Einrichtung der automatischen Bereitstellung für Salesforce-Benutzer

Erfahren Sie, wie Sie in Salesforce vorgehen müssen

1. Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Lightning
2. Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad
3. Testen Sie die automatische Bereitstellung

Gehen Sie dabei schrittweise vor

1. Erstellen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce Lightning

Zunächst müssen wir ein Gruppenzuweisungsfeld erstellen, um die automatisch bereitgestellten Benutzer einer bestimmten Benutzergruppe in Showpad zuzuweisen.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms und wählen Sie dann „Einrichten“ aus.
   
2. Erweitern Sie unter Plattform-Tools in der linken Spalte den Bereich „Objekte und Felder“, und wählen Sie „Objekt-Manager“ aus.
   
3. Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“ und wählen Sie dann „Benutzerdefiniertes Objekt“ aus dem Menü aus.
   
4. Geben Sie Ihre Kennzeichnung und die zugehörige Version der mehrfachen Kennzeichnung unter „Benutzerdefinierte Objektinformationen“ ein. Setzen Sie ein Häkchen in dem Kästchen, wenn Ihre Kennzeichnung mit einem Vokal beginnt.
   
5. Sie können eine optionale Beschreibung hinzufügen und Einstellungen für die kontextsensitive Hilfe direkt unter Ihren Kennzeichnungen auswählen.
   
6. Vergewissern Sie sich, dass der Datensatzname korrekt und der Datentyp auf Text eingestellt ist. Sie können hier auch optionale Funktionen aktivieren, wie etwa „Berichte zulassen“, „Aktivitäten zulassen“, „Feldhistorie verfolgen“ und „In Plauder-Gruppen zulassen“. Bei den Kästchen für die Objektklassifizierung („Verteilen zulassen“, „Massen-API-Zugriff zulassen“, „Streaming-API-Zugriff zulassen“) sollte jeweils ein Häkchen gesetzt sein.
   
7. Wählen Sie aus, ob Sie zulassen möchten, dass dieser Objekttyp durchsucht werden kann, indem Sie „Suche zulassen“ auswählen. Für erweiterte Felder können Sie auch eine der beiden Optionen zum Erstellen von Objekten („Notizen und Anhänge hinzufügen...“ und „Assistenten für neue benutzerdefinierte Registerkarten starten...“) auswählen, welche nur zum Zeitpunkt der Erstellung des Objektfelds verfügbar sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, wenn Sie bereit sind, Ihr neues benutzerdefiniertes Feld einzusetzen.
   
8. Die Seite „Details“ bietet eine Momentaufnahme des neuen Felds. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, indem Sie oben rechts auf „Bearbeiten“ klicken. Kopieren Sie als Nächstes den API-Namen Ihres benutzerdefinierten Felds.  Diesen Wert benötigen Sie später, um das Gruppenzuweisungsfeld der Salesforce-Instanz auf der Online-Plattform von Showpad zu konfigurieren.
   
9. Es ist wichtig, das Profil zu überprüfen, zu dem Ihre Benutzer gehören. In Salesforce wird mittels $Profil.Name eine Gruppe erstellt, wenn dieser Name noch nicht in Showpad vorhanden ist.
   Bei Bedarf können Sie neue Profile erstellen, indem Sie in der Einrichtungs-Spalte auf der linken Seite die Benutzer ansteuern und „Profile“ auswählen.
   
10. Speichern Sie das Profil und wählen Sie das Profil für den/die Benutzer aus. Sie können dies über „Profile“ im Massenbearbeitungsverfahren erledigen, oder im Abschnitt „Benutzerbearbeitung“ ein Profil nach dem anderen auswählen. Beide Optionen finden Sie in der Navigationsspalte auf der linken Seite.
    

2. Konfigurieren Sie die automatische Bereitstellung in Showpad

Sie können die automatische Bereitstellung in Showpad während des Einrichtens einer Salesforce-Instanz oder nach dem Erstellen einer Instanz aktivieren und einrichten. In diesem Beispiel konfigurieren wir die automatische Bereitstellung für eine Salesforce-Instanz, die bereits eingerichtet wurde.

1. Klicken Sie auf Einstellungen, Integrationen, CRM.       
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ für die Instanz, für die Sie die automatische Bereitstellung aktivieren möchten.
3. Klicken Sie auf „Instanz bearbeiten“.
   
4. Wählen Sie bei der Einrichtung auf der Registerkarte „Details“ entweder die Option „Fertigungssynchrone Automatische Bereitstellung“ oder die Option „Automatische Bereitstellung und Rückgängigmachung der Bereitstellung mittels Nightly Sync“ aus. 
   Die Auswahl „Fertigungssynchrone Automatische Bereitstellung“ führt dazu, dass automatisch Showpad-Benutzerkonten erstellt werden, wenn sich Benutzer über die Salesforce-Anmelde-Funktion zum ersten Mal bei Showpad anmelden. 
   Die Auswahl „Automatische Bereitstellung und Rückgängigmachung der Bereitstellung mittels Nightly Sync“ führt dazu, dass Showpad-Benutzerkonten und -Gruppen über eine nächtliche Synchronisierung mit Salesforce erstellt oder entfernt werden.
5. Nach dem Treffen einer Auswahl werden Sie aufgefordert, das Salesforce-Konto zu authentifizieren. Sobald das Konto authentifiziert wurde, kehren Sie zur Einrichtungs-Konfiguration in Showpad zurück. 
6. Wenn Sie „Fertigungssynchrone Automatische Bereitstellung“ ausgewählt haben, erstellen Sie die Standardliste der Gruppen, denen die neuen automatisch bereitgestellten Benutzer in Showpad hinzugefügt werden sollen. Fügen Sie ein Gruppenzuweisungsfeld für Salesforce hinzu, dem die neu bereitgestellten Benutzer hinzugefügt werden. 
   
   • Standardgruppe für neue Benutzer: Geben Sie die Benutzergruppe ein, der neu bereitgestellte Benutzer standardmäßig zugewiesen werden.
   • Gruppenzuweisungsfeld in Salesforce: Wenn ein Benutzer bereits einer Gruppe in Salesforce zugeteilt ist, kann Showpad diese Benutzer automatisch bereitstellen und sie einer bestimmten Benutzergruppe in Showpad hinzufügen, basierend auf den Informationen von Salesforce. Showpad erstellt nun automatisch die Benutzergruppe basierend auf dem Wert $Profil.Name, den wir in Salesforce konfiguriert haben.
   
   

3. Testen Sie die fertigungssynchrone automatische Bereitstellung

Wenn Sie die automatische nächtliche Bereitstellung erfolgreich konfiguriert haben, werden Sie am nächsten Morgen Änderungen in der Registerkarte „Showpad-Benutzer“ feststellen. Wenn Sie jedoch die fertigungssynchrone automatische Bereitstellung ausgewählt haben, können Sie sofort überprüfen, ob die Integration funktioniert. Erstellen Sie dazu einen neuen Salesforce-Benutzer oder verwenden Sie einen vorhandenen Benutzer zum Testen. Das Salesforce-Benutzer meldet sich bei Showpad an und wird automatisch in der konfigurierten Gruppe erstellt, die wir in der Salesforce-Instanz auf der Online-Plattform definiert haben.

1. Erstellen Sie einen neuen Benutzer oder bitten Sie einen Benutzer aus der Benutzerliste in Salesforce, sich bei Showpad anzumelden.
   
2. Melden Sie sich auf einem Gerät mit dem Salesforce-Benutzernamen an.
3. Auf der Online-Plattform werden Sie sehen, dass der Benutzer jetzt automatisch in Showpad erstellt wird, und zwar in der von uns konfigurierten Gruppe.