Ihre Vorteile
Während Sie Ihre Inhaltsstruktur in Showpad aufbauen, müssen Sie möglicherweise Ihre Tags bearbeiten. Es kann viele Gründe dafür geben - z. B. das Hinzufügen zusätzlicher Schreibweisen, das Einfügen neuer Beschreibungen für Assets oder das Entfernen von Tags, die nicht mehr benötigt werden. Sie können Tags auch in Kategorien mit mehreren Ebenen organisieren und sie massenbearbeiten.
Diese Organisationsstruktur ist wertvoll für den Administrator und jeden Promoted Member, weil Sie als Team die Organisationsstruktur Ihrer Tags bestimmen können. Ohne diese Kategorien werden Tags automatisch alphabetisch kategorisiert. Durch die Verwendung von Kategorien ermöglichen Sie Ihrem Team, relevante Inhalte schneller und in einem klaren System zu finden.
Ziel ist es, Ihnen eine schnelle Möglichkeit zu bieten, die gewünschten Änderungen vorzunehmen, ohne die Nutzererfahrung zu beeinträchtigen oder langfristig mehr Arbeit für sich selbst zu schaffen.
Da diese Tags möglicherweise mit aktuellen Assets verknüpft sind, ist es wichtig, dass Sie Tags bearbeiten können, ohne die vorhandene Inhaltsstruktur zu beeinträchtigen. Sie können durch Suchen und Scrollen sehen, welche Tags derzeit verwendet werden und welche nicht. Durch die Bereitstellung mehrerer Möglichkeiten zum Verwalten von Tags können Sie problemlos Änderungen an Ihrer Inhaltskonfiguration vornehmen.
Hauptmerkmale
- Bearbeiten Sie vorhandene Tags, ohne die aktuelle Struktur zu beschädigen.
- Kategorisieren Sie Tags anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien in mehrstufige Gruppen.
- Verwenden Sie Excel, um eine Liste der Tags zu erstellen, die der Plattform hinzugefügt werden sollen.
- Bearbeitete Tags werden in den aktuellen Smart Folder-Konfigurationen angezeigt.
Der schnelle Weg zum Erfolg
- Auf der Online Platform wählen Sie „Library“, die Division Ihrer Wahl und dann Tags.
- Erstellen Sie neue Tags, indem Sie in die Leiste tippen und auf „Erstellen“ klicken.
- Zeigen Sie Ihre aktuellen Tags an und kategorisieren Sie sie, indem Sie sie erstellen, auswählen oder ziehen und ablegen.
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung
Verwalten Ihrer Tags
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Division, in der Sie arbeiten möchten, und dann Tags. Sie sehen Ihre Tags in der Mitte Ihres Bildschirms, wo Sie mithilfe der Suchleiste oben rechts nach bestimmten Tags suchen oder neue Tags erstellen können, indem Sie sie in die mittlere Leiste eingeben. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder ein Komma hinzufügen oder zwischen den Tags die Eingabetaste drücken, damit sie richtig voneinander getrennt werden.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Tags zu kategorisieren, um die Suche für Ihre Nutzer zu vereinfachen und Ihre Inhalte in Ebenen zu organisieren. Wie das geht, erfahren Sie in Schritt 6.
- Erstellen Sie neue Tags in der mittleren Leiste, getrennt durch Kommas oder durch Drücken der Eingabetaste, und klicken Sie dann auf „Erstellen“. Bearbeiten oder entfernen Sie vorhandene Tags, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken.
- Sie können Tags in großen Mengen löschen, indem Sie mehrere Tags gleichzeitig auswählen und dann oben rechts auf „Löschen“ klicken.
- Sie können auch einzelne Tags löschen und bearbeiten. Klicken Sie auf einen Tag und bewegen Sie den Mauszeiger über „Details“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, die Ihnen angezeigt wird. Sie können dieses Tag auch über das Papierkorbsymbol löschen.
Sie können keine Tags löschen, die gerade verwendet werden. In der Spalte „Status“ wird angezeigt, ob dies der Fall ist. Wenn Sie das Tag dennoch löschen möchten, entfernen Sie es zuerst aus einem Smart Folder, einem Seitenassetblock, einer CRM-Empfehlung, einem gespeicherten Filter und/oder einem Fotoalbum, wenn Sie es löschen möchten.
- Wenn Sie den Namen des Tags bearbeiten, funktionieren Smart Folders weiterhin und verwenden den zuletzt bearbeiteten Tag, um Assets auszuwählen.
- Einige Admins finden es einfacher, Tags nach Kategorien zu gruppieren. Sie können dies tun, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms neue Kategorien erstellen. Klicken Sie neben „Kategorie“ auf das Pluszeichen, um eine neue Kategorie der obersten Stufe zu erstellen. Um Unterkategorien zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategorie, unter der Sie eine neue erstellen möchten.
- Gruppieren Sie Tags in den Kategorien, die Sie durch Ziehen und Ablegen erstellt haben. Sie können sie einzeln oder in Gruppen anzeigen, indem Sie sie zuerst auswählen. Wenn Sie auf die kleinen Punkte neben dem Namen des Tags klicken, können Sie es in Kategorien ziehen.
- Ordnen Sie Ihre Tags in Kategorien, von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte enthalten, bis hin zu spezifischen Kategorien, um die Organisation Ihrer Bibliothek aufrechtzuerhalten. Hier finden Sie eine Liste unserer Best Practices .
Verwenden Sie Excel, um eine Tagliste zu kopieren und einzufügen.
- Erstellen, ordnen oder verschieben Sie die Tags, die Sie in Excel verwenden möchten.
- Wir benötigen eine Liste von Tags, die durch Kommas getrennt sind. Fügen Sie Kommas mithilfe der Formel =C1&","&A2 hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie das erste Tag in Feld C1 kopiert haben.
Wenn Sie die Formel ganz nach unten ziehen, werden alle Tags, durch ein Komma getrennt, hinzugefügt.
- Kopieren Sie die Tags.
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Zielabteilung aus und wählen Sie „Tags“. Fügen Sie die Tags in die mittlere Leiste ein und wählen Sie „Erstellen“.
- Wenn Sie sie kategorisieren möchten, werden sie nach dem Erstellen unter „Nicht kategorisierte Tags“ angezeigt. Sie können die Schritte 6 bis 8 aus dem obigen Abschnitt wiederholen. Viel Spaß beim Organisieren!
Best Practices zum Verwalten von Tags
Organisation ist eine Kunst, und das Planen einer Struktur vor dem Erstellen von Tag-Kategorien trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Inhalte so einfach wie möglich zu finden sind. Hier sind einige der Best Practices, die wir bei Showpad verwenden, um Sie beim Erstellen der besten Inhaltsbibliothek im Land zu unterstützen:
- Ordnen Sie Ihre Tags in Kategorien, von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte enthalten, bis hin zu spezifischen Kategorien, um die Organisation Ihrer Bibliothek aufrechtzuerhalten.
- Es sollten maximal drei Ebenen pro Kategorie angegeben werden, geordnet von allgemeinen Kategorien zu spezifischen Tags. Ein übergeordnetes Tag vom Typ „Inhalts-Typ“ könnte beispielsweise „Dokument“ und darunter Tags wie „pdf“ oder „doc“ enthalten.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein Tag platzieren sollen, empfehlen wir die Erstellung einer Kategorie mit dem Namen „Sonstiges“ oder einem ähnlichen Namen. Auf diese Weise können Sie sehen, was sortiert wurde und was in Ihrem Abschnitt „Nicht kategorisierte Tags“ unter denjenigen verbleibt, denen ein Zuhause zugewiesen wurde.
- In einigen Organisationen ist für jedes hochgeladene Asset ein spezifischer Satz von Tags erforderlich (z. B. mindestens ein Produkt-Tag, ein Sicherheitentyp-Tag, ein Branchen-Tag usw.). Diese Kategorien sollten oben in der Kategorieliste angeordnet und relevante Tags darunter gruppiert werden. Die Reihenfolge des Kategorienbaums entspricht immer der vom Tag-Manager festgelegten Reihenfolge. Wenn Sie diese Route auswählen, wird das Laden neuer Inhalte und das Auswählen von Tags aus der Kategorieliste zum Kinderspiel.
