Verwalten und kategorisieren Sie Ihre vorhandenen Tags

Was ist für Sie drin?

Wenn Sie Ihre Inhaltsstruktur in Showpad ausbauen, ergibt sich möglicherweise die Notwendigkeit, Ihre Tags zu bearbeiten. Dafür kann es viele Gründe geben, z. B. das Hinzufügen zusätzlicher Rechtschreibvarianten, das Einfügen neuer Beschreibungen für Assets oder das Entfernen nicht mehr benötigter Tags. Sie können auch Tags in Kategorien mit mehreren Ebenen gliedern und in großen Mengen gleichzeitig bearbeiten.

Diese Organisationsstruktur ist für den Administrator oder ein jedes Promoted Member nützlich, weil Sie als Team die Organisationsstruktur Ihrer Tags bestimmen können. Wenn Sie diese Kategorien nicht verwenden, werden Tags automatisch alphabetisch kategorisiert. Mithilfe von Kategorien können Sie Ihrem Team ermöglichen, relevante Inhalte schneller und in einem übersichtlichen System zu finden.

Ziel ist es, Ihnen eine Möglichkeit zu bieten, die erforderlichen Änderungen schnell vorzunehmen, ohne die Nutzererfahrung zu beeinträchtigen oder Ihnen langfristig mehr Arbeit zu bereiten.

Da diese Tags möglicherweise mit aktuellen Assets verknüpft sind, ist es wichtig, dass Sie Tags bearbeiten können ohne, dass die vorhandene Inhaltsstruktur davon beeinträchtigt wird. Sie können durch Suchen und Scrollen sehen, welche Tags derzeit verwendet werden und welche nicht. Durch die Bereitstellung mehrerer Möglichkeiten zum Verwalten von Tags können Sie problemlos Änderungen an Ihrer Inhaltskonfiguration vornehmen.

Hauptmerkmale

• Bearbeiten Sie vorhandene Tags, ohne die aktuelle Struktur zu beschädigen.
• Kategorisieren Sie Tags anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien in Gruppen auf mehreren Ebenen.
• Verwenden Sie Excel, um eine Liste der Tags zu erstellen, die der Plattform hinzugefügt werden sollen.
• Bearbeitete Tags werden in den aktuellen Smart Folder-Konfigurationen angezeigt 

Der schnelle Weg zur Faszination

• Wählen Sie auf der Online Platform „Bibliothek“ aus, die Abteilung Ihrer Wahl und dann „Tags“.
• Erstellen Sie neue Tags, indem Sie diese in die Leiste eintippen und dann auf „Erstellen“ klicken.
• Lassen Sie Ihre aktuellen Tags anzeigen und kategorisieren Sie sie, indem Sie die Tags erstellen, auswählen, oder an die gewünschte Stelle ziehen und dort ablegen.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

Verwalten Ihrer Tags 

1. Wählen Sie in Ihrer Content Library die Abteilung aus, in der Sie arbeiten möchten, und dann „Tags“. Ihnen werden Ihre Tags in der Mitte Ihres Bildschirms angezeigt, wo Sie mit der Suchleiste oben rechts nach bestimmten Tags suchen oder neue erstellen können, indem Sie diese in die mittlere Leiste eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie entweder ein Komma zwischen den Tags hinzufügen oder die Eingabetaste zwischen den Tags drücken, damit diese korrekt voneinander getrennt werden.
   
   Sie haben die Möglichkeit, Ihre Tags zu kategorisieren, um Ihren Benutzern die Suche zu erleichtern und Ihre Inhalte in Ebenen zu gliedern. Wie das geht, erfahren Sie in Schritt 6.
   
2. Erstellen Sie neue Tags in der mittleren Leiste, getrennt durch Kommas oder durch Drücken der Eingabetaste, und klicken Sie dann auf „Erstellen“. Bearbeiten oder entfernen Sie vorhandene Tags, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken.
   
3. Sie können Tags in großen Mengen gemeinsam löschen, indem Sie mehrere gleichzeitig auswählen, gefolgt vom Klicken auf „Löschen“ oben rechts.
   
4. Sie können auch einzelne Tags löschen und bearbeiten. Klicken Sie auf einen Tag und bewegen Sie den Mauszeiger über „Details“. Klicken Sie dann auf die daraufhin angezeigte Schaltfläche „Bearbeiten“. Sie können diesen Tag auch über das Papierkorbsymbol löschen.

   Sie können keine Tags löschen, die gerade verwendet werden. In der Spalte „Status“ wird angezeigt, ob dies der Fall ist. Wenn Sie den Tag dennoch löschen möchten, entfernen Sie diesen zunächst aus einem Smart Folder, einem Seiten-Asset-Block, einer CRM-Empfehlung, einem gespeicherten Filter und/oder einem Fotoalbum, wenn Sie den Tag löschen möchten.

   
5. Wenn Sie den Tag-Namen bearbeiten, funktionieren die Smart Folders weiterhin und verwenden den zuletzt bearbeiteten Tag, um Assets auszuwählen.
6. Einige Admins finden es einfacher, Tags nach Kategorien zu gruppieren. Sie können dies tun, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms neue Kategorien erstellen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben „Kategorie“, um eine neue Kategorie der obersten Ebene zu erstellen. Um Unterkategorien zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategorie, unter der Sie eine neue erstellen möchten.
7. Gruppieren Sie Tags in den Kategorien, die Sie durch Ziehen und Ablegen erstellt haben. Sie können die Tags einzeln oder in Gruppen an die gewünschte Stelle ziehen, indem Sie sie zuerst auswählen. Wenn Sie auf die kleinen Punkte neben dem Namen des Tags klicken, können Sie diesen in die Kategorien ziehen.
   
8. Standardmäßig werden Tag-Kategorien veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die Kategorie den Nutzern zum Filtern von Inhalten basierend auf Tags zur Verfügung steht, z. B. in der erweiterten Suche. Wenn Sie nicht möchten, dass die Kategorie den Nutzern beim Filtern angezeigt wird, können Sie die Veröffentlichung einer Kategorie aufheben. Um die Veröffentlichung einer Tag-Kategorie aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Bearbeiten“ aus. Entfernen Sie das Häkchen im Kästchen neben „Veröffentlicht“ und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“.
9. Admins können auch festlegen, welche Tag-Kategorien zum Filtern nach „Klassische Erfahrung“ verfügbar sind. Klicken Sie beim Bearbeiten einer Klassischen Erfahrungauf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Tag-Kategorien“ aus. Legen Sie fest, welche Kategorien von Tags für Nutzer beim Filtern von Inhalten sichtbar sein sollen, indem Sie ein entsprechendes Häkchen setzen.

   Hinweis: Wenn keine Tag-Kategorien speziell ausgewählt sind, stehen standardmäßig alle Kategorien zum Filtern zur Verfügung.

   
10. Gliedern Sie Ihre Tags in Kategorien, von umfassenden, die viele Inhalte beinhalten, bis hin zu Besonderheiten, um Ihre Bibliothek organisiert zu halten. Hier ist eine Liste unserer bewährten Vorgehensweisen. 
11. Sie können Tags auch auf Asset-Ebene in Ihrer Bibliothek bearbeiten. Wählen Sie den Tag-Abschnitt aus und empfohlene Tags werden zuerst angezeigt, falls solche verfügbar sind. Klicken Sie darauf, um diese auszuwählen. Scrollen Sie nach unten, um die restlichen Tag-Optionen anzuzeigen und klicken Sie auf „Speichern“.
    

Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu kopieren und einzufügen

1. Erstellen, ordnen oder ordnen Sie die Tags neu, die Sie in Excel verwenden möchten.
   
2. Wir benötigen eine Liste von Tags, die durch Kommas getrennt sind. Fügen Sie Kommas nach folgender Formel hinzu: C1&„,“&A2; . Vergewissern Sie sich, dass Sie den ersten Tag in Feld C1 eingefügt haben.
   Ziehen Sie die Formel ganz nach unten und alle Tags werden hinzugefügt und sind jeweils durch ein Komma getrennt.
   
3. Kopieren Sie die Tags.
   
4. Wählen Sie in Ihrer Content Library die Zielabteilung und dann die Tags aus. Fügen Sie die Tags in die mittlere Leiste ein und wählen Sie „Erstellen“ aus.
   
5. Wenn Sie die Tags kategorisieren möchten, werden Ihnen diese nach dem Erstellen unter „Nicht kategorisierte Tags“ angezeigt. Sie können dann die Schritte 6 bis 8 aus dem obigen Abschnitt wiederholen. Viel Spaß beim Organisieren!