Was ist für Sie drin?
Immer mehr Unternehmen implementieren strengere Sicherheitsprotokolle, um vertrauliche Daten zu schützen. In vielen Fällen ist es vorzuziehen, dass Freigaben von einer Domäne stammen, die für die Person spezifisch ist, welche die Nachricht sendet, anstatt von der Standardadresse share@showpad.com. Wenn Käufer auf die Freigabe-E-Mail antworten, möchten Sie auch, dass diese an die Unternehmens-E-Mail-Adresse des Benutzers weitergeleitet wird.
Auf der Online Platform von Showpad können Sie dies einrichten mit
- Standarddomänen
- Eine benutzerdefinierte globale Sendedomäne
Arbeiten Sie bei Verwendung von Standarddomänen mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, wenn Begriffe wie CNAME-, DNS-, SPF-, DKIM- und MX-Einstellungen nicht bekannt sind. Dies erfordert Änderungen an den vorhandenen E-Mail-Domäneneinstellungen.
Eine benutzerdefinierte Sendedomäne wird verwendet, wenn die IT-Sicherheitseinstellungen verhindern, dass eine Organisation Freigaben zum Senden von E-Mail-Adressen der Benutzer einrichtet, da Änderungen an den DNS-Einstellungen des Unternehmens erforderlich sind. In diesen Fällen können Sie mit Showpad eine benutzerdefinierte Sendedomäne manuell einrichten und für externe Freigabezwecke validieren.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Standarddomänen und eine benutzerdefinierte Sendedomäne für Ihre Organisation einrichten können.
Sehen Sie, wie der Ablauf funktioniert
Hauptmerkmale
- Lassen Sie Benutzer Freigabe-E-Mails mit ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse versenden
- Gestalten Sie E-Mails für potenzielle Kunden persönlicher
- Freigabe-E-Mails werden seltener als Spam eingestuft
- Zulassen einer benutzerdefinierten Sendedomäne
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Verfügbar für alle Showpad-Pläne
- Showpad Admin-Zugang
- Eine Domain, die als Absender für Freigaben angezeigt wird
- Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um die Konfigurationen der sendenden Domänen zu Ihren Domäneneinstellungen hinzuzufügen
Der schnelle Weg zur Faszination
- Überprüfen Sie Ihre Domain, um Missbrauch zu vermeiden.
- Für die Validierung müssen DNS-Einträge eingerichtet werden. Dies hängt von der gewählten Überprüfungsmethode ab. Dies können TXT-, MX-, SPF-, DKIM- oder TXT-, CNAME-Einträge sein.
- Richten Sie im Abschnitt "Benutzerdefinierte globale Sendedomäne" eine Konfiguration für eine benutzerdefinierte Domäne ein
- Fügen Sie die Domains manuell hinzu und validieren Sie sie, genau wie bei der regulären Domainvalidierung
- Diese benutzerdefinierten Domänen können als Ersatz für die vorhandene E-Mail-Adressdomäne verwendet werden. Die Antwortadresse ist immer die tatsächliche E-Mail-Adresse des Benutzers
Tun Sie dies Schritt für Schritt
- Einstellungen
- Verwenden einer benutzerdefinierten globalen Sendedomäne
- Verwenden der Standard-Domaindetails
- Die häufigsten Probleme
Wechseln Sie zur Online Platform, zu den Administratoreinstellungen und Senden von Domains.
Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Senden über die Showpad-Domain oder über die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer zu wählen.
Wenn Sie "Immer Showpad verwenden" auswählen, werden alle E-Mails über die Standardadresse Showpad share@showpad.com gesendet.
Wenn Sie "Verifizierte (benutzerdefinierte) Domäne verwenden" auswählen, können nur Benutzer, für die Sendedomänen konfiguriert sind, E-Mails von ihren eigenen Adressen senden. Die anderen Benutzer verwenden share@showpad.com oder, falls konfiguriert, eine benutzerdefinierte Sending Domain-E-Mail-Adresse.
Benutzerdefinierte globale Sendedomäne
- Klicken Sie unter Benutzerdefinierte globale Sendedomäne auf "Konfiguration hinzufügen".
- Geben Sie die Domain ein, von der Freigaben gesendet werden sollen. Sie müssen auswählen, ob die Einstellungen mit SPF/DKIM- oder CNAME-Datensätzen überprüft werden sollen.
- Nachdem die Konfiguration auf dem Mailserver festgelegt wurde, klicken Sie auf "Jetzt bestätigen".
- Wenn die Schaltfläche für den Bestätigungsstatus grün ist, wird die benutzerdefinierte Sendedomäne verwendet. Andernfalls wird es standardmäßig von share@showpad.com gesendet. Wenn Fehler auftreten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Fehler, um weitere Details zu erhalten.
Verwenden der Standarddomänendetails
- Um die Standarddomäne einzurichten, müssen wir die Konfigurationseinstellungen in der Online Platform von Showpad finden. Diese Details sind für Ihre IT-Abteilung erforderlich, um die sendenden Domänen zu konfigurieren, da Änderungen an den DNS-Einstellungen des Unternehmens erforderlich sind.
- Höchstwahrscheinlich wird bereits eine Liste der verschiedenen sendenden Domänen angezeigt, die Sie konfigurieren können. Die hier angezeigten Domains werden automatisch hinzugefügt, basierend auf den E-Mail-Adressen der Benutzer, die Sie zur Online Platform hinzugefügt haben.
Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit test.user@myorganization.com als E-Mail-Adresse erstellen, wird myorganization.com automatisch als Domainname in diese Liste aufgenommen. Die Domänen im Screenshot wurden als Beispiel hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfiguration", um die aktuellen Schlüssel und Werte anzuzeigen.
- DKIM ist ein Signaturschlüssel für die Nachricht, der beweist, dass der Inhalt von keinem Server auf dem Weg geändert wurde.
- Mit SPF und SenderID kann ein Domänenbesitzer eine Datei oder einen Datensatz auf dem Server hinzufügen, den der Empfängerserver überprüft. Dieses so genannte Sender Policy Framework (SPF) ist ein E-Mail - Validierungsprotokoll zur Erkennung und Blockierung von E-Mail-Spoofing und verifiziert, dass eingehende Post von einer Domäne von einer vom Domain-Administrator autorisierten IP-Adresse stammt.
- Ein zusätzlicher obligatorischer Genehmigungsdatensatz (TXT) dient der Verifizierung. Der TXT -Datensatz ist für jede Showpad-Instanz eindeutig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz von Ihrer Domain aus senden kann.
Hinweis:Das Hinzufügen des MX-Datensatzes wird dringend empfohlen, um interne Freigabeprobleme zu vermeiden, und bietet zusätzliche Sicherheit gegen das Markieren als Spam.
Die Überprüfung für SPF, DKIM und MX (für die SPF-Konfiguration) oder CNAMEs (für die CNAME-Konfiguration) ist erforderlich, damit das Senden von Domänen funktioniert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Jetzt überprüfen", um Ihre Domain zu überprüfen.
Stellen Sie diese Details Ihrem IT-Team zur Verfügung und lassen Sie es die Änderungen an den Domäneneinstellungen Ihres Unternehmens implementieren. Sie können eine Zonendatei herunterladen, die die Konfiguration in einer einzigen Datei enthält.
Hinweis: Abhängig von der Domänenkonfiguration kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar werden.
Wir bieten diese hilfreiche Checkliste für den Fall, dass die Indikatoren rot sind.
- Bestätigen Sie mit Ihrem IT-Team, dass die sendenden Domänen auf der Domänenseite des Unternehmens konfiguriert wurden.
- Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen an den DNS-Einstellungen vollständig ausgefüllt sind. Dies ist die maximale Zeit, die alle Server benötigen, um die geänderten Datensätze zu kennen. Wir empfehlen Ihnen, zu warten und zu versuchen, die Einstellungen am nächsten Tag erneut zu überprüfen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen haben, Showpad zu den Tasten Ihrer Einstellungen hinzuzufügen. Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Konfiguration für myorganization.com anstelle von showpad.myorganization.com eingestellt wurde.
- Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen keine zusätzlichen Leerzeichen oder fehlenden Buchstaben vorhanden sind. Wir empfehlen das Einfügen von Schlüsseln und Werten zum Kopieren, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
- DMARC sollte auf "Entspannt" eingestellt sein.
