Sperren von Dokumentseiten, um sie gemeinsam zu nutzen

Durch das Sperren von Seiten können Sie als Admin die Kontrolle über das Mischen und Anpassen der Inhalte behalten, indem Sie geschützte und regulierte Informationen gruppieren. Diese Funktion vermeidet eine schlechte Kommunikation, die entsteht, wenn unvollständige Informationen an Käufer weitergegeben werden.

Wenn Sie Dokumente für Vertriebsmitarbeiter verfügbar machen, müssen Sie möglicherweise sicherstellen, dass bestimmte Dokumentseiten nur mit anderen Seiten freigegeben werden können. Ein Beispiel hierfür könnte eine Arzneimittelbroschüre sein, die nur zusammen mit der Seite erscheinen kann, auf der mögliche Nebenwirkungen erläutert werden. Ein weiteres Beispiel ist eine Seite, die ohne den Haftungsausschluss nicht freigegeben werden kann.

Hinweis: Die Sperre funktioniert für eine Reihe von Dokumentseiten, die aufeinander folgen. Die Gruppierung der Seiten 3 bis 7 bedeutet beispielsweise, dass die Seiten 3, 4, 5, 6 und 7 immer in einer Freigabe und einer Sammlung gruppiert werden.

Wenn Sie einen Bereich von Seiten sperren, werden diese immer in Freigaben, Sammlungen und Shared Spaces gruppiert. In diesem Artikel wird erklärt, wie man diese Dokumentseiten mithilfe der Dateiberechtigungen auf der Online Platform von Showpad sperren kann.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Admins können geschützte und regulierte Seiten gruppieren, damit sie immer gemeinsam genutzt werden.
• Vertriebsmitarbeiter müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie regulierte oder vertrauliche Gliederungen einfügen müssen.
• Funktioniert für mehrseitige PDFs, Powerpoint-, Excel- und Word-Dateien
• Standardmäßig können alle Dokumentseiten ohne gesperrte Seiten freigegeben werden.
• Das Sperren funktioniert für eine Reihe von Seiten
• Verfügbar in der Web-, iOS-, Android-, Windows-App und als Outlook-Add-In

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Admin-Zugriff auf die Online Platform von Showpad
• Verfügbar für Essential-, Plus- und Ultimate-Pakete
• Ein Dokument, das aus mehreren Seiten und Folien besteht

Der schnelle Weg zur Faszination

1. Öffnen Sie Ihre Asset-Bibliothek
2. Wählen Sie die Datei aus, die mehrere Seiten enthält, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen möchten.
3. Bearbeiten Sie die Berechtigungen
4. Wählen Sie „Seitentrennung zulassen“
5. Wählen Sie „Gruppierte Seiten erzwingen“, um Seiten zusammen zu sperren
6. Klicken Sie auf „Aktualisieren“

Tun Sie dies Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Bibliothek“ und suchen Sie das Asset, das mehrere Seiten hat.
2. Klicken Sie auf das Asset, um das Detailfenster zu öffnen. Suchen Sie die Berechtigungen im rechten Fensterbereich und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol.
3. Suchen Sie die Einstellung „Seitentrennung zulassen“. Dieses Feld ist standardmäßig markiert. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Ihre Vertriebsmitarbeiter alle Seiten dieses Dokuments mit anderen Inhalten mischen und anpassen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, kann Ihr Vertriebsmitarbeiter keine Seiten für die Freigabe auswählen, und das Dokument wird immer als Ganzes freigegeben.
   Wenn Sie die Option „Gruppierte Seiten erzwingen“ aktivieren, können Sie die Seiten, die gesperrt werden sollen, gruppieren.
4. In unserem Beispiel gruppieren wir die Seiten 1 und 3. Sie werden immer gemeinsam genutzt oder einer Sammlung hinzugefügt.
5. Wenn wir einen weiteren Bereich hinzufügen wollen, klicken Sie auf „+ Eine weitere hinzufügen“ und Sie werden feststellen, dass Sie die Seiten 1 und 3 nicht auswählen können, da sie bereits gruppiert sind. In diesem Fall haben wir die Seiten 4 und 5 als eine Gruppe hinzugefügt.
   
6. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Seiten in aufsteigender Reihenfolge hinzufügen, sonst erhalten Sie die folgende Meldung.
   
7. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter nun ein Dokument gemeinsam nutzen und Seiten auswählen möchten, sehen sie, dass die Seiten 1 und 3 sowie die Seiten 4 und 5 in Gruppen zusammengefasst sind. In diesem Beispiel werden wir die Seite 4 teilen. Sie werden feststellen, dass 2 Seiten ausgewählt sind, wenn Sie eine einzelne gruppierte Seite auswählen, da sie gemeinsam genutzt werden müssen.
8. Beim Verfassen der Freigabe-E-Mail werden die Seiten 4 und 5 automatisch gruppiert.
   
9. Die Interessenten sehen die gruppierten Seiten immer zusammen.