Google Drive-Inhalte mit Showpad (veraltet) synchronisieren

Hinweis: Ab dem 6. November 2024 sollten neue Verbindungen nicht mehr die in diesem Artikel beschriebene Methode verwenden. Bestehende Verbindungen funktionieren weiterhin normal, bis wir sie aktualisieren, um unseren verbesserten Connector zu verwenden. Um sich am oder nach dem 6. November 2024 mit Google Drive zu verbinden, müssen Sie die Anweisungen in diesem Artikel befolgen.

Wenn Ihr Unternehmen die Sicherungsdaten in der Google-Cloud speichert, ist es wichtig, dass das Material bei der Verteilung an Ihr Vertriebsteam eine SSOT (single source of truth - Quelle der Wahrheit) hat. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Google Drive können Sie sichergehen, dass alle Inhalte bei Showpad auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie einzelne Assets manuell aktualisieren müssen. So sparen Sie Zeit bei der Verwaltung und haben mehr Zeit für die Erstellung der perfekten Inhalte.

Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Google Drive werden in der Content Library der Online Platform widergespiegelt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Google Drive löschen, wird es stattdessen im Papierkorb von Showpad archiviert und nicht dauerhaft gelöscht.

Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihrem Material erhalten, einschließlich eines Protokolls aller an Dateien vorgenommenen Änderungen.

Wenn Sie Inhalte aus Google Drive in Ihre Bibliothek importieren, erscheinen die Assets bei Showpad als Microsoft Office Native-Dateien. Beim Importieren durch das Synchronisieren mit Google Drive bleiben die Assets .gslides, gdocs usw.

Sie können wählen, ob Sie Dateien löschen oder behalten möchten, wenn Sie die Verbindung löschen, typischerweise, wenn Sie zu einem anderen Speichersystem gewechselt sind. Dies ermöglicht es Ihnen, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.

Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass die Kommentare aus Ihrem Google Drive-Dokument in Showpad angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass alle Kommentare als gelöst markiert oder entfernt werden.

Hier erfahren Sie, wie das funktioniert

Hauptmerkmale

• Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine zentrale Informationsquelle für Ihre Sicherheiten gibt
• Eigentumsänderung der Synchronisation
• Bietet Einblicke in Asset-Aktivitäten und Aktualisierungen
• Unterstützung für das Hinzufügen von Verknüpfungen in Google Drive
• Verknüpfen Sie mehrere Google Drive-Konten in verschiedenen Abteilungen.
• Inhaltsaktualisierungen auf Google Drive werden automatisch mit Showpad synchronisiert
• Gelöschte Assets in Google Drive werden in Showpad archiviert
• Native Dateien (Gslides, Gsheets und Gdocs) werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt
• Um synchronisierte Assets zu bearbeiten, können Sie deren Verknüpfung in der Showpad-Bibliothek aufheben. Erfahren Sie hier mehr darüber:

Hinweis: Wenn Sie die Google Slide-Integration haben, sehen Sie .gslide-Dateien in Ihren My Files, die von PowerPoint unterstützt werden, da Google dies als ihr Exportformat anbietet. Schauen Sie sich diesen Artikel für weitere Informationen an. 

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ultimate-Abonnement für Showpad
• Inhalte in Google Drive
• Laden Sie unterstützte Dateitypen hoch

Hinweis: Sie können eine Datei nicht umbenennen, in den Papierkorb verschieben oder eine neue Version in der Online Platform hochladen, wenn sie von Google Drive synchronisiert wurde. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online Platform erfolgen. Weder Tags noch Asset-Beschreibungen sind aus der Cloud-Lösung übertragbar.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Richten Sie eine Verbindung zwischen Google Drive und Showpad ein
• Überprüfen Sie Ihre Google-Anmeldedaten
• Wählen Sie die gewünschten Ordner und Inhalte aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
• Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungstool, um die Asset-Aktivität anzuzeigen
• Entfernen Sie die Synchronisierung beim Wechsel auf einen anderen Google Drive.
• Ändern Sie die Inhaberschaft der Synchronisierung
• Fehlerbehebung bei aus Showpad entfernten Assets

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Einrichten der Verbindung

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie in der Online Platform „Integrationen“ aus
2. Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, sehen Sie ihn auf der linken Seite unter Integrationen.
   
3. Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neue Verknüpfung".
   
4. Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten.  Sie können jederzeit ein zusätzliches Google Drive-Konto, z.B. Shared Drive, für eine andere Abteilung konfigurieren.
   
5. Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Google Drive aus.

   Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Abteilung hinzufügen, wenn Sie eine Verbindung mit Google Drive herstellen.

6. Geben Sie in das vorgesehene Feld eine Beschreibung Ihrer Verbindung ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten

Von dort aus gelangen Sie auf eine Seite, auf der Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

1. Erlauben Sie die Verbindung.
   

Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die synchronisiert werden sollen

1. Sie gelangen nun zur Online-Platform zurück und die Ordner aus Ihrem Google Drive werden nun im Konfigurationsfenster unter dem „Ordner synchronisieren“ aufgeführt. Wählen Sie die Ordner, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten, aus. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl der Unterordner nicht mehr rückgängig machen.
   
   

   Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version eines Google-Dokuments wiederherstellen, nehmen Sie eine kleine Änderung in der wiederhergestellten Version vor, um das Änderungsdatum zu überschreiben und die Middleware zu aktualisieren.

2. Sie sollten nun die Verbindung auf der Seite des Cloud-Speichers sehen. Um Änderungen an einer bestehenden Verbindung vorzunehmen, klicken Sie auf „Konfigurieren“.
   

Verwenden Sie Monitor, um die Asset-Aktivität anzuzeigen

1. Indem Sie auf „Überwachen“ klicken, rufen Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets auf. Dazu gehört, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde und welche Änderungen an dem Asset im Cloud-Speicher vorgenommen wurden. Wenn Ihnen die Fehlermeldung „Invalid Pattern“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Datei keine unterstützte Erweiterung hat oder der Titel ein ungültiges Zeichen enthält. Wenn der Dateityp nicht unterstützt wird, würde die Fehlermeldung „Nicht unterstützte Erweiterung“ lauten.
   
   Derzeit bietet Showpad eine stündliche Synchronisierung an. Wenn Sie eine beschleunigte Synchronisierung für dringende Änderungen benötigen, können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung der Inhalte auszulösen.
    
   Die Überwachung zeigt die Ereignisse von zwei Wochen an. Ältere Ereignisse werden entfernt. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls sie eine schnellere Synchronisierung benötigen und nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten können.
   
   Wenn das Synchronisieren eines Dokuments fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF exportieren und das PDF aus dem Cloud-Speicher als Workaround für größere Dateigrößen synchronisieren.
   

   Hinweis: Die automatische Prüfung auf Inhaltsaktualisierungen erfolgt jede Stunde. Neue und aktualisierte Inhalte stehen den Benutzern wenige Minuten später zur Verfügung – sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

2. Wenn Sie die Content Library für diese Abteilung aufrufen, werden Ihnen die Assets aufgelistet, die aus Ihrem Cloud-Speicherort synchronisiert wurden. Assets, die mit Google Drive synchronisiert wurden, sind durch einen kleinen Pfeil und ein Kästchen-Symbol links neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Sie werden die Option „In den Papierkorb verschieben“, wie bei Assets, die direkt zur Online-Plattform hinzugefügt wurden, nicht angezeigt bekommen. Sie müssen bei Google Drive oder Box gelöscht werden, um eine SSOT zu erhalten.
   
   

   Hinweis: Importierte Dateien in Ihrer Bibliothek werden bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt. Gslides werden zu PPTX-Dateien, Gsheets zu XLSX-Dateien und Gdocs zu DOCX.
   Wenn importierte Gslides unscharf sind, überprüfen Sie bitte die Seiteneinstellungen und ändern Sie das Seitenverhältnis.

Die Google Drive-Synchronisierung entfernen

In manchen Fällen ist es notwendig, die Google Drive-Synchronisierung zu entfernen, z. B. wenn Sie auf einen anderen Google Drive wechseln.

Wenn Sie die Synchronisierung aufheben, werden Sie gefragt, wie Sie vorgehen möchten. Sie können entweder:

• Die Synchronisierung entfernen und die Dateien bei Showpad ohne Synchronisierung behalten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle unter Experiences, Sammlungen, Shared Spaces,... verwendeten Inhalte weiterhin funktionieren.
• Die Synchronisierung entfernen und die Dateien bei Showpad löschen. Dies gilt auch für die Inhalte, die unter Experiences, Sammlungen, Shared Spaces,... verwendet werden.

Ändern der Integrationsbesitzerschaft

Sie können den Benutzer ändern, der die Integration mit Ihrem Cloud-Speicher verwaltet. Wenn Sie nicht der ursprüngliche Ersteller der Cloud-Speicher-Synchronisierung sind, sehen Sie die Option, die Eigentümerschaft zu ändern.

Hinweis: Wenn Sie der Inhaber der Showpad-Organisation sind, können Sie die Integration ändern und auch löschen. Wenn Sie ein Showpad-Administrator sind, können Sie nur den Integrationsbenutzer ändern.

1. Stellen Sie sicher, dass der neue Benutzer auf die gleichen Ordner in Ihrem Cloud-Speicher zugreifen kann wie der vorherige Benutzer.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigentümer ändern“.
3. Sie werden aufgefordert, Ihr Google-Konto zu verifizieren und eine Liste von Ordnern zu sehen, die nicht zugänglich sind, wenn Sie sich entscheiden, diesen neuen Integrationsnutzer zu verwenden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Berechtigungen in Ihrem Cloud-Speicher zu korrigieren. Sie erhalten eine Bestätigung, wenn alle Ordner zugänglich sind.

Fehlerbehebung bei entfernten Assets

Wenn es eine Änderung in der Cloud-Speicherplattform gibt, kann dies zu unerwartetem Verhalten in Showpad führen. Zum Beispiel, wenn ein Ordner in Ihrem Cloud-Speicher gelöscht oder verschoben wird und er so konfiguriert war, dass er mit Showpad synchronisiert wird, scheinen Assets unerwartet aus Showpad entfernt zu werden.

Wenn dies passiert, können Sie den Papierkorb nach diesen Assets durchsuchen. Showpad löscht diese Dateien nicht dauerhaft, sondern archiviert sie, sodass Sie sie bei Bedarf wiederherstellen können. Sie können die folgenden Schritte befolgen, um das Problem zu beheben:

1. Überprüfen Sie den Monitor der betroffenen Cloud-Speicherkonfiguration, um festzustellen, welche Assets archiviert wurden und wo sich ihr ursprünglicher Speicherort befindet.
2. Beheben Sie den Zustand in Ihrem Cloud-Speichersystem, indem Sie sicherstellen, dass der Zugriff auf die Ordner wiederhergestellt wird.
3. Gehen Sie zurück zur Bibliothek in Showpad, aus der die Dateien entfernt wurden, und öffnen Sie den Papierkorb.
4. Stellen Sie alle betroffenen Dateien wieder her.

Durch die Wiederherstellung der Dateien wird der Cloud-Speicher die Dateien beim ersten Synchronisieren erkennen, nachdem der Zugriff wiederhergestellt ist, und sie werden weiterhin synchronisiert.

Die Synchronisierung erfolgt automatisch jede Stunde. Wenn die Synchronisierung beginnt, während Sie den Zustand Ihres Cloud-Speichers beheben, passiert Folgendes:

• Alle Dateien aus dem wiederhergestellten Speicherort im Cloud-Speicher werden als neu mit Showpad synchronisiert, während die zuvor entfernten Assets sich noch im Papierkorb befinden.
• Sowohl die neuen Assets als auch die Assets im Papierkorb haben denselben Verweis auf das ursprüngliche Asset im Cloud-Speicher. Sie müssen die neuen Assets aus der Showpad Content Library löschen und die archivierten Assets aus dem Papierkorb wiederherstellen.