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Tags hinzufügen, um Ihre Inhalte zu kennzeichnen und zu kategorisieren

  • Aktualisiert

Organisationen können mit der Showpad-Bibliothek Kurse und Assets hochladen und verwalten. Als Administrator müssen Sie in der Lage sein, relevante und verwandte Inhalte schnell abzurufen. Dies kann mit Hilfe von Filtern und, spezifischer, durch Tags geschehen.

Tags sind Etiketten, die Sie Ihren Assets und Kursen hinzufügen können. Diese Tags werden verwendet, um zu kategorisieren und zu verwalten und um das Benötigte schnell zu finden. Sie können Tags sogar nutzen, um Assets automatisch in Smart Folders, Seiten und interaktive Showpad Erfahrungen einzubinden. Ihre Benutzer können auch in ihrer Coaching-Bibliothek nach Tags filtern, um schnell auf Kursarbeiten zu stoßen.

Kurz gesagt, Tags sind Metadaten, die zu Assets und Kursen hinzugefügt werden und dazu dienen,

  • • organisieren (Segmentierung mit Hilfe von Filtern in den Inhalts- und Coach-Bibliotheken)
  • • automatisieren (Verteilung von Inhalten an Smart Ordner und dynamische Container)
  • suchen (Filter für Benutzer, Filter für die Inhalts- und Coach-Bibliotheken)
  • analysieren (Erkenntnisse von Nutzern und Empfängern sammeln)
Showpad verwendet Tag-Kategorien, die in einer baumartigen Struktur angeordnet werden können. Tags sind immer die unterste Ebene, was bedeutet, dass eine übergeordnete Tag-Kategorie nicht sowohl Tags als auch Unterkategorien haben kann. Diese baumartige Struktur wird nur zur Kategorisierung verwendet und hat keinen Einfluss auf die eigentlichen Tags. Das bedeutet, dass Tags immer den gleichen Wert haben, egal wo sie in der baumartigen Kategorienstruktur platziert sind.
Mithilfe von Tags können Sie Ihre Inhalte in verschiedene Abschnitte einteilen, die von allgemein bis spezifisch reichen, was sich auf Ihre Suchvorgänge und Content Analytics auswirkt. Sie spielen auch bei der Verwendung von Inhaltsempfehlungen in Salesforce eine wichtige Rolle.

Hinweis: Wenn Sie Abteilungen verwenden, können Sie Tags für alle Abteilungen freigeben. In Kombination mit globalem File Sharing werden Tags, die an Assets in der Quellenabteilung angehängt sind, auch in den Assets der Zielabteilungen angezeigt.

Sehen Sie hier, wie es funktioniert

 

Hauptmerkmale

  • Tags werden verwendet, um Ihre Assets und Kurse zu kennzeichnen und zu kategorisieren.
  • Verwenden Sie Tags, um Assets in dynamische Smart Folders, Seiten und Erlebnisse einzufügen.
  • Benutzer können Tags für eine erweiterte Suche nach Inhalten und Kursen verwenden.
  • Tags sind wichtig, um die Inhaltsempfehlungen in Salesforce zu verwenden.
  • Erstellen von Filtern in Berichten, um spezifische Content Analytics zu erhalten
  • Beim Erstellen von Filtern können bis zu 25 Tags verwendet werden.
  • Lokale Tags sind Tags, die Sie selbst erstellt haben.
  • Externe Tags sind Tags, die automatisch von einer Integration (z. B. SharePoint) erstellt werden
  • Beispiele für Tags sind:
    • Art des Dokuments (d. h. Tabellenkalkulation)
    • Sprache (d. h. Englisch)
    • Produktpalette (d. h. Tablet)
    • Verkaufsphasen (d. h. Interessent)
    • Curriculum (d. h. Einarbeitung)

Der schnelle Weg zur Faszination

  1. Hinzufügen von Tags beim Hochladen neuer Inhalte
  2. Hinzufügen eines Tags zu einem vorhandenen Asset in Ihrer Content Library
  3. Fügen Sie Tags zu mehreren Assets hinzu
  4. Hinzufügen von Tags zu Kursen
  5. Massenbearbeitung von Kurs-Tags
  6. Tags kopieren und einfügen
  7. Ersetzen eines Tags durch ein anderes
  8. Gute Praxis beim Verwenden von Tags

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Hinzufügen von Tags beim Hochladen neuer Inhalte

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Bibliothek, Assets & Experiences und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
    UPLOADI_FILES.png
  2. Wählen Sie aus, wie Sie Inhalte hochladen möchten:
    • Dateien hochladen: Klicken Sie auf diese Option, um lokal auf Ihrem Computer gespeicherte Assets hochzuladen.
    • URL hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um ein URLs-Asset zu Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.
    • Importieren aus…: Klicken Sie auf diese Option, um Inhalte zu importieren, die in anderen Apps wie Box, Google Drive oder Dropbox gespeichert sind.
    • Page erstellen: Wählen Sie diese Option, um eine neue Showpad Page zu erstellen
  3. Nachdem Sie die Assets ausgewählt haben, die Sie hochladen möchten, klicken Sie bitte das Feld Add Tags an und wählen Sie ein vorhandenes Tag aus der Dropdown-Liste aus oder geben Sie ein neues Tag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um es hinzuzufügen. Sie können beliebig viele Tags hinzufügen. Um ein Tag zu entfernen, klicken Sie auf das X nach dem Namen des Tags.
    uploading_assets_and_adding_tags.png
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload, um Ihre Assets hochzuladen.
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Fügen Sie einem vorhandenen Asset ein Tag hinzu

  1. Klicken Sie auf das Asset, das Sie in Ihrer Bibliothek markieren möchten. Im Asset-Detailbereich auf der rechten Seite finden Sie einen Abschnitt mit Tags. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Tag-Typ, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol.
    tags.png
  2. Wählen Sie vorhandene Tags aus, indem Sie diese im Menü auswählen.
    Empfohlene Tags werden zuerst angezeigt, gefolgt von Tag-Kategorien.
    Die empfohlenen Tags basieren auf dem Titel der Datei; so werden beim Organisieren von Assets relevante und verwandte Tags präsentiert. Wenn die Tags nicht kategorisiert sind, werden sie in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Sie können auch neue oder bestehende Tags hinzufügen, indem Sie diese eingeben. Klicken Sie auf Speichern.
    Single_Asset_step_2_new.png
  3. Um ein Tag zu entfernen, klicken Sie auf das kleine X rechts neben dem Namen des Tags im Bedienfeld und klicken Sie auf Speichern.
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Fügen Sie Tags zu mehreren Assets hinzu

  1. Wählen Sie die Assets aus, denen Sie ein Tag hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten".
    edit_tags.png
  3. Klicken Sie in das Feld "Tags hinzufügen" und wählen Sie vorhandene Tags aus der Dropdown-Liste aus, oder geben Sie neue ein und drücken Sie die Eingabetaste, um sie hinzuzufügen. Sie können so viele Tags hinzufügen, wie Sie möchten. Um ein Tag zu entfernen, klicken Sie auf das X nach dem Namen des Tags.
    Screen_Shot_2020-12-08_at_10_11_01_AM.png

Wenn Sie mehr über das Verwalten Ihrer Tags oder das Hinzufügen vorhandener Tags aus Excel erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

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Hinzufügen von Tags zu Kursen

Fügen Sie beim Erstellen von Kursen oder den Kursen, die sich bereits in Ihrer Coach-Bibliothek befinden, Tags hinzu.

  1. Um beim Erstellen eines Kurses ein Tag hinzuzufügen, geben Sie ein Tag in das Feld ein, um nach einem vorhandenen Tag zu suchen, oder wählen Sie eins aus dem Dropdown-Menü aus. Um ein neues Tag hinzuzufügen, geben Sie das gewünschte Tag ein und klicken Sie dann auf Tag hinzufügen. Fahren Sie mit der Kurserstellung fort.add_tag_to_new_course.png
  2. Um ein Tag zu einem Kurs in Ihrer Coach Library hinzuzufügen, wählen Sie den Kurs aus. Klicken Sie in der Detailansicht des Kurses auf die Registerkarte Eigenschaften.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der Tag-Kategorien und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Suchbegriffs oder wählen Sie ein Tag aus dem Dropdown-Menü aus. Um hier ein neues Tag hinzuzufügen, geben Sie das gewünschte Tag ein und klicken Sie dann auf Tag hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
    adding_tags.png

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Massenbearbeitung von Kurs-Tags

Sie können gleichzeitig Tags für mehrere Kurse in Ihrer Coach Library anwenden oder entfernen.

  1. Wählen Sie alle Kurse aus, die Sie markieren möchten.
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten".
  3. Klicken Sie in das Feld "Tags hinzufügen", um ein vorhandenes Tag auszuwählen oder ein neues Tag einzugeben und die Eingabetaste zu drücken. Klicken Sie auf das X nach dem Namen des Tags, um es aus der Liste zu entfernen.
  4. Um ein Tag, das bereits einigen der ausgewählten Kurse zugewiesen wurde, auf alle ausgewählten Kurse anzuwenden, markieren Sie das Tag.
  5. Um ein bereits einigen der ausgewählten Kurse zugewiesenes Tag zu entfernen, deaktivieren Sie es.
  6. Wenn Sie Ihre Änderungen abbrechen und von vorne beginnen möchten, klicken Sie auf „Änderungen rückgängig machen“.
  7. Klicken Sie auf „Anwenden”, wenn Sie fertig sind. OP_bulk_tag_Courses.png

Tags kopieren und einfügen

Kopieren Sie schnell Tags von einem Asset und fügen Sie sie in ein anderes ein. Dies kann mit einem einzelnen Asset oder in großen Mengen erfolgen. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach alle Tags von einem Asset in einem Smart Folder kopieren und in ein anderes einfügen, wodurch Ihre Experiences schnell mit Inhalten gefüllt werden.

    1. Um Tags zu kopieren, navigieren Sie zu dem Asset, von dem Sie die Tags kopieren möchten. Klicken Sie neben dem Abschnitt Tags auf das Kopier-Symbol. copy_tags.png
    2. Um die Tags auf ein einzelnes Asset zu übertragen, wählen Sie das Ziel-Asset aus der Bibliothek aus und klicken Sie neben dem Tag Abschnitt auf Einfügen.paste_option.png
    3. Wählen Sie, ob Sie die kopierten Tags zu den vorhandenen Tags auf dem Asset hinzufügen oder die vorhandenen Tags durch die kopierten Tags ersetzen möchten. Sie können sehen, wie viele Tags hinzugefügt und unverändert bleiben. Wenn Sie vorhandene Tags ersetzen wählen, wird auch die Anzahl der zu entfernenden Tags angezeigt. Klicken Sie auf Einfügen, sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

      Hinweis: Externe Tags können nicht kopiert werden.

      paste_singular.png
  1. Um die Tags auf mehrere Assets zu übertragen, wählen Sie alle Ziel-Assets aus, indem Sie ihre Kästchen in der Bibliotheksansicht ankreuzen. Klicken Sie dann auf Tags einfügen. paste_tags.png
  2. Wählen Sie, ob Sie die kopierten Tags zu den vorhandenen Tags auf den Assets hinzufügen oder die vorhandenen Tags durch die kopierten Tags ersetzen möchten.
    In den Spalten können Sie sehen, wie viele Tags pro Asset hinzugefügt, unverändert gelassen und entfernt werden.
    Für jede Datei können Sie sehen, welche Tags damit verknüpft sind und welche hinzugefügt, entfernt oder unverändert bleiben werden.paste_tags.png
  3. Klicken Sie auf „Einfügen“ bei ausgewählten Assets, wenn Sie bereit sind.
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Ersetzen eines Tags durch ein anderes

  1. Navigieren Sie zur Library und gehen Sie zur Registerkarte Tags. Klicken Sie auf den Tag, den Sie ersetzen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben der Schaltfläche Bearbeiten.
    Replace_a_tag.jpg
  3. Suchen Sie nach einer vorhandenen Markierung, mit der Sie alle Verwendungen der aktuellen Markierung ersetzen möchten. Sie können hier keine neue Markierung erstellen; Sie können aus denen auswählen, die derzeit in Ihrer Instanz vorhanden sind. Wählen Sie die neue Markierung aus und klicken Sie auf Ersetzen.
    Replace_tag_by_searching.jpg

Wenn Sie mehr über das Verwalten Ihrer Tags oder das Hinzufügen vorhandener Tags aus Excel erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

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Gute Praxis beim Verwenden von Tags

  • Definieren und dokumentieren Sie intern eine Reihe von Tagging-Richtlinien.
    Legen Sie interne Grenzen und Regeln für die Erstellung und Änderung von Tags mit spezifischen Richtlinien fest. Halten Sie sich an die Namenskonventionen, die Sie vereinbart haben. Achten Sie beim Erstellen oder Ändern Ihrer Tags auf Grammatik und Formatierung.
  • Achten Sie auf Tags mit doppeltem Namen.
    Showpad unterstützt zwar Tags mit doppelten Namen, aber jedes Tag funktioniert unabhängig von dem anderen, da jeder Tag eine eindeutige ID-Nummer hat.
    Wenn Sie Tag-Redundanzen nicht beseitigen, kann dies zu unerwarteten Ergebnissen bei der Berichterstattung, dem Inhalt und dem Kursmanagement führen.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit vorhandene Tags.
    Vermeiden Sie es, neue Tags zu erstellen, wenn es vielleicht einen bereits vorhandenen Tag gibt, der Ihren Anforderungen entspricht.
  • Entfernen Sie in regelmäßigen Abständen nicht verwendete Tags.
    Vermeiden Sie Unordnung, indem Sie unbenutzte Tags entfernen.
  • Überlegen Sie, zusätzliche Tags hinzuzufügen, um die Benutzerfreundlichkeit für Admins und Nutzer zu erhöhen

Beispiele

Sie können Ihre Tags auf folgende Weisen organisieren:

Region

  • Anwendbar für Organisationen, die Inhalte nach Region filtern müssen
  • Gewährleistung der Genauigkeit mit der Smart Folder-Logik
  • Kann in Verbindung mit Inhaltsprofilen verwendet werden
  • Beispiel-Tags: NA, EMEA, APAC, LATAM, USA, Kanada, UK, Frankreich, usw.

Sprache

  • Nützlich für Berichtsstatistiken, Inhaltsprofile und Ordnerlogik
  • Beispiel-Tags: Englisch (NA), Englisch (UK), Französisch, Spanisch, Deutsch, usw.

Intern

  • Das Taggen von intern genutzten Leistungen ermöglicht es Ihnen, Ihre Bibliothek schnell zu filtern, um die Berechtigungen für Dateien zu überprüfen, die nicht außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden sollten.
  • Beispiel-Tag: Verwenden Sie IUO (nur für den internen Gebrauch), um Berechtigungen zu prüfen

Asset-Typ

  • Beispiel-Tags: PDF, XLS, PPT, DOC,...

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