MeetingIQ aktivieren und konfigurieren

Bei den unzähligen Verkaufsgesprächen, die täglich in Ihrem Unternehmen stattfinden, gehen wertvolle Informationen und Schulungsmöglichkeiten oft unter. Wenn Sie MeetingIQ für Ihre Benutzer aktivieren, können diese einen Bot zu ihren Besprechungen einladen, um Gespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren. Dies ermutigt die Vertriebsmitarbeiter, in ihren Gesprächen präsenter zu sein, und als Marketing-Admin können Sie es als nützlich empfinden, Vertriebsinformationen zu sammeln. Vertriebsmanager können durch das Abhören der Verkaufsgespräche ihrer Teams wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Wenn MeetingIQ für Benutzer aktiviert ist, wird eine neue Registerkarte mit der Bezeichnung „Meetings” in der Web-App angezeigt. Hier befinden sich alle Aufzeichnungen vergangener Besprechungen und sowie alle anstehenden Besprechungen.

Damit der MeetingIQ-Bot eine Besprechung aufzeichnen kann, zu der er eingeladen wurde, muss ein gültiger Besprechungslink in der Kalendereinladung des Nutzers vorhanden sein. MeetingIQ ist kompatibel mit Zoom und MS Teams, sodass Ihre Benutzer die für sie am besten geeignete Plattform nutzen können. Wenn Zoom für MeetingIQ verwendet wird, müssen die Benutzer sicherstellen, dass die Option „Nur authentifizierte Benutzer können an Meetings teilnehmen” deaktiviert ist. Wenn dies in Ihren Zoom-Einstellungen aktiviert ist, kann der MeetingIQ-Bot nicht an der Besprechung teilnehmen.

Hauptmerkmale

• MeetingIQ wird die Verkaufsgespräche von Nutzern aufzeichnen und transkribieren
• Themen und Schlüsselwörter definieren, die für Ihr Unternehmen relevant sind
• MeetingIQ für bestimmte Benutzergruppen oder alle Benutzer aktivieren
• Benutzern erlauben, ihren MS-Outlook- oder Google-Kalender zu synchronisieren
• Kurze Treffen ausblenden

Hinweis: Showpad unterstützt keine benutzerdefinierten Implementierungen von MS Outlook.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Showpad Coach Plus und/oder Content Plus oder Ultimate
• MeetingIQ-Lizenz
• Zoom oder MS Teams
• Showpad-Admin-Zugang

Der schnelle Weg zur Faszination

• MeetingIQ in den Admin-Einstellungen aktivieren und konfigurieren
• Alle Benutzer oder bestimmte Benutzergruppen auswählen

Tun Sie dies Schritt für Schritt

MeetingIQ aktivieren und Benutzer zuweisen

1. Um MeetingIQ für Ihr Unternehmen zu aktivieren, navigieren Sie zu den Admin-Einstellungen und wählen Sie „Funktionen”.
2. Scrollen Sie nach unten, um MeetingIQ zu finden, und schalten Sie die Funktion mit dem Kippschalter ein.
3. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um die Konfigurationseinstellungen zu erweitern.
4. Wenn Sie MeetingIQ für alle Benutzer aktivieren möchten, wählen Sie die Option „Alle Benutzer”. Klicken Sie andernfalls auf „Gruppen auswählen”. Aktivieren Sie die Kästchen der Gruppen, für die Sie MeetingIQ aktivieren möchten, oder suchen Sie den Gruppennamen und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus. Klicken Sie auf „Übernehmen”, wenn Sie fertig sind. Die Benutzer können die Besprechungen anderer Benutzer in den ihnen zugewiesenen Gruppen sehen. Manager können die Besprechungen anderer Benutzer in den ihnen zugewiesenen Gruppen und der ihnen als Manager zugewiesenen Benutzer sehen. Admins sehen die Besprechungen aller Benutzer in der Organisation.
5. Geben Sie eine Mindestdauer der Besprechung ein. Besprechungen, die kürzer als der angegebene Wert sind, werden weder in der Besprechungsliste angezeigt noch im CRM protokolliert.

Themen definieren

Themen sind Sammlungen von Schlüsselwörtern, die Admins definieren können. MeetingIQ sucht in jeder Besprechung automatisch nach diesen Themen, sodass Sie als Admin sehen können, wie oft sie erwähnt werden und diese Themenbereiche in den Aufzeichnungen leichter finden können.

1. Wählen Sie in den Konfigurationsoptionen von MeetingIQ die Registerkarte „Themen”.
2. Klicken Sie auf „Thema hinzufügen”.
3. Geben Sie eine Themenbezeichnung ein, z. B. Preisgestaltung. Als Nächstes fügen Sie thematische Schlüsselwörter hinzu, d. h. verschiedene Wörter, die unter das breite Thema fallen. Wenn die Themenbezeichnung beispielsweise Preisgestaltung lautet, könnten die Schlüsselwörter „Preisgestaltung”, „Rabatt” und „Preis” lauten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Hinzufügen”.
4. Auf der Registerkarte „Themen” können Sie zuvor erstellte Themen bearbeiten oder löschen, indem Sie auf das Stift- oder Papierkorbsymbol klicken.

Ihren MeetingIQ-Bot umbenennen

Als Admin können Sie den Bot umbenennen, wodurch sich seine Darstellung als Besprechungsteilnehmer ändert. Ziehen Sie in Erwägung, einen Namen zu verwenden, der auf „Bot” oder „Protokollant” verweist, um deutlich zu machen, dass die Besprechung aufgezeichnet wird. Der Name darf maximal 30 Zeichen lang sein und darf nur lateinische alphanumerische Zeichen mit Leerzeichen, Bindestrichen und Unterstrichen enthalten.

1. Klicken Sie in den MeetingIQ-Konfigurationsoptionen auf die Registerkarte „Bot umbenennen”.
2. Geben Sie den neuen Namen des Bots ein und klicken Sie dann auf „Übernehmen”.
3. Um den MeetingIQ-Bot wieder mit seinem ursprünglichen Namen zu versehen, löschen Sie das Feld „Botname” und klicken Sie auf „Übernehmen”.

Zustimmungsbenachrichtigungen verwalten

Bevor ein MeetingIQ-Gespräch beginnt, erhalten die Teilnehmer eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Diese Funktion kann bei Bedarf ausgeschaltet werden, und es obliegt Ihrer Organisation, die Zustimmung zur Aufzeichnung einzuholen.

1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Zustimmungsbenachrichtigung”. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aufzeichnungsbenachrichtigung”, wenn Sie die Zustimmungs-E-Mail nicht versenden möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um diese Funktion zu aktivieren.
2. Wählen Sie aus, wie viele Minuten vor der Besprechung die E-Mail mit der Zustimmungsbenachrichtigung gesendet werden soll. Die Standardeinstellung ist zehn Minuten.
3. Um die E-Mail anzuzeigen, die an die MeetingIQ-Teilnehmer gesendet wird, um sie über die Aufzeichnung zu informieren, klicken Sie auf E-Mail-Vorschau. Der Name der Besprechung sowie die Uhrzeit und das Datum werden aus der Kalendereinladung übernommen.

Kalenderintegrationen verwalten

Mit MeetingIQ können Benutzer ihren Google- oder MS-Outlook-Kalender synchronisieren, sodass der Bot automatisch ihren Meetings mit einem gültigen Meeting-Link und einem externen Teilnehmer beitritt. Aktivieren Sie diese Funktion auf der Registerkarte „Kalenderintegration”.

1. Navigieren Sie in den MeetingIQ-Einstellungen zur Registerkarte „Kalenderintegrationen”. Wählen Sie eine Option, um die Synchronisierung mit dem Google-Kalender oder dem MS-Outlook-Kalender zu aktivieren. Es kann nur eine Option für alle Benutzer ausgewählt werden.
2. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können die Benutzer die Integration mit ihrem Kalender vornehmen, indem sie auf der Registerkarte „MeetingIQ” in der Web-App auf „Kalender verbinden” klicken.

Automatisierte Protokollierung in Salesforce

Eine weitere Konfigurationsmöglichkeit ist die automatische Protokollierung Ihrer Besprechungen in Salesforce. Dies wird in diesem Leitfaden ausführlich erklärt.