Ihre Vorteile
Verwenden Sie SharePoint Online als zentrale Informationsquelle für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online Middleware-Connector synchronisiert automatisch Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen für Showpad und optimiert diese für die Verwendung im Web und auf Mobilgeräten. Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer Markenumgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web App von Showpad und jedes mobile Gerät mit unseren Apps und E-Mail- Integrationen online und offline zugreifen können.
Hauptmerkmale
- Erfahren Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
- Verwenden Sie SharePoint Online als einzige zuverlässige Datenquelle.
- SharePoint-URLs werden automatisch in Showpad-URL Assets konvertiert
- Ordnen Sie Showpad bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu.
- Verwenden Sie eine Showpad-Tenant-URL, um eine sichere OAuth 2-Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten.
- Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar
- Laden Sie auch weiterhin Assets nach Bedarf direkt in die Content Library hoch.
- Der Showpad Connector muss nur vom Administrator installiert und jeder relevanten SharePoint-Site hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer sollten nichts weiter tun, als diese Funktion zu verwenden.
Um erfolgreich zu sein, benötigen Sie dies
- Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
- Sie haben eine Subdomäne auf SharePoint Online
- Administratorzugriff auf Showpads Online Platform und SharePoint Online
- Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren.
- Dokumente, die auf Ihren SharePoint-Websites und Unterseiten verfügbar sind
- Unser Showpad Connector, erhältlich im Microsoft Office Store .
Der schnelle Weg zum Erfolg.
- Aktivieren Sie in den Showpad-Admin-Einstellungen die SharePoint-Integration.
- Kopieren Sie die Service-ID, Client-ID und das Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren
- Laden Sie den Showpad SharePoint-Connector aus dem Office Store für die gewünschten Webseite und Unterwebseiten herunter und installieren Sie ihn
- Geben Sie die Showpad Mandanten-URL ein (https://organizationname.showpad.biz)
- Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID, das Token und eine optionale Webhook-URL ein
- Optional können Sie eine Webhook-URL hinzufügen, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterwebseiten aktivieren möchten.
- Konfigurieren Sie Spalten, um Showpad Eigenschaften zuzuordnen
- Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie diese
- Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, um sicherzustellen, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markeninternen Inhalte hat.
Hinweis: Bei Verwendung der Versionierung auf SharePoint Online werden nur Hauptversionen (1.0, 2.0,...) Ihrer Dokumente automatisch aktualisiert und von Showpad bearbeitet
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Aktivieren Sie in den Showpad-Administratoreinstellungen unter Integrationen die SharePoint-Integration.
- Kopieren Sie die Service-ID, Client-ID und das Token, um Ihre Standortverbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später zum Einrichten der Verknüpfung im Middleware-Connector verwenden können.
- Wenn Sie in SharePoint Online angemeldet sind, können Sie den Connector im Abschnitt ,,Apps" herunterladen.
- Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie ,,Weiter" auswählen.
- Konfigurieren Sie den Connector auf der Seite ,,Datenerfassungsebene". Wir unterstützen eine Vielzahl von Webseiten und Unterwebseiten auf einer SharePoint-Unterdomäne. Fügen Sie die App über Site Contents hinzu und wählen Sie Trust It.
- Konfigurieren Sie die Showpad Connector-App für Ihre Seite. Füllen Sie die Showpad-Mandanten-URL aus (https://organizationname.showpad.biz). Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Feld E-Mail-Adressen des Administrators geben Sie die E-Mail-Adressen ein, die benachrichtigt werden sollen, wenn während der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diesen OAuth 2.0-Typ, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, selbst wenn Sie Ihr SharePoint Online-Administratorpasswort ändern sollten. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
- Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterwebeiten aktivieren möchten, indem Sie den Schalter auf Grün stellen.
- Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftenzuordnung für Showpad zu konfigurieren. In der Content Library in SharePoint sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Diese Spalten werden in Zukunft in der Content Library aufgeführt und können hier bearbeitet werden.
- Die verfügbaren Eigenschaften, die Showpad zugeordnet werden können, sind abhängig vom Spaltentyp in SharePoint. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und ihres entsprechenden SharePoint-Spaltentyps lautet:
Dateiname: Einzelne Textzeile. Wenn bereits während der Installation eine Spalte mit dem Namen vorhanden ist, erfolgt diese Zuordnung automatisch.
Veröffentlichen: Ja / Nein oder Auswahl (mit den Optionen „Veröffentlichen“ und „Nicht veröffentlicht“). Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf „Veröffentlichen“ gesetzt ist. Es wird empfohlen, zuerst den Standardspaltenwert auf ,,Nicht veröffentlichen" zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien als Massenveröffentlichung veröffentlichen, indem Sie den Wert auf ,,Veröffentlichen" ändern.
Es wird außerdem empfohlen, die Dateien in großen Mengen zu bearbeiten, damit für alle die Option Quick Edit in der Dokumentbibliothek „Veröffentlichen“ ausgewählt ist. Wechseln Sie zur Showpad-Veröffentlichungsspalte, setzen Sie die Spaltenfelder auf Veröffentlichen und ziehen Sie die Ecke des Zelleninhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Fertig, um die Veröffentlichung zu starten.
Unterteilung und Tags: Einzelne Textzeile, Auswahl oder Verwaltete Metadaten. Für Abteilungen können Sie Showpad nur zuordnen, wenn die Abteilung bereits vorhanden ist. Wenn Sie versuchen, eine Abteilung durch die Integration zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt.
Beschreibung: Einzelne Textzeile oder Mehrere Textzeilen
Ablaufdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
Asset-Berechtigungen: Ja / Nein
- Beim Zuordnen von Tags zu Showpad können Sie Auswahl auswählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um die gleichen Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, bei der der Spaltenname zusammen mit dem Tag angezeigt wird (Tags, inkl. Spaltenname). Dies verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert als < Spaltenname > - < Spaltenwert > angezeigt.
Wenn Sie Tags in einzeiligen Textfeldern trennen möchten, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt : oder ein Semikolon ; um sie als zwei Werte zu unterscheiden.
- Neben den Eigenschaftsdetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuordnen. Wenn Sie in SharePoint eine Ja / Nein-Spalte erstellen, werden im Showpad-Connector mehrere Berechtigungsoptionen angezeigt, wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken.
- Die Auswahl als Zuordnungseigenschaft veröffentlichen ist obligatorisch, damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden können. Wenn es nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Connector ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass es erforderlich ist. Sie können ebenso nicht auf Anwenden klicken, wenn Konfigurationsinformationen fehlen.
- Jedes Update einer Datei und jedes Versionsupdate wird in Showpad ebenfalls im Aktivitätsprotokoll angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePoint gelöscht wird, wird sie in Showpads Content Library ebenfalls verschwinden.
Sie können ein SharePoint-Symbol in Showpads Content Library sehen, um die synchronisierten SharePoint - Dokumente anzuzeigen. - Richten Sie Ihre Inhalte und Kanäle in Showpad ein und verwalten Sie diese. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad, damit der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten markenbezogenen Inhalte hat.
