Suchen und teilen Sie Inhalte mit Showpad für Outlook

Nach der Installation und Konfiguration von Showpad für Outlook-Add-In, können Sie die erweiterte Suche verwenden, um nach Inhalten zu suchen und diese von Ihrer bevorzugten Plattform aus zu teilen. Gestalten Sie die E-Mail nach Ihren Wünschen. Ja, Sie können sogar die Schriftart „Comic Sans" verwenden, wenn Sie diese bevorzugen. Links zum freigegebenen Showpad Content sind Teil der ausgehenden Outlook-E-Mails. Sie können diese Aktivität auch in Salesforce, MS Dynamics oder SAP C4C protokollieren, wenn in Ihrem Unternehmen eine CRM-Integration konfiguriert ist.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Showpad für Outlook installiert und konfiguriert
• Windows 10 (1803) und höher, um Advanced Experiences zu durchsuchen
• Ältere Windows-Versionen unterstützen die Suche in Advanced Experiences

Der schnelle Weg zur Faszination

1. Verfassen Sie eine neue E-Mail
2. Klicken Sie auf „Artikel Hinzufügen"
3. Fügen Sie Inhalte aus Ihren zuletzt verwendeten Dateien, „Experiences", „Sammlungen", „Meine Dateien“ oder Suchergebnissen hinzu
6. Drücken Sie die Schaltfläche „Senden"

Tun Sie dies Schritt für Schritt

1. Erstellen Sie eine „Neue E-Mail und klicken Sie dann auf „Elemente Hinzufügen".
2. Suchen oder durchsuchen Sie Inhalte mit Hilfe der nachfolgenden Registerkarten:
• „Kürzlich": Zeigt Ihre kürzlich geteilten Dateien an, damit Sie diese ganz einfach erneut teilen können.
• „Experiences": Durchsuchen Sie Ihre „Experiences", um Inhalte auszuwählen.
• „Sammlungen": Zeigt die bereits erstellten Sammlungen an. Sie können bestimmte Inhalte oder die gesamte Sammlung zum Teilen auswählen. In diesem Fall wird ein Link zu dieser gesamten Sammlung erstellt.
• „Meine Dateien": Zeigt persönliche Inhalte an, die Sie auf Showpad hochgeladen haben. Dies ermöglicht es Ihnen, diese in Ordnern zu verwalten.
• „Suche": Verwenden Sie unsere erweiterte Suche, um nach Inhalten in Ihrer Instanz zu suchen.
3. Um sich eine Vorschau des Elements anzeigen zu lassen, bevor Sie diese hinzufügen, bewegen Sie bitte den Mauszeiger über dem „Asset"-Symbol und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Wenn Sie das Element nach der Vorschau hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Element Hinzufügen". Verwenden Sie anderenfalls die Schaltfläche „X", um es zu schließen.
4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie freigeben möchten. Klicken Sie dann auf „Einfügen", um Links zu den ausgewählten Dateien in Ihrer E-Mail hinzuzufügen.
   Wenn Sie nur bestimmte Seiten eines mehrseitigen Dokuments einbeziehen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die ausgewählten Seiten zu einer Sammlung hinzufügen und sie dann stattdessen über die Registerkarte "Sammlung" in Ihre E-Mail einfügen.
5. Um Inhalte aus „Advanced Experiences" hinzuzufügen, navigieren Sie wie gewohnt in der Webanwendung zu den Assets, sodass Sie leicht finden können, was Sie suchen. Klicken Sie auf der „Experiences“-Registerkarte auf die „Advanced Experiences", von der Sie aus Inhalte teilen möchten.
6. Sobald Sie den Inhalt gefunden haben, den Sie teilen möchten, wählen Sie bitte das „Asset"-Symbol jedes einzelnen Stückes aus.
   
7. Ein neues Feld wird eingeblendet, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und gehen Sie dann auf das obere rechte „X" im „Asset"-Fenster, um zu dem Experience zurückzukehren.
   
8. Sie können weitere Inhalte auswählen, indem Sie die Schritte 5 und 6 wiederholen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie bitte „Element(e) Einfügen" aus, wenn Sie bereit sind, diese mit Ihrer E-Mail zu versenden.
   
   

   Hinweis: Wenn Ihre E-Mail im RTF-Format (Text) vorliegt, kann Showpad für Outlook keine Inhalte hinzufügen.

9. Markieren Sie die Seite(n), die Sie teilen möchten und klicken Sie dann auf „Element Einfügen".
10. Um nach Inhalten zu suchen, klicken Sie bitte auf das Suchsymbol und beginnen Sie dann mit der Eingabe des Erlebnisnamens, des Dateinamens oder der Dateierweiterung im Suchfeld.
11. Mit der Suchoption in Showpad für dasOutlook-Add-In geben wir Ihnen die Möglichkeit, die richtigen übereinstimmenden Dokumente zu finden, basierend auf:
    • ob das Wort im Titel erscheint
    • ob das Wort in einem Dokument (PDF, Office-Dateien) vorkommt und ob es eine Stammversion dieses Wortes ist. Wir unterstützen mehrere Sprachen, sodass Wörter ihrem sprachspezifischen Wortstamm entsprechend zugeordnet werden
    • ob das Wort Teil eines Tags ist
12. Sie können den Filter konfigurieren, um präzise Suchergebnisse zu erhalten. Beginnen Sie mit der Eingabe des Inhalts, nach dem Sie suchen. Vorgeschlagene Optionen werden angezeigt. Klicken Sie auf „Alle Ergebnisse Anzeigen", um die Filter zu konfigurieren.
13. Sie können den Dokumenttyp angeben, für den Sie Ergebnisse wünschen, oder die Tags auswählen, die Sie miteinbeziehen möchten.
    
14. Wählen Sie aus, ob Sie das Herunterladen Ihrer persönlichen oder vertraulichen Dateien zulassen oder verweigern möchten, indem Sie die Einstellung „Downloads Zulassen“ umschalten. Wenn ein Asset von Ihrem Admin als nicht herunterladbar markiert wurde, wird diese Einstellung durch diesen Schalter nicht außer Kraft gesetzt werden.
15. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Freigabethema aus, bevor Sie die Links zu Ihren Inhalten versenden. Diese Themen zeigen Ihre freigegebenen Inhalte auf einem benutzerdefinierten und firmeneigenen Viewer an. Diese Themen werden von Ihrem Showpad-Administrator definiert.
16. Wenn Sie eine CRM-Integration aktiviert haben, können Sie Showpad für Outlook-Aktivitäten in der Salesforce-, Dynamics- oder SAP C4C-Instanz Ihrer Organisation protokollieren. Markieren Sie das Kontrollkästchen „Bei CRM Anmelden", um sich mit Ihren CRM-Anmeldeinformationen anzumelden.
17. Geben Sie im „An"-Feld Ihrer E-Mail die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts oder Leads ein. Wenn Sie auf „Namen Überprüfen" klicken, werden die Empfänger überprüft und mit Ihren Daten in Salesforce, Dynamics oder SAP C4C abgeglichen. Sie können ebenso mit der Eingabe des E-Mail-Texts beginnen. Dadurch wird indirekt auch das Verhalten „Namen Überprüfen“ ausgelöst.
18. Eine andere Möglichkeit, Inhalte mit einem Kontakt oder Lead zu teilen, besteht darin, im "Kontakt- oder Lead"-Bildschirm manuell nach ihnen zu suchen und dann das richtige Kontrollkästchen anzuklicken. Dadurch wird die Aktivität diesem bestimmten CRM-Datensatz zugeordnet. Sie müssen dann die E-Mail-Adresse des Empfängers manuell in das Feld "An" eingeben.
19. Um Inhalte mit einer Ihrer „Opportunity" zu teilen, können Sie auch im "Related"-Suchfeld nach ihnen suchen. Wenn Sie die E-Mail, die Sie verfassen, keiner „Opportunity" zuordnen möchten, wählen Sie bitte „Keine" aus.
20. Wenn Sie Inhalte in eine E-Mail einfügen, wird derHaftungsausschluss Ihrer Privatsphäre automatisch am Ende der Nachricht eingefügt.

    Hinweis: Vermeiden Sie es bitte, Ihre E-Mail mit Showpad-Links als Entwurf abzuspeichern. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Links beim späteren Versenden der Freigabe-E-Mail nicht mehr so funktionieren, wie sie es sollten.

21. Wenn Ihr Kunde oder Interessent den Link in der E-Mail öffnet, wird die Sammlung im ausgewählten Sharing-Design geöffnet werdem.
22. In Ihrer Teilen-Ansicht in der Showpad-App werden Sie die Einsichten hinsichtlich der von Ihnen geteilten Inhalte sehen können. Showpad für Outlook kann die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts nachverfolgen, wenn diese nur an eine Adresse gesendet wurde. Sie sehen den Inhalt und den Betreff und die Nachricht, die Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht verwendet haben. Wenn Sie Ihre Inhalte mit mehreren Adressen teilen, können wir Ihnen anzeigen, auf welchem Gerät und in welchem Browser die Inhalte geöffnet wurden.

    Hinweis: Es ist nicht möglich, eine einzelne E-Mail nachzuverfolgen, die an mehrere Kontakte versendet wurde, selbst dann nicht, wenn diese im CC oder BCC stehen. Es ist ebenso nicht möglich zu sehen, ob Ihre Outlook-E-Mail in der Freigabeaktivität von Showpad geöffnet wurde. Dies liegt daran, dass die E-Mail nicht über Showpad, sondern über Outlook versendet wird. Die Standardeinstellungen in Outlook blockieren Tracking-Pixel, wodurch wir E-Mail-Öffnungs-Ereignisse registrieren. Wenn Sie eine Bestätigung dahingehend erhalten möchten, dass Ihre Kontakte Ihre E-Mail geöffnet haben, können Sie jederzeit die Lesebestätigungs-Option in Outlook aktivieren.

23. Sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet und darauf geklickt hat, um sich einen der Inhalte in der Freigabe anzeigen zu lassen, geben sowohl der E-Mail-Öffnungs- als auch der Besuchszähler an, dass dieser die E-Mail geöffnet und auf einige oder alle Inhalte geklickt hat.
24. Wenn der Inhalt mit mehreren Kontakten in einer E-Mail geteilt wurde, werden Sie den Gerätetyp und den Standort, falls verfügbar, sehen können.