Synchronisieren von Cloud-Inhalten mit Showpad

Was ist für Sie drin?

Wenn Ihre Organisation ihre Sicherheiten im Cloud-Speicher von Dropbox oder Box speichert, ist es wichtig, dass das Material der einzige Punkt der Wahrheit bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten von Dropbox und Box können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten und aktuellsten Stand sind, ohne dass einzelne Assets manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Zeit auf der administrativen Seite und lässt mehr Zeit für die Erstellung der perfekten Inhalte.

Aktualisierungen der Inhalte in Ihrem Dropbox- oder Box-Cloud-Speicher werden in der Inhaltsbibliothek der Online Plattform angezeigt. Wenn Sie beispielsweise einen synchronisierten Ordner oder ein synchronisiertes Asset in Ihrem Content-Management-System löschen, wird es auch aus Showpad entfernt, es sei denn, Sie entfernen die Verbindung und entscheiden sich dafür, die Dateien zuerst in Showpad zu behalten. Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die auftretenden Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Sicherheiten erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können entscheiden, ob Sie Dateien löschen oder behalten möchten, indem Sie die Verbindung löschen, was passieren kann, wenn Sie auf ein anderes Speichersystem oder Konto gewechselt haben. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Synchronisierung Ihres Dropbox- oder Box-Cloud-Speichers. Informationen zur Synchronisierung mit Google Drive finden Sie in diesem Artikel.

Hauptmerkmale

• Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
• Stellt sicher, dass es einen einzigen Punkt der Wahrheit für Ihre Sicherheiten gibt
• Bietet Inhaltsaktualisierungen und Einblicke in die Asset-Aktivitäten
• Inhaltsaktualisierungen auf Dropbox und Box werden automatisch mit Showpad synchronisiert.
• Um synchronisierte Assets zu bearbeiten, können Sie deren Verknüpfung in der Showpad-Bibliothek aufheben. Erfahren Sie hier mehr darüber:

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Ultimate-Abonnement für Showpad
• Inhalte in Dropbox und/oder Box
• Als Integrationsnutzer benötigen Sie Lese- und Schreibzugriff auf alle Box-Ordner, die synchronisiert werden sollen
• Aktivieren Sie Apps von Drittanbietern in Dropbox und Box, damit die Verbindung zugelassen wird
• Sie können Dokumente mit einer Größe von bis zu 500 MB in Ihren Cloud-Speicher hochladen
• Um die ausgewählten synchronisierten Ordner zu bearbeiten, müssen Sie der Eigentümer der Integration sein

Hinweis: Sie können keine Assets in der Online-Platform bearbeiten, umbenennen, löschen oder aktualisieren, die von Dropbox und Box synchronisiert wurden. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online-Platform erfolgen. Sie sind aus der Cloud-Lösung nicht übertragbar.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Richten Sie eine Verbindung zwischen Dropbox oder Box und Showpad ein.
• Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten für Dropbox oder Box
• Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
• Bestätigen Sie die Synchronisierung der Dateien mit der Content Library
• Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungstool, um die Asset-Aktivität anzuzeigen

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Hinweis: In unserem Beispiel verwenden wir Dropbox als Cloud-Speicher. Die zu befolgenden Schritte sind für ein Box-Konto genau dieselben.

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie „Integrationen in der Online Platform“.
2. Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, wird er auf der linken Seite unter „Integrationen“ angezeigt.
   
3. Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neue Verbindung“.
   
4. Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können nur eine Verbindung zur Inhaltssynchronisierung pro Abteilung haben.
   
5. Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Dropbox oder Box.

   Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Cloud-Speicheroption hinzufügen. Wenn Sie von Google Drive aus hinzufügen, lesen Sie diesen Artikel.

6. Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Weiter“.
7. Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Möglicherweise müssen Sie Showpad auch als vertrauenswürdige App autorisieren. Je nachdem, welche Plattform Sie verwenden, sieht dies etwas anders aus, aber im Allgemeinen ähnelt es dem Anmeldebildschirm der Plattform.
8. Lassen Sie die Verbindung zu.
   
9. Sie werden zurück zur Online Platform geleitet. Auf der Registerkarte „Ordner synchronisieren“ des Konfigurationsfensters, sehen Sie eine Auflistung der Ordner aus Ihrer Cloud-Speicherplattform. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl einer seiner Unterordner nicht aufheben.
   
10. Die Verbindung sollte Ihnen nun auf der Cloud-Speicherseite angezeigt werden. Klicken Sie auf „Konfigurieren“, um Änderungen an der vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
    
11. Durch Klicken auf „Überwachen“, können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets anzeigen. Dies schließt ein, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde sowie alle Änderungen, die im Cloud-Speicher am Asset vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung des Inhalts auszulösen.
    Der Monitor zeigt die Ereignisse der letzten 14 Tage an. Ältere Ereignisse werden entfernt und können nicht mehr abgerufen werden. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine schnelle Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
    Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung für ein Dokument fehlschlagen sollte, dann überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF-Datei exportieren und die PDF-Datei aus dem Cloud-Speicher synchronisieren, um eine Umgehungslösung für größere Dateien zu nutzen.
    

    Hinweis: Die automatische Überprüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird jede Stunde durchgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Nutzern einige Minuten später zur Verfügung, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

12. Wenn Sie die Inhaltsbibliothek für diese Abteilung anzeigen, werden Ihnen die aufgelisteten Assets angezeigt, die aus Ihrem Cloud-Repository synchronisiert wurden. Assets, die mit Google Drive, Dropbox und Box synchronisiert wurden, werden durch ein kleines Wolkensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Die Option „In den Papierkorb verschieben“ wird nicht wie bei Assets angezeigt, die direkt zur Online Platform hinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um einen einzigen Punkt der Wahrheit aufrechtzuerhalten.
    
    

    Hinweis: Wenn Sie Google Drive verwenden, werden die nativen Dateien bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien umgewandelt. Gslides- werden zu PPTX-Dateien, Gsheets- zu XLSX-Dateien, Gdocs- zu DOCX-Dateien umgewandelt.