Was ist für Sie drin?
Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige Quelle der Wahrheit für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen automatisch mit Showpad und optimiert sie für die Verwendung im Web und auf Mobilgeräten. Verteilen Sie Ihre SharePoint Inhalte in einer Markenumgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web app von Showpad und jedes mobile Gerät mit unseren Apps und E-Mail Integrationen, online und offline zugreifen können.
Hauptmerkmale
- Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
- Verwenden Sie SharePoint Online als Ihre einzige Quelle der Wahrheit
- SharePoint-URLs werden automatisch zu Showpad-URL assets konvertiert
- Ordnen Sie Showpad bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu
- Verwenden Sie eine Showpad-Mandanten-URL, um eine sichere OAuth 2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten
- Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar
- Laden Sie weiterhin Assets direkt auf die Content Library hoch, wie benötigt
- Der Showpad Connector muss nur vom Administrator installiert und jeder relevanten SharePoint-Website hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer sollten nichts tun, um diese Funktion zu verwenden.
Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein
- Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
- Sie haben eine Subdomain in SharePoint Online
- Administratorzugriff auf Showpads Online Platform und SharePoint Online
- Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren
- In Ihren SharePoint-Websites und Unterwebsites verfügbare Dokumente
- Unser Showpad Connector, verfügbar im Microsoft Office Store
Der schnelle Weg zur Faszination
- In den Showpad Admin-Einstellungen, aktivieren Sie die SharePoint-Integration
- Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren.
- Laden Sie den Showpad SharePoint Connector aus dem Office Store für die gewünschten Websites und Unterwebsites herunter und installieren Sie ihn
- Geben Sie die URL des Showpad-Mandanten ein (https://organizationname.showpad.biz).
- Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID, das Token und eine optionale Webhook-URL ein
- Fügen Sie optional eine Webhook-URL hinzu, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Site und Unterwebsite (n) aktivieren möchten.
- Konfigurieren Sie Spalten, um Eigenschaften dem Showpad zuzuordnen
- Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie sie
- Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat
Hinweis: Bei Verwendung der Versionierung in SharePoint Online werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0,...) Ihrer Dokumente automatisch von Showpad aktualisiert und verarbeitet
Tun Sie dies Schritt für Schritt
- In den Showpad Admin-Einstellungen, Integrationen, aktivieren Sie die SharePoint-Integration.
- Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Site-Verbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später zum Einrichten des Links im Middleware-Connector verwenden können.
- Wenn Sie auf SharePoint Online angemeldet sind, können Sie den Connector in dem Apps-Abschnitt herunterladen.
- Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie Weiter auswählen.
- Konfigurieren Sie den Anschluss auf der Website-Sammlungsebene. Wir unterstützen mehrere Websites und Unterwebsites in einer SharePoint-Unterdomäne. Fügen Sie die App über den Site-Inhalt hinzu und wählen Sie Trust It.
- Konfigurieren Sie die Showpad Connector App für Ihre Site. Geben Sie die Showpad-Mandanten-URL (https://organizationname.showpad.biz) ein. Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Admin-E-Mail-Adressen-Feld, E-Mail-Adressen an, die benachrichtigt werden sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diese Art von OAuth 2.0, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online- Administrator-Passwort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Site und Unterwebsite (n) aktivieren möchten, indem Sie den Schalter auf Grün schieben.
- Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftszuordnung zu Showpad zu konfigurieren. Aus dem Content Library in SharePoint, sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Sie können diese Spalten in der Content Library sehen und Sie können sie hier bearbeiten. Eine detaillierte Tabelle mit Showpad-Feldern, Spaltentypen und deren Bedeutung finden Sie am Ende dieses Artikels.
- Die verfügbaren Eigenschaften für die Zuordnung zu Showpad hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und der zugehörige SharePoint-Spaltentyp lauten wie folgt:
Dateiname: Einzelne Textzeile. Wenn bereits während der Installation eine Spalte mit dem Namen vorhanden ist, erfolgt diese Zuordnung automatisch.
Veröffentlichen: Ja / Nein oder Auswahl (mit den Optionen "Veröffentlichen" und "Nicht veröffentlicht"). Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf "Veröffentlichen" gesetzt ist. Wir empfehlen, zuerst den Standardspaltenwert auf "Nicht veröffentlicht" zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien in großen Mengen veröffentlichen, indem Sie den Wert in "Veröffentlichen" ändern.
Wir empfehlen außerdem dringend, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, damit sie alle mithilfe der Option "Schnellbearbeitung" in der Dokumentbibliothek auf "Veröffentlichen" gesetzt werden. Gehen Sie zur Spalte Showpad-Veröffentlichung, setzen Sie die Spaltenfelder auf Veröffentlichen und ziehen Sie die Ecke des Zelleninhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Fertig, um die Veröffentlichung zu starten.
Unterteilung und Tags: Einzelne Textzeile, Auswahl oder verwaltete Metadaten. Bei Abteilungen können Sie Showpad nur zuordnen, wenn die Abteilung bereits vorhanden ist. Wenn Sie versuchen, durch die Integration eine Unterteilung zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt.
Beschreibung: Einzelne Textzeile oder Mehrere Textzeilen
Ablaufdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
Asset-Berechtigungen: Ja / Nein
- Wenn Sie Tags Showpad zuordnen, können Sie Auswahl auswählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um dieselben Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, um den Spaltennamen zusammen mit dem Tag einzuschließen (Tags, inkl. Spaltenname). Dadurch wird verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert als < Spaltenname > - < Spaltenwert > angezeigt.
Wenn Sie Tags in einzeiligen Textfeldern trennen möchten, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt : oder ein Semikolon, um sie in zwei Werte zu unterscheiden.
- Zusätzlich zu den Eigenschaftsdetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja / Nein-Spalte erstellen, werden im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken.
- Eine Auswahl von Als Zuordnungseigenschaft veröffentlichen ist obligatorisch, damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden können. Wenn es nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass er benötigt wird. Sie können auch nicht auf Übernehmen klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
- Jedes Update einer Datei und jedes Versionsupdate wird auch im Showpad im Aktivitätsprotokoll angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, verschwindet sie auch in der Inhaltsbibliothek von Showpad.
Sie können ein SharePoint-Symbol in der Showpad-Inhaltsbibliothek sehen, um die synchronisierten SharePoint-Dokumente anzuzeigen. - Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie sie. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat.
- Hier ist eine Liste aller verfügbaren Felder und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint verfügbar sind, um bei Bedarf auf sie zu verweisen:
Showpad-Feld Beschreibung Spaltentyp Dateiname Dies ist der Name der Datei, die im Showpad angezeigt wird. Showpad hängt die Dateierweiterung automatisch an.
Datei, einzelne Textzeile, berechnet
Beschreibung Dies ist das Beschreibungsfeld in Showpad, das dem Showpad-Benutzer beim Anzeigen einer Datei angezeigt wird. Datei, einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, berechnet Einteilung Wenn Ihre Showpad-Instanz mit mehreren Abteilungen eingerichtet wurde, können Sie in diesem Feld die Zielabteilung (en) festlegen.
Bitte beziehen Sie sich auf das unten stehende Flag "ist global", wenn Sie möchten, dass die Datei anderen Abteilungen als schreibgeschützt anstelle unabhängiger Versionen zur Verfügung steht.Datei, einzelne Textzeile, mehrere Textzeilen, Auswahl, verwaltete Metadaten, berechnet Stichworte Die dem Dokument im Showpad zugewiesenen Schlüsselwort-Tags. Der Spaltenname wird vor dem Tag hinzugefügt und bei Auswahl von "inkl. Spaltenname" durch einen Bindestrich getrennt.
Datei, Auswahl, Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Verwaltete Metadaten, Berechnet
Veröffentlicht Dies ist kein sichtbares Feld in Showpad, aber dieses Feld verwaltet die Sichtbarkeit einer Datei in Showpad abhängig vom ausgewählten Wert. Ja / Nein, Auswahl (Veröffentlichen, nicht veröffentlicht)
Veröffentlichungsdatum Das Datum, an dem eine Datei im Showpad für Benutzer verfügbar sein soll Datum und Uhrzeit
Ablaufdatum Die Datendatei sollte für Benutzer in Showpad nicht mehr verfügbar sein. Die Datei wird im Showpad nicht gelöscht, um Erkenntnisse für Berichtszwecke zu erhalten. Datum und Uhrzeit Kann sein
geteiltDatei Berechtigung zum Steuern, ob Showpad-Benutzer eine Datei für externe Empfänger freigeben können Ja/Nein Kann sein
heruntergeladenSteuert, ob Dateien heruntergeladen werden können oder nicht Ja/Nein Kann sein
kommentiertErmöglicht Benutzern das Hervorheben von Text oder Kommentaren mit der Anmerkungsfunktion im Showpad Ja/Nein Kann sein
personalisiertErmöglicht Benutzern das Erstellen einer personalisierten Kopie einer vorhandenen Datei in Showpad. Dateien werden im Abschnitt Meine Dateien des Benutzers gespeichert. Ja/Nein Zeigen in
Kiosk ModeVerwaltet die Sichtbarkeit von Dateien im Kiosk Mode, einem geschützten Ansichtsmodus, um interne oder vertrauliche Dateien auszublenden Ja/Nein ist global Stellt die Datei in anderen Abteilungen als schreibgeschützt zur Verfügung Ja/Nein
