Was ist für Sie drin?
Während Sie Ihre Inhaltsstruktur in Showpad aufbauen, müssen Sie möglicherweise Ihre Tags bearbeiten. Es kann viele Gründe geben, z. B. das Hinzufügen zusätzlicher Rechtschreibvarianten, das Einfügen neuer Beschreibungen in Assets oder das Entfernen nicht mehr benötigter Tags. Sie können Tags auch in Kategorien mit mehreren Ebenen organisieren und in großen Mengen bearbeiten.
Diese Organisationsstruktur ist für den Administrator und jedes Promoted Member wertvoll, da Sie als Team über die Organisationsstruktur Ihrer Tags entscheiden können. Ohne diese Kategorien werden Tags automatisch alphabetisch kategorisiert. Durch die Verwendung von Kategorien ermöglichen Sie Ihrem Team, relevante Inhalte schneller und in einem übersichtlichen System zu finden.
Ziel ist es, Ihnen eine schnelle Möglichkeit zu bieten, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen, ohne die Benutzererfahrung zu beeinträchtigen oder langfristig mehr Arbeit für sich selbst zu schaffen.
Da diese Tags möglicherweise mit aktuellen Assets verknüpft sind, ist es wichtig, dass Sie Tags bearbeiten können, ohne Ihre vorhandene Inhaltsstruktur zu beeinträchtigen. Sie können sehen, indem Sie suchen und scrollen, welche Tags derzeit verwendet werden und welche nicht. Durch die Bereitstellung mehrerer Möglichkeiten zum Verwalten von Tags können Sie problemlos Änderungen an Ihrer Inhaltskonfiguration vornehmen.
Hauptmerkmale
- Bearbeiten Sie vorhandene Tags, ohne die aktuelle Struktur zu beschädigen.
- Kategorisieren Sie Tags anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien in mehrstufige Gruppen.
- Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu erstellen, die der Plattform hinzugefügt werden sollen.
- Bearbeitete Tags werden in den aktuellen Smart Folder Konfigurationen angezeigt
Der schnelle Weg zur Faszination
- Wählen Sie auf der Online Platform Bibliothek, die Abteilung Ihrer Wahl und dann Tags
- Erstellen Sie neue Tags, indem Sie in die Leiste eingeben und auf Erstellen klicken
- Zeigen Sie Ihre aktuellen Tags an und kategorisieren Sie sie, indem Sie sie erstellen, auswählen oder ziehen und ablegen
Tun Sie dies Schritt für Schritt
Verwalten Ihrer Tags
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Abteilung aus, in der Sie arbeiten möchten, und dann Tags. Sie sehen Ihre Tags in der Mitte Ihres Bildschirms, wo Sie bestimmte mit der Suchleiste oben rechts suchen oder neue erstellen können, indem Sie in die mittlere Leiste eingeben. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder ein Komma hinzufügen oder die Eingabetaste zwischen den Tags drücken, damit sie ordnungsgemäß getrennt werden.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Tags zu kategorisieren, um Ihren Benutzern die Suche zu erleichtern und Ihre Inhalte in Ebenen zu organisieren. Wie das geht, erfahren Sie in Schritt 6.
- Erstellen Sie neue Tags in der mittleren Leiste, getrennt durch Kommas oder durch Drücken der Eingabetaste, und klicken Sie dann auf Erstellen. Bearbeiten oder entfernen Sie vorhandene Tags, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken.
- Sie können Tags in großen Mengen löschen, indem Sie mehrere gleichzeitig auswählen, gefolgt von Löschen oben rechts.
- Sie können auch einzelne Tags löschen und bearbeiten. Klicken Sie auf ein Tag und bewegen Sie den Mauszeiger über Details. Klicken Sie dann auf die angezeigte Schaltfläche Bearbeiten. Sie können das Tag-Symbol auch verwenden, um dieses Tag zu löschen.
Sie können keine verwendeten Tags löschen. In der Spalte Status wird angezeigt, ob dies der Fall ist. Wenn Sie das Tag dennoch löschen möchten, entfernen Sie es zunächst aus einem beliebigen Smart Folder, Seitenelementblock, einer CRM-Empfehlung, einem gespeicherten Filter und/oder einem Fotoalbum, wenn Sie es löschen möchten.
- Wenn Sie den Tag-Namen bearbeiten, funktionieren Smart Folders weiterhin und verwenden das zuletzt bearbeitete Tag, um Assets auszuwählen.
- Einige Admins finden es einfacher, Tags nach Kategorien zu gruppieren. Sie können dies tun, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms neue Kategorien erstellen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben Kategorie, um eine neue Kategorie der obersten Ebene zu erstellen. Um Unterkategorien zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategorie, unter der Sie eine neue erstellen möchten.
- Gruppieren Sie Tags in den Kategorien, die Sie durch Ziehen und Ablegen erstellt haben. Sie können sie einzeln oder in Gruppen ziehen, indem Sie sie zuerst auswählen. Durch Klicken auf die kleinen Punkte neben dem Namen des Tags können Sie sie in Kategorien ziehen.
- Standardmäßig werden Tag-Kategorien veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die Kategorie Benutzern zum Filtern von Inhalten basierend auf Tags zur Verfügung steht, z. B. in der erweiterten Suche. Wenn Sie nicht möchten, dass die Kategorie von Benutzern beim Filtern angezeigt wird, können Sie die Veröffentlichung einer Kategorie aufheben. Um die Veröffentlichung einer Tag-Kategorie aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Veröffentlicht und klicken Sie auf Aktualisieren.
- Admins können auch steuern, welche Tag-Kategorien zum Filtern nach Klassische Erfahrung verfügbar sind. Klicken Sie beim Bearbeiten einer Klassischen Erfahrung auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Tag-Kategorien aus. Überprüfen Sie, ob die Kategorien von Tags für Benutzer sichtbar sein sollen, wenn Sie Inhalte filtern.
Hinweis: Wenn keine Tag-Kategorien speziell ausgewählt sind, stehen standardmäßig alle Kategorien zum Filtern zur Verfügung.
- Organisieren Sie Ihre Tags in Kategorien, von breiten, die viele Inhalte umfassen, bis hin zu Besonderheiten, um Ihre Bibliothek organisiert zu halten. Hier ist eine Liste unserer Best Practices.
Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu kopieren und einzufügen
- Erstellen, ordnen oder sortieren Sie die Tags, die Sie in Excel verwenden möchten.
- Wir brauchen eine Liste von Tags, die durch Kommas getrennt sind. Fügen Sie Kommas hinzu, indem Sie die Formel =C1& "," & A2 verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie das erste Tag im Feld kopiert haben C1.
Ziehen Sie die Formel ganz nach unten und alle Tags werden durch Komma getrennt hinzugefügt.
- Kopieren Sie die Tags.
- In Ihrer Content Library wählen Sie die Zielabteilung und dann Tags. Fügen Sie die Tags in die mittlere Leiste ein und wählen Sie Erstellen.
- Wenn Sie sie kategorisieren möchten, werden sie nach dem Erstellen in nicht kategorisierten Tags angezeigt und können die Schritte 6 bis 8 aus dem obigen Abschnitt wiederholen. Viel Spaß beim Organisieren!
Best Practices für die Verwaltung von Tags
Das Organisieren ist eine Kunst, und das Planen einer Struktur vor dem Erstellen von Tag-Kategorien trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Inhalte so einfach wie möglich zu finden sind. Hier sind einige der Best Practices, die wir bei Showpad verwenden, um Sie bei der Suche nach der besten Inhaltsbibliothek im Land zu unterstützen:
- Organisieren Sie Ihre Tags in Kategorien - von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte umfassen, bis hin zu spezifischen Kategorien, um Ihre Bibliothek zu organisieren.
- Maximal drei Ebenen pro Kategorie sollten von breiten Kategorien bis zu bestimmten Tags angeordnet sein. Beispielsweise könnte ein übergeordnetes Tag vom Typ "Inhaltstyp" unter "Dokument" und darunter Tags wie "pdf" oder "doc" stehen.
- Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie ein Tag platzieren sollen, empfehlen wir, eine "verschiedene" oder ähnliche Kategorie zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sehen, was sortiert wurde und was in Ihrem Abschnitt "Nicht kategorisierte Tags" unter denjenigen verbleibt, denen ein Zuhause zugewiesen wurde.
- Einige Organisationen benötigen für jedes hochgeladene Asset einen bestimmten Satz von Tags (z. B. mindestens ein Produkt-Tag, ein Kollateral-Tag, ein Branchen-Tag usw.). Diese Kategorien sollten oben in der Kategorieliste angeordnet und relevante Tags darunter gruppiert werden. Die Reihenfolge des Kategoriebaums entspricht immer der vom Tag-Manager eingerichteten Reihenfolge. Wenn Sie diese Route auswählen, können Sie ganz einfach neue Inhalte laden und Tags aus der Kategorieliste auswählen.
