Synchronisieren von Cloud-Inhalten mit Showpad (veraltet)

Hinweis: Ab dem 6. November 2024 sollten neue Verbindungen nicht mehr die in diesem Artikel beschriebene Methode verwenden. Bestehende Verbindungen funktionieren weiterhin normal, bis wir sie aktualisieren, um unseren verbesserten Connector zu verwenden. Um sich am oder nach dem 6. November 2024 zu verbinden, müssen Sie die Anweisungen in diesem Artikel für Box und diesem Artikel für Dropbox befolgen.

Wenn Ihre Organisation ihre Sicherheiten im Cloud-Speicher von Dropbox oder Box speichert, ist es wichtig, dass das Material der einzige Punkt der Wahrheit bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten von Dropbox und Box können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten und aktuellsten Stand sind, ohne dass einzelne Assets manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Zeit auf der administrativen Seite und lässt mehr Zeit für die Erstellung der perfekten Inhalte.
Organisationen und Berechtigungen ändern sich, sodass Sie bei Bedarf die Eigentümerschaft der Synchronisierung ändern können.

Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Dropbox- oder Box-Cloud-Speicher werden in der Inhaltsbibliothek der Online Platform widergespiegelt. Wenn Sie jedoch einen synchronisierten Ordner oder ein Asset in Ihrem Content-Management-System löschen, wird es stattdessen im Papierkorb von Showpad archiviert und nicht dauerhaft gelöscht.

Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihrem Material erhalten, einschließlich eines Protokolls aller an Dateien vorgenommenen Änderungen.

Sie können wählen, ob Sie Dateien löschen oder behalten möchten, wenn Sie die Verbindung löschen, typischerweise, wenn Sie zu einem anderen Speichersystem gewechselt sind. Dies ermöglicht es Ihnen, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Synchronisierung Ihres Dropbox- oder Box-Cloud-Speichers. Informationen zur Synchronisierung mit Google Drive finden Sie in diesem Artikel.

Hauptmerkmale

• Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es eine zentrale Informationsquelle für Ihre Sicherheiten gibt
• Eigentumsänderung der Synchronisation
• Bietet Inhaltsaktualisierungen und Einblicke in die Asset-Aktivitäten
• Inhaltsaktualisierungen auf Dropbox und Box werden automatisch mit Showpad synchronisiert.
• Gelöschte Assets im Cloud-Speicher werden in Showpad archiviert
• Um synchronisierte Assets zu bearbeiten, können Sie deren Verknüpfung in der Showpad-Bibliothek aufheben. Erfahren Sie hier mehr darüber:

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ultimate-Abonnement für Showpad
• Inhalte in Dropbox und/oder Box
• Als Integrationsnutzer benötigen Sie Lese- und Schreibzugriff auf alle Box-Ordner, die synchronisiert werden sollen
• Aktivieren Sie Apps von Drittanbietern in Dropbox und Box, damit die Verbindung zugelassen wird
• Sie können unterstützte Dateitypen in Ihrem Cloud-Speicher hochladen
• Um die ausgewählten synchronisierten Ordner zu bearbeiten, müssen Sie der Eigentümer der Integration sein

Hinweis: Sie können keine Assets in der Online-Platform bearbeiten, umbenennen, löschen oder aktualisieren, die von Dropbox und Box synchronisiert wurden. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online-Platform erfolgen. Sie sind aus der Cloud-Lösung nicht übertragbar.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Richten Sie eine Verbindung zwischen Dropbox oder Box und Showpad ein.
• Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten für Dropbox oder Box
• Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
• Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungstool, um die Asset-Aktivität anzuzeigen
• Ändern Sie die Inhaberschaft der Synchronisierung
• Fehlerbehebung bei aus Showpad entfernten Assets

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Hinweis: In unserem Beispiel verwenden wir Dropbox als Cloud-Speicher. Die zu befolgenden Schritte sind für ein Box-Konto genau dieselben.

Einrichten der Verbindung

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie „Integrationen in der Online Platform“.
2. Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, wird er auf der linken Seite unter „Integrationen“ angezeigt.
   
3. Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neue Verbindung“.
   
4. Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können nur eine Verbindung zur Inhaltssynchronisierung pro Abteilung haben.
   
5. Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Dropbox oder Box.

   Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Cloud-Speicheroption hinzufügen. Wenn Sie von Google Drive aus hinzufügen, lesen Sie diesen Artikel.

6. Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Überprüfung Ihrer Anmeldeinformationen

1. Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Möglicherweise müssen Sie Showpad auch als vertrauenswürdige App autorisieren. Je nachdem, welche Plattform Sie verwenden, sieht dies etwas anders aus, aber im Allgemeinen ähnelt es dem Anmeldebildschirm der Plattform.
2. Lassen Sie die Verbindung zu.
   

Auswahl der Ordner zur Synchronisierung

1. Sie werden zurück zur Online Platform geleitet. Auf der Registerkarte „Ordner synchronisieren“ des Konfigurationsfensters, sehen Sie eine Auflistung der Ordner aus Ihrer Cloud-Speicherplattform. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl einer seiner Unterordner nicht aufheben.
   
2. Die Verbindung sollte Ihnen nun auf der Cloud-Speicherseite angezeigt werden. Klicken Sie auf „Konfigurieren“, um Änderungen an der vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
   

Überwachen Sie die Aktivität des Vermögenswerts

Durch Klicken auf „Überwachen“, können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets anzeigen. Dies schließt ein, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde sowie alle Änderungen, die im Cloud-Speicher am Asset vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung des Inhalts auszulösen.
 
Der Monitor zeigt die Ereignisse der letzten 14 Tage an. Ältere Ereignisse werden entfernt und können nicht mehr abgerufen werden. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine schnelle Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
Wenn das Synchronisieren eines Dokuments fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF exportieren und das PDF als Workaround aus dem Cloud-Speicher synchronisieren.

Hinweis: Die automatische Überprüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird jede Stunde durchgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Nutzern einige Minuten später zur Verfügung, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

1. Wenn Sie die Inhaltsbibliothek für diese Abteilung anzeigen, werden Ihnen die aufgelisteten Assets angezeigt, die aus Ihrem Cloud-Repository synchronisiert wurden. Assets, die mit Google Drive, Dropbox und Box synchronisiert wurden, werden durch ein kleines Wolkensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Die Option „In den Papierkorb verschieben“ wird nicht wie bei Assets angezeigt, die direkt zur Online Platform hinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um einen einzigen Punkt der Wahrheit aufrechtzuerhalten.
   
   

   Hinweis: Wenn Sie Google Drive verwenden, werden die nativen Dateien bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt. Gslides- werden zu PPTX-Dateien, Gsheets- zu XLSX-Dateien, Gdocs- zu DOCX-Dateien umgewandelt.

Ändern der Integrationsbesitzerschaft

Sie können den Benutzer ändern, der die Integration mit Ihrem Cloud-Speicher verwaltet. Wenn Sie nicht der ursprüngliche Ersteller der Cloud-Speicher-Synchronisierung sind, sehen Sie die Option, die Eigentümerschaft zu ändern.

Hinweis: Wenn Sie der Inhaber der Showpad-Organisation sind, können Sie die Integration ändern und auch löschen. Wenn Sie ein Showpad-Administrator sind, können Sie nur den Integrationsbenutzer ändern.

1. Stellen Sie sicher, dass der neue Benutzer auf die gleichen Ordner in Ihrem Cloud-Speicher zugreifen kann wie der vorherige Benutzer.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigentümer ändern“.
3. Sie werden aufgefordert, Ihr Google-Konto zu verifizieren und eine Liste von Ordnern zu sehen, die nicht zugänglich sind, wenn Sie sich entscheiden, diesen neuen Integrationsnutzer zu verwenden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Berechtigungen in Ihrem Cloud-Speicher zu korrigieren. Sie erhalten eine Bestätigung, wenn alle Ordner zugänglich sind.

Fehlerbehebung bei entfernten Assets

Wenn es eine Änderung in der Cloud-Speicherplattform gibt, kann dies zu unerwartetem Verhalten in Showpad führen. Zum Beispiel, wenn ein Ordner in Ihrem Cloud-Speicher gelöscht oder verschoben wird und er so konfiguriert war, dass er mit Showpad synchronisiert wird, scheinen Assets unerwartet aus Showpad entfernt zu werden.

Wenn dies geschieht, können Sie den Papierkorb nach diesen Assets durchsuchen. Showpad löscht diese Dateien nicht dauerhaft, sondern archiviert sie, sodass Sie sie bei Bedarf wiederherstellen können. Sie können die folgenden Schritte befolgen, um das Problem zu beheben:

1. Überprüfen Sie den Monitor der betroffenen Cloud-Speicherkonfiguration, um festzustellen, welche Assets archiviert wurden und wo sich ihr ursprünglicher Speicherort befindet.
2. Beheben Sie den Zustand in Ihrem Cloud-Speichersystem, indem Sie sicherstellen, dass der Zugriff auf die Ordner wiederhergestellt wird.
3. Gehen Sie zurück zur Bibliothek in Showpad, aus der die Dateien entfernt wurden, und öffnen Sie den Papierkorb.
4. Stellen Sie alle betroffenen Dateien wieder her.

Durch die Wiederherstellung der Dateien wird der Cloud-Speicher die Dateien beim ersten Synchronisieren erkennen, nachdem der Zugriff wiederhergestellt ist, und sie werden erneut synchronisiert.

Die Synchronisierung erfolgt automatisch jede Stunde. Wenn die Synchronisierung beginnt, während Sie den Zustand Ihres Cloud-Speichers beheben, passiert Folgendes:

• Alle Dateien aus dem wiederhergestellten Speicherort im Cloud-Speicher werden als neu mit Showpad synchronisiert, während die zuvor entfernten Assets sich noch im Papierkorb befinden.
• Sowohl die neuen Assets als auch die Assets im Papierkorb haben denselben Verweis auf das ursprüngliche Asset im Cloud-Speicher. Sie müssen die neuen Assets aus der Showpad Content Library löschen und die archivierten Assets aus dem Papierkorb wiederherstellen.