Gemeinsame Nutzung von Tags in verschiedenen Abteilungen und Tagging-Konzepten

Als Administrator können Sie eine „gemeinsame Taxonomie” erstellen, indem Sie Tags und Tag-Kategorien im gesamten Unternehmen gemeinsam nutzen. Dies hilft Unternehmen, ein einheitliches Kategorisierungssystem für alle Abteilungen zu erstellen.

Zur Erinnerung: Tags sind Metadaten, die zu Assets und Kursen hinzugefügt werden und dazu dienen

• organisieren (Segmentierung mit Hilfe von Filtern in den Inhalts- und Trainerbibliotheken)
• automatisieren (Verteilung von Inhalten an Smart Folders und dynamische Container)
• Suche (Filter für Benutzer, Filter für die Content- und Coach-Bibliotheken)
• Analysieren Sie (Nutzer und Einblicke der Empfänger sammeln)

Die Geschäftsbereiche segmentieren verschiedene Regionen, Geschäftseinheiten und Marken. So können Sie als Unternehmenskunde Inhalte und Benutzer unabhängig voneinander verwalten.

Wenn Sie Abteilungen verwenden, können Sie globale Assets erstellen, die von allen Abteilungen gemeinsam genutzt werden. Wenn die gemeinsame Nutzung von Tags aktiviert ist, werden die zugehörigen Tags übertragen und können zum Auffüllen dynamischer Inhalte wie Filter und Smart Ordnern verwendet werden.

Dieser Artikel erklärt Tagging-Konzepte und die gemeinsame Nutzung von Tags über verschiedene Abteilungen in einer größeren Unternehmensumgebung.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, interne Richtlinien für die Kennzeichnung und die Verantwortlichkeit für die Kennzeichnung in Ihrem Unternehmen festzulegen.

Sehen Sie, wie es aussieht

Hauptmerkmale

• Erstellen Sie eine „gemeinsame Taxonomie” für alle Abteilungen
• In Kombination mit globalen Assets erscheinen Tags, die den Assets in der Quellabteilung zugeordnet sind, auch in den Assets der Zielabteilung.
• Tag-Sharing ist auf Abteilungsebene aktiviert
• Alle Tags aus der aktivierten Abteilung können in allen anderen Abteilungen verwendet werden.
• Es werden doppelte Tag-Namen unterstützt, was zu mehreren Tags mit demselben Namen führen kann, wenn die Zielabteilung bereits ein Tag mit demselben Namen wie die Quellabteilung enthält

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Admin-Zugang zu Ihrer Showpad-Unternehmensumgebung
• Definierte interne Tagging-Richtlinien und Verantwortlichkeiten in Ihrer Organisation
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Anwendungsfall den unten genannten Szenarien entspricht

Hinweis: Die Freigabe von Tags ist eine leistungsstarke Funktion, die sich auf Ihr Unternehmen auswirkt. Wenden Sie sich vor der Aktivierung an Ihren Ansprechpartner bei Professional Dienstleistungen oder Customer Success Manager, um weitere Informationen zu erhalten.

Der schnelle Weg zur Faszination

• Prüfen Sie Szenarien und Anwendungsfälle für die gemeinsame Nutzung von Tags
• Globale Freigabe von Tags aktivieren
• Ersetzen Sie lokale Tags durch globale Tags
• Gute Praktiken für die Verwendung globaler Tags

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Prüfen Sie Szenarien und Anwendungsfälle für die gemeinsame Nutzung von Tags

Der wichtigste Anwendungsfall für die gemeinsame Nutzung von Tags ist die Erstellung einer gemeinsamen Tag-Taxonomie für mehrere Abteilungen.

Mehrere Abteilungen pro Region

• Ihre Showpad-Instanz ist in mehrere Abteilungen pro Region unterteilt. Jede Region verwendet den gleichen Satz von Tags.
  Durch die gemeinsame Nutzung von Tags aus einer Hauptabteilung können diese Tags in allen anderen Abteilungen verwendet werden, ohne dass die regionalen Admins sie neu erstellen müssen. Dies ermöglicht es auch dem 'globalen Admin', die Konsistenz in allen Abteilungen zu kontrollieren.
  In diesem Szenario sollten die Admins in den regionalen Abteilungen Promoted Members sein, die keinen Zugriff auf die Erstellung von Tags haben.

Mehrere Abteilungen pro Region mit einer Untergruppe von Tags

• Ihre Showpad-Instanz ist in mehrere Abteilungen pro Region unterteilt. Jede Region verwendet den gleichen Satz von Tags. Die Hauptabteilung steuert eine Untergruppe von Tags, z. B. Sprache, Asset-Typ usw.
  Regionale Admins können ihre regionalspezifischen Tags erstellen und kontrollieren.
  In diesem Szenario müssen Admins der regionalen Abteilungen Admins bleiben. Eine definierte Tag-Struktur oder Richtlinien für alle Regionen sind für diesen Anwendungsfall entscheidend.

Ähnliche klassische Erlebnisse in allen Abteilungen

• In diesem Szenario verwenden Smart Folders einen gemeinsamen Satz von Tags. Anstatt die Tags in jeder Abteilung einzeln neu erstellen zu müssen, vereinfacht und beschleunigt die Verwendung gemeinsamer Tags den Bereitstellungsprozess. Administratoren können für Konsistenz und Effizienz sorgen, indem sie gemeinsame Tags verwenden, wenn sie ihre Smart Folders in Classic Experiences in mehreren Abteilungen auffüllen.

  Hinweis: Beachten Sie, dass Sie nicht sehen können, welche Tags zum Auffüllen von Smart Foldersverwendet werden.

Ähnliche Seiten in den Abteilungen

• In diesem Zusammenhang haben Smart Asset-Blöcke, die Seiten zugewiesen sind, ähnliche Tags.
  Indem Sie sicherstellen, dass Smart-Asset-Blöcke mit denselben Tags versehen sind, können Administratoren den Workflow und die Produktivität bei der Arbeit mit Pages verbessern.
  Eine einheitliche Kennzeichnung erleichtert die Verwaltung und das Wiederauffinden von Assets und führt letztendlich zu effizienteren Prozessen beim Einstellen von Inhalten in Pages.

Bedarf an abteilungsübergreifenden Analysen

• Eine gemeinsame Taxonomie erleichtert die Gewinnung von Erkenntnissen durch abteilungsübergreifende Analysen. Ohne eine gemeinsame Taxonomie sind komplexe Filter erforderlich, um die gewünschten Einblicke zu erhalten.

Diese Szenarien sind besonders relevant, wenn Sie einen zentralisierten Marketingansatz mit einem globalen Marketingteam verfolgen.

Hinweis: Wenn Sie eine dezentralisierte Marketingstrategie haben, bei der die Regionen unabhängig voneinander arbeiten, profitieren Sie möglicherweise nicht so sehr von einer gemeinsamen Taxonomie.

Globale Freigabe von Tags aktivieren

1. Gehen Sie zu Admin Einstellungen und klicken Sie im Seitenmenü auf Abteilungen.
2. Wählen Sie die Abteilung aus, aus der Sie Tags freigeben möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie das Szenario, das auf die Richtlinien und den Anwendungsfall Ihres Unternehmens zutrifft.
4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Ersetzen Sie lokale Tags durch globale Tags

Wenn Sie eine Abteilung mit lokalen Tags haben, können Sie diese durch globale Tags ersetzen, um die Richtlinien der „gemeinsamen Taxonomie” Ihres Unternehmens einzuhalten.

1. Gehen Sie zum Ziel, lokal, Abteilung.
2. Wählen Sie den lokalen Tag aus.
3. Klicken Sie auf Ersetzen.
4. Wählen Sie den freigegebenen Tag aus, der durch ein Globus-Symbol gekennzeichnet ist.
5. Klicken Sie auf Ersetzen.
6. Bestätigen Sie, dass Sie den Originaltag entfernen werden. Er wird in allen Assets und Instanzen ersetzt.

Gute Praktiken für die Verwendung globaler Tags

• Definieren und dokumentieren Sie intern eine Reihe von Tagging-Richtlinien.
  Legen Sie interne Grenzen und Regeln für die Erstellung und Änderung von Tags mit spezifischen Richtlinien fest. Halten Sie sich an die Namenskonventionen, die Sie vereinbart haben. Achten Sie beim Erstellen oder Ändern Ihrer Tags auf Grammatik und Formatierung.
• Teilen Sie nur Tags aus einer Abteilung.
  Dies ist der beste Weg, um eine konsistente Taxonomie zu erstellen und zu pflegen, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.
• Vermeiden Sie Redundanzen bei globalen Tags und Tag-Kategorien.
  Die Tags und Tag-Kategorien der Quellabteilung sollten die Master-Tags sein. Ein Tag mit demselben Namen in einer Zielabteilung sollte durch den gemeinsamen Tag aus der Quellabteilung ersetzt werden.
• Achten Sie auf Tags mit doppeltem Namen.
  Showpad unterstützt zwar Tags mit doppelten Namen, aber jedes Tag funktioniert unabhängig von dem anderen, da jeder Tag eine eindeutige ID-Nummer hat.
  Wenn Sie Tag-Redundanzen nicht beseitigen, kann dies zu unerwarteten Ergebnissen bei der Berichterstattung, dem Inhalt und dem Kursmanagement führen.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit vorhandene globale Tags.
  Vermeiden Sie es, neue Tags zu erstellen, wenn es vielleicht einen bereits vorhandenen Tag gibt, der Ihren Anforderungen entspricht.
• Entfernen Sie in regelmäßigen Abständen nicht verwendete globale Tags.
  Vermeiden Sie Unordnung, indem Sie unbenutzte Tags entfernen.