Einrichten von Absender-Domänen für Showpad

Ihre Vorteile

Wenn Ihre Benutzer Dateien aus der Showpad Platform teilen, wird die E-Mail an den potenziellen Kunden von share@showpad.com (normale Freigaben) oder von noreply@showpad.com (für Shared Spaces) gesendet. Wenn die potenziellen Kunden auf diese E-Mail antworten, wird sie an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzers weitergeleitet.

Um sie jedoch persönlicher zu gestalten und um zu verhindern, dass sie als Spam markiert wird, können Sie die ursprüngliche E-Mail von der geschäftlichen E-Mail-Adresse Ihres Benutzers senden, anstatt die standardmäßige Adressen von Showpad zu verwenden. Dazu können Sie Absender-Domänen für Ihre Organisation einrichten.

Um die Absender-Domänen konfigurieren zu können, müssen Sie Zugriff auf die Domänen- und E-Mail-Einstellungen Ihres Unternehmens haben.

Hinweis: Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, wenn Begriffe wie DNS, SPF, DKIM und MX nicht bekannt sein sollten. Sie benötigen Zugriff auf diese Domäneneinstellungen, wenn Sie die technischere Seite dieser nützlichen Funktion konfigurieren.

Schlüsselfunktionen

• Ermöglichen Sie Benutzern das Versenden von Freigabe-E-Mails mithilfe der E-Mail-Adresse ihres Unternehmens
• Machen Sie geteilte E-Mails für potenzielle Kunden persönlicher
• Geteilte E-Mails werden weniger als Spam eingestuft

Was Sie für den Erfolg benötigen

• Administratorzugriff auf die Online Platform von Showpad, um die Konfigurationseinstellungen für die Absender-Domän zu prüfen
• Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um die Konfigurationen der Absender-Domäne zu Ihren Domäneneinstellungen hinzuzufügen

Der schnelle Weg zum Erfolg

• Sammeln der Information zur Absender-Domäne
• Überprüfen der DNS-Einstellungen
• Von roten zu grünen Punkten wechseln

Sammeln der Informationen zur Absender-Domäne

Zuerst müssen wir die Konfigurationseinstellungen auf der Online Platform von Showpad finden. Diese Angaben sind erforderlich, damit Ihre IT-Abteilung die Absender-Domänen konfigurieren kann.

1. Navigieren Sie zur Online Platform, Administratoreinstellungen und Absender-Domänen.
   
2. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen dem Absenden von der Showpad-Domäne bzw. von den geschäftlichen E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer zu wählen. Wenn Sie die erste Option auswählen, werden alle E-Mails über die standardmäßigen Showpad-Adressen gesendet. Wenn Sie die zweite Option auswählen, können nur Benutzer, für die Absender-Domänen konfiguriert worden sind, E-Mails von ihren eigenen Adressen senden. Andere verwenden weiterhin die Standardmethode zum Teilen. Um das Senden über die E-Mail-Adresse des Benutzers einzurichten, wählen Sie die zweite Option und klicken Sie auf Speichern.
   
3. Höchstwahrscheinlich sehen Sie bereits eine Liste der verschiedenen Absender-Domänen, die Sie konfigurieren können. Die hier angezeigten Domänen werden basierend auf den E-Mail-Adressen der Benutzer, die Sie zur Online Platformhinzugefügt haben, automatisch hinzugefügt. Wenn Sie beispielsweise einen Benutzer mit nettie.pierce@myorganization.com als E-Mail-Adresse erstellen, wird automatisch myorganization.com als Domänenname in diese Liste aufgenommen. Die Domänen im Screenshot wurden als Beispiel hinzugefügt.
   
4. DKIM ist ein Signaturschlüssel für die Nachricht, der beweist, dass der Inhalt nicht von einem Server auf dem Weg dorthin verändert wurde.
   SPF und SenderID ermöglichen einem Domäneninhaber, eine Datei oder einen Datensatz auf dem Server hinzuzufügen, die der Empfängerserver nochmals überprüft. Diese so genannte Sender Policy Framework (SPF) ist ein E-Mail-Validierungsprotokoll, das der Erkennung und Blockierung von E-Mail-Spoofing dient und verifiziert, dass eingehende E-Mails von einer Domäne von einer vom Domänenadministrator autorisierten IP-Adresse stammen.
   Eine TXT-Datensatz (Extra Mandatory Permission) dient zur Überprüfung. Der TXT- Datensatz ist für jede Showpad-Instanz eindeutig und stellt sicher, dass keine andere Showpad-Instanz von Ihrer Domäne aus senden kann. Die Implementierung von SPF, DKIM sowie die Verifizierung sind erforderlich, damit die Absender-Domänen funktionieren.

   Hinweis: Das Hinzufügen eines MX- Datensatzes wird dringend empfohlen, um interne Freigabeprobleme zu vermeiden, und bietet zusätzliche Sicherheit gegen das Markieren als Spam.

5. Wenn Sie sehen, dass alle Punkte für eine bestimmte Absender-Domäne rot sind, bedeutet dies, dass die Konfigurationen für diese Absender-Domäne (noch) nicht festgelegt wurden. Wenn Sie sie einrichten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihr IT-Team und teilen Sie ihm die Konfigurationseinstellungen mit. Sie finden diese Einstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche DNS-Konfiguration klicken.
   
6. Lassen Sie uns genau zeigen, wie dies aussieht und wie Sie diese Informationen Ihrem IT-Team zur Verfügung stellen können.
   
   DKIM
   Host:
   m1._domainkey.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   m1._domainkey.showpad.com
   Werte:
   k=rsa; t=s; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   Wenn Ihr DNS-Anbieter ,,Escaping" verwendet, d.h. Sie keine Semikolons verwenden können, verwenden Sie stattdessen einen Backslash und ein Semikolon:
   
   k=rsa\; t=s\; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDliDrtiw6YnNN+qhifgfb+U4aurzGRHrQSVcFncvHsxo4GwYvjM+wSvTDOgfIoGnHfBxkq/emhPhtpmIYgtrsZMUlt7Sw6ROJF5Cxg/YHmBAa9koNjPpGyhGTxwa4cPqhTOip2pQdHlX5y9o5fXs7gGRJ2kufr8VJvC902Dr8l4QIDAQAB
   
   SPF
   Host:
   Showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.myorganization.com
   Werte:
   v=spf1 Fügen Sie ein:sendgrid.net ~all ein
   
   MX
   Host:
   showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.myorganization.com
   Host:
   mx.sendgrid.net.
   
   TXT
   Host:
   showpad.{HOSTNAME}
   Beispiel:
   showpad.myorganization.com
   Werte:
   showpad-verification=1234567asdfghjll (fiktiv)
   
   
7. Stellen Sie Ihrem IT-Team diese Informationen zur Verfügung und lassen Sie sie die Änderungen in den Domäneneinstellungen Ihres Unternehmens vornehmen.

   Hinweis: Abhängig von der Domänen-Konfiguration kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen sichtbar werden.

Überprüfen der DNS-Einstellungen

Nachdem die Domänenänderungen implementiert wurden, können Sie die Einstellungen für die Absender-Domäne auf der Online Platform aktivieren und testen. Wenn alle Schaltflächen grün sind, ist alles ordnungsgemäß eingerichtet.

1. Stellen Sie sicher, dass die Absender-Domänen aktiviert sind.
2. Klicken Sie für die eingerichtete Domäne auf DNS-Einstellungen überprüfen. Die Schaltflächen in der Zeile für diese Domain sollten grün sein.
   
   
3. Wenn einige Punkte rot sind, bedeutet dies höchstwahrscheinlich, dass einige Einstellungen in der Domäne Ihres Unternehmens nicht richtig konfiguriert wurden, bzw. mehr Zeit benötigt wird, um die DNS-Änderungen zu implementieren. In diesem Fall ist es an der Zeit, Ihr IT-Team einzuschalten, um alle erforderlichen Konfigurationen zu überprüfen.

Von roten zu grünen Punkten wechseln

Wir haben Ihnen eine hilfreiche Checkliste zur Verfügung gestellt, falls die Indikatoren rot sein sollten.

• Bestätigen Sie mit Ihrem IT-Team, dass die Absender-Domänen auf der Domänenseite des Unternehmens konfiguriert wurden.
• Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die DNS-Einstellungen vollständig ausgefüllt sind. Dies ist die maximale Zeit, die alle Server benötigen, um die geänderten Datensätze zu verzeichnen. Wir empfehlen Ihnen, zu warten und am nächsten Tag erneut zu versuchen, die Einstellungen zu überprüfen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen haben, Showpad zu den Schlüsseln Ihrer Einstellungen hinzuzufügen. Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Konfiguration für myorganization.com anstelle von showpad.myorganization.com festgelegt wurde.
• Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen keine zusätzlichen Leerzeichen oder Buchstaben fehlen. Wir empfehlen das Kopieren und Einfügen von Schlüsseln und Werten, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
• Wenn Sie Ihren Schwellenwert für SPF- oder DKIM-Datensätze erreicht haben, wenden Sie sich bitte an den Support.