Wenn Ihr Unternehmen die Sicherungsdaten in der Google-Cloud speichert, ist es wichtig, dass das Material bei der Verteilung an Ihr Vertriebsteam eine SSOT (single source of truth - Quelle der Wahrheit) hat. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Google Drive können Sie sichergehen, dass alle Inhalte bei Showpad auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie einzelne Assets manuell aktualisieren müssen. So sparen Sie Zeit bei der Verwaltung und haben mehr Zeit für die Erstellung der perfekten Inhalte.
Die Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Google Drive Cloud-Speicher werden in der Inhaltsbibliothek der Online Platform angezeigt. Wenn Sie z. B. einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Ihrem Content Management System löschen, wird dieser/dieses auch aus Showpad entfernt, es sei denn, Sie trennen die Verbindung und entscheiden sich, die Dateien zunächst in Showpad zu behalten. Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu verifizieren, damit Sie einen besseren Einblick in die Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Datensicherungen erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können entscheiden, ob Sie Dateien löschen oder behalten möchten, indem Sie die Verbindung löschen. Das kann passieren, wenn Sie auf ein anderes Speichersystem oder ein anderes Konto gewechselt haben. Dadurch haben Sie auch die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne alte Assets zu verlieren.
Wenn Sie Inhalte aus Google Drive in Ihre Bibliothek importieren, erscheinen die Assets bei Showpad als Microsoft Office Native-Dateien. Beim Importieren durch das Synchronisieren mit Google Drive bleiben die Assets .gslides, gdocs usw.
Wenn Ihr Unternehmen mehr als einen Admin hat, kann nur der Admin, der die Cloud-Synchronisierung konfiguriert, die Konfiguration bearbeiten.
Hier erfahren Sie, wie das funktioniert
Hauptmerkmale
- Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
- Stellt sicher, dass es eine SSOT für Ihre Sicherungsdaten gibt
- Bietet Einblicke in Asset-Aktivitäten und Aktualisierungen
- Inhaltsaktualisierungen von Google Drive werden automatisch mit Showpad synchronisiert
- Native Dateien (Gslides, Gsheets und Gdocs) werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt.
- Um synchronisierte Assets zu bearbeiten, können Sie deren Verknüpfung in der Showpad-Bibliothek aufheben. Weitere Informationen erhalten Sie hier
Hinweis: Wenn Sie die Google Slide Integration haben, werden Sie .gslide-Dateien unter „Meine Dateien“ sehen. Diese stammen von PowerPoint, da Google dies als Exportformat anbietet. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen.
Sie benötigen Folgendes, um Ihr Ziel zu erreichen
- Ultimate-Abonnement für Showpad
- Inhalt bei Google Drive
- Dateien mit einer Größe von bis zu 2 GBhochladen
Hinweis: Sie können eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version auf die Online Platform hochladen, wenn sie über Google Drive synchronisiert wurde. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online-Platform erfolgen. Weder Tags noch Asset-Beschreibungen sind von der Cloud-Lösung übertragbar.
Der schnelle Weg zur Großartigkeit
- Eine Verbindung zwischen Google Drive und Showpad einrichten
- Ihre Google-Anmeldeinformationen verifizieren
- Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen.
- Bestätigen Sie die Synchronisierung der Dateien mit der Content Library.
- Verknüpfen Sie mehrere Google Drive-Konten in verschiedenen Abteilungen.
- Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungstool, um die Asset-Aktivität anzuzeigen.
- Entfernen Sie die Synchronisierung beim Wechsel auf einen anderen Google Drive.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie in der Online Platform „Integrationen“ aus
- Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, sehen Sie ihn auf der linken Seite unter Integrationen.
- Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neue Verknüpfung".
- Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können jederzeit ein zusätzliches Google Drive-Konto, z.B. Shared Drive, für eine andere Abteilung konfigurieren.
- Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Google Drive aus.
Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Abteilung hinzufügen, wenn Sie eine Verbindung mit Google Drive herstellen.
- Geben Sie in das vorgesehene Feld eine Beschreibung Ihrer Verbindung ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Von dort aus gelangen Sie auf eine Seite, auf der Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Erlauben Sie die Verbindung.
- Sie gelangen nun zur Online-Platform zurück und die Ordner aus Ihrem Google Drive werden nun im Konfigurationsfenster unter dem „Ordner synchronisieren“ aufgeführt. Wählen Sie die Ordner, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten, aus. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl der Unterordner nicht mehr rückgängig machen.
Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version eines Google-Dokuments wiederherstellen, nehmen Sie eine kleine Änderung in der wiederhergestellten Version vor, um das Änderungsdatum zu überschreiben und die Middleware zu aktualisieren.
- Sie sollten nun die Verbindung auf der Seite des Cloud-Speichers sehen. Um Änderungen an einer bestehenden Verbindung vorzunehmen, klicken Sie auf „Konfigurieren“.
- Indem Sie auf „Überwachen“ klicken, rufen Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets auf. Dazu gehört, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde und welche Änderungen an dem Asset im Cloud-Speicher vorgenommen wurden. Wenn Ihnen die Fehlermeldung „Invalid Pattern“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Datei keine unterstützte Erweiterung hat oder der Titel ein ungültiges Zeichen enthält. Wenn der Dateityp nicht unterstützt wird, würde die Fehlermeldung „Nicht unterstützte Erweiterung“ lauten.
Derzeit bietet Showpad eine stündliche Synchronisierung an. Wenn Sie eine beschleunigte Synchronisierung für dringende Änderungen benötigen, können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung der Inhalte auszulösen.
Die Überwachung zeigt die Ereignisse von zwei Wochen an. Ältere Ereignisse werden entfernt. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls sie eine schnellere Synchronisierung benötigen und nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten können.
Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung eines Dokuments fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Als Problemumgehung können Sie bei größeren Dateien das Dokument als PDF exportieren und das PDF aus dem Cloud-Speicher synchronisieren, um die Dateigröße gering zu halten.
Hinweis: Die automatische Prüfung auf Inhaltsaktualisierungen erfolgt jede Stunde. Neue und aktualisierte Inhalte stehen den Benutzern wenige Minuten später zur Verfügung – sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Wenn Sie die Content Library für diese Abteilung aufrufen, werden Ihnen die Assets aufgelistet, die aus Ihrem Cloud-Speicherort synchronisiert wurden. Assets, die mit Google Drive synchronisiert wurden, sind durch einen kleinen Pfeil und ein Kästchen-Symbol links neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Sie werden die Option „In den Papierkorb verschieben“, wie bei Assets, die direkt zur Online-Plattform hinzugefügt wurden, nicht angezeigt bekommen. Sie müssen bei Google Drive oder Box gelöscht werden, um eine SSOT zu erhalten.
Hinweis: Importierte Dateien in Ihrer Bibliothek werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt. Gslides werden zu PPTX-Dateien, Gsheets zu XLSX-Dateien und Gdocs zu DOCX.
Wenn importierte Gslides unscharf sind, überprüfen Sie bitte die Seiteneinstellungen und ändern Sie das Seitenverhältnis.
Die Google Drive-Synchronisierung entfernen
In manchen Fällen ist es notwendig, die Google Drive-Synchronisierung zu entfernen, z. B. wenn Sie auf einen anderen Google Drive wechseln.
Wenn Sie die Synchronisierung aufheben, werden Sie gefragt, wie Sie vorgehen möchten. Sie können entweder:
- Die Synchronisierung entfernen und die Dateien bei Showpad ohne Synchronisierung behalten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle unter Experiences, Sammlungen, Shared Spaces,... verwendeten Inhalte weiterhin funktionieren.
- Die Synchronisierung entfernen und die Dateien bei Showpad löschen. Dies gilt auch für die Inhalte, die unter Experiences, Sammlungen, Shared Spaces,... verwendet werden.
