Ihre Vorteile
Wenn Ihr Unternehmen seine Sicherheiten im Cloud-Speicher von Dropbox oder Box speichert, ist es wichtig, dass das Material der Single Point of Truth bleibt, wenn es an Ihr Verkaufsteam verteilt wird. Durch die direkte Synchronisierung von Inhalten aus Dropbox und Box können Sie sicher sein, dass alle Inhalte in Showpad auf dem neuesten Stand sind, ohne dass einzelne Elemente manuell aktualisiert werden müssen. Dies spart Verwaltungsaufwand und ermöglicht mehr Zeit für die Erstellung eines perfekten Inhalts.
Aktualisierungen des Inhalts in Ihrer Dropbox- oder Ihrem Box-Cloud-Speicher werden in der Content Library der Online Platform dargestellt. Verwenden Sie das Überwachungstool in Showpad, um Details zu jedem Asset zu überprüfen, damit Sie einen besseren Einblick in die mit Ihren Sicherheiten verbundenen Aktivitäten erhalten, einschließlich eines Protokolls aller Änderungen, die an Dateien vorgenommen wurden. Sie können festlegen, dass Dateien gelöscht oder aufbewahrt werden, wenn Sie die Verbindung löschen. Dies ist normalerweise der Fall, wenn Sie auf ein anderes Speichersystem umgezogen sind. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Verbindungen im Laufe der Zeit zu aktualisieren, ohne dass Sie historische Daten verlieren.
Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Synchronisierung Ihres Dropbox- oder Box-Cloud-Speichers. Informationen zum Synchronisieren mit Google Drive finden Sie in diesem Artikel.
Schlüsselfunktionen
- Optimiert Ihr Asset Management in Showpad
- Stellt sicher, dass es für Ihre Sicherheiten einen Single Point of Truth gibt
- Bietet Aktualisierungen und Einblicke in die Aktivität von Assets
- Inhaltsaktualisierungen für Dropbox und Box werden automatisch mit Showpad synchronisiert
Was Sie für den Erfolg benötigen
- Ultimate-Abonnement für Showpad
- Inhalt in Dropbox und/oder Box
- Aktivieren Sie Apps von Drittanbietern in Dropbox und Box, damit die Verbindung zugelassen wird
- Sie können Dokumente in Ihrem Cloud-Speicher mit einer Größe von jeweils bis zu 500 MB hochladen
Hinweis: Sie können in der Online Platform keine Assets, die über Dropbox und Box synchronisiert wurden, bearbeiten, umbenennen, löschen oder aktualisieren. Die Erstellung und Verwaltung von Tags für alle Assets muss in der Online Platform vorgenommen werden. Sie sind nicht aus der Cloud-Lösung übertragbar.
Der schnelle Weg zur Großartigkeit.
- Richten Sie eine Verbindung zwischen Dropbox oder Box und Showpad ein
- Überprüfen Sie Ihre Anmeldeinformationen für Dropbox oder Box
- Wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die mit Showpad synchronisiert werden sollen
- Bestätigen Sie die Synchronisierung der Dateien mit der Content Library
- Überprüfen Sie bei Bedarf das Überwachungstool, um die Asset-Aktivität anzuzeigen
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hinweis: In unserem Beispiel verwenden wir Dropbox als Cloud-Speicher. Die folgenden Schritte sind für ein Box-Konto genau die gleichen.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Einstellungssymbol und wählen Sie Integrationen in der Online Platform.
- Wenn Sie den Cloud-Speicher aktiviert haben, sehen Sie ihn auf der linken Seite unter Integrationen.
- Wenn Sie zum ersten Mal einen Cloud Storage Sync durchführen, klicken Sie auf Erste Schritte. Um eine weitere Verbindung hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Verbindung.
- Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie Inhalte synchronisieren möchten. Sie können nur eine Inhaltssynchronisierungsverbindung pro Bereich herstellen.
- Sie werden gefragt, von welcher verfügbaren Cloud-Speicherplattform Sie Ihre Inhalte synchronisieren möchten. Wählen Sie Dropbox oder Box.
Hinweis: Sie können eine Verbindung pro Cloud-Speicheroption hinzufügen. Wenn Sie von Google Drive hinzufügen, lesen Sie diesen Artikel.
- Geben Sie eine Beschreibung Ihrer Verbindung in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf Weiter.
- Von dort aus werden Sie zu einem Bildschirm geführt, auf dem Sie Ihre Cloud-Speicher-Anmeldeinformationen authentifizieren können. Möglicherweise müssen Sie Showpad auch als vertrauenswürdige App autorisieren. Dies sieht je nach verwendeter Plattform etwas anders aus, im Allgemeinen ähnelt es jedoch dem Anmeldebildschirm der Plattform.
- Verbindung zulassen.
- Sie werden zurück zur Online Platform gebracht und Sie sehen die Ordner Ihrer Cloud-Speicherplattform, die auf der Registerkarte "Ordner synchronisieren" des Konfigurationsfensters aufgelistet sind. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit Showpad synchronisieren möchten. Sie können Unterordner nicht einzeln auswählen. Sobald Sie einen übergeordneten Ordner ausgewählt haben, können Sie die Auswahl der Unterordner nicht mehr aufheben.
- Sie sollten nun die Verbindung auf der Cloud-Speicherseite sehen. Klicken Sie auf Konfigurieren, um Änderungen an der vorhandenen Verbindung vorzunehmen.
- Durch Klicken auf Überwachen können Sie ein Aktivitätsprotokoll der Assets anzeigen. Dies beinhaltet, wann das Asset mit Showpad synchronisiert wurde und welche Änderungen am Asset im Cloud-Speicher vorgenommen wurden. Bei Bedarf können Sie auf "Erneute Synchronisierung erzwingen" klicken, um manuell eine weitere Synchronisierung des Inhalts auszulösen.
Der Monitor zeigt Ereignisse der letzten 14 Tage an. Ältere Ereignisse werden entfernt und können nicht mehr abgerufen werden. Sie können auch eine erneute Synchronisierung erzwingen, falls eine beschleunigte Synchronisierung erforderlich ist, die nicht auf die nächste automatische Synchronisierung warten kann.
Wir unterstützen Dokumente von bis zu 500 MB. Wenn die Synchronisierung für ein Dokument fehlschlägt, überprüfen Sie die Dateigröße. Sie können das Dokument als PDF exportieren und das PDF aus dem Cloud-Speicher als Abhilfemaßnahme synchronisieren.
Hinweis: Die automatische Überprüfung auf Inhaltsaktualisierungen wird einmal in der Stunde ausgeführt. Neue und aktualisierte Inhalte stehen Ihren Benutzern Minuten später zur Verfügung, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Wenn Sie die Content Library für diese Abteilung anzeigen, sehen Sie die aufgelisteten Assets, die aus Ihrem Cloud-Repository synchronisiert wurden. Assets, die von Google Drive, Dropbox und Box synchronisiert wurden, werden durch ein kleines Wolkensymbol links neben dem Dateinamen angezeigt. Sie können nur bestimmte Details dieser Dateien bearbeiten. Die Option In den Papierkorb verschieben wird nicht angezeigt, wie bei Assets, die direkt zur Online-Plattform hinzugefügt wurden. Sie müssen in Google Drive oder Box gelöscht werden, um nur eine einzige Herkunftsquelle zu erhalten. *** Screenshot-Update hier?****
Hinweis: Bei Verwendung von Google Drive werden native Dateien bei der Synchronisierung mit Showpad in MS Office-Dateien konvertiert. Gslides werden zu PPTX-Dateien, Gsheets werden zu XLSX-Dateien, Gdocs werden zu DOCX.
