Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre alleinige Quelle der Wahrheit für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen automatisch mit Showpad und optimiert sie für die Verwendung im Web und auf Mobilgeräten. Veröffentlichen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer Markenumgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web-App von Showpad und jedem mobilen Gerät mit unseren Apps und E-Mail-Integrationen online und offline zugreifen können.
Hauptmerkmale
- Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
- Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre alleinige Quelle der Wahrheit
- SharePoint-URLs werden automatisch zu Showpad-URL assets konvertiert
- Ordnen Sie bestimmte Asset-Eigenschaften in Showpad basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu
- Verwenden Sie eine Showpad-Tenant-URL, um eine sichere OAuth 2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
- Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar
- Laden Sie Assets weiterhin nach belieben direkt auf die Content Library hoch
- Der Showpad Connector muss nur vom Administrator installiert und jeder relevanten SharePoint-Webseite hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer sollten nichts tun, um diese Funktion zu verwenden.
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
- Sie haben eine Subdomain in SharePoint Online
- Administratorzugriff auf Showpads Online Plattform und SharePoint Online
- Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren
- Dokumente, die in Ihren SharePoint-Webseiten und Unterwebseiten verfügbar sind
- Unser Showpad Connector, der im Microsoft Office Store verfügbar ist
Der schnelle Weg zur Großartigkeit
- In den Showpad Administrator-Einstellungen aktivieren Sie die SharePoint–Integration
- Kopieren Sie die Service-ID, die Kunden-ID und den Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren
- Laden Sie den Showpad SharePoint Connector aus dem Office Store für die gewünschten Webseiten und Unterwebseiten herunter und installieren Sie ihn
- Geben Sie die URL des Showpad-Tenant ein (https://organizationname.showpad.biz).
- Fügen Sie die generierte Service-ID, Kunden-ID, den Token und eine optionale Webhook-URL ein
- Fügen Sie optional eine Webhook-URL hinzu, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
- Wählen Sie die Dokumentenbibliotheken aus, die Sie für diese Webseite und Unterwebseite(n) aktivieren möchten.
- Konfigurieren Sie Spalten, um dem Showpad Eigenschaften zuzuordnen
- Richten Sie Ihre Inhalte und Erfahrungen in Showpad ein und verwalten Sie sie
- Veröffentlichen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Verkauf immer Zugriff auf die neuesten marktinternen Inhalte hat
Hinweis: Bei Verwendung der Versionierung in SharePoint Online werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0,...) Ihrer Dokumente automatisch von Showpad aktualisiert und verarbeitet
Tun Sie dies Schritt für Schritt
- In den Showpad Administrator-Einstellungen, Integrationen, aktivieren Sie die SharePoint- Integration.
- Kopieren Sie die Service-ID, Kunden-ID und den Token, um Ihre Webseiten-Verbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später zum Einrichten des Links im Middleware-Connector verwenden können.
- Wenn Sie in SharePoint Online angemeldet sind, können Sie den Connector im Apps-Abschnitt herunterladen
- Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie Weiter auswählen.
- Konfigurieren Sie den Connector auf der Webseitensammlungsebene. Wir unterstützen mehrere Webseiten und Unterwebseiten in einer SharePoint-Unterdomäne. Fügen Sie die App über den Seiteninhalt hinzu und wählen Sie Vertrauen.
- Konfigurieren Sie die Showpad Connector-App für Ihre Seite. Geben Sie die Showpad-Tenant-URL (https://organizationname.showpad.biz) ein. Fügen Sie die generierte Service-ID, Kunden-ID und den Token ein. Geben Sie im Feld Administrator-E-Mail-Adressen die E-Mail-Adressen an, die benachrichtigt werden sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diesen OAuth 2.0-Typ, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online-Administratorpasswort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
- Wählen Sie die Dokumentenbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterwebseite(n) aktivieren möchten, indem Sie den Schalter auf Grün schieben.
- Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftszuordnung in Showpad zu konfigurieren. In der Content Library in SharePoint werden Sie eine Liste Ihrer Dateien sehen. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Sie können von nun an diese Spalten in der Content Library sehen und sie hier bearbeiten. Eine detaillierte Tabelle mit Showpad-Feldern, Spaltentypen und deren Bedeutung finden Sie am Ende dieses Artikels.
- Die verfügbaren Eigenschaften, die Showpad zugeordnet werden können, hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und der entsprechenden SharePoint-Spaltentyen sind:
Dateiname: Einzelne Textzeile. Wenn bereits während der Installation eine Spalte mit dem Namen vorhanden ist, erfolgt diese Zuordnung automatisch.
Veröffentlichen: Ja/Nein oder Auswahl (mit den Optionen „Veröffentlichen” und „Nicht veröffentlicht"). Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf „Veröffentlichen” gesetzt ist. Wir empfehlen, zuerst den Standardspaltenwert auf „Nicht veröffentlicht” zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien in großen Mengen veröffentlichen, indem Sie den Wert zu "Veröffentlichen" ändern.
Wir empfehlen außerdem, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, damit sie alle mithilfe der Option "Schnellbearbeitung" in der Dokumentenbibliothek auf "Veröffentlichen" gesetzt werden. Gehen Sie zur Showpad-Veröffentlichungs-Spalte setzen Sie die Spaltenfelder auf Veröffentlichen und ziehen Sie die Ecke des Zelleninhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Fertig, um die Veröffentlichung zu starten.
Unterteilungen und Tags: Einzelne Textzeile, Auswahl oder verwaltete Metadaten. Unterteilungen können Sie in Showpad nur zuordnen, wenn die Unterteilung bereits vorhanden ist. Wenn Sie versuchen, eine Unterteilung durch die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt.
Beschreibung: Einzelne Textzeile oder mehrere Textzeilen
Ablaufdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
Asset-Berechtigungen: Ja/Nein
- Beim Zuordnen von Tags zu Showpad können Sie Auswahl wählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um dieselben Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, um den Spaltennamen zusammen mit dem Tag anzuzeigen (Tags, inkl. Spaltenname). Dadurch wird verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert als <Spaltenname> - <Spaltenwert> angezeigt.
Wenn Sie Tags in einzeiligen Textfeldern trennen möchten, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt : oder ein Semikolon ; um sie in zwei Werte zu differenzieren.
- Zusätzlich zu den Eigenschaftsdetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja/Nein-Spalte erstellen, werden im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken.
- Eine Auswahl von „Als Mapping-Eigenschaft veröffentlichen" ist obligatorisch, damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden können. Wenn es nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt werden, der darauf hinweist, dass es benötigt wird. Sie können auch nicht auf Übernehmen klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
- Jedes Update einer Datei und jedes Versionsupdate wird auch im Aktivitätsprotokoll von Showpad angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, verschwindet sie auch in der Inhaltsbibliothek von Showpad.
Sie können ein SharePoint-Symbol in der Content Library von Showpad sehen, um die synchronisierten SharePoint-Dokumente anzuzeigen. - Richten Sie Ihre Inhalte und Erfahrungen in Showpad ein und verwalten Sie sie. Veröffentlichen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Verkauf immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat.
- Hier ist eine Liste aller verfügbaren Felder und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint verfügbar, um sich bei Bedarf auf sie zu verweisen:
Showpad-Feld Beschreibung Spaltentyp Dateiname Dies ist der Name der Datei, die in Showpad angezeigt wird. Showpad hängt die Dateityp-Erweiterung automatisch an.
Datei, einzelne Textzeile, berechnet
Beschreibung Dies ist das Beschreibungsfeld in Showpad, das vom Showpad-Benutzer beim Anzeigen einer Datei gesehen wird. Datei, einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, berechnet Unterteilung Wenn Ihre Showpad-Instanz mit mehreren Unterteilungen eingerichtet wurde, können Sie in diesem Feld die Zielunterteilung(en) festlegen.
Bitte beziehen Sie sich auf die unten stehende "ist global"-Flagge, wenn Sie möchten, dass die Datei anderen Unterteilungen als schreibgeschützt anstelle unabhängiger Versionen zur Verfügung steht.Datei, einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, Auswahl, verwaltete Metadaten, berechnet Tags Die dem Dokument in Showpad zugewiesenen Schlüsselwort-Tags. Der Spaltenname wird vor dem Tag hinzugefügt und bei Auswahl von „inkl. Spaltenname“ durch einen Bindestrich getrennt.
Datei, Auswahl, einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, verwaltete Metadaten, berechnet
Veröffentlicht Dies ist kein sichtbares Feld in Showpad, aber dieses Feld verwaltet die Sichtbarkeit einer Datei in Showpad abhängig vom ausgewählten Wert. Ja/Nein, Auswahl (Veröffentlichen, nicht veröffentlicht)
Veröffentlichungsdatum Das Datum, an dem eine Datei in Showpad für Benutzer verfügbar sein soll Datum und Uhrzeit
Ablaufdatum Die Datendatei sollte für Benutzer in Showpad nicht mehr verfügbar sein. Die Datei wird in Showpad nicht gelöscht, um Erkenntnisse für Berichtszwecke zu erhalten. Datum und Uhrzeit Kann
geteilt werdenDateiberechtigung zum Kontrollieren, ob Showpad-Benutzer eine Datei für externe Empfänger freigeben können Ja/Nein Kann
heruntergeladen werdenKontrolliert ob Dateien heruntergeladen werden können oder nicht Ja/Nein Kann
kommentiert werdenErmöglicht Benutzern das Hervorheben von Text oder Kommentaren mit der Anmerkungsfunktion in Showpad Ja/Nein Kann
personalisiert werdenErmöglicht Benutzern das Erstellen einer personalisierten Kopie einer vorhandenen Datei in Showpad. Dateien werden im Abschnitt Meine Dateien des Benutzers gespeichert. Ja/Nein Im
Kiosk Mode zeigenVerwaltet die Sichtbarkeit von Dateien im Kiosk Mode, einem geschützten Ansichtsmodus, um interne oder vertrauliche Dateien auszublenden Ja/Nein ist global Stellt die Datei in anderen Unterteilungen als schreibgeschützt zur Verfügung Ja/Nein
