Wenn Sie eine Salesforce-Instanz in Showpad eingerichtet haben, können Sie viel Zeit sparen, um Benutzer und Gruppen automatisch zu erstellen, wenn diese bereits in Salesforce vorhanden sind.
Sie können zwei Optionen auswählen, um die Bereitstellung einzurichten. Sie können die Just-in-Time-Auto-Provisioning-Funktion verwenden, um automatisch ein Showpad-Konto für Benutzer zu erstellen, die ihre Salesforce-Anmeldedaten verwenden, wenn sie sich zum ersten Mal bei Showpad anmelden. Verwenden Sie ebenfalls die automatischeBereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung über die nächtliche Synchronisierung, damit Showpadnutzerkonten und Gruppen nachts erstellt oder entfernt werden.
- Wenn Sie die Just-in-Time-Bereitstellung verwenden, werden Bearbeitungen oder Aktualisierungen von Nutzer in Salesforce bei der nächsten Anmeldung nicht auf Nutzer in Showpad aktualisiert. Außerdem wird durch das Entfernen eines Nutzers aus Salesforce der Nutzer nicht aus Showpad entfernt. Wenn Sie den Nutzer von Showpad entfernen, er oder sie sich aber erneut mit den Anmeldeinformationen bei Salesforce anmeldet, wird der Nutzer unter Showpad neu erstellt.
- Wenn Sie die automatische Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung über die nächtliche Synchronisierung verwenden, werden Benutzer und Gruppen nachts hinzugefügt oder entfernt, damit sie mit Ihrem Salesforce-Datensatz übereinstimmen, und Sie können Benutzer in Showpad nicht mehr bearbeiten. Sie können für synchronisierte Nutzer weiterhin manuelle Gruppen hinzufügen, diese bearbeiten oder diese löschen. Die Synchronisierung erfolgt jede Nacht um 3:00 Uhr UTC. Sie können die Synchronisierung aber auch manuell vornehmen.
Hinweis: Wenn sich die E-Mail-Adresse von Nutzern, die über die nächtliche Synchronisierung synchronisiert werden, ändert, wird über die Synchronisierung ein neues Showpad-Konto für sie erstellt, und das ursprüngliche Konto wird deaktiviert. Um dies zu vermeiden, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, damit ihre E-Mail-Adresse in unserem System aktualisiert wird. Auf diese Weise bleiben alle historischen Kontodaten erhalten.
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Admin-Rechte auf den Plattformen Showpad und Salesforce
- Showpad Plus oder Ultimate-Tarif
- Salesforce Enterprise- oder Unlimited-Plan
Wählen Sie Ihre Salesforce-Erfahrung
 „Classic" |
 „Lightning" |
- Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Classic
- Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad
- Testen Sie die automatische Bereitstellung
Tun Sie dies Schritt für Schritt
1. Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Classic
Zunächst müssen wir ein Gruppenzuweisungsfeld erstellen, um die automatisch bereitgestellten Benutzer einer bestimmten Nutzer-Gruppe in Showpadzuzuweisen.
- Klicken Sie auf Einrichtung.
- Klicken Sie im linken Menü auf Anpassen, Benutzer, Felder. Daraufhin wird die Seite für Nutzerfelder geöffnet, auf der Sie das benutzerdefinierte Feld hinzufügen können, das wir für die automatische Bereitstellung benötigen.
- Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
- Wählen Sie unter Datentyp die Option Formel und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie eine Feldbezeichnung für das benutzerdefinierte Feld ein und wählen Sie als Rückgabetyp „Text“ aus. Klicken Sie auf Weiter.
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Feldtyp auswählen und wählen Sie $Profil.
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Feld einfügen und wählen Sie Name. Wenn die Nutzergruppe noch nicht in Showpad vorhanden ist, wird dieser $Profil-Name verwendet, um eine neue Gruppe in Showpad mit demselben Namen zu erstellen, zu dem der Nutzer in Salesforcegehört.
- Sie können eine Beschreibung und einen Hilfetext für das benutzerdefinierte Feld unten auf der Seite hinzufügen, dies ist jedoch nicht zwingend. Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und speichern Sie Ihr neues benutzerdefiniertes Feld.
- Blättern Sie nach unten zur Liste Benutzerdefinierte Felder und kopieren Sie den API Namen Ihres benutzerdefinierten Feldes. Diesen Wert benötigen Sie später, um das Gruppenzuweisungsfeld von Salesforce-Instanz auf Showpad Online Platform zu konfigurieren. Das Feld muss genau übereinstimmen, wobei Groß- und Kleinschreibung zu beachten sind.
- Es ist wichtig, das Profil zu überprüfen, dem Ihre Benutzer in Salesforce angehören. Wie bereits erwähnt, wird der $Profil-Name verwendet, um eine Gruppe zu erstellen, wenn dieser Name noch nicht in Showpad vorhanden ist.
Falls noch erforderlich, können Sie über Verwalten, Benutzer verwalten, Profile neue Profile erstellen.
- Speichern Sie das Profil und wählen Sie dieses Profil für den (die) Nutzer.
2. Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad
In diesem Beispiel wird die automatische Bereitstellung für eine Salesforce-Instanz konfiguriert, die bereits verbunden wurde.
- Klicken Sie auf der Website Online Platform auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Integrationen. Klicken Sie auf CRM im Menü Integrationen.
- Klicken Sie auf die Instanz, für die Sie Auto-Provisioning aktivieren möchten.
- Blättern Sie nach unten zur Authentifizierung Abschnitt und klicken Sie auf Bearbeiten für das Feld SSO und User Provisioning.
- Wählen Sie Keine, SSO mit Salesforce zulassen, SSO und automatische Just-in-Time-Bereitstellung zulassen oder SSO und nächtliche Synchronisierungsbereitstellung zulassen.
- SSO mit Salesforce zulassen bietet Benutzern die Möglichkeit, sich mit ihren Salesforce-Anmeldedaten bei Showpad anzumelden.
- Just-in-time Automatic Provisioning bedeutet, dass Showpadnutzerkonten automatisch erstellt werden, wenn sich Benutzer zum ersten Mal bei Showpad über die Anmeldeoption Salesforce anmelden.
- Nächtliche Synchronisierung bedeutet, dass Showpad Nutzerkonten und Gruppen durch eine nächtliche Synchronisierung mit Salesforce erstellt oder entfernt werden.
- Wenn Sie Just-in-time Automatic Provisioning gewählt haben, erstellen Sie die Standardliste der Gruppe(n), zu der/denen die neuen, automatisch bereitgestellten Benutzer in Showpad hinzugefügt werden sollen. Fügen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld für Salesforce hinzu, dem die neu bereitgestellten Benutzer hinzugefügt werden.
- Standardgruppe für neue Benutzer: Geben Sie die Nutzergruppe ein, der neu eingerichtete Benutzer standardmäßig zugewiesen werden sollen.
- Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce: Wenn ein Nutzer bereits einer Gruppe in Salesforce zugewiesen ist, kann Showpad diese Benutzer automatisch bereitstellen und sie einer bestimmten Nutzergruppe in Showpad hinzufügen, basierend auf allen gewünschten Feldinformationen von Salesforce. Showpad wird nun automatisch die Nutzergruppe auf der Grundlage des $Profils erstellt.Name, den wir in Salesforce konfiguriert haben. Sie können aber auch einen beliebigen Wert oder eine Suchformel verwenden, z. B. ein Kombination aus Land und Rolle. Mehrere Gruppen sind zulässig und müssen durch ein Komma getrennt werden.
- Wenn Sie die Option »Nächtliche Bereitstellung« gewählt haben, wählen Sie aus, ob Sie Benutzer auf der Grundlage ihres Salesforce-Berechtigungssatzes oder ihres Salesforce-Profils einziehen möchten. Geben Sie dann in das Feld ein, aus welchem Berechtigungssatz oder Profil Sie Benutzer synchronisieren möchten. Wenn das Feld Salesforce Permission Set leer gelassen wird, werden ALLE Salesforce-Benutzer mit Showpad synchronisiert.
- Geben Sie als Nächstes die Gruppenzuweisungsfelder, für die Sie entsprechende Nutzer-Gruppen erstellen möchten, in Showpad ein. Wenn ich z. B. als Salesforce-Gruppenzuordnung »Abteilung« auswähle und ein Vertriebsmitarbeiter in seinem Salesforce-Gruppenfeld »Abteilung« »Mittelstand« angegeben hat, wird er in Showpad einer Gruppe »Mittelstand« hinzugefügt. Im Wesentlichen werden die Werte im ausgewählten Gruppenzuordnungsfeld in Salesforce als Gruppen mit den entsprechenden Benutzern in Showpad erstellt.
- Wenn Sie die Option der nächtlichen Synchronisierung verwenden und sie aktualisieren möchten, ohne auf die nächtliche Synchronisierungszeit zu warten, können Sie sie als einmalige Instanz synchronisieren. Navigieren Sie zu Integrationen, wählen Sie dann CRM und öffnen Sie die entsprechende Instanz. Klicken Sie im Abschnitt Authentifizierung auf Benutzer synchronisieren.
Wenn Sie die automatische nächtliche Bereitstellung erfolgreich konfiguriert haben, werden Sie am nächsten Morgen Änderungen auf Ihrer Showpadnutzerregisterkarte feststellen. Wenn Sie jedoch die fertigungssynchrone automatische Bereitstellung ausgewählt haben, können Sie sofort überprüfen, ob die Integration funktioniert. Erstellen Sie dazu einen neuen Salesforce nutzer oder verwenden Sie einen bestehenden Nutzer zum Testen. Der Salesforce nutzer meldet sich auf Showpad an und wird automatisch in der konfigurierten Gruppe erstellt, die wir auf der Salesforce-Instanz auf der Online Platform definiert haben.
- Erstellen Sie einen neuen Nutzer oder bitten Sie einen Nutzer aus der Benutzerliste in Salesforce, sich auf Showpad anzumelden.
- Melden Sie sich auf einem Gerät mit dem Salesforce-Benutzernamen an.
- Auf der Online Platform sehen Sie, dass der Benutzer jetzt automatisch in Showpad in der von uns konfigurierten Gruppe erstellt wird.
- Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Lightning
- Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad
- Testen Sie die automatische Bereitstellung
Tun Sie dies Schritt für Schritt
1. Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Lightning
Zunächst müssen wir ein Gruppenzuweisungsfeld erstellen, um die automatisch bereitgestellten Benutzer einer bestimmten Benutzergruppe in Showpad zuzuweisen.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms und wählen Sie dann „Einrichten“ aus.
- Erweitern Sie unter Platform Tools in der linken Spalte Objekte und Felder und wählen Sie Objekt Manager.
- Wählen Sie den Benutzer aus der Etikettenliste.
- Wählen Sie Felder & Beziehungen. Klicken Sie dann auf Neu.
- Wählen Sie unter Datentyp die Option Formel, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie eine Feldbezeichnung für das benutzerdefinierte Feld ein und wählen Sie als Rückgabetyp „Text“ aus. Klicken Sie auf Weiter.
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Feldtyp auswählen und wählen Sie $Profil.
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Feld einfügen und wählen Sie Name. Wenn die Nutzergruppe noch nicht in Showpad vorhanden ist, wird dieser $Profil-Name verwendet, um eine neue Gruppe in Showpad mit demselben Namen zu erstellen, zu dem der Nutzer in Salesforce gehört.
- Sie können unten auf der Seite eine Beschreibung und einen Hilfetext für das benutzerdefinierte Feld hinzufügen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die gewünschten Sicherheitsfelder aus und klicken Sie dann auf Speichern.
- Wählen Sie die Seitenlayouts aus, die dieses neue Feld enthalten sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und speichern Sie Ihr neues benutzerdefiniertes Feld.
- Zurück in der Liste Felder & Beziehungen scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf das neue Feld, welches Sie gerade erstellt haben. Kopieren Sie den API-Namen Ihres benutzerdefinierten Feldes. Diesen Wert benötigen Sie später, um das Gruppenzuweisungsfeld der Salesforce-Instanz auf der Showpad-Online-Platform zu konfigurieren.
- Es ist wichtig, das Profil zu überprüfen, dem Ihre Benutzer in Salesforce angehören. Wie bereits erwähnt, wird der $Profile-Name verwendet, um eine Gruppe zu erstellen, wenn dieser Name noch nicht in Showpad vorhanden ist.
Falls noch erforderlich, können Sie über Verwalten, Benutzer verwalten, Profile neue Profile erstellen. - Speichern Sie das Profil und wählen Sie dieses Profil für die Nutzer.
2. Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad
Sie können die automatische Bereitstellung in Showpad während des Einrichtens einer Salesforce-Instanz oder nach dem Erstellen einer Instanz aktivieren und einrichten. In diesem Beispiel konfigurieren wir die automatische Bereitstellung für eine Salesforce-Instanz, die bereits eingerichtet wurde.
- Klicken Sie auf der Website Online Platform auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Integrationen. Klicken Sie auf CRM im Menü Integrationen.
- Klicken Sie auf die Instanz, für die Sie Auto-Provisioning aktivieren möchten.
- Blättern Sie nach unten zum Authentifizierung Abschnitt und klicken Sie auf Bearbeiten für das Feld SSO und Nutzer-Provisioning.
- Wählen Sie Keine, SSO mit Salesforce zulassen, SSO und automatische Just-in-Time-Bereitstellung zulassen oder SSO und nächtliche Synchronisierungsbereitstellung zulassen.
- SSO mit Salesforce zulassen bietet Benutzern die Möglichkeit, sich mit ihren Salesforce-Anmeldedaten bei Showpad anzumelden.
- Just-in-time Automatic Provisioning bedeutet, dass Showpadnutzerkonten automatisch erstellt werden, wenn sich Benutzer zum ersten Mal bei Showpad über die Anmeldeoption Salesforce anmelden.
- Nächtliche Synchronisierung bedeutet, dass Showpad Nutzerkonten und Gruppen durch eine nächtliche Synchronisierung mit Salesforce erstellt oder entfernt werden.
- Wenn Sie Just-in-time Automatic Provisioning gewählt haben, erstellen Sie die Standardliste der Gruppe(n), zu der/denen die neuen, automatisch bereitgestellten Benutzer in Showpad hinzugefügt werden sollen. Fügen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld für Salesforce hinzu, dem die neu bereitgestellten Benutzer hinzugefügt worden sind.
- Standardgruppe für neue Benutzer: Geben Sie die Nutzergruppe ein, der neu eingerichtete Benutzer standardmäßig zugewiesen werden sollen.
- Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce: Wenn ein Nutzer bereits einer Gruppe in Salesforce zugewiesen ist, kann Showpad diese Benutzer automatisch bereitstellen und sie zu einer bestimmten Nutzergruppe in Showpad hinzufügen, basierend auf den Informationen von Salesforce. Showpad wird nun automatisch die Nutzergruppe auf der Grundlage des $Profils erstellen.Name, den wir in Salesforce konfiguriert haben.
- Wenn Sie die Option »Nächtliche Bereitstellung« gewählt haben, wählen Sie aus, ob Sie Benutzer auf der Grundlage ihres Salesforce-Berechtigungssatzes oder ihres Salesforceprofils einziehen möchten. Geben Sie dann in das Feld ein, aus welchem Berechtigungssatz oder Profil Sie Benutzer synchronisieren möchten.
- Geben Sie als Nächstes die Gruppenzuweisungsfelder, für die Sie entsprechende Nutzergruppen erstellen möchten, in Showpad ein. Wenn ich z. B. als Salesforce-Gruppenzuordnung "Abteilung" auswähle und ein Vertriebsmitarbeiter in seinem Salesforce-Gruppenfeld "Abteilung" "Mittelstand" angegeben hat, wird er in Showpad einer Gruppe "Mittelstand" hinzugefügt. Im Wesentlichen werden die Werte im ausgewählten Gruppenzuordnungsfeld in Salesforce als Gruppen mit den entsprechenden Benutzern in Showpad erstellt.
- Wenn Sie die Option der nächtlichen Synchronisierung verwenden und sie aktualisieren möchten, ohne auf die nächtliche Synchronisierungszeit zu warten, können Sie sie als einmalige Instanz synchronisieren. Navigieren Sie zu Integrationen, wählen Sie dann CRM und öffnen Sie die entsprechende Instanz. Klicken Sie im Abschnitt Authentifizierung auf Benutzer synchronisieren.
3. Testen Sie die fertigungssynchrone automatische Bereitstellung
Wenn Sie die automatische nächtliche Bereitstellung erfolgreich konfiguriert haben, werden Sie am nächsten Morgen Änderungen auf Ihrer Showpadnutzerregisterkarte feststellen. Wenn Sie jedoch die synchrone automatische Bereitstellung ausgewählt haben, können Sie sofort überprüfen, ob die Integration funktioniert. Erstellen Sie dazu einen neuen Salesforcenutzer oder verwenden Sie eine bestehenden Nutzer zum Testen. Der Salesforcenutzer meldet sich auf Showpad an und wird automatisch in der konfigurierten Gruppe erstellt, die wir auf der Salesforce-Instanz auf der Online Platform definiert haben.
- Erstellen Sie einen neuen Nutzer oder bitten Sie einen Nutzer aus der Benutzerliste in Salesforce, sich auf Showpad anzumelden.
- Melden Sie sich auf einem Gerät mit dem Salesforce-Benutzernamen an.
- Auf der Online Platform sehen Sie, dass der Nutzer jetzt automatisch in Showpad in der von uns konfigurierten Gruppe erstellt wird.
