Utilisez SharePoint Online comme source fiable et unique d'informations pour gérer votre précieux contenu. Notre connecteur middleware SharePoint Online synchronise automatiquement les documents, les URL, les propriétés de document et les autorisations pour Showpad et les optimise pour une utilisation Web et mobile. Distribuez votre contenu SharePoint dans un environnement de marque auquel vos commerciaux peuvent accéder sur la Web app de Showpad et tout appareil mobile avec nos intégrations d'applications et d'e-mail, en ligne et hors ligne.
Caractéristiques principales
- Comprenez comment et quand votre contenu SharePoint est utilisé avec l'intégration Showpad
- Utilisez SharePoint Online comme source fiable et unique d'informations
- Les URLs SharePoint se convertissent automatiquement en URL assets Showpad
- Mappez certaines propriétés d'actifs à Showpad en fonction du type de colonne dans SharePoint
- Utilisez une URL de tenant Showpad pour configurer un lien OAuth 2 sécurisé entre Showpad et SharePoint
- Si la connexion entre SharePoint et Showpad est interrompue, vos documents traités restent disponibles dans Showpad
- Continuez à télécharger des actifs directement dans la content library si nécessaire
- Le connecteur Showpad doit être installé par l'administrateur seul et ajouté à chaque site SharePoint pertinent. Les utilisateurs de Showpad n'ont pas besoin de faire quoi que ce soit pour utiliser cette fonctionnalité.
Ce qu'il vous faut pour réussir
- L'intégration fonctionne avec Microsoft SharePoint Online
- Vous avez un sous-domaine sur SharePoint Online
- Accès administrateur à la online platform de Showpad et à SharePoint Online
- Contactez votre coach de succès client pour activer l'intégration SharePoint
- Documents disponibles sur vos sites et sous-sites SharePoint
- Notre connecteur Showpad, disponible dans le Microsoft Office Store
Le moyen rapide d'accéder à la génialité
- Dans les paramètres administrateur Showpad, activez l'intégration SharePoint
- Copiez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton pour configurer les connexions à votre site
- Téléchargez et installez le connecteur SharePoint Showpad depuis l'Office Store pour les sites et sous-sites souhaités
- Renseignez l'URL du tenant Showpad (https://organizationname.showpad.biz)
- Collez l'identifiant de service, l'identifiant client, le jeton et une URL de webhook (facultative) générés.
- Si vous le souhaitez, ajoutez une URL de webhook où toutes les activités de synchronisation seront enregistrées
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et sous-site(s).
- Configurez les colonnes pour mapper les propriétés à Showpad.
- Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad
- Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, garantissant ainsi que les commerciaux ont toujours accès aux contenus les plus récents de la marque
Remarque : lorsque vous utilisez le contrôle de version sur SharePoint Online, seules les versions majeures (1.0, 2.0,...) de vos documents seront automatiquement mises à jour et traitées par Showpad
Procédez étape par étape
- Dans les paramètres administrateur Showpad, intégrations, activez l'intégration Showpad.
- Copiez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton pour configurer les connexions à votre site afin que nous puissions les utiliser ultérieurement pour configurer le lien dans le connecteur middleware.
- Lorsque vous êtes connecté à SharePoint Online, vous pouvez télécharger le connecteur dans la section des applications.
- Sélectionnez « Ajouter » et confirmez que vous souhaitez ajouter l'application en sélectionnant « Continuer ».
- Configurez le connecteur au niveau de la collection du site. Nous prenons en charge plusieurs sites et sous-sites sur un sous-domaine SharePoint. Ajoutez l'application via l'onglet « Contenu du site » et sélectionnez « Faire confiance ».
- Configurez l'application Showpad Connector pour votre site. Renseignez l'URL du tenant Showpad (https://organizationname.showpad.biz). Collez l'identifiant de service, l'identifiant client et le jeton générés. Dans le champ « Adresses e-mail de l'administrateur », renseignez les adresses e-mail qui doivent recevoir une notification lorsqu'une erreur se produit lors de la synchronisation. Nous utilisons ce type d'OAuth 2.0 pour nous assurer que la connexion fonctionne toujours lorsque vous modifiez votre mot de passe d'administrateur SharePoint Online. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une URL de webhook pour déterminer où les activités de synchronisation sont publiées.
- Sélectionnez les bibliothèques de documents que vous souhaitez activer pour ce site et sous-site(s) en faisant glisser le bouton à bascule en position verte.
- Vous devez maintenant créer les colonnes dans SharePoint afin de configurer le mappage des propriétés à Showpad. Vous verrez une liste de vos fichiers dans la content library dans SharePoint. Cliquez sur « Ajouter une colonne » pour commencer à configurer les colonnes. Vous pourrez voir ces colonnes répertoriées dans la content library au fur et à mesure que vous avancez dans le processus, et vous pouvez les modifier ici. Un tableau détaillé des champs Showpad, des types de colonnes et de leur signification est disponible au bas de cet article.
- Les propriétés disponibles à mapper à Showpad dépendent du type de colonne dans SharePoint. La liste des propriétés Showpad et leurs types de colonne SharePoint correspondants sont :
Nom de fichier : une seule ligne de texte. S'il existe déjà une colonne « Nom » lors de l'installation, ce mappage se produira automatiquement.
Publier : Oui/Non ou Choix (avec les options « Publier » et « Non publié »). La synchronisation avec Showpad se produit immédiatement lorsque la valeur est définie sur « Publier ». Nous vous recommandons de définir d'abord la valeur de la colonne par défaut sur « Non publié ». Une fois le téléchargement des fichiers terminé, vous pouvez publier les fichiers de manière groupée en changeant la valeur en « Publier ».
Nous vous recommandons également vivement de modifier en bloc les fichiers pour qu'ils soient tous définis sur « Publier » à l'aide de l'option « Modification rapide » dans la bibliothèque de documents. Accédez à la colonne Showpad « Publier », définissez les champs de colonne sur « Publier » et faites glisser le coin du contenu de la cellule sur les autres cellules. Cliquez sur « Terminé » pour commencer la publication.
Division et balises : une seule ligne de texte, choix ou métadonnées gérées. Pour les divisions, vous ne pouvez mapper à Showpad que si la division existe déjà. Si vous tentez de créer une division via l'intégration, un message d'erreur s'affiche.
Description : une seule ligne de texte ou plusieurs lignes de texte
Date d'expiration et date de publication : date et heure
Autorisations concernant les actifs : Oui/Non
- Lorsque vous mappez des balises à Showpad, vous pouvez sélectionner « Choix » et ajouter plusieurs options comme types de colonnes SharePoint. Ainsi, chaque valeur deviendra une balise distincte. Afin de distinguer les mêmes valeurs dans différentes colonnes concernant les balises, vous pouvez sélectionner une option pour inclure le nom de la colonne avec la balise (balises, y compris le nom de colonne). Cela empêchera que les balises avec des significations différentes soient ajoutées aux fichiers incorrects. Lorsque cette option est sélectionnée, la valeur est affichée sous la forme : < Nom de la colonne > - < Valeur de la colonne >.
Si vous souhaitez séparer les balises dans des champs de texte à une ligne, utilisez deux-points ( : ) ou un point-virgule ( ; ) pour les différencier en deux valeurs.
- En plus des détails de propriété, vous pouvez également mapper certaines autorisations de fichier à Showpad. Lors de la création d'une colonne « Oui/Non » dans SharePoint, vous pouvez voir plusieurs options d'autorisation dans le connecteur Showpad lorsque vous cliquez sur le menu déroulant.
- Il est obligatoire de sélectionner « Publier » comme propriété de mappage pour que le contenu se synchronise avec Showpad. Si vous ne l'incluez pas dans votre configuration, un message d'erreur s'affiche dans votre connecteur, indiquant que c'est nécessaire. Vous ne pourrez pas non plus cliquer sur « Appliquer » si des détails de configuration sont manquants.
- Chaque mise à jour d'un fichier et chaque mise à jour de version apparaîtra également dans Showpad dans le journal d'activité. Si la synchronisation échoue, un message d'erreur apparaît indiquant où l'erreur s'est produite. Les propriétés du document, comme les autorisations concernant les actifs, sont également synchronisées. Lorsqu'un fichier est supprimé de SharePoint, il est également supprimé de la content library de Showpad.
Vous pouvez voir une icône SharePoint dans la content library de Showpad pour afficher les documents SharePoint synchronisés. - Configurez et gérez votre contenu et vos expériences dans Showpad. Distribuez vos fichiers stockés dans SharePoint Online en toute sécurité via Showpad, garantissant ainsi que les commerciaux ont toujours accès aux contenus les plus récents de la marque.
- Voici une liste de tous les champs et types de colonnes disponibles entre Showpad et SharePoint à référencer si besoin :
Champ Showpad Description Type de colonne Nom de fichier Il s'agit du nom du fichier visible dans Showpad. Showpad ajoutera automatiquement l'extension du type de fichier.
Fichier, une seule ligne de texte, calculé
Description Il s'agit du champ de description dans Showpad, visible par l'utilisateur Showpad lorsqu'il consulte un fichier. Fichier, une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, calculé Division Si votre instance Showpad a été configurée avec plusieurs divisions, ce champ vous permet de définir la/les division(s) cible(s).
Veuillez vous référer à l'indicateur « est global » ci-dessous si vous voulez que le fichier soit disponible pour d'autres divisions en lecture seule plutôt qu'en versions indépendantes.Fichier, une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, choix, métadonnées gérées, calculé Balises Ce sont les balises de mot-clé affectées au document dans Showpad. Le nom de la colonne sera ajouté devant la balise, séparé par un tiret lors de la sélection de « Nom de la colonne incluse ».
Fichier, choix, une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, métadonnées gérées, calculé
Publié Ceci n'est pas un champ visible dans Showpad, mais il gère la visibilité d'un fichier dans Showpad en fonction de la valeur sélectionnée. Oui/Non, choix (publié, non publié).
Date de publication Date à laquelle un fichier devrait devenir disponible dans Showpad pour les utilisateurs. Date et heure
Date d'expiration Le fichier de données devrait devenir indisponible pour les utilisateurs de Showpad. Le fichier ne sera pas supprimé dans Showpad afin de conserver des informations à des fins de rapport. Date et heure Peut être
partagéAutorisation concernant les fichiers afin de contrôler si les utilisateurs de Showpad peuvent partager un fichier avec des destinataires externes Oui/Non Peut être
téléchargéContrôle si les fichiers peuvent être téléchargés ou non Oui/Non Peut être
annotéPermet aux utilisateurs de mettre en évidence du texte ou de commenter à l'aide de la fonction d'annotation dans Showpad Oui/Non Peut être
personnaliséPermet aux utilisateurs de créer une copie personnalisée d'un fichier existant dans Showpad Les fichiers seront stockés dans la section « Mes fichiers » de l'utilisateur. Oui/Non Afficher en
kiosk modeGère la visibilité des fichiers en kiosk mode, un mode d'affichage protégé, pour masquer les fichiers internes ou confidentiels Oui/Non Est global Rend le dossier disponible en lecture seule dans les autres divisions Oui/Non
