Archivierung und Löschen von Shared Spaces

Sorgen Sie für Ordnung in Ihren Shared Spaces, indem Sie die nicht mehr genutzten Spaces entfernen. Durch die Archivierung von Shared Spaces werden diese nicht nur aus der Hauptansicht entfernt, sondern es wird auch verhindert, dass externe Teilnehmer auf sie zugreifen können. Auf diese Weise können Sie den Inhalt und die Kommentare, die Sie möglicherweise als Referenz benötigen, aufbewahren. Um einen Shared Space vollständig zu entfernen, gehen Sie einen Schritt weiter und löschen Sie ihn.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Hauptmerkmale

• Archivieren Sie einen Shared Space, um den Teilnehmerzugriff zu widerrufen
• Löschen Sie einen Shared Space, um diejenigen zu entfernen, die Sie nicht mehr verwenden
• Reaktivieren Sie Shared Spaces, damit die Teilnehmer wieder darauf zugreifen können

Hinweis: Wenn ein Benutzer, der einen Shared Space erstellt hat, deaktiviert wird, können andere interne Benutzer, die eingeladen worden sind, immer noch auf den Bereich zugreifen, aber externe Benutzer wie Kunden und Interessenten können nicht mehr auf diesen Shared Space zugreifen.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ein Showpad-Konto
• Showpad Plus oder das Ultimate Paket

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Wenn Sie Ihren Shared Space nicht vollständig löschen möchten, können Sie den Zugriff der Teilnehmer auf den Shared Space entfernen, indem Sie ihn archivieren. Auf diese Weise können Sie weiterhin auf die Inhalte und Aktivitäten zugreifen. Wenn Sie die Informationen in einem Shared Space nicht mehr benötigen und ihn später nicht wieder öffnen wollen, löschen Sie ihn.

1. Um einen Shared Space zu archivieren (früher hieß das, einen Shared Space zu schließen), klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Space, den Sie löschen möchten. Klicken Sie auf „Archivieren”. Dies kann auch von einem Shared Space aus geschehen. Sie können weiterhin auf archivierte Shared Spaces zugreifen, aber externe Teilnehmer können nicht mehr auf sie zugreifen. Durch das Archivieren eines Shared Spaces werden weder dieser noch sein Inhalt oder seine Kommentare gelöscht. Alle Shared Spaces werden als aktiv gezählt, bis sie archiviert oder gelöscht werden, und nicht auf der Grundlage von Besuchen oder Interaktionen.
2. Um einen archivierten Shared Space zu reaktivieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Status” und wählen Sie „Archiviert”. Suchen Sie den Shared Space, den Sie reaktivieren möchten, und klicken Sie dann auf die drei Punkte. Wählen Sie „Aktivieren”.

   Hinweis: Beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie die Suchfunktion verwenden, wenn Sie viele Shared Spaces haben.

   
3. Um einen archivierten Shared Space zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Status” und wählen Sie „Archiviert”. Suchen Sie den Shared Space, den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf die drei Punkte. Wählen Sie „Löschen” aus. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.