Ihre Vorteile
Verwenden Sie SharePoint Online als zentrale Informationsquelle für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert automatisch Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen für Showpad und optimiert sie für die Verwendung im Web und auf Mobilgeräten. Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer Markenumgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter auf der Web App von Showpad und auf jedem mobilen Gerät mit unseren Apps und E - Mail Integrationen zugreifen können, online und offline.
Schlüsselfunktionen
- Erfahren Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
- Verwenden Sie SharePoint Online als einzige Quelle der Wahrheit
- SharePoint-URLs werden automatisch in Showpad-URL Objekte konvertiert
- Ordnen Sie Showpad bestimmte Elementeigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu
- Verwenden Sie eine Showpad-Tenant-URL, um eine sichere OAuth 2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
- Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar.
- Laden Sie bei Bedarf weiterhin Assets direkt in die Content Library hoch.
- Der Showpad Connector muss einzig vom Administrator installiert und jeder relevanten SharePoint-Site hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer sollten nichts tun, um diese Funktion zu verwenden.
Was Sie für den Erfolg benötigen
- Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
- Sie haben eine Subdomain in SharePoint Online
- Administratorzugriff auf Showpads Online Platform und SharePoint Online
- Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren
- In Ihren SharePoint-Websites und Unterwebsites verfügbare Dokumente
- Unser Showpad Connector, erhältlich im Microsoft Office Store
Der schnelle Weg zum Erfolg
- Aktivieren Sie in den Showpad-Admin-Einstellungen die SharePoint-Integration
- Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren
- Laden Sie den Showpad SharePoint Connector aus dem Office Store für die gewünschten Websites und Unterwebsites herunter und installieren Sie ihn
- Füllen Sie die Showpad-Mandanten-URL (https://organizationname.showpad.biz) aus
- Fügen Sie die generierte Service-ID, die Client-ID, das Token und eine optionale Webhook-URL ein
- Optional können Sie eine Webhook-URL hinzufügen, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterseiten aktivieren möchten.
- Konfigurieren Sie Spalten, um Eigenschaften in Showpad zuzuordnen
- Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie sie
- Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über das Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat
Hinweis: Wenn Sie die Versionierung unter SharePoint Online verwenden, werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0,...) Ihrer Dokumente automatisch von Showpad aktualisiert und verarbeitet
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung
- In den Showpad Admin-Einstellungen, unter Integrationen, aktivieren Sie bitte die SharePoint-Integration.
- Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später zum Einrichten der Verknüpfung im Middleware-Connector verwenden können.
- Wenn Sie in SharePoint Online angemeldet sind, können Sie den Connector im Abschnitt Apps herunterladen.
- Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie Weiter auswählen.
- Konfigurieren Sie den Anschluss auf der Website Sammlungsebene. Wir unterstützen mehrere Websites und Unterwebsites in einer SharePoint-Unterdomäne. Fügen Sie die App über Site Contents hinzu und wählen Sie Trust It.
- Konfigurieren Sie die Showpad Connector-App für Ihre Site. Geben Sie die Showpad-Mandanten-URL (https://organizationname.showpad.biz) ein. Fügen Sie die generierte Service-ID, die Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Feld Admin-E-Mail-Adressen die E-Mail-Adressen ein, die benachrichtigt werden sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diesen OAuth 2.0-Typ, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online- Administrator kennwort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Site und Unterwebsites aktivieren möchten, indem Sie den Schalter auf Grün stellen.
- Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftenzuordnung für Showpad zu konfigurieren. Unter der Content Library in SharePoint sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Sie können sehen, wie sich diese Spalten in der Content Library vorwärts bewegen, und Sie können diese hier bearbeiten.
- Die verfügbaren Eigenschaften für die Zuordnung zu Showpad hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und ihres entsprechenden SharePoint-Spaltentyps lautet:
Dateiname: Einzelne Textzeile. Hinweis: Wenn bereits während der Installation eine Spalte mit dem Namen vorhanden ist, erfolgt diese Zuordnung automatisch.
Veröffentlichen: Ja / Nein oder Auswahl (mit den Optionen "Veröffentlichen" und "Nicht veröffentlicht")
Hinweis: Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf "Veröffentlichen" gesetzt ist. Es wird empfohlen, zuerst den Standardspaltenwert auf "Nicht veröffentlicht" zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien als Massenveröffentlichung veröffentlichen, indem Sie den Wert in "Veröffentlichen" ändern.
Hinweis: Wir empfehlen dringend, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, damit sie alle mithilfe der Option "Schnellbearbeitung" in der Dokumentbibliothek auf "Veröffentlichen" gesetzt werden. Wechseln Sie zur Showpad-Veröffentlichungsspalte, setzen Sie die Spaltenfelder auf "Veröffentlichen" und ziehen Sie die Ecke des Zelleninhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Fertig, um die Veröffentlichung zu starten.
Abteilung und Tags: Einzelne Textzeile, Auswahl oder verwaltete Metadaten
Beschreibung: Einzelne Textzeile oder Mehrere Textzeilen
Ablaufdatum und Erscheinungsdatum: Datum und Uhrzeit
Asset-Berechtigungen: Ja / Nein
Hinweis: Für Abteilungen können Sie Showpad nur zuordnen, wenn die Abteilung bereits existiert. Wenn Sie versuchen, eine Division durch die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt.
- Beim Zuordnen von Tags zu Showpad können Sie Auswahl auswählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um die gleichen Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, bei der, der Spaltenname zusammen mit dem Tag (Tags, inkl. Spaltenname) hinzugefügt werden. Dies verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert als <Spaltenname> - <Spaltenwert> angezeigt.
- Neben den Eigenschaftsdetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja / Nein-Spalte erstellen, werden im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen angezeigt, wenn Sie auf die Dropdown-Liste klicken.
- Eine Auswahl von Als Zuordnungseigenschaft veröffentlichen ist für die Synchronisierung von Inhalten mit Showpad obligatorisch. Wenn es nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass es erforderlich ist. Sie können auch nicht auf Übernehmen klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
- Jedes Update einer Datei und jedes Versionsupdate wird auch in Showpad im Aktivitätsprotokoll angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, verschwindet diese auch aus der Content Library von Showpad.
Sie können ein SharePoint-Symbol in der Content Library von Showpad sehen, welches die mit SharePoint synchronisierten Dokumente anzeigt. - Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie diese. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über das Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat.
