Shared Spaces erstellen und duplizieren

Ein Shared Space ist wie ein virtueller Konferenzraum, in den Sie mehrere Stakeholder einladen können und in dem Sie einen laufenden Überblick über die Aktivitäten haben, die stattfinden. Dies kann besonders bei längeren Verkaufszyklen nützlich sein. Wenn Sie einen Shared Space erstellen, möchten Sie ihn für die Teilnehmer einladend gestalten. Fügen Sie zunächst eine Beschreibung hinzu, damit die Teilnehmer Ihre Inhalte auf sinnvolle Weise anzeigen und kuratieren können, bevor Sie mit der Einladung von Personen beginnen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen neuen Shared Space erstellen und vorhandene Shared Spaces duplizieren. Um Zeit zu sparen und das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden, wenn Sie einen Shared Space benötigen, sollten Sie eine Vorlage für Ihren idealen Shared Space erstellen, die Sie duplizieren und dann für verschiedene Kunden anpassen können, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Hauptmerkmale

• Erstellen Sie einen neuen Shared Space
• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte URL
• Melden Sie Ihren Shared Space bei Salesforce an
• Ändern der Größe von Firmenlogos und Auswahl transparenter Hintergründe

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ein Showpad-Konto
• Showpad Plus oder das Ultimate Paket
• Die CRM-Aktivitätsprotokollierung für Shared Spaces ist nur für Kunden mit dem Ultimate-Paket verfügbar.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Erstellung des Shared Space
• Aktivieren Sie die optionale Protokollierung zu einem CRM
• Duplizieren Sie einen bestehenden Shared Space, um schnell einen neuen mit bestehenden Einstellungen zu erstellen

Einen neuen Shared Space erstellen

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Freigeben“ und navigieren Sie zu Shared Spaces.
2. Klicken Sie auf „Neuer Shared Space“, um mit der Erstellung Ihres Space zu beginnen.
3. Geben Sie im Feld Shared Space-Titel einen kundenorientierten Namen für diesen Bereich ein. Er wird auch hilfreich sein, um ihn von anderen zu unterscheiden, die Sie später erstellen werden.
4. Passen Sie die URL mit dem von Ihnen bevorzugten Namen an. Diese URL kann nicht mehr geändert werden und ist sichtbar, wenn Sie Ihren Shared Space teilen.
5. Legen Sie fest, ob Teilnehmer Inhalte herunterladen können, indem Sie die Option „Downloads zulassen“ aktivieren oder deaktivieren.
6. Legen Sie fest, ob Teilnehmer andere Personen in den Shared Space einladen können, indem Sie „Einladungen zulassen“ ein- oder ausschalten.
7. Kunden mit unserem Ultimate-Paket können sich dafür entscheiden, die Erstellung des Shared Space bei einem Account oder einer Opportunity in Salesforce, MS Dynamics oder C4C zu protokollieren, falls es konfiguriert ist.
8. Wählen Sie, falls gewünscht, ein Freigabethema aus.
   
9. Um Standardbenachrichtigungseinstellungen für interne Benutzer einzurichten, die dem Shared Space beitreten, klicken Sie auf „Benachrichtigungseinstellungen”. Passen Sie die Optionen „Sitzungszusammenfassung für Teilnehmer”, „Aktualisierungen für neue Teilnehmer” und „Kommentare” an. Dies sind die Standardeinstellungen für Showpad-Benutzer, es sei denn, sie ändern diese von sich aus.
10. Klicken Sie auf „Fertig”, wenn Sie fertig sind.
11. Sobald Sie Ihren Raum erstellt haben, können Sie ihn an Ihre Zielgruppe anpassen. Um eine kurze Einführung oder eine Begrüßungsnotiz hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Beschreibung Abschnitt und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol. Geben Sie die Nachricht ein, die den Teilnehmern beim Betreten des Space angezeigt werden soll.
12. Sie können auch das Kundenlogo hochladen, um es an Ihre Zielgruppe anzupassen. Ziehen Sie das Bild per Drag & Drop in das Logofeld oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. Die maximal zulässige Größe des Logos beträgt 5 MB. Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie den Hintergrund so formatieren, dass er transparent ist, wenn Ihre Logodatei eine .png-Datei ist. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie dann „Hintergrund formatieren“. Aktivieren Sie die Option „Transparenten Hintergrund für PNGs verwenden“. Lassen Sie diese Option deaktiviert, um den Bildhintergrund beizubehalten.
13. Um die Größe des Fotos zu ändern, können Sie die untere rechte Ecke auf die gewünschte Größe ziehen. Die Kopfzeile wird entsprechend angepasst. Die anderen Aspekte im Zusammenhang mit dem Erscheinungsbild des Shared Space, wie z. B. Ihr Firmenlogo, werden von Ihrem Administrator verwaltet. Sie können jedoch die Größe Ihres Firmenlogos ändern, indem Sie die Ecke auf die gewünschte Größe ziehen.
14. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr Shared Space für Ihre Gäste aussieht, können Sie ihn schnell aus deren Perspektive betrachten, indem Sie auf den Vorschau-Link im blauen Banner klicken. Von hier aus können Sie auch neue Teilnehmer einladen, einen Link freigeben, Inhalte hinzufügen und jederzeit auf Ihre Einstellungen und Erkenntnisse zugreifen.

Hinweis: Um zu erfahren, wie Sie Inhalte hinzufügen und Personen zu Ihren Shared Space einladen können, fahren Sie fort zu „Inhalte zu Ihrem Shared Space hinzufügen“ und „Personen zu Shared Spaces einladen“.

Protokollierung von Shared Spaces-Aktivitäten in Ihrem CRM

1. Klicken Sie auf Ihre CRM-Schaltfläche im oberen Banner, um die Aktivitäten zu sehen, die für Objekte in Ihrem CRM protokolliert wurden.
2. In diesem Fall ist Salesforce das CRM mit aktivierter Protokollierung. Sie sehen, ob Aktivitäten, die sich auf diesen Shared Space beziehen, für ein bestimmtes Konto, eine Opportunity, einen Kontakt oder einen Lead in Ihrem CRM protokolliert wurden.
3. Um den aktuellen Status des Shared Space in Ihrem CRM zu protokollieren, klicken Sie auf Protokoll hinzufügen und wählen Sie das Konto oder die Opportunity und den Kontakt oder Lead aus. Klicken Sie auf „Protokoll“, wenn Sie fertig sind.
4. Das Protokoll Ihres Shared Space enthält allgemeine Informationen wie Titel, Beschreibung, Erstellungsdatum und Teilnehmer sowie eine Liste der enthaltenen Assets.
   Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie sich Ihr Shared Space bei Ihrem CRM anmeldet, wobei Salesforce als Beispiel dient.

Einen bestehenden Shared Space duplizieren

Anstatt für jeden Kunden einen Shared Space von Grund auf neu zu erstellen, sparen Sie Zeit, indem Sie einen bestehenden Space duplizieren. Wenn Sie einen Shared Space duplizieren, werden der Titel, das Logo, die Beschreibung, der Inhalt und die Inhaltsbeschreibungen in den neuen Shared Space kopiert. Die im ursprünglichen Bereich vorgenommenen Einladungen und Kommentare des Teilnehmers werden nicht dupliziert, und die Aktivitätszeitleiste wird gelöscht. Ziehen Sie in Erwägung, eine Vorlage für den idealen Shared Space für sich und Ihre Kunden zu erstellen, die leicht vervielfältigt und wiederverwendet werden kann.

Hinweis: Wenn Sie einen Shared Space duplizieren, können Sie die benutzerdefinierte URL nicht bearbeiten. Es wird standardmäßig eine zufällige URL verwendet.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Shared Spaces und suchen Sie den Shared Space, den Sie duplizieren möchten. Sie können die Suchfunktion nutzen, um zu finden, wonach Sie suchen. Wechseln Sie zwischen Listen- und Galerieansicht, indem Sie auf die Schaltfläche links neben „Neuem Shared Space“ klicken.
   
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol und wählen Sie „Duplizieren“.  Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie darüber informiert, was dupliziert wird. Klicken Sie auf „Duplizieren“.
3. Der Titel des duplizierten Shared Space hat das Wort Copy vor dem vorherigen Titel. Um den Titel des Shared Space zu bearbeiten, öffnen Sie ihn und bewegen Sie den Mauszeiger über den Titel. Klicken Sie auf das Stiftsymbol und geben Sie einen neuen Namen für den Shared Space ein. So können Sie den Space differenzieren und auf Ihre Kunden zuschneiden.

Fahren Sie mit dem nächsten Artikel fort, in dem Sie erfahren, wie Sie Inhalte zu Ihrem Shared Space hinzufügen können.