Was ist für Sie drin?
Während Sie Ihre Inhaltsstruktur in Showpad aufbauen, müssen Sie möglicherweise Ihre Tags bearbeiten. Dafür kann es viele Gründe geben, z. B. das Hinzufügen zusätzlicher Rechtschreibvarianten, das Einführen neuer Beschreibungen für Assets oder das Entfernen nicht mehr benötigter Tags. Sie können Tags auch in Kategorien mit mehreren Ebenen organisieren und in großen Mengen bearbeiten.
Diese Organisationsstruktur ist für den Administrator oder jeden Promoted Member wertvoll, weil Sie als Team die Organisationsstruktur Ihrer Tags bestimmen können. Ohne Nutzung dieser Kategorien werden Tags automatisch alphabetisch kategorisiert. Mithilfe von Kategorien können Sie es Ihrem Team ermöglichen, relevante Inhalte schneller und innerhalb eines übersichtlichen Systems zu finden.
Ziel ist es, Ihnen eine schnelle Möglichkeit zu bieten, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen, ohne die Erfahrung der Nutzer zu stören oder Ihnen selbst langfristig mehr Arbeit zu machen.
Da diese Tags möglicherweise mit aktuellen Assets verknüpft sind, ist es wichtig, dass Sie Tags bearbeiten können, ohne dass die vorhandene Inhaltsstruktur davon beeinträchtigt wird. Sie können durch Suchen und Scrollen sehen, welche Tags derzeit verwendet werden und welche nicht. Durch die Bereitstellung mehrerer Möglichkeiten zum Verwalten von Tags, können Sie problemlos Änderungen an Ihrer Inhaltskonfiguration vornehmen.
Wenn Sie Tags lokal setzen müssen, indem Sie sie von einem extern verlinkten Content-Management-System abkoppeln, lesen Sie stattdessen diesen Artikel.
Hauptmerkmale
- Bearbeiten Sie vorhandene Tags, ohne die aktuelle Struktur zu beschädigen
- Kategorisieren Sie Tags anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien in Gruppen auf mehreren Ebenen
- Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu erstellen, die der Plattform hinzugefügt werden sollen
- Bearbeitete Tags werden in die aktuellen Smart Folder-Konfigurationen übernommen
Der schnelle Weg zur Faszination
- Wählen Sie auf der Online Platform die Option Bibliothek, die gewünschte Abteilung und dann Tags
- Erstellen Sie neue Tags, indem Sie in der Leiste etwas eingeben und auf Erstellen klicken
- Sie können Ihre aktuellen Tags anzeigen und kategorisieren, indem Sie sie erstellen, auswählen oder per Drag&Drop verschieben
Tun Sie dies Schritt für Schritt
Verwalten Ihrer Tags
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Abteilung aus, in der Sie arbeiten möchten, und dann Tags. Sie sehen Ihre Tags in der Mitte des Bildschirms, wo Sie mit der Suchleiste oben rechts nach bestimmten Tags suchen oder neue Tags erstellen können, indem Sie in der mittleren Leiste etwas eingeben. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder ein Komma zwischen den Tags hinzufügen oder die Eingabetaste drücken, damit sie ordnungsgemäß voneinander getrennt werden.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Tags zu kategorisieren, um Ihren Nutzern die Suche zu erleichtern und Ihre Inhalte in Ebenen zu organisieren. Wie das geht, erfahren Sie in Schritt 6.
- Erstellen Sie neue Tags in der mittleren Leiste, getrennt durch Kommas oder durch Drücken der Eingabetaste, und klicken Sie dann auf Erstellen. Bearbeiten oder entfernen Sie vorhandene Tags, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken.
- Sie können Tags in großen Mengen löschen, indem Sie mehrere auf einmal auswählen und dann oben rechts auf Löschen klicken.
- Sie können auch einzelne Tags löschen und bearbeiten. Zum Bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Um ein Tag zu löschen, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Löschen aus.
Sie können keine Tags löschen, die gerade verwendet werden. In der Spalte „Status“ wird angezeigt, ob dies der Fall ist. In der Spalte Status wird angezeigt, ob dies der Fall ist. Wenn Sie den Tag dennoch löschen möchten, entfernen Sie ihn zunächst aus allen Smart Foldern, Seiten-Asset-Blöcken, CRM-Empfehlungen, gespeicherten Filtern und/oder Fotoalben, wenn Sie ihn löschen möchten.
- Wenn Sie den Namen des Tags bearbeiten, funktionieren Smart Folders weiterhin und verwenden den zuletzt bearbeiteten Tag, um Assets auszuwählen.
- Einige Admins finden es einfacher, Tags nach Kategorien zu gruppieren. Sie können dies tun, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms neue Kategorien erstellen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben Kategorie, um eine neue Kategorie der obersten Ebene zu erstellen. Um Unterkategorien zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Kategorie, unter der Sie eine neue Kategorie erstellen möchten.
- Gruppieren Sie die Tags per Drag-and-Drop in den von Ihnen erstellten Kategorien. Sie können die Tags einzeln oder in Gruppen an die gewünschte Stelle ziehen, indem Sie sie zuerst auswählen. Wenn Sie auf die kleinen Punkte neben dem Namen des Tags klicken, können Sie sie in Kategorien ziehen.
- Standardmäßig werden Tag-Kategorien veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die Kategorie den Nutzern zur Verfügung steht, um Inhalte auf der Grundlage von Tags zu filtern, z. B. in der erweiterten Suche. Wenn Sie nicht möchten, dass die Kategorie den Nutzern beim Filtern angezeigt wird, können Sie die Veröffentlichung einer Kategorie aufheben. Um die Veröffentlichung einer Tag-Kategorie aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bearbeiten aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Veröffentlicht und klicken Sie dann auf Aktualisieren.
- Admins können auch festlegen, welche Tag-Kategorien zum Filtern nach Klassischen Erfahrungen zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine Klassische Erfahrung bearbeiten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Tag-Kategorien. Markieren Sie die Kategorien von Tags, die für Nutzer beim Filtern von Inhalten sichtbar sein sollen.
Hinweis: Wenn keine Tag-Kategorien speziellen ausgewählt werden, sind standardmäßig alle Kategorien zum Filtern verfügbar.
- Organisieren Sie Ihre Tags in Kategorien, von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte umfassen, bis hin zu spezifischen Kategorien, um Ihre Bibliothek zu organisieren. Hier finden Sie eine Liste unserer bewährten Vorgehensweisen.
- Sie können Tags auch auf Asset-Ebene in Ihrer Bibliothek bearbeiten. Wählen Sie den Tag-Abschnitt, und falls vorhanden, werden die empfohlenen Tags zuerst angezeigt. Klicken Sie, um sie auszuwählen. Scrollen Sie nach unten, um die restlichen Tag-Optionen anzuzeigen, und klicken Sie auf Speichern.
Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu kopieren und einzufügen
- Erstellen, ordnen oder ordnen Sie die Tags neu, die Sie in Excel verwenden möchten.
- Wir benötigen eine Liste von Tags, die durch Kommas getrennt sind. Fügen Sie Kommas hinzu, indem Sie die Formel =C1&","&A2 verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie den ersten Tag in Feld C1 kopiert haben.
Ziehen Sie die Formel ganz nach unten, und alle Tags werden durch ein Komma getrennt hinzugefügt.
- Kopieren Sie die Tags.
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Zielabteilung aus, und wählen Sie Tags. Fügen Sie die Tags in die mittlere Leiste ein und wählen Sie Erstellen.
- Wenn Sie sie kategorisieren möchten, erscheinen sie nach dem Erstellen unter Nicht kategorisierte Tags. Sie können die Schritte 6-8 aus dem obigen Abschnitt wiederholen. Viel Spaß beim Organisieren!
Bewährte Vorgehensweisen für die Verwaltung von Tags
Organisation ist eine Kunst, und das Planen einer Struktur vor dem Erstellen von Tag-Kategorien trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Inhalte so einfach wie möglich zu finden sind. Im Folgenden finden Sie einige der bewährten Vorgehensweisen, die wir bei Showpad anwenden, um Sie bei Ihrem Bestreben zu unterstützen, die beste Inhaltsbibliothek im ganzen Land zu erstellen:
- Organisieren Sie Ihre Tags in Kategorien, von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte umfassen, bis hin zu spezifischen Kategorien, um Ihre Bibliothek organisiert zu halten.
- Es sollten maximal drei Ebenen pro Kategorie sein, die von allgemeinen Kategorien bis zu spezifischen Tags reichen. Zum Beispiel könnte unter einem übergeordneten Tag „Inhaltstyp“ ein Tag „Dokument“ und darunter Tags wie „pdf“ oder „doc.“ sein
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie einen Tag einfügen sollen, empfehlen wir Ihnen, eine Kategorie „Sonstiges“ oder eine ähnliche Kategorie zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sehen, was sortiert wurde und was in Ihrem Abschnitt „Nicht kategorisierte Tags“ unter den bereits vergebenen Tags verbleibt.
- Einige Organisationen verlangen für jedes hochgeladene Objekt eine bestimmte Anzahl von Tags (z. B. mindestens einen Produkt-Tag, einen Tag vom Typ Begleitmaterial, einen Branchen-Tag usw.). Diese Kategorien sollten oben in der Kategorieliste angeordnet und relevante Tags darunter gruppiert werden. Die Reihenfolge des Kategorienbaums entspricht immer derjenigen, die vom Tag-Manager festgelegt wurde. Wenn Sie diesen Weg wählen, wird das Laden neuer Inhalte und die Auswahl von Tags aus der Kategorieliste sehr einfach.
