Verwenden Sie SharePoint als Inhaltsquelle in Showpad

Verwenden Sie SharePoint Online als zentrale Informationsquelle für die Verwaltung Ihrer wertvollen Inhalte. Unser SharePoint Online-Middleware-Connector synchronisiert Dokumente, URLs, Dokumenteigenschaften und Berechtigungen automatisch mit Showpad und optimiert sie für die Verwendung im Web und auf Mobilgeräten.

Verteilen Sie Ihre SharePoint-Inhalte in einer markengeschützten Umgebung, auf die Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Web-app von Showpad und jedes mobile Gerät mit unseren Apps und E-Mail-Integrationen online und offline zugreifen können.

Hinweis: Änderungen an Assets durch den Systemnutzer in Sharepoint werden nicht in Showpad übernommen, sondern nur Änderungen durch tatsächliche Benutzer.

Hauptmerkmale

• Verstehen Sie, wie und wann Ihre SharePoint-Inhalte mit der Showpad-Integration verwendet werden
• Nutzen Sie SharePoint Online als Ihre zentrale Informationsquelle
• SharePoint-URLs werden automatisch in Showpad URL assets umgewandelt
• Ordnen Sie Showpad bestimmte Asset-Eigenschaften basierend auf dem Spaltentyp in SharePoint zu
• Verwenden Sie eine Showpad Tenant URL, um eine sichere OAuth 2 Verbindung zwischen Showpad und SharePoint einzurichten.
• Wenn die Verbindung zwischen SharePoint und Showpad unterbrochen wird, sind Ihre verarbeiteten Dokumente weiterhin in Showpad verfügbar.
• Laden Sie bei Bedarf weiterhin Assets direkt in die Content Library hoch.
• Der Showpad Connector muss nur vom admin installiert und zu jeder relevanten SharePoint Website hinzugefügt werden. Showpad-Benutzer sollten nichts tun, um diese Funktion zu nutzen.
• Um synchronisierte Assets zu bearbeiten, können Sie deren Verknüpfung in der Showpad-Bibliothek aufheben. Erfahren Sie hier mehr darüber:

Sie benötigen dies, um erfolgreich zu sein

• Die Integration funktioniert mit Microsoft SharePoint Online
• Sie haben eine Subdomain in SharePoint Online
• Administrator Zugang auf Showpad's Online Platform und SharePoint Online
• Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Coach, um die SharePoint-Integration zu aktivieren.
• In Ihren SharePoint-Seiten und Unterseiten verfügbare Dokumente
• Benutzer benötigen mindestens Lesezugriff auf die SharePoint-Stammseite, um Synchronisierungen auszulösen
• Unser Showpad Connector, erhältlich im Microsoft Office Store

Der schnelle Weg zur Faszination

1. Aktivieren Sie in den Showpad Admin-Einstellungen die SharePoint-Integration
2. Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Seitenverbindungen zu konfigurieren.
3. Laden Sie den Showpad SharePoint Connector vom Office Store herunter und installieren Sie ihn für die gewünschten Seiten und Unterseiten.
4. Geben Sie die Showpad Tenant URL ein (https://organizationname.showpad.biz)
5. Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID, Token und eine optionale Webhook-URL ein.
6. Optional können Sie eine Webhook-URL hinzufügen, unter der alle Synchronisierungsaktivitäten protokolliert werden
7. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken aus, die Sie für diese Seite und Unterseite(n) aktivieren möchten.
8. Konfigurieren Sie Spalten, um Showpad Eigenschaften zuzuordnen
9. Richten Sie Ihre Inhalte und Erlebnisse in Showpad ein und verwalten Sie sie
10. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad und stellen Sie sicher, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten Markeninhalte hat

Hinweis: Wenn Sie die Versionierung auf SharePoint Online verwenden, werden nur die Hauptversionen (1,0, 2,0,...) Ihrer Dokumente automatisch aktualisiert und von Showpad verarbeitet.

Tun Sie dies Schritt für Schritt

1. Gehen Sie in den Showpad Admin-Einstellungen auf das Menü Integrationen und klicken Sie auf SharePoint. Aktivieren Sie die SharePoint-Integration, indem Sie auf "Los geht's" klicken, und geben Sie der Integration einen Namen.
   
2. Kopieren Sie die Service-ID, die Client-ID und das Token, um Ihre Seitenverbindungen zu konfigurieren, damit wir sie später verwenden können, um den Link im Middleware-Konnektor einzurichten.
   
3. Wenn Sie auf SharePoint Online angemeldet sind, können Sie den Konnektor unter dem Abschnitt Apps herunterladen.
   
   
4. Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie, dass Sie die App hinzufügen möchten, indem Sie Weiter wählen. Folgen Sie den Installationsanweisungen. Navigieren Sie zur SharePoint-Website, die Sie verbinden möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol Einstellungen. Klicken Sie auf App hinzufügen und wählen Sie den Showpad-Konnektor.
   
5. Wenn Sie für die Installation die Option Trust It wählen, wird Showpad nichts in die SharePoint-Instanz schreiben oder dort löschen.
   
6. Konfigurieren Sie den KonneKtor auf der Ebene der Webseiten-Sammlung. Wir unterstützen mehrere Seiten und untergeordnete Seiten auf einer SharePoint-Subdomain. Fügen Sie die App über Site Contents hinzu und wählen Sie Trust It.
   
7. Konfigurieren Sie die Showpad Connector App für Ihre Website. Geben Sie die Showpad Tenant URL ein (https://organizationname.showpad.biz). Fügen Sie die generierte Service-ID, Client-ID und das Token ein. Geben Sie im Admin-E-Mail-Adressen-Feld jene E-Mail-Adressen an, die eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn bei der Synchronisierung ein Fehler auftritt. Wir verwenden diese Art von OAuth 2,0, um sicherzustellen, dass die Verbindung weiterhin funktioniert, wenn Sie Ihr SharePoint Online administrator Passwort ändern. Optional können Sie eine Webhook-URL eingeben, um zu bestimmen, wo Synchronisierungsaktivitäten veröffentlicht werden.
   
8. Wählen Sie die Dokumentbibliotheken, die Sie für diese Webseite und die Unterwebseite(n) aktivieren möchten, indem Sie den Schieberegler bewegen.
   
9. Jetzt müssen Sie die Spalten in SharePoint erstellen, um die Eigenschaftszuordnung zu Showpad zu konfigurieren. Unter content library in SharePoint sehen Sie eine Liste Ihrer Dateien. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um mit der Konfiguration der Spalten zu beginnen. Sie werden diese Spalten in Zukunft auf content library sehen und können sie hier bearbeiten. Eine detaillierte Tabelle der Showpad-Felder, der Spaltentypen und ihrer Bedeutung finden Sie am Ende dieses Artikels.
   

   Hinweis: Wenn bei einer Office Datei, die in SharePoint aktualisiert wurde, Spaltenwerte fehlen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass in der neuen Dateiversion Metadaten fehlen. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir, das Asset direkt aus der SharePoint-Bibliothek herunterzuladen, bevor Sie Änderungen am Asset vornehmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Metadaten im aktualisierten Asset mit denen in der Bibliothek übereinstimmen und es keine Abweichungen oder Konflikte gibt, wenn die alte Version ersetzt wird.

10. Die verfügbaren Eigenschaften für die Zuordnung zu Showpad hängen vom Spaltentyp in SharePoint ab. Die Liste der Showpad-Eigenschaften und des entsprechenden SharePoint-Spaltentyps beinhaltet:
    • Dateiname: Einzelne Textzeile. Wenn bei der Installation bereits eine Spalte mit Namen vorhanden ist, wird diese Zuordnung automatisch vorgenommen.
    • Veröffentlichen: Ja/Nein oder Wahlmöglichkeit (mit den Optionen "Veröffentlichen" und "Nicht veröffentlicht"). Die Synchronisierung mit Showpad erfolgt sofort, wenn der Wert auf "Veröffentlichen" gesetzt wird.

      Hinweis: Wir empfehlen, den Standardwert der Spalte zunächst auf "Nicht veröffentlicht" zu setzen. Wenn Sie mit dem Hochladen von Dateien fertig sind, können Sie die Dateien dann in großen Mengen veröffentlichen, indem Sie den Wert auf "Veröffentlichen" ändern.

      Wir empfehlen außerdem dringend, die Dateien per Massenbearbeitung zu bearbeiten, und sie alle für die Veröffentlichung vorzubereiten indem Sie die Option „Schnellbearbeitung“ in der Dokumentbibliothek verwenden. Gehen Sie zur Showpad-Spalte Veröffentlichen, setzen Sie die Spaltenfelder auf Veröffentlichen und ziehen Sie die Ecke des Zellinhalts auf die anderen Zellen. Klicken Sie auf Fertig, um die Veröffentlichung zu starten.

      Hinweis: Um die Aktualisierung nach dem Hochladen von Assets in SharePoint auszulösen, setzen Sie die Felder Veröffentlichen auf Ja und wählen Sie Speichern.

    • Aufteilung und Tags: Einzelne Textzeile, Auswahl oder verwaltete Metadaten. Für Abteilungen können Sie Showpad nur zuordnen, wenn die Abteilung(en) bereits vorhanden ist (sind). Wenn Sie versuchen, durch die Integration eine Division zu erstellen, wird ein Fehler angezeigt. Sie können das Asset in großen Mengen an mehrere Abteilungen senden und diese Aktion wird in jeder ausgewählten Abteilung eine Kopie des SPO-Assets erstellen.
    • Beschreibung: Einzelne Textzeile oder mehrere Textzeilen
    • Verfallsdatum und Veröffentlichungsdatum: Datum und Uhrzeit
    • Asset-Berechtigungen: Ja/Nein
    • Autor: Person oder Gruppe
    
11. Beim Zuordnen von Tags zu Showpad können Sie Choice auswählen und mehrere Optionen als SharePoint-Spaltentypen hinzufügen. Dies führt dazu, dass jeder Wert zu einem separaten Tag wird. Um dieselben Werte in verschiedenen Spalten in Bezug auf Tags zu unterscheiden, können Sie eine Option auswählen, um den Spaltennamen zusammen mit dem Tag einzuschließen (Tags, inkl. Spaltenname). Dadurch wird verhindert, dass Tags mit unterschiedlichen Bedeutungen zu den falschen Dateien hinzugefügt werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert als <Spaltenname> - <Spaltenwert> angezeigt.
    
    Wenn Sie Tags in einzeiligen Textfeldern trennen möchten, verwenden Sie entweder einen Doppelpunkt: oder ein Semikolon; um sie in zwei Werte zu trennen.
    
12. Zusätzlich zu den Eigenschaftsdetails können Sie Showpad auch bestimmte Dateiberechtigungen zuweisen. Wenn Sie eine Ja/Nein-Spalte in SharePoint erstellen, sehen Sie im Showpad-Konnektor mehrere Berechtigungsoptionen, wenn Sie auf die Dropdown-Liste klicken.
    
13. Die Auswahl von Veröffentlichen als Mapping-Eigenschaft ist zwingend erforderlich, damit Inhalte mit Showpad synchronisiert werden können. Wenn er nicht in Ihrer Konfiguration enthalten ist, wird in Ihrem Konnektor ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass er benötigt wird. Sie können auch nicht auf Übernehmen klicken, wenn Konfigurationsdetails fehlen.
    
14. Jede Aktualisierung einer Datei und jede Versionsaktualisierung wird auch in Showpad im Aktivitätsprotokoll angezeigt. Wenn die Synchronisierung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, wo der Fehler auftritt. Dokumenteigenschaften wie Asset-Berechtigungen werden ebenfalls synchronisiert. Wenn eine Datei aus SharePointgelöscht wird, verschwindet sie auch aus Showpad's Content Library.
    Sie können ein SharePoint Symbol in Showpad's Content Library sehen, um die synchronisierten SharePoint Dokumente anzuzeigen.
15. Richten Sie Ihre Inhalte und Erlebnisse in Showpad ein und verwalten Sie sie. Verteilen Sie Ihre in SharePoint Online gespeicherten Dateien sicher über Showpad und stellen Sie so sicher, dass der Vertrieb immer Zugriff auf die neuesten, brandaktuellen Inhalte hat.
16. Hier finden Sie eine Liste aller verfügbaren Felder und Spaltentypen, die zwischen Showpad und SharePoint zur Verfügung stehen, damit Sie bei Bedarf nachschlagen können:
    
    

    	Showpad Feld	Beschreibung	Spaltentyp
    	Dateiname	Dies ist der Name der in Showpad sichtbaren Datei. Showpad fügt die Dateityp-Erweiterung automatisch an.	Datei, Einzelne Textzeile, Berechnet
    	Beschreibung	Dies ist das Beschreibungsfeld in Showpad, das dem Showpad Nutzer angezeigt wird, wenn er eine Datei ansieht.	Datei, Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Berechnet.
    	Abteilung	Wenn Ihre Showpad-Instanz mit mehreren Abteilungen eingerichtet wurde, können Sie in diesem Feld die Zielabteilung(en) festlegen. Bitte beachten Sie das Flag „is global“ weiter unten, wenn Sie möchten, dass die Datei für andere Abteilungen als Nur-Lese-Version und nicht als unabhängige Version verfügbar ist.	Datei, Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Auswahl, Verwaltete Metadaten, Berechnet.
    	Schlagwörter	Die Schlagwort-Tags, die dem Dokument in Showpad zugewiesen wurden. Der Spaltenname wird dem Tag vorangestellt, getrennt durch einen Bindestrich, wenn Sie "inkl. Spaltenname" wählen. Diese Tags werden als "Externe Tags" in den Asset-Eigenschaften in Showpad angezeigt.	Datei, Auswahl, Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Verwaltete Metadaten, Berechnet
    	Veröffentlichungsdatum	Dies ist kein sichtbares Feld in Showpad, aber dieses Feld steuert die Sichtbarkeit einer Datei in Showpad in Abhängigkeit von dem ausgewählten Wert.	Ja/Nein, Wahlmöglichkeit (Veröffentlichen, nicht veröffentlichen)
    	Datum der Veröffentlichung	Das Datum, an dem eine Datei in Showpad für Benutzer verfügbar sein soll	Datum und Uhrzeit
    	Ablaufdatum	Die Datendatei sollte für Benutzer in Showpad nicht mehr verfügbar sein. Die Datei wird in Showpad nicht gelöscht, um Einblicke für Berichtszwecke zu erhalten.	Datum und Uhrzeit
    	Kann sein Freigegeben	Dateiberechtigung zur Steuerung, ob Showpad-Nutzer eine Datei für externe Empfänger freigeben können	Ja/Nein
    	Kann sein heruntergeladen	Steuert, ob Dateien heruntergeladen werden können oder nicht. Diese kann nicht gleichzeitig mit den intern und extern heruntergeladenen Spalten verwendet werden.	Ja/Nein
    	Kann sein kommentiert	Ermöglicht es Benutzern, mit der Anmerkungsfunktion in Showpad Text zu markieren oder zu kommentieren.	Ja/Nein
    	Kann sein Persönlich	Ermöglicht Benutzern das Erstellen einer personalisierten Kopie einer vorhandenen Datei in Showpad. Dateien werden im Bereich „Meine Dateien“ des Benutzers gespeichert.	Ja Nein
    	Zeigen in Kiosk-Modus	Verwaltet die Sichtbarkeit von Dateien im Kiosk-Modus, einem geschützten Ansichtsmodus, um interne oder vertrauliche Dateien auszublenden	Ja/Nein
    	ist global	Macht die Datei in anderen Abteilungen als schreibgeschützt verfügbar	Ja/Nein
    	Intern herunterladen	Steuert, ob die Datei intern heruntergeladen werden kann oder nicht. Dies muss in Verbindung mit der Spalte Extern herunterladbar verwendet werden	Ja/Nein
    	Download Extern	Steuert, ob die Datei extern heruntergeladen werden kann oder nicht. Dies muss in Verbindung mit der intern herunterladbaren Spalte verwendet werden	Ja/Nein
    	Externe Id	Die ID wird für das Mapping von Assets zwischen SharePoint und Showpad verwendet. Die Asset-ID wird als externe ID in Showpad angezeigt.	Einzelne Textzeile
    	Verfasser	Der Author wird verwendet, um die Autor-Eigenschaft von Dokumenten in SharePoint der Autor-Eigenschaft in der Showpad-Bibliothek zuzuordnen. Die Eigenschaft Autor finden Sie in den Showpad-Assetdetails.	Person oder Gruppe
    	Sprache	Dies wird verwendet, um die Asset-Sprache der Spracheigenschaft im Asset-Detailfenster von Showpad zuzuordnen und als Gebietsschema zu verwenden. Die erwarteten Werte sind die Abkürzungen der Sprache (zum Beispiel 'EN' für Englisch oder 'NL' für Niederländisch).	Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Auswahl, Verwaltete Metadaten
    	Land	Dies wird verwendet, um das betreffende Land im Asset-Detailfenster von Showpad abzubilden und für die Lokalisierung zu verwenden.	Einzelne Textzeile, Mehrere Textzeilen, Auswahl, Verwaltete Metadaten