Installieren Sie den SharePoint Connector der nächsten Generation

Showpads SharePoint-App synchronisiert Assets von SharePoint zu Showpad. Sobald die Integration in Showpad eingerichtet und konfiguriert wurde, fungiert SharePoint als die einzige Quelle der Wahrheit für die synchronisierten Assets und die zugeordneten Metadaten. Die Konfiguration beinhaltet:

• Authentifizierung und Autorisierung für das Quellsystem
• Filterkriterien zur Bestimmung, welche Assets mit Showpad synchronisiert werden müssen
• eine Zuordnung, um anzugeben, welche Eigenschaften in Showpad basierend auf Werten in SharePoint definiert werden müssen.

Die App führt eine Einweg-Synchronisation von SharePoint zu Showpad durch und überschreibt alle manuellen Änderungen an den zugeordneten Eigenschaften in Showpad. Showpad erleichtert die Inhaltsverwaltung in jeder Phase des Inhaltslebenszyklus. Einmal eingerichtet, reduziert es den manuellen Aufwand der Inhaltsverwaltung auf eine konforme und sichere Weise.

Die SharePoint-App von Showpad ermöglicht es Ihnen, Ihren SharePoint-Inhalt in einer markengebundenen Umgebung zu verteilen, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web App von Showpad und jedes Mobilgerät mit unseren Apps und E-Mail-Integrationen, online und offline, zugreifen können.

Hauptmerkmale

• Verwenden Sie SharePoint als Ihre einzige Quelle der Wahrheit
• Verstehen Sie, wie und wann Ihr SharePoint-Inhalt mit Showpad verwendet wird
• Definieren Sie Showpad-Asset-Eigenschaften basierend auf SharePoint (Spalten-) Metadaten
• Zuverlässigkeit. Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente immer noch in Showpad verfügbar.
• Die SharePoint-App muss nur einmal vom Administrator installiert und auf jeder relevanten SharePoint-Site hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer müssen keine Maßnahmen ergreifen, um diese Funktion zu nutzen.

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Mindestens eine SharePoint Online-Instanz
• Administrator Zugang auf Showpad's Online Platform und SharePoint Online
• Dokumente verfügbar in SharePoint
• Showpad Plus-Paket mit SharePoint-Add-On oder Showpad Ultimate-Paket
• Zugang zu Showpad Apps

Der schnelle Weg zur Faszination

• Installieren Sie die SharePoint App und autorisiere die Integration
• Konfigurieren Sie die Integration
  • Verbinden Sie sich mit SharePoint
  • Wählen Sie „Assets“
  • Attribute zuordnen
  • Konfiguration bestätigen
• Finden Sie Details im dashboard
• Eigenschaftsreferenztabelle

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Installieren Sie die SharePoint App

Sie können die SharePoint App von der Online Platform installieren:

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Admin-Einstellungen aus.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie Apps verwalten.
3. Klicken Sie auf „App installieren“.
4. Wählen Sie die SharePoint-App zur Installation aus. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen für die automatische Installation der neuen Version bei Verfügbarkeit aktiviert ist (Standard).
5. Klicken Sie auf „Installieren“.
6. Sobald die App installiert ist, müssen Sie die Integration autorisieren.

Integration autorisieren

Das erste Mal, wenn Sie die SharePoint-App öffnen, werden Sie aufgefordert, die Integration mit SharePoint zu autorisieren. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Autorisieren-Knopf.

Integration konfigurieren

Verbinden Sie sich mit SharePoint

1. Klicken Sie auf der Online Platform auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Admin-Einstellungen.
2. Im Bereich Showpad-Apps wählen Sie SharePoint.
3. Klicken Sie auf die Neue Verbindung hinzufügen Schaltfläche.
4. Wählen Sie die Division, mit der Sie sich verbinden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Connect to SharePoint. Dies stellt sicher, dass Ihre Verbindung weiß, mit welcher Division Assets synchronisiert werden sollen. Wenn Sie nicht mehrere Divisionen haben, wird die Dropdown-Liste nicht angezeigt.
5. Wählen Sie, wie Sie verbinden möchten:
   • Mit App-Berechtigungen verbinden - Diese Option bietet Berechtigungen auf Anwendungsebene. Sie autorisiert den vollständigen Zugriff für die Showpad-App, um innerhalb von SharePoint zu arbeiten. Diese Verbindung ist nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpft.
   • Verbinden mit delegierten Berechtigungen - Diese Option bietet Berechtigungen auf Benutzerebene. Sie autorisiert einen eingeschränkten Zugriff als einzelner Benutzer. Nur Inhalte und Funktionen, die dem autorisierten Benutzer zugänglich sind, stehen zur Verfügung.
6. Dies öffnet ein externes Fenster, das Ihnen ermöglicht, sich bei Microsoft anzumelden und die Showpad-App zum Lesen und Erstellen von Assets zu aktivieren. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die Akzeptieren-Schaltfläche.
   
7. Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie „Assets“

Dieser Schritt dient dazu festzulegen, welche Assets mit Showpad synchronisiert werden müssen.

1. Geben Sie die zu verwendende SharePoint-Website oder -Unterwebsite ein oder wählen Sie diese aus.
   Wenn ausgewählt, können Sie die zu verwendende Dokumentenbibliothek angeben:
   
   Wenn die ausgewählte Dokumentenbibliothek Ja/Nein-, Text- oder Auswahlspalten enthält, können Sie die Spalten und ihre Werte für den Asset-Filter definieren. Nur Assets, die den Filterkriterien entsprechen, werden mit Showpad synchronisiert.
   Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalte/Wert hinzufügen, um zusätzliche Spalten und Werte zu definieren. Sie können Spalten und Werte entfernen, indem Sie auf das Minus-Symbol klicken.
2. Optional ermöglicht Ihnen der Abschnitt Ausschlüsse, spezifische Dateitypen und Tags zu definieren, die ausgeschlossen werden sollen.
   • Ignorierte Dateitypen - Dies ist eine Liste der Dateitypen, die niemals synchronisiert werden (selbst wenn Showpad sie unterstützt). Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Dateitypen aus, die Sie nicht synchronisieren möchten.
   • Ignorierte Tags - Dies ist eine Liste von Tags, die niemals synchronisiert werden (selbst wenn sie in Showpad existieren). Geben Sie die Tags ein, die nicht erstellt oder zugewiesen werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.
4. Klicken Sie auf Ja, fortsetzen, um die Synchronisation zu bestätigen.

Attribute zuordnen

Die Attributzuordnung bestimmt, welche Showpad-Eigenschaften den Spalten in der Quelle (SharePoint) entsprechen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die in der Zuordnung angegebenen Eigenschaften von der Quelle (SharePoint) gesteuert werden und nicht in Showpad geändert werden sollten. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn ein Asset synchronisiert wird, sein Wert in Showpad neu berechnet und von SharePoint überschrieben wird. Alle Änderungen, die an einer Eigenschaft innerhalb von Showpad vorgenommen wurden, gehen verloren. Wenn Sie die Kontrolle über eine bestimmte Eigenschaft innerhalb der Showpad-Bibliothek behalten möchten, sollten Sie sie nicht hier zuordnen.

1. Wählen Sie die Spalte in SharePoint aus, die der Name-Eigenschaft in Showpad entspricht. Diese Zuordnung ist obligatorisch. Alle anderen Zuordnungen sind optional. Eine Beschreibung der Showpad-Eigenschaften, die zugeordnet werden können, finden Sie hier.Sie können zusätzliche Zuordnungen definieren, indem Sie auf die Schaltfläche Showpad-Eigenschaft hinzufügen klicken. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Zuordnung zu entfernen.
   
   Je nach Eigenschaft können Sie erweiterte Zuordnungsoptionen hinzufügen, indem Sie auf den Pfeil neben der Dropdown-Liste klicken:
   Dies öffnet weitere Optionen, die Sie konfigurieren können:
   Wenn Sie auf Antwortzuordnung hinzufügen klicken, können Sie spezifische SharePoint-Werte in ihre Entsprechungen in Showpad übersetzen. Sehen Sie sich die Eigenschaftsreferenztabelle für alle Details an.
2. Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Konfiguration bestätigen

Der letzte Schritt ermöglicht es Ihnen, Ihre Konfiguration zu überprüfen und die Synchronisationsfrequenz festzulegen.

1. Aus der Dropdown-Liste "Sync-Frequenz" wählen Sie die Frequenz, mit der Daten zwischen Showpad und SharePoint synchronisiert werden. Die Standardfrequenz beträgt 15 Minuten, was bedeutet, dass die Systeme alle 15 Minuten synchronisiert werden. Die folgenden Frequenzen werden unterstützt:

   	Häufigkeit	Beschreibung
   	15 Minuten	(Standard) Die Daten werden alle 15 Minuten synchronisiert.
   	30 Minuten	Die Daten werden alle 30 Minuten synchronisiert.
   	1 Stunde	Die Daten werden jede Stunde synchronisiert.
   	2 Stunden	Die Daten werden alle 2 Stunden synchronisiert.
   	3 Stunden	Die Daten werden alle 3 Stunden synchronisiert.
   	4 Stunden	Die Daten werden alle 4 Stunden synchronisiert.
   	6 Stunden	Die Daten werden alle 6 Stunden synchronisiert.
   	8 Stunden	Die Daten werden alle 8 Stunden synchronisiert.
   	12 Stunden	Die Daten werden alle 12 Stunden synchronisiert.
   	24 Stunden	Die Daten werden alle 24 Stunden synchronisiert.

2. Wählen Sie die Option Aktiviert, um die Synchronisierung sofort zu aktivieren. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird die Synchronisierung in einem deaktivierten Zustand gespeichert, bereit, zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert zu werden.
3. Klicken Sie auf die Speichern Verbindungstaste.

Nach dem Speichern wird eine Übersicht der Konfiguration angezeigt:

Icons stehen Ihnen zur Verfügung, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Aktiviert - Sie können die Synchronisation aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Schalter umlegen.
• Aktualisieren - Sie können eine sofortige erneute Synchronisation aller Assets auslösen. Diese Aktion hat keinen Einfluss auf den konfigurierten Frequenzplan.
• Duplikat - Sie können eine neue Verbindung für eine andere Division erstellen oder die Verbindung mit anderen Einstellungen wiederverwenden.
• Bearbeiten - Sie können die Konfigurationseinstellungen bearbeiten.
• Löschen - Sie können die Verbindung löschen.

Sie können jederzeit über das Dashboard auf Ihre Konfigurationseinstellungen zugreifen. Bitte beachten Sie das Dashboard für weitere Informationen.

Dashboard

Das SharePoint Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über die Aktionen, die mit Ihren Assets durchgeführt werden.

Auf den ersten Blick zeigt die Registerkarte "Metrics" Statistiken über die Gesamtzahl der derzeit mit SharePoint synchronisierten Dateien, die letzte erfolgreiche Synchronisation und die letzte fehlgeschlagene Synchronisation an.

Die untenstehende Grafik zeigt, wie viele Assets in einem bestimmten Zeitraum durch die Synchronisation erstellt, aktualisiert und gelöscht wurden. Ändern Sie die Datumsbereiche, um Daten zu vergleichen, und gruppieren Sie nach Monat, Woche, Tag oder Stunde.

Im Register "Ereignisse" finden Sie eine Übersicht über die zu SharePoint synchronisierten Assets mit detaillierteren Informationen zur Synchronisation, wie Status, Vorgang, Zeitstempel, externe ID und Fehlergrund. Sie können nach einem bestimmten Asset suchen, nach Datumsbereich filtern oder die Ergebnisse nach Bedarf sortieren. Sie können auch nach fehlgeschlagenen Ereignissen mit einem bestimmten Fehlergrund suchen. Bitte überprüfen Sie das Dropdown-Menü, um alle möglichen Fehler-Szenarien zu sehen, die innerhalb Ihrer Integration auftreten könnten.

Eigenschaftsreferenztabelle

Hier ist eine Liste aller verfügbaren Eigenschaften und Arten von Spalten, die zwischen Showpad und SharePoint zur Verfügung stehen und bei Bedarf referenziert werden können: