Was ist für Sie drin?
Wenn Ihr Unternehmen seine Sicherheiten im Cloud-Speicher von Google speichert, ist es wichtig, dass das Material der einzige Punkt der Wahrheit bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten über Google Drive können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten und aktuellsten Stand sind, ohne dass einzelne Assets manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Zeit auf der administrativen Seite und lässt mehr Zeit für die Erstellung der perfekten Inhalte.
Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Google Drive-Cloud-Speicher werden in der Content Library der Online Platform widergespiegelt. Wenn Sie beispielsweise einen synchronisierten Ordner oder ein synchronisiertes Asset in Ihrem Content-Management-System löschen, wird es auch aus Showpad entfernt, es sei denn, Sie entfernen die Verbindung und entscheiden sich dafür, die Dateien zuerst in Showpad zu behalten. Verwenden Sie das Überwachungswerkzeug in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die auftretenden Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Sicherheiten erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können entscheiden, ob Sie Dateien löschen oder behalten möchten, indem Sie die Verbindung löschen, was passieren kann, wenn Sie auf ein anderes Speichersystem oder Konto gewechselt haben. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.
Wenn Sie Inhalte aus Google Drive in Ihre Bibliothek importieren, werden die Assets in Showpad als native Microsoft Office-Dateien angezeigt. Beim Importieren durch Synchronisieren mit Google Drive verbleiben die Assets als GSLIDES-Dateien, GDOCS-Dateien, usw. bestehen.
Sehen Sie, wie es funktioniert
Hauptmerkmale
- Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
- Stellt sicher, dass es einen einzigen Punkt der Wahrheit für Ihre Sicherheiten gibt
- Bietet Einblicke in Asset-Aktivitäten und Aktualisierungen
- Inhaltsaktualisierungen von Google Drive werden automatisch mit Showpad synchronisiert
- Native Dateien (GSLIDES, GSHEETS und GDOCS) werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien konvertiert
Hinweis: Wenn Sie über die Google Slide verfügen, werden „GSLIDE“-Dateien in Ihren Meine Dateien angezeigt, die von PowerPoint geöffnet werden, weil Google dieses als ihr Exportformat anbietet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel;
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Ultimate-Abonnement für Showpad
- Inhalte in Google Drive
- Sie können Dokumente aus Ihrem Cloud-Speicher mit jeweils bis zu 500 MB synchronisieren
Hinweis: Sie können eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version auf die Online Platform hochladen, wenn sie von Google Drive synchronisiert wurde. Das Erstellen und Verwalten von Tags, die mit allen Assets verbunden sind, muss auf der Online Platform erfolgen. Sie sind nicht aus der Cloud-Lösung übertragbar.
Der schnelle Weg zur Faszination
- Richten Sie eine Verbindung zwischen Google Drive und Showpad ein
- Überprüfen Sie Ihre Google-Anmeldeinformationen
- Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
- Bestätigen Sie die Synchronisierung der Dateien mit der Content Library
- Verknüpfen Sie mehrere Google Drive-Konten über Abteilungen hinweg
- Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungswerkzeug, um die Asset-Aktivität anzuzeigen
Tun Sie dies Schritt für Schritt
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie Integrationen in der Online Platform.
- Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, wird er auf der linken Seite unter Integrationen angezeigt.
- Wenn Sie zum ersten Mal ein Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neue Verbindung“.
- Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können jederzeit ein zusätzliches Google Drive-Konto, z. B. ein „Freigegebenes Laufwerk“, für eine andere Abteilung konfigurieren.
- Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie „Google Drive“.
Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Abteilung hinzufügen, wenn Sie eine Verknüpfung mit Google Drive herstellen.
- Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Lassen Sie die Verbindung zu.
- Sie werden zurück zur Online Platform gebracht und die Ordner von Ihrem Google Drive-Laufwerk werden nun auf der Registerkarte „Ordner synchronisieren“ des Konfigurationsfensters aufgelistet. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie keinen seiner Unterordner mehr auswählen.
Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version eines Google-Dokuments wiederherstellen, nehmen Sie in der wiederhergestellten Version eine kleine Änderung vor, um das Änderungsdatum zu verschieben und die Aktualisierung der Middleware auszulösen.
- Nun sollten Sie die Verbindung auf der Cloud-Speicherseite sehen. Klicken Sie auf „Konfigurieren“, um Änderungen an einer vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
- Durch Klicken auf „Überwachen“ können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets anzeigen. Dies schließt ein, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde sowie alle Änderungen, die im Cloud-Speicher am Asset vorgenommen wurden. Wenn Sie eine Fehlermeldung „Ungültiges Muster“ sehen sollten, bedeutet dies, dass die Datei keine unterstützte Erweiterung oder ein ungültiges Zeichen im Titel aufweist. Wenn der Dateityp nicht unterstützt wird, wird der Fehler als „Nicht unterstützte Erweiterung“ angezeigt.
Derzeit bietet Showpad eine stündliche Synchronisierung. Wenn Sie für dringende Änderungen eine beschleunigte Synchronisierung benötigen, können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung der Inhalte auszulösen.
Der Monitor zeigt Ereignisse für zwei Wochen an. Ältere Ereignisse werden entfernt. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine schnellere Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung für ein Dokument fehlschlagen sollte, dann überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF-Datei exportieren und die PDF-Datei aus dem Cloud-Speicher synchronisieren, um eine Umgehungslösung für größere Dateien zu nutzen.
Hinweis: Die automatische Überprüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird alle 1 Stunde ausgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Benutzern einige Minuten später zur Verfügung, sobald die Verarbeitung abgeschlossen wurde.
- Wenn Sie die Content Library für diese Abteilung anzeigen, werden Ihnen die aufgelisteten Assets angezeigt, die aus Ihrem Cloud-Repository synchronisiert wurden. Von Google Drive synchronisierte Assets werden durch einen kleinen Pfeil und ein Kästchensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Die Option „In den Papierkorb verschieben“ wird nicht wie bei Assets angezeigt, die direkt zur Online Platformhinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um einen einzigen Punkt der Wahrheit aufrechtzuerhalten.
Hinweis: In Ihre Bibliothek importierte Dateien werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien konvertiert. GSLIDES- werden zu PPTX-Dateien, GSHEETS- werden zu XLSX-Dateien und GDOCS- zu DOCX-Dateien konvertiert.
