Einrichten von Sendedomänen für Showpad

Immer mehr Unternehmen implementieren strengere Sicherheitsprotokolle, um vertrauliche Daten zu schützen. In vielen Fällen ist es vorzuziehen, dass Freigaben von einer Domäne stammen, die für die Person spezifisch ist, welche die Nachricht sendet, anstatt von der Standardadresse share@showpad.com. Wenn Käufer auf die Freigabe-E-Mail antworten, möchten Sie auch, dass sie an die Unternehmens-E-Mail-Adresse des Nutzers weitergeleitet wird.

Auf der Online Platform von Showpad können Sie dies einrichten mit

• Standarddomänen
• Einer benutzerdefinierten globalen Sendedomäne

Arbeiten Sie bei der Verwendung von Standarddomänen mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, wenn Ihnen Begriffe wie CNAME-, DNS-, SPF-, DKIM- und MX-Einstellungen nicht geläufig sein sollten. Dies erfordert Änderungen an den bestehenden E-Mail-Domäneneinstellungen.

Eine benutzerdefinierte Sendedomäne wird verwendet, wenn die IT-Sicherheitseinstellungen ein Unternehmen daran hindern, Freigaben zum Senden von E-Mail-Adressen der Nutzer einzurichten, weil dazu Änderungen an den DNS-Einstellungen des Unternehmens erforderlich sind. In diesen Fällen können Sie mit Showpad eine benutzerdefinierte Sendedomäne manuell einrichten und sie für die externe Freigabezwecke validieren.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Standarddomänen und eine benutzerdefinierte Sendedomäne für Ihr Unternehmen einrichten können.

Hinweis: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um die Konfigurationen der sendenden Domäne zu Ihren Domäneneinstellungen hinzuzufügen.

Hauptmerkmale

• Ermöglichen Sie es Nutzern, Freigabe-E-Mails mit ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse zu versenden.
• Gestalten Sie Freigabe-E-Mails für potenzielle Kunden persönlicher
• Freigabe-E-Mails werden seltener als Spam eingestuft
• Lassen Sie eine benutzerdefinierte Sendedomäne zu

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Verfügbar für alle Showpad-Tarife
• Showpad Admin-Zugang
• Eine Domain, die als Absender für Freigaben angezeigt wird

Der schnelle Weg zur Faszination

• Validieren Sie Ihre Domäne, um Missbrauch zu vermeiden.
• Die Validierung erfordert die Einrichtung von DNS-Einträgen. Dies hängt von der gewählten Überprüfungsmethode ab. Es kann sich um TXT-, MX-, SPF-, DKIM- oder TXT-, CNAME-Einträge handeln.
• Richten Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte globale Sendedomäne“ eine Konfiguration für eine benutzerdefinierte Domäne ein
• Fügen Sie die Domäne manuell hinzu und validieren Sie sie, genau wie bei der normalen Domänen-Validierung
• Diese benutzerdefinierten Domänen können als Ersatz für die Domäne der bestehenden E-Mail-Adressen verwendet werden, und die Antwortadresse wird immer die echte E-Mail-Adresse des Nutzers sein.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

• Einstellungen
• Verwenden einer benutzerdefinierten globalen Sendedomäne
• Verwenden der Standard-Domänendetails
• Die häufigsten Probleme

Einstellungen

Gehen Sie auf der Online Platform zu Admin-Einstellungen und Senden von Domänen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Senden über die Showpad-Domäne oder über die den Unternehmens-E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer zu wählen.

Wenn Sie „Immer Showpad verwenden“ auswählen, werden alle E-Mails über die Standardadresse von Showpad share@showpad.com gesendet.

Wenn Sie „Verifizierte (benutzerdefinierte) Domäne verwenden“ auswählen, können nur Benutzer, für die Sendedomänen konfiguriert sind, E-Mails von ihren eigenen Adressen versenden. Die anderen Nutzer verwenden share@showpad.com oder, falls konfiguriert, eine benutzerdefinierte Sendedomäne-E-Mail-Adresse.

Benutzerdefinierte globale Sendedomäne

1. Klicken Sie unter „Benutzerdefinierte globale Sendedomäne“ auf „Konfiguration hinzufügen“.
2. Geben Sie die Domäne ein, von der aus Sie Freigaben versenden möchten. Sie müssen auswählen, ob die Einstellungen mit SPF/DKIM- oder CNAME-Einträgen verifiziert werden sollen.
3. Sobald die Konfiguration auf dem Mailserver eingerichtet ist, klicken Sie auf „Jetzt überprüfen“.
4. Wenn die Schaltfläche für den Verifizierungsstatus grün ist, wird die benutzerdefinierte Sendedomäne verwendet. Andernfalls wird sie standardmäßig von share@showpad.com gesendet. Wenn Fehler auftreten sollten, dann fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Fehler, um weitere Einzelheiten zu erfahren.

Hinweis: Wenn Sie in Ihren DNS-Einträgen mehrere Showpad-Unternehmen zur Verwendung derselben Sendedomäne autorisiert haben, werden der Konfigurations- und Verifizierungsstatus der Sendedomäne in alle autorisierten Unternehmen übertragen.

Verwenden der Standarddomänendetails

1. Um die Standarddomäne einzurichten, müssen wir die Konfigurationseinstellungen in der Online Platform von Showpad finden. Diese Details sind für Ihre IT-Abteilung erforderlich, um die Sendedomänen zu konfigurieren, da dies Änderungen an den DNS-Einstellungen des Unternehmens erfordert.
2. Höchstwahrscheinlich wird Ihnen bereits eine Liste mit verschiedenen Sendedomänen angezeigt, die Sie konfigurieren können. Die hier angezeigten Domänen werden automatisch hinzugefügt, basierend auf den E-Mail-Adressen der Nutzer, die Sie zur Online Plattform hinzugefügt haben.
   Wenn Sie beispielsweise. einen Nutzer mit test.user@myorganization.com als E-Mail-Adresse erstellen, wird myorganization.com automatisch als Domänenname in diese Liste aufgenommen. Die Domänen im Screenshot wurden als Beispiel hinzugefügt. Wählen Sie die Schaltfläche „Konfiguration“, um die aktuellen Schlüssel und Werte anzuzeigen.

• DKIM ist ein Signaturschlüssel für die Nachricht, der beweist, dass der Inhalt auf dem Weg von keinem Server verändert wurde.
• SPF und SenderID ermöglichen es einem Domänenbesitzer, eine Datei oder einen Eintrag auf dem Server hinzuzufügen, die/der vom Empfängerserver überprüft wird. Dieses sogenannte Sender Policy Framework (SPF) ist ein E-Mail-Validierungsprotokoll, das entwickelt wurde, um E-Mail-Spoofing zu erkennen und zu blockieren, und das verifiziert, ob eingehende E-Mails einer Domäne von einer vom Domänen-Administrator autorisierten IP-Adresse stammen.
• Ein zusätzlicher obligatorischer Genehmigungsdatensatz (TXT) dient der Verifizierung. Der TXT-Datensatz ist für jede Showpad-Instanz eindeutig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz von Ihrer Domäne aus senden kann. Die Überprüfung, ob der TXT-Wert zu den DNS-Einträgen Ihres Unternehmens hinzugefügt wurde, ist der erste Schritt im Verifizierungsprozess und stellt die Autorisierung dar, die erforderlich ist, um eine Sendedomäne in Ihrem Unternehmen zu verifizieren.

Hinweis: Das Hinzufügen des MX-Datensatzes wird dringend empfohlen, um interne Freigabeprobleme zu vermeiden, und bietet zusätzlichen Schutz gegen das Markieren als Spam.

Die Verifizierung für SPF, DKIM und MX (für die SPF-Konfiguration) oder CNAMEs (für die CNAME-Konfiguration) ist erforderlich, damit Sendedomänen funktionieren.
Wählen Sie die Schaltfläche „Jetzt verifizieren“, um Ihre Domäne zu verifizieren.

Stellen Sie diese Details Ihrem IT-Team zur Verfügung und lassen Sie es die Änderungen an den Domäneneinstellungen Ihres Unternehmens vornehmen. Sie können eine Zonendatei herunterladen, die die Konfiguration in einer einzigen Datei enthält.

Hinweis: Je nach Domänenkonfiguration kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar werden.

Die häufigsten Probleme

Wir stellen Ihnen diese hilfreiche Checkliste zur Verfügung, falls die Indikatoren rot sind.

• Vergewissern Sie sich bei Ihrem IT-Team, dass die Sendedomänen auf der Domänenseite des Unternehmens konfiguriert wurden.
• Je nach Ihrem Domänen-Registrar ist es nicht notwendig, Ihre eigene Domäne zu den DNS-Einträgen hinzuzufügen, da dadurch keine gültigen Einträge für die Sendedomänen erstellt werden, damit diese funktionieren.
  • Manchmal wird beim Kopieren des Wertes automatisch Ihre eigene Domäne zum DNS-Eintrag hinzugefügt, was zu einem doppelten Einfügen der Domäne führt, wie in diesem Beispiel zu sehen:
    •  Eingabe: „showpad-verification.example.com“
      Ergebnis: „showpad-verification.example.com.example.com“
    • Wenn Sie eine doppelte Domäne bemerken, löschen Sie einfach die zusätzliche. Die DNS-Einstellung wird dann korrekt funktionieren.
• Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen an den DNS-Einstellungen vollständig ausgefüllt werden. Dies ist die maximale Zeit, die alle Server benötigen, um die geänderten Einträge aufzunehmen. Wir empfehlen Ihnen, zu warten und die Einstellungen am nächsten Tag erneut zu verifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen haben, Showpad zu den Tasten Ihrer Einstellungen hinzuzufügen. Es kann beispielsweise vorkommen, dass die Konfiguration für myorganization.com statt für showpad.myorganization.com eingerichtet wurde
• Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen keine zusätzlichen Leerzeichen oder fehlende Buchstaben vorhanden sind. Wir empfehlen das Kopieren und Einfügen von Schlüsseln und Werten, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
• DMARC sollte auf „Entspannt“ eingestellt sein. Wenn die DKIM- und SPF-Einträge korrekt sind, kann DMARC auch auf „Ablehnen“ gesetzt werden.
• In Fällen, in denen SPF/DKIM oder der m1-selector nicht verwendet werden können, können Sie einen benutzerdefinierten selector auswählen. Dies funktioniert nur für den Konfigurationstyp CNAME. Wenn Sie beispielsweise sp1 in das Feld Selector eingeben, sollten die Schlüssel/Wertpaare aktualisiert werden und neue CNAME-Einträge anzeigen.