Ihre Vorteile
Wenn Sie Ihre Inhaltsstruktur in Showpad ausbauen, müssen Sie möglicherweise Ihre Tags bearbeiten. Dafür kann es viele Gründe geben, wie z.B. das Hinzufügen zusätzlicher Rechtschreibvarianten, das Einfügen neuer Beschreibungen in Assets oder das Entfernen von Tags, die nicht mehr benötigt werden. Sie können Tags auch in Kategorien mit mehreren Ebenen organisieren und in großen Mengen bearbeiten.
Diese Organisationsstruktur ist sowohl wertvoll für einen Administrator als auch ein Promoted Member, weil Sie als Team die Organisationsstruktur Ihrer Tags bestimmen können. Ohne diese Kategorien werden Tags automatisch alphabetisch kategorisiert. Mithilfe von Kategorien können Sie Ihrem Team ermöglichen, relevante Inhalte schneller und in einem übersichtlichen System zu finden.
Ziel ist es, Ihnen eine schnelle Möglichkeit zu bieten, die gewünschten Änderungen vorzunehmen, ohne die Nutzererfahrung zu beeinträchtigen oder langfristig mehr Arbeit für Sie selbst zu schaffen.
Da diese Tags möglicherweise mit aktuellen Assets verknüpft sind, ist es wichtig, dass Sie Tags bearbeiten können, ohne die vorhandene Inhaltsstruktur zu beeinträchtigen. Mithilfe von Suchen und Scrollen können Sie sehen, welche Tags derzeit verwendet werden und welche nicht. Durch die Bereitstellung mehrerer Möglichkeiten zum Verwalten von Tags können Sie problemlos Änderungen an Ihrer Inhaltskonfiguration vornehmen.
Schlüsselfunktionen
- Bearbeiten Sie bestehende Tags, ohne die aktuelle Struktur zu verändern
- Kategorisieren Sie Tags anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien in mehrstufigen Gruppen
- Verwenden Sie Excel, um eine Liste der Tags zu erstellen, die der Plattform hinzugefügt werden sollen
- Bearbeitete Tags werden in den aktuellen Smart Folder-Konfigurationen angezeigt
Der schnelle Weg zum Erfolg
- Wählen Sie auf der Online Platform Bibliothek, die Abteilung Ihrer Wahl und dann Tags aus
- Erstellen Sie neue Tags, indem Sie in die Leiste eintippen und auf Erstellen klicken
- Zeigen und kategorisieren Sie Ihre aktuellen Tags, indem Sie sie erstellen, auswählen oder mithilfe von Ziehen und Ablegen verschieben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Verwalten Ihrer Tags
- Wählen Sie in Ihrer Content Library die Abteilung aus, in der Sie arbeiten möchten, und danach Tags. Sie sehen Ihre Tags in der Mitte Ihres Bildschirms. Sie können hier mit der Suchleiste oben rechts nach bestimmten Tags suchen oder neue Tags erstellen, indem Sie sie in die mittlere Leiste eingeben. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder ein Komma hinzufügen oder die Eingabetaste zwischen den Tags drücken, damit sie ordnungsgemäß voneinander getrennt werden.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Tags zu kategorisieren, um die Suche für Ihre Benutzer zu vereinfachen und Ihre Inhalte stufenweise zu organisieren. Wie das geht, erfahren Sie in Schritt 6.
- Erstellen Sie in der mittleren Leiste neue Tags, getrennt durch Kommas oder durch Drücken der Eingabetaste, und klicken Sie dann auf Erstellen. Bearbeiten oder entfernen Sie vorhandene Tags, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken.
- Sie können Tags in großen Mengen löschen, indem Sie mehrere Tags gleichzeitig auswählen und dann Löschen oben rechts anklicken.
- Sie können auch einzelne Tags löschen und bearbeiten. Klicken Sie auf ein Tag und bewegen Sie den Mauszeiger über Details. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten, die angezeigt wird. Sie können dieses Tag auch über das Papierkorbsymbol löschen.
Sie können keine Tags löschen, die gerade verwendet werden. In der Spalte Status wird angezeigt, ob dies der Fall ist. Wenn Sie das Tag dennoch löschen möchten, entfernen Sie es zuerst aus jedem Smart Folder, Seitenassetblock, CRM-Empfehlungen, gespeicherten Filtern und / oder Fotoalben, wenn Sie es löschen möchten.
- Wenn Sie den Tag-Namen bearbeiten, funktioniert Smart Folder weiterhin und verwendet das zuletzt bearbeitete Tag, um Assets auszuwählen.
- Einige Admins finden es einfacher, Tags nach Kategorien zu gruppieren. Sie können dies tun, indem Sie auf der linken Seite des Bildschirms neue Kategorien erstellen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben Kategorie, um eine neue Kategorie der obersten Ebene zu erstellen. Um Unterkategorien zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Kategorie, unter der Sie eine neue erstellen möchten.
- Gruppieren Sie Tags in den Kategorien, die Sie durch Ziehen und Ablegen erstellt haben. Sie können sie einzeln oder in Gruppen anzeigen, indem Sie sie zuerst auswählen. Wenn Sie auf die kleinen Punkte neben dem Namen des Tags klicken, können Sie sie in Kategorien ziehen.
- Standardmäßig werden Tag-Kategorien veröffentlicht, d.h. die Kategorie steht Benutzern zum Filtern von Inhalten auf der Grundlage von Tags zur Verfügung, z. B. bei der erweiterten Suche. Wenn die Kategorie beim Filtern nicht für Benutzer sichtbar sein soll, können Sie die Veröffentlichung einer Kategorie aufheben. Um die Veröffentlichung einer Tag-Kategorie aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen ,,Veröffentlicht" und klicken Sie auf ,,Aktualisieren".
- Ordnen Sie Ihre Tags in Kategorien ein: Von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte enthalten, bis hin zu spezifischen Kategorien, um die Organisation Ihrer Bibliothek zu gewährleisten Hier finden Sie eine Liste unserer bewährten Praktiken.
Verwenden Sie Excel, um eine Liste von Tags zu kopieren und einzufügen
- Erstellen, ordnen oder ordnen Sie die Tags neu, die Sie in Excel verwenden möchten.
- Wir benötigen eine Liste von Tags, die durch Kommas getrennt sind. Fügen Sie Kommas mit der Formel = C1&","&A2 hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie das erste Tag in das Feld C1 kopiert haben.
Ziehen Sie die Formel ganz nach unten. Alle Tags werden durch ein Komma getrennt hinzugefügt.
- Kopieren Sie die Tags.
- In Ihrer Content Library wählen Sie die gewünschte Abteilung aus und wählen Sie Tags. Fügen Sie die Tags in die mittlere Leiste ein und wählen Sie Erstellen.
- Wenn Sie sie kategorisieren möchten, werden sie nach dem Erstellen als nicht kategorisierte Tags angezeigt und Sie können die Schritte 6 bis 8 aus dem obigen Abschnitt wiederholen. Viel Spaß beim Organisieren!
Bewährte Praktiken beim Verwalten von Tags
Organisation ist eine Kunst, und das Planen einer Struktur vor dem Erstellen von Tag-Kategorien trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Inhalte so einfach wie möglich zu finden sind. Hier sind einige bewährte Praktiken, die wir bei Showpad verwenden, um Sie bei Ihrer Suche nach der besten Bibliothek von Inhalten im Land zu unterstützen:
- Ordnen Sie Ihre Tags in Kategorien ein: Von allgemeinen Kategorien, die viele Inhalte enthalten, bis hin zu spezifischen Kategorien, um die Organisation Ihrer Bibliothek zu gewährleisten.
- Es sollten maximal drei Ebenen pro Kategorie angegeben werden, die von allgemeinen bis zu spezifischen Tags reichen. Ein übergeordnetes Tag vom Typ ,,Content Type" könnte beispielsweise ,,Document" und darunter Tags wie ,,pdf" oder ,,doc" enthalten.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein Tag platzieren sollen, empfehlen wir die Erstellung der Kategorie ,,Sonstige" oder einer ähnlichen Kategorie. Auf diese Weise können Sie sehen, was zugeordnet wurde bzw. was in Ihrem Abschnitt ,,Nicht kategorisierte Tags" unter denjenigen verbleibt, die zugeordnet wurden.
- In einigen Organisationen ist für jedes hochgeladene Asset ein spezifischer Satz von Tags (z. B. mindestens ein Produkt-Tag, ein zusätzlicher Sicherheits- Tag, ein Branchen-Tag usw.) erforderlich. Diese Kategorien sollten oben in der Kategorieliste angeordnet und relevante Tags darunter gruppiert werden. Die Reihenfolge des Kategorierahmens entspricht immer der vom Tag-Manager festgelegten Reihenfolge. Wenn Sie diese Vorgehensweise auswählen, wird das Laden neuer Inhalte und das Auswählen von Tags aus der Kategorieliste zum Kinderspiel.
