Einrichten von Sendedomänen für Showpad

Ihre Vorteile

Wenn Ihre Nutzer Dateien von der Showpad Platform freigeben, wird die E-Mail von share@showpad.com (normale Freigaben) oder noreply@showpad.com (für Shared Spaces) an den potenziellen Kunden gesendet. Wenn ihre potenziellen Kunden auf diese E-Mail antworten, wird sie an die E-Mail-Adresse Ihres Nutzers weitergeleitet.

Um sie jedoch persönlicher zu gestalten und zu vermeiden, dass sie als Spam markiert wird, können Sie die ursprüngliche E-Mail von der Unternehmens-E-Mail-Adresse Ihres Nutzers senden, anstatt die Standard-E-Mail-Adressen von Showpad zu verwenden. Zu diesem Zweck können Sie Sendedomänen für Ihr Unternehmen einrichten.

Um die Sendedomänen konfigurieren zu können, müssen Sie Zugriff auf die Domänen- und E-Mail-Einstellungen Ihres Unternehmens haben.

Hinweis: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, wenn Ihnen Begriffe wie DNS-, SPF-, DKIM- und MX-Einstellungen fremd vorkommen. Sie benötigen Zugriff auf diese Domäneneinstellungen, wenn Sie die technischere Seite dieser nützlichen Funktion konfigurieren.

Hauptfunktionen

• Ermöglichen Sie Nutzern das Versenden von Freigabe-E-Mails mithilfe der E-Mail-Adresse ihres Unternehmens
• Gestalten Sie persönlichere Freigabe-E-Mails für potenzielle Kunden
• Freigabe-E-Mails werden seltener als Spam eingestuft

Dies benötigen Sie, um Erfolg zu haben

• Administrator-Zugriff auf Online Platform von Showpad, um die Konfigurationseinstellungen der Sendedomäne zu überprüfen
• Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um die Konfiguration der Sendedomänen zu Ihren Domäneneinstellungen hinzuzufügen

Der schnelle Weg zum Erfolg

• Sammeln von Details zu den Sendedomänen
• Überprüfung der DNS-Einstellungen
• Von roten zu grünen Punkten wechseln

Sammeln von Details zu den Sendedomänen

Zunächst müssen wir die Konfigurationseinstellungen in der Online Platform von Showpad suchen. Diese Details sind erforderlich, damit Ihre IT-Abteilung die Sendedomänen konfigurieren kann.

1. Gehen Sie auf der Online Platform auf „Admin-Einstellungen“ und „Sendedomänen“.
   
2. Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Senden von der Showpad-Domäne oder von der Unternehmens-E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer zu wählen. Wenn Sie die erste Option auswählen, werden alle E-Mails über die standardmäßigen Showpad-Adressen gesendet. Wenn Sie die zweite Option auswählen, können nur Nutzer, für welche die Sendedomänen konfiguriert wurden, E-Mails von ihren eigenen Adressen senden. Andere verwenden weiterhin die Standardmethode für die Freigabe. Um das Senden über die E-Mail-Adresse des Nutzers einzurichten, wählen Sie die zweite Option und klicken Sie auf „Speichern“.
   
3. Höchstwahrscheinlich sehen Sie bereits eine Liste von verschiedenen Sendedomänen, die Sie konfigurieren können. Die hier angezeigten Domänen werden anhand der E-Mail-Adressen der Nutzer, die Sie zur Online Platformhinzugefügt haben, automatisch hinzugefügt. Wenn Sie beispielsweise einen Nutzer mit nettie.pierce@myorganization.com als E-Mail-Adresse erstellen, wird dies automatisch meinunternehmen.com als Domänennamen in diese Liste hinzufügen. Die Domänen im Screenshot wurden als Beispiel hinzugefügt.
   
4. DKIM ist ein Signaturschlüssel für die Nachricht, der beweist, dass der Inhalt auf dem Weg von keinem Server verändert wurde.
   SPF und „SenderID“ ermöglichen einem Domäneninhaber, eine Datei oder einen Datensatz auf dem Server hinzuzufügen, die bzw. den der Empfängerserver überprüft. Dieses sogenannte „Sender Policy Framework (SPF)“ ist ein E-Mail-Validierungsprotokoll, das entwickelt wurde, um E-Mail-Spoofing zu erkennen und zu blockieren und zu verifizieren, dass eingehende E-Mails von einer Domäne und einer IP-Adresse stammen, die der Domain-Administrator autorisiert hat.
   Ein zusätzlicher obligatorischer Berechtigungssatz (TXT) dient der Verifizierung. Der TXT -Datensatz ist für jede Showpad-Instanz einzigartig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz von Ihrer Domain aus senden kann. Die Implementierung von SPF, DKIM und Verifizierung ist erforderlich, damit Sendedomänen funktionieren.

   Hinweis: Das Hinzufügen des MX -Datensatzes wird dringend empfohlen, um interne Freigabeprobleme zu vermeiden, und bietet zusätzliche Sicherheit gegen die Markierung als Spam.

5. Wenn Sie sehen, dass alle Punkte für eine bestimmte Sendedomäne rot sind, bedeutet dies, dass die Konfigurationen für diese Sendedomäne (noch) nicht festgelegt wurden. Wenn Sie diese einrichten möchten, wenden Sie sich an Ihr IT-Team und stellen Sie ihnen die Konfigurationseinstellungen zur Verfügung. Sie finden diese Einstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche „DNS-Konfiguration“ klicken.
   
6. Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie dies im Detail aussieht und wie Sie Ihrem IT-Team diese Details zur Verfügung stellen können.
   
   DKIM
   Host:
   m1._domainkey.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   m1._domainkey.showpad.com
   Werte:
   k=rsa; t=s; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   Wenn Ihr DNS-Anbieter „Maskierungszeichen“ verwendet, was bedeutet, dass Sie keine Semikolons verwenden können, verwenden Sie stattdessen einen Backslash und ein Semikolon:
   
   k=rsa\; t=s\; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   SPF
   Host:
   Showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.meinunternehmen.com
   Werte:
   v=spf1 include:sendgrid.net ~all
   
   MX
   Host:
   Showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.meinunternehmen.com
   Werte:
   mx.sendgrid.net.
   
   TXT
   Host:
   Showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.meinunternehmen.com
   Werte:
   showpad-verification =1234567asdfghjll (fiktiv)
   
   
7. Stellen Sie diese Details Ihrem IT-Team zur Verfügung und lassen Sie sie die Änderungen an den Domäneneinstellungen Ihres Unternehmens implementieren.

   Hinweis: Je nach Domänenkonfiguration kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar werden.

Überprüfen der DNS-Einstellungen

Nachdem die Domainänderungen durchgeführt wurden, können Sie die Einstellungen für die Sendedomäne auf der Online-Plattform aktivieren. Wenn alle Schaltflächen grün sind, wurde alles richtig eingerichtet.

1. Stellen Sie sicher, dass die Sendedomänen aktiviert wurden.
2. Die Schaltflächen in der Zeile für diese Domäne sollten grün sein.
   
3. Wenn einige Punkte rot sind, bedeutet dies höchstwahrscheinlich, dass einige Einstellungen in der Domäne Ihres Unternehmens nicht richtig konfiguriert wurden oder mehr Zeit benötigt wird, um die DNS-Änderungen zu implementieren. In diesem Fall ist es Zeit, Ihr IT-Team einzuschalten, um alle erforderlichen Konfigurationen zu überprüfen.

Von roten zu grünen Punkten wechseln

Wir stellen diese hilfreiche Checkliste zur Verfügung, für den Fall, dass die Anzeigen rot sein sollten.

• Lassen Sie sich von Ihrem IT-Team bestätigen, dass die Sendedomänen auf der Domänenseite des Unternehmens konfiguriert wurden.
• Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die DNS-Einstellungen vollständig ausgefüllt wurden. Dies ist die maximale Zeit, die alle Server benötigen, um die geänderten Datensätze zu erfassen. Wir empfehlen Ihnen zu warten und die Einstellungen am nächsten Tag erneut zu überprüfen.
• Stellen Sie bitte sicher, dass Sie Showpad zu den Schlüsseln Ihrer Einstellungen hinzugefügt haben. Es kann beispielsweise vorkommen, dass die Konfiguration für meinunternehmen.com anstelle von Showpad.meinunternehmen.com festgelegt wurde.
• Stellen Sie sicher, dass es in den Einstellungen keine zusätzlichen Leerzeichen gibt oder Buchstaben fehlen. Wir empfehlen das Kopierung und Einfügen von Schlüsseln und Werten, um sicherzustellen, dass auch wirklich alles korrekt ist.
• DMARC sollte auf „Relaxed“ eingestellt sein.
• Wenn Sie Ihren Schwellenwert für SPF- oder DKIM-Datensätze erreicht haben sollten, dann setzen Sie sich bitte mit dem Support in Verbindung.