Ihre Vorteile
Verwenden Sie SharePoint Online als einzige Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth, SSOT) für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert automatisch Dokumente, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen für Showpad und optimiert diese für die Verwendung im Internet und auf Mobilgeräten. Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer Markenumgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web app von Showpad und jedes Mobilgerät mit unseren Apps und E-Mail-Integrationen online und offline zugreifen können.
Schlüsselfunktionen
- Erfahren Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
- Verwenden Sie SharePoint-Online als einzige Quelle der Wahrheit
- Ordnen Sie Showpad bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu
- Verwenden Sie eine Showpad-Mandanten-URL, um einen sicheren „OAuth 2“-Link zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
- Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar
- Fahren Sie fort, Assets im Bedarfsfall direkt in die Content Library hochzuladen
- Der Showpad Connector muss lediglich vom Admin installiert und jeder relevanten SharePoint-Seite hinzugefügt werden. Showpad-Nutzer sollten nichts tun müssen, um diese Funktion verwenden zu können.
Was Sie für den Erfolg benötigen
- Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
- Sie haben eine Subdomain in SharePoint Online
- Administratorzugriff auf Showpads Online-Plattform und SharePoint Online
- Wenden Sie sich an Ihren Customer-Success-Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren
- Dokumente, die auf Ihren SharePoint-Webseiten und Unterwebseiten verfügbar sind
- Unser Showpad Connector, erhältlich im Microsoft Office Store
Der schnelle Weg zum Erfolg
- Aktivieren Sie die SharePoint-Integration in den Showpad-Admin-Einstellungen
- Kopieren Sie die „Service-ID“, die „Client-ID“ und das „Token“, um Ihre Seitenverbindungen zu konfigurieren
- Laden Sie den SharePoint Connector von Showpad aus dem „ Office Store“ für die gewünschten Webseiten und Unterwebseiten herunter und installieren Sie ihn
- Füllen Sie die Showpad-Mandanten-URL (https://organizationname.showpad.biz) aus.
- Fügen Sie die generierte „Service-ID“, „Client-ID“, das „Token“ und eine optionale Webhook-URL ein
- Optional können Sie eine Webhook-URL hinzufügen, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Webseite und Unterwebseite/n aktivieren möchten.
- Konfigurieren Sie Spalten, um Showpad Eigenschaften zuzuordnen
- Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie diese
- Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten, markenbezogenen Inhalte hat.
Hinweis: Bei Verwendung der Versionierung in SharePoint Online werden von Showpad nur Hauptversionen (1.0, 2.0,...) Ihrer Dokumente automatisch aktualisiert und verarbeitet
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Aktivieren Sie in den Showpad Admin-Einstellungen, unter Integrationen, die SharePoint-Integration.
- Kopieren Sie die „Service-ID“, die „Client-ID“ und das „Token“, um Ihre Seitenverbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später verwenden können, um den Link im Middleware-Connector einzurichten.
- Wenn Sie bei SharePoint-Online eingeloggt sind, können Sie den Connector im Abschnitt „Apps“ herunterladen.
- Wählen Sie „Hinzufügen“ und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie auf „Weiter“ klicken.
- Konfigurieren Sie den Connector auf der Sammlungsebene der Webseite. Wir unterstützen mehrere Webseiten und Unterwebseiten auf einer SharePoint-Unterdomäne. Fügen Sie die App über „Seiteninhalte“ hinzu und wählen Sie „Als vertrauenswürdig einstufen“.
- Konfigurieren Sie die Showpad Connector-App für Ihre „Webseite“. Geben Sie die Showpad-Mandanten-URL (https://organizationname.showpad.biz) ein. Fügen Sie die generierte „Service-ID“, „Client-ID“ und das „Token“ ein. Geben Sie im Feld „Admin-E-Mail-Adressen“ die E-Mail-Adressen ein, die eine Benachrichtigung erhalten sollen, sobald ein Fehler bei der Synchronisierung auftritt. Wir verwenden diesen „OAuth 2.0“-Typ, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online-Administratorkennwort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterwebseite/n aktivieren möchten, indem Sie den Kippschalter auf „Grün“ verschieben.
- Jetzt müssen Sie in SharePoint die Spalten erstellen, um die Eigenschaftenzuordnung für Showpad zu konfigurieren. In der Content Library von SharePoint wird Ihnen eine Liste Ihrer Dateien angezeigt. Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Diese Spalten werden Ihnen im weiteren Verlauf in der Content Library aufgelistet und Sie können sie hier bearbeiten.
- Die für die Zuordnung zu Showpad verfügbaren Eigenschaften hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und ihr entsprechender SharePoint-Spaltentyp sind wie folgt:
Dateiname: Einzelne Textzeile. Hinweis: Wenn bereits während der Installation eine Spalte mit dem „Namen“ vorhanden ist, erfolgt diese Zuordnung automatisch.
Veröffentlichen: Ja / Nein bzw. Auswahl (mit den Optionen „Veröffentlichen“ und „Nicht veröffentlicht“)
Hinweis: Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf „Veröffentlichen“ gesetzt ist. Wir empfehlen, den Standard-Spaltenwert zunächst auf „Nicht veröffentlicht“ zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien in großen Mengen veröffentlichen, indem Sie den Wert auf „Veröffentlichen“ ändern.
Hinweis: Wir empfehlen dringend, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, damit sie alle auf „Veröffentlichen“ eingestellt sind, indem Sie die Option „Schnellbearbeitung“ in der Dokumentbibliothek verwenden. Wechseln Sie zur Showpad-Veröffentlichungsspalte, setzen Sie die Spaltenfelder auf „Veröffentlichen“ und ziehen Sie die Ecke des Zelleninhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf „Fertig“, um die Veröffentlichung zu starten.
Abteilung und Tags: „Einzelne Textzeile“, „Auswahl“ oder „Verwaltete Metadaten“
Beschreibung: „Einzelne Textzeile“ oder „Mehrere Textzeilen“
„Ablaufdatum“ und „Veröffentlichungsdatum“: „Datum und Uhrzeit“
Asset-Berechtigungen: Ja / Nein
Hinweis: Für Abteilungen können Sie nur auf Showpad zuordnen, wenn die Abteilung bereits vorhanden ist. Wenn Sie versuchen, eine Division über die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt.
- Beim Zuordnen von Tags zu Showpad können Sie „Auswahl“ auswählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um die gleichen Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, bei welcher der Spaltenname mit dem Tag (Tags, inkl. Spaltenname) zusammengeführt wird. Dies verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt wurde, wird der Wert als <Spaltenname> - <Spaltenwert> angezeigt.
- Neben den Eigenschaftendetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja / Nein-Spalte erstellen, werden Ihnen im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown klicken.
- Eine Auswahl von „Als Zuordnungseigenschaft veröffentlichen“ ist für die Synchronisierung von Inhalten mit Showpad obligatorisch. Wenn diese nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass sie erforderlich ist. Darüber hinaus werden Sie nicht auf „Anwenden“ klicken können, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
- Jedes Update in eine Datei und jedes Versions-Update wird sich in Showpad auch im Aktivitätsprotokoll widerspiegeln. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, wird sie auch aus der Content Library von Showpad verschwinden.
Sie können ein SharePoint-Symbol in der Content Library von Showpad sehen, um die synchronisierten SharePoint-Dokumente anzuzeigen. - Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie diese. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten, markenbezogenen Inhalte hat.
