Was ist für Sie drin?
Wenn Ihr Unternehmen seine Sicherheiten im Cloud-Speicher von Dropbox oder Box's Cloud Speicher speichert, ist es wichtig, dass das Material die einzige Quelle der Wahrheit bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Dropbox und Box können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten Stand sind, ohne dass einzelne Assets gleichzeitig manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Verwaltungsaufwand und lässt mehr Zeit für die Erstellung des perfekten Inhalts.
Aktualisierungen des Inhalts in Ihrem Dropbox- oder Box-Cloud-Speicher werden in der Content Library der Online Platform angezeigt. Wenn Sie beispielsweise einen synchronisierten Ordner oder ein synchronisiertes Asset in Ihrem Content-Management-System löschen, wird es auch aus Showpad entfernt, es sei denn, Sie entfernen die Verbindung und behalten die Dateien zuerst in Showpad. Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Sicherheiten erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können Dateien löschen oder behalten, wenn Sie die Verbindung löschen, normalerweise wenn Sie auf ein anderes Speichersystem gewechselt sind. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.
Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Synchronisierung Ihres Dropbox- oder Box-Cloud-Speichers. Informationen zur Synchronisierung mit Google Drive finden Sie in diesem Artikel.
Hauptmerkmale
- Optimiert Ihre Vermögensverwaltung in Showpad
- Stellt sicher, dass es eine einzige Wahrheitsquelle für Ihre Sicherheiten gibt
- Bietet Aktualisierungen und Einblicke in die Asset-Aktivität
- Inhaltsaktualisierungen auf Dropbox und Box werden automatisch mit Showpad synchronisiert
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Ultimatives Abonnement für Showpad
- Inhalt in Dropbox und / oder Box
- Aktivieren Sie Apps von Drittanbietern in Dropbox und Box , damit die Verbindung zulässig ist
- Sie können Dokumente mit jeweils bis zu 500 MB in Ihren Cloud-Speicher hochladen
Hinweis: Sie können keine Assets in der Online Platform bearbeiten, umbenennen, löschen oder aktualisieren, die über Dropbox und Box synchronisiert wurden. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online Platform geschehen. Sie sind nicht aus der Cloud-Lösung übertragbar.
Der schnelle Weg zur Faszination
- Richten Sie eine Verbindung zwischen Dropbox oder Box und Showpad ein
- Verifizieren Sie Ihre Anmeldeinformationen für Dropbox oder Box
- Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
- Bestätigen Sie das Synchronisieren der Dateien mit der Content Library
- Nutzen Sie bei Bedarf das Überwachungswerkzeug, um die Asset-Aktivitäten anzeigen zu lassen
Tun Sie dies Schritt für Schritt
Hinweis: In unserem Beispiel verwenden wir Dropbox als Cloud-Speicher. Die folgenden Schritte sind für ein Box-Konto genau gleich.
- Klicken Sie auf das Symbol für die Zahnradeinstellungen und wählen Sie Integrationen in der Online Platform.
- Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, wird er auf der linken Seite unter Integrationen angezeigt.
- Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync erstellen, klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie auf Neue Verbindung, um eine weitere Verbindung hinzuzufügen.
- Wählen Sie die Division aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können nur eine Inhaltssynchronisierungsverbindung pro Division haben.
- Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Dropbox oder Box.
Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Cloud-Speicheroption hinzufügen. Wenn Sie über Google Drive hinzufügen, lesen Sie diesen Artikel.
- Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf Weiter.
- Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie Ihre Cloud-Speicheranmeldeinformationen authentifizieren können. Möglicherweise müssen Sie Showpad auch als vertrauenswürdige App autorisieren. Dies sieht je nach verwendeter Plattform etwas anders aus, sieht jedoch im Allgemeinen ähnlich wie der Anmeldebildschirm der Plattform aus.
- Verbindung zulassen.
- Sie werden zur Online Platform zurückgeleitet und Sie sehen die Ordner Ihrer Cloud-Speicherplattform, die unter der Registerkarte Ordner synchronisieren des Konfigurationsfensters aufgelistet sind. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie keinen seiner Unterordner mehr entfernen.
- Sie sollten jetzt die Verbindung auf der Cloud-Speicherseite sehen. Klicken Sie auf Konfigurieren, um Änderungen an der vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
- Durch Klicken auf Überwachen können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Vermögenswerte anzeigen. Dies schließt ein, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde und welche Änderungen am Asset im Cloud-Speicher vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie auf Neu-Synchronisierung erzwingen klicken, um eine weitere Synchronisierung des Inhalts manuell auszulösen.
Der Monitor zeigt Ereignisse der letzten 14 Tage an. Ältere Ereignisse werden entfernt und können nicht abgerufen werden. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine beschleunigte Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung für ein Dokument fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF exportieren und das PDF als Problemumgehung aus dem Cloud-Speicher synchronisieren.
Hinweis: Die automatische Überprüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird jede Stunde ausgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Benutzern Minuten später zur Verfügung, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Wenn Sie die Content Library für diese Abteilung anzeigen lassen, dann werden Sie die aufgelisteten Assets sehen, die aus Ihrer Cloud-Ablage synchronisiert wurden. Von Google Drive, Dropbox und Box synchronisierte Assets werden durch ein kleines Wolkensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Die Option in den Papierkorb verschieben wird nicht wie Assets angezeigt, die direkt zur Online Platform hinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um eine einzige Wahrheitsquelle zu erhalten.
Hinweis: Bei Verwendung von Google Drive werden native Dateien bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien konvertiert. Gslides werden zu PPTX-Dateien, Gsheets zu XLSX-Dateien, Gdocs zu DOCX.
