Ihre Vorteile
Wenn Ihr Unternehmen seine Sicherheiten im Cloud-Speicher von Dropbox oder Box speichert, ist es wichtig, dass das Material die einzige Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten über Dropbox und Box können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten Stand sind, ohne dass einzelne Elemente manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Verwaltungsaufwand und gibt Ihnen mehr Zeit, um den perfekten Inhalt zu erstellen.
Aktualisierungen des Inhalts in Ihrem Dropbox- oder Box-Cloud-Speicher werden in der Content Library der Online Platform widergespiegelt. Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu bestätigen, damit Sie einen besseren Einblick in die mit Ihrem Begleitmaterial verbundenen Aktivitäten erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können festlegen, ob Dateien gelöscht oder beibehalten werden, wenn Sie die Verbindung löschen, normalerweise, wenn Sie zu einem anderem Speichersystem umgezogen sind. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne historische Assets zu verlieren.
Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Synchronisierung Ihres Dropbox- oder Box-Cloud-Speichers. Informationen zum Synchronisieren mit Google Drive finden Sie in diesem Artikel.
Hauptmerkmale
- Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
- Stellt sicher, dass es für Ihre Sicherheiten eine einzige Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) gibt
- Bietet Aktualisierungen und Einblicke in die Aktivität von Assets
- Inhaltsaktualisierungen für Dropbox und Box werden automatisch mit Showpad synchronisiert
Was Sie für den Erfolg benötigen
- Das Ultimate-Abonnement für Showpad
- Inhalt in Dropbox und/oder in Box
- Aktivieren Sie Apps von Drittanbietern in Dropbox und Box , damit die Verbindung zugelassen wird.
- Sie können Dokumente mit einer Größe von jeweils bis zu 500 MB in Ihrem Cloud-Speicher hochladen.
Hinweis: Sie können auf der Online Platform keine Elemente bearbeiten, umbenennen, löschen oder aktualisieren, die über Dropbox und Box synchronisiert wurden. Die Erstellung und Verwaltung von Tags, die sich auf alle Assets beziehen, muss auf der Online Plattform erfolgen. Sie sind nicht aus der Cloud-Lösung übertragbar.
Der schnelle Weg zum Erfolg
- Richten Sie eine Verbindung zwischen Dropbox oder Box und Showpad ein.
- Bestätigen Sie Ihre Anmeldeinformationen für Dropbox oder Box.
- Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen.
- Bestätigen Sie die Synchronisierung der Dateien mit der Content Library.
- Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungswerkzeug, um die Asset-Aktivität anzuzeigen.
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hinweis: In unserem Beispiel verwenden wir Dropbox als Cloud-Speicher. Die folgenden Schritte gelten ebenso für ein Box-Konto.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie auf der Online-Plattform „Integrationen“.
- Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, sehen Sie ihn auf der linken Seite unter „Integrationen“.
- Wenn Sie zum ersten Mal eine Cloud Storage Sync einrichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“. Um eine weitere Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neue Verbindung“.
- Wählen Sie die Division aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können pro Division nur eine Inhaltssynchronisierungsverbindung herstellen.
- Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Dropbox oder Box.
Hinweis: Sie können pro Cloud-Speicheroption eine Verbindung hinzufügen. Wenn Sie von Google Drive hinzufügen, lesen Sie diesen Artikel.
- Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm geführt, auf dem Sie Ihre Anmeldeinformtionen für Ihren Cloud-Speicher authentifizieren können. Möglicherweise müssen Sie Showpad auch als vertrauenswürdige App autorisieren. Dies sieht, je nach verwendeter Plattform, etwas anders aus. Im Allgemeinen ähnelt es jedoch dem Anmeldebildschirm der Plattform.
- Lassen Sie die Verbindung zu.
- Sie werden zurück zur Online Platform geleitet. Auf der Registerkarte „Ordner synchronisieren“ des Konfigurationsfensters, sehen Sie eine Auflistung der Ordner aus Ihrer Cloud-Speicherplattform. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl einer seiner Unterordner nicht mehr aufheben.
- Sie sollten nun die Verbindung auf der Seite des Cloud-Speichers sehen. Klicken Sie auf „Konfigurieren“, um Änderungen an der vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
- Durch Klicken auf „Überwachen“ können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets anzeigen. Dies schließt ein, wenn das Asset mit Showpad synchronisiert wurde und Änderungen am Asset im Cloud-Speicher vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie auf „Erneute Synchronisierung erzwingen“ klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung des Inhalts auszulösen.
Die Überwachung zeigt Ereignisse der letzten 14 Tage an. Ältere Ereignisse werden entfernt und können nicht mehr abgerufen werden. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine umgehende Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung für ein Dokument fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Als Problemumgehung können Sie das Dokument als PDF exportieren und die PDF im Cloud-Speicher synchronisieren.
Hinweis: Die automatische Prüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird jede Stunde ausgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Nutzern Minuten später zur Verfügung, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Wenn Sie sich die Content Library für diese Division anschauen, werden die Assets aufgelistet, die aus Ihrem Cloud-Repository synchronisiert wurden. Aus Google Drive, Dropbox und Box synchronisierte Elemente werden mit einem kleinen Wolkensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Sie sehen die Option „In den Papierkorb verschieben“ nicht wie bei Assets, die direkt zur Online Platformhinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um eine einzige Quelle der Wahrheit (Single Source of truth) zu erhalten.
Hinweis: Bei Verwendung von Google Drive werden native Dateien bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien konvertiert. Gslides werden in PPTX-Dateien, Gsheets werden in XLSX-Dateien, Gdocs werden in DOCX konvertiert.
