. Cliquez sur Ajouter une colonne pour commencer à configurer les colonnes. Vous pourrez voir ces colonnes répertoriées dans la bibliothèque de contenu, puis aller de l'avant et vous pouvez les modifier ici. Un tableau détaillé des champs du Showpad, des types de colonnes et de leur signification est disponible au bas de cet article.
- Les propriétés disponibles à mapper à Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés Showpad et leur type de colonne SharePoint correspondants sont :
Nom du fichier : une seule ligne de texte. S'il existe déjà une colonne avec Nom pendant l'installation, ce mappage se produira automatiquement.
Publier : Oui / Non ou Choix (avec les options "Publier" et "Non publié "). La synchronisation avec Showpad se produit immédiatement lorsque la valeur est définie sur « Publier ». Nous vous recommandons de définir d'abord la valeur de colonne par défaut sur "Non publié". Lorsque vous avez terminé de télécharger des fichiers, vous pouvez ensuite publier les fichiers en masse en modifiant la valeur sur "Publier".
Nous recommandons également fortement de modifier en bloc les fichiers pour qu'ils soient tous définis sur Publier en utilisant l'option Édition rapide dans la bibliothèque de documents. Accédez à la colonne Showpad Publish, définissez les champs de colonne sur Publier et faites glisser le coin du contenu de la cellule sur les autres cellules. Cliquez sur Terminé pour commencer la publication.
Division et balises : une seule ligne de texte, choix ou métadonnées gérées. Pour les divisions, vous ne pouvez mapper vers Showpad que lorsque la division existe déjà. Si vous tentez de créer une division depuis l'intégration, une erreur s'affiche.
Description : une seule ligne de texte ou plusieurs lignes de texte.
Date d'expiration et date de sortie : la date et l' heure.
Les autorisations sur les actifs : Oui / Non
- Lorsque vous mappez des balises au Showpad, vous pouvez sélectionner Choix et ajouter plusieurs options en tant que types de colonnes SharePoint. Ainsi, chaque valeur deviendra une balise distincte. Afin de distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les balises, vous pouvez sélectionner une option pour inclure le nom de la colonne avec la balise (balises, incl. nom de colonne). Cela empêchera les balises de significations différentes d'être ajoutées aux fichiers incorrects. Lorsque cette option est sélectionnée, la valeur sera affichée comme < Nom de colonne >-< Valeur de colonne >.
Si vous souhaitez séparer les balises dans les champs de texte sur une seule ligne, faites-le en utilisant deux points : ou un point-virgule ; pour les distinguer en deux valeurs.
- En plus des détails de la propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichier sur Showpad. Lors de la création d'une colonne Oui / Non dans SharePoint, vous verrez plusieurs options d'autorisation dans le connecteur Showpad lorsque vous cliquez sur le menu déroulant.
- Une sélection de Publier en tant que propriété de mappage est obligatoire pour que le contenu soit synchronisé avec Showpad. Lorsqu'il n'est pas inclus dans votre configuration, une erreur sera affichée dans votre connecteur indiquant qu'elle est nécessaire. Vous ne pourrez pas non plus cliquer sur Appliquer lorsque les détails de configuration sont manquants.
- Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version sera également reflétée dans Showpad dans le journal d'activité. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur apparaîtra indiquant où l'erreur se produit. Les propriétés du document, comme les autorisations des actifs, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il disparaît également dans la bibliothèque de contenu de Showpad.
Vous pouvez voir une icône SharePoint dans le Showpadde la bibliothèque de contenu pour afficher les documents SharePoint synchronisés. - Configurez et gérez votre contenu et vos chaînes dans Showpad. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint en ligne en toute sécurité via Showpad, en vous assurant que les ventes ont toujours accès au contenu le plus récent de la marque.
- Voici une liste de tous les champs disponibles et types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à référencer selon les besoins :
Champ Showpad La description Type de colonne Nom de fichier Il s'agit du nom du fichier visible dans Showpad. Showpad ajoutera automatiquement l'extension du type de fichier.
Fichier, une seule ligne de texte, calculé
la description. Il s'agit du champ de description du Showpad, affiché à l'utilisateur du Showpad lors de l'affichage d'un fichier. Fichier, Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Calculé Division Si votre instance Showpad a été configurée avec plusieurs divisions, ce champ permet de définir la ou les division(s) cibles.
Veuillez vous référer à l'indicateur « est global » ci-dessous si vous souhaitez que le fichier soit disponible pour les autres divisions en lecture seule au lieu de versions indépendantes.Fichier, Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Choix, Métadonnées gérées, Calculé Mots clés Les balises de mots clés attribuées au document dans Showpad. Le nom de la colonne sera ajouté devant la balise, séparé par un tiret lors de la sélection du "nom de la colonne incl"
Fichier, Choix, Une seule ligne de texte, Plusieurs lignes de texte, Métadonnées gérées, Calculé
Publié Ce n'est pas un champ visible dans Showpad, mais ce champ gère la visibilité d'un fichier dans Showpad en fonction de la valeur sélectionnée. Oui / Non, choix (publier, non publié)
Date de sortie Date à laquelle un fichier doit être disponible dans Showpad pour les utilisateurs Date et l'heure
Date d'expiration Le fichier de données doit devenir indisponible pour les utilisateurs dans Showpad. Le fichier ne sera pas supprimé dans Showpad pour conserver des informations à des fins de génération de rapports. Date et l'heure Peut être
partagéAutorisation de fichier pour contrôler si les utilisateurs du Showpad peuvent partager un fichier avec des destinataires externes Oui Non Peut être
téléchargéContrôle si les fichiers peuvent être téléchargés ou non Oui Non Peut être
annotéPermet aux utilisateurs de mettre en surbrillance du texte ou des commentaires avec la fonction d'annotation dans Showpad Oui Non Peut être
personnaliséPermet aux utilisateurs de créer une copie personnalisée d'un fichier existant dans Showpad. Les fichiers seront stockés dans la section Mes Fichiers de l'utilisateur. Oui/ Non Montre
mode kiosqueGère la visibilité des fichiers en mode kiosque, un mode d'affichage protégé, pour masquer les fichiers internes ou confidentiels Oui Non est global Rend le fichier disponible en lecture seule dans d'autres divisions Oui/ Non
